Приложение 1. Положение об организации проектной деятельности в администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала"

Приложение 1
Утверждено постановлением
администрации ГО с
ВД "город Махачкала"
от 14 августа 2020 г. N 590

Положение
об организации проектной деятельности в администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала"

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об организации проектной деятельности в администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" (далее - Положение) определяет цели, порядок и принципы организации, и управления проектной деятельности в администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала".

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с постановлением Правительства Республики Дагестан от 25 декабря 2018 г. N 192 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Республики Дагестан".

1.3. Положение применяется для реализации проектов, управления проектами, направленными на социально-экономическое развитие муниципального образования городского округа с внутригородским делением "город Махачкала".

1.4. Положение распространяется на проекты, реализуемые в администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" с использованием бюджетных средств, а также на проекты, реализуемые за счет внебюджетных источников финансирования, с участием в них администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала", подведомственных организаций и организаций, учредителем которых выступает администрация городского округа с внутригородским делением "город Махачкала".

2. Основные термины и определения

2.1. Основные термины и определения, используемые в проектной деятельности администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала":

администратор - должностное лицо в отраслевом (функциональном) органе администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала", отвечающее за организацию процесса планирования проекта или программы, подготовку отчетности по проекту или программе, сопровождение согласования и ведение проектной документации, ведение архива проекта или программы, организацию совещаний по проекту или программе, ведение протоколов и оказание иной административной поддержки руководителю проекта или программы (временная роль в проекте или программе);

бюджет проекта, мероприятия - объем финансирования проекта (мероприятия) с указанием его источников;

жизненный цикл проекта - определенная последовательность этапов развития проекта, включающая инициирование, планирование, реализацию и завершение проекта;

исполнители проекта - команда проекта, непосредственно осуществляющая реализацию мероприятий проекта согласно утвержденным проектным документам;

итоговый отчет - документ, содержащий оценку успешности проекта или программы (в том числе степень достижения цели, соблюдение сроков выполнения и бюджета, обобщенный опыт реализации; рекомендации по итогам реализации проекта или программы, оценку качества работы и взаимодействия команды проекта и иные показатели, описывающие итоги реализации проекта или программы);

ключевые показатели эффективности команды проекта или программы - критерии оценки эффективности и результативности деятельности команды проекта или программы;

команда проекта или программы - муниципальные служащие, немуниципальные служащие, которые непосредственно вовлечены в реализацию проекта или программы;

контрольная точка - значимое событие проекта или программы, обеспечивающее достижение цели, результатов, показателей эффективности проекта или программы;

координатор - должностное лицо, отвечающее за оказание методической помощи руководителю проекта или программы по вопросам подготовки, реализации и завершения проекта или программы;

куратор - заместитель главы администрации, отвечающий за обеспечение проекта или программы ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта или программы;

мероприятие - комплекс действий команды проекта или программы, направленных на решение конкретной задачи проекта или программы;

паспорт проекта - документ, содержащий информацию об основных параметрах проекта, в том числе: наименование, основания для начала реализации, цели, задачи, описание, планируемый результат и показатели эффективности, период реализации, взаимосвязь с государственными программами Республики Дагестан, информацию о команде проекта;

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов (программ);

руководитель проекта - уполномоченное лицо, которое отвечает за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта, осуществляет подготовку запросов на изменение и оперативное управление проектом;

цели проекта - достигаемые вследствие успешного выполнения проекта выгоды, улучшения, а также удовлетворение потребностей и интересов компании, бизнеса или отдельных участков проекта.

3. Цели и принципы проектной деятельности

3.1. Проектная деятельность предполагает достижение поставленных задач и реализацию возложенных на них полномочий с применением механизма проектного управления и направлена на достижение следующих целей:

- повышение эффективности деятельности администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала";

- достижение результата, сочетающегося с оптимальным составом исполнителей, в условиях ресурсных и временных ограничений;

- повышение эффективности достижения целей и задач социально-экономического развития администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала";

- повышение эффективности использования финансовых, трудовых и временных ресурсов;

- обеспечение прозрачности, обоснованности и своевременности решений, принимаемых в администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала";

- обеспечение достижения результатов, запланированных структурными подразделениями, участвующими в проектной деятельности, в рамках, возложенных на них полномочий;

- повышение эффективности взаимодействия команды проекта или программы посредством применения единых подходов к управлению проектами или программами;

- повышение качества планирования;

- повышение прозрачности деятельности администрации и повышение управляемости процессом;

- распределение персональной ответственности;

- получение измеримого конечного результата на конкретную дату;

- повышение эффективности внутреннего, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) по муниципальным контрактам;

- снижение числа жалоб.

3.2. Основными принципами внедрения системы управления проектной деятельностью в администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" являются:

а) принцип разделения деятельности администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" на проектную и процессную;

б) принцип детализации функций должностных лиц администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала";

в) принцип учета индивидуального вклада каждого сотрудника в работу администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала";

г) принцип каскадирования ключевых показателей эффективности работы администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" до структурных подразделений и должностных лиц.

4. Муниципальные проекты и программы и их участники

4.1. К муниципальным проектам или программам, подлежащим реализации на территории муниципального образования городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" путем использования проектного подхода, относятся проекты и программы, соответствующие:

а) национальным целям и стратегическим задачам развития Российской Федерации;

б) основным направлениям стратегического развития Республики Дагестан;

в) основным направлениям стратегического развития муниципального образования.

Также к муниципальным проектам или программам, реализуемым на основе проектного подхода, относятся мероприятия по решению вопросов местного значения, отвечающих одному из следующих требований:

- проект или программа стратегически, экономически и социально значимы для муниципального образования;

- результаты проекта или программы являются инновационными;

- работы по проекту или программе носят сложный характер, требуют тщательного планирования и контроля реализации;

- выполнение работ по проекту или программе связано с высокими рисками;

- временные, материальные и другие ресурсы, обеспечивающие реализацию проекта или программы ограничены;

- стоимость выше 500 тыс. рублей.

4.2. Участниками проектной деятельности являются:

а) структурные подразделения администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала", должностные лица и муниципальные служащие;

б) подведомственные муниципального образования организации и их представители;

в) иные физические и юридические лица, которые участвуют в управлении проектной деятельностью муниципального образования и ее реализации (далее - участники проектной деятельности).

5. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью

5.1. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" включает в себя:

Постоянные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

- Совет при Главе администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" по стратегическому развитию и проектной деятельности в г. Махачкале.

- Проектный комитет администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала";

- Муниципальный проектный офис (далее - МПО).

Временные органы управления проектной деятельностью, формируемые в целях реализации муниципальных проектов или программ, к которым относятся:

а) руководитель проекта или руководитель программы;

б) администратор проекта или программы;

в) исполнители.

Обеспечивающими и вспомогательными органами управления проектной деятельностью являются экспертные группы, формируемые в целях содействия команде муниципального проекта или программы в разработке наиболее эффективных путей достижения целей и их результатов, мер реагирования на риски и открывшиеся возможности в разрешении сложных вопросов в содержательной части муниципального проекта или программы.

В целях получения социально и экономически значимого результата реализации муниципального проекта или программы, отвечающего потребностям населения муниципального образования, при подготовке и реализации данного проекта или программы осуществляется взаимодействие с населением посредством организации и проведения следующих мероприятий:

а) заседаний общественных советов при главе муниципального образования;

б) непосредственного осуществления населением местного самоуправления и участие населения в осуществлении местного самоуправления.

Порядок организации и проведения мероприятий в форме непосредственного участия населения в осуществлении местного самоуправления определяется Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", а также муниципальными правовыми актами и включает в себя обсуждение муниципальных проектов и программ.

6. Порядок управления проектами

6.1. Управление проектами в администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" состоит из следующих этапов жизненного цикла проекта:

а) инициация проекта;

б) планирование проекта;

в) реализация проекта;

г) закрытие проекта.

6.2. Этап инициации проекта.

6.2.1. Началом этапа инициации проекта является инициативная заявка по вопросу открытия проекта, которая направляется инициатором проекта в проектный офис.

Инициатор проекта может выступать с предложением об открытии проекта как по собственной инициативе, так и в связи с исполнением своих должностных обязанностей или поручений вышестоящего руководства.

6.2.2. Проектный офис осуществляет регистрацию инициативной заявки по вопросу открытия проекта.

Работы, предлагаемые инициатором проекта, для выполнения в форме проекта и выполненные более чем на 50 процентов, не оформляются в виде проектов.

6.2.3. Проектный офис направляет проектную инициативу к рассмотрению на очередное заседание проектного комитета.

6.2.4. Проектный комитет определяет целесообразность открытия и реализации проекта в соответствии с идеей, изложенной в проектной инициативе.

В случае принятия решения о целесообразности открытия и реализации проекта проектный комитет определяет руководителя проекта, функционального заказчика, куратора проекта и администратора проекта.

Проектный комитет закрепляет за руководителем проекта персональную ответственность за достижение цели проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и организацию документооборота по проекту.

Одно лицо не может являться куратором проекта и руководителем проекта.

6.2.5. Руководитель проекта совместно с функциональным заказчиком определяет цель проекта, ожидаемые результаты, требования к результату, куратор проекта, совместно с руководителем проекта, определяет ограничения проекта.

6.2.6. Руководитель проекта совместно с функциональным заказчиком подготавливает паспорт проекта, согласует паспорт проекта у куратора проекта, и направляет его в проектный офис на согласование и регистрацию.

6.2.7. Паспорт проекта, рассматривается проектным офисом, и принимается одно из следующих решений:

а) направить паспорт проекта на очередное заседание проектного комитета для рассмотрения;

б) направить паспорт проекта на доработку.

6.2.8. Паспорт проекта рассматривается проектным комитетом.

Решение проектного комитета о целесообразности реализации проекта является основанием утверждения паспорта проекта. После утверждения паспорта проекта проект считается открытым.

6.2.9. Подлежат открытию проекты, соответствующие всем следующим условиям:

- результаты проекта уникальные и (или) инновационные;

- выполнение работ по проекту имеет сложность, требующую тщательного планирования и контроля реализации либо необходимость межведомственного взаимодействия;

- высокие риски реализации проекта;

- ограниченность ресурсов (временные, материальные и пр.);

- реализация мероприятий в виде проекта принесет дополнительные эффекты (экономию ресурсов, повышение результативности работ и пр.);

- получаемые результаты проекта не являются результатами уже существующих проектов.

6.2.10. Цель проекта, утвержденная в паспорте проекта, не подлежит изменению на протяжении всех этапов жизненного цикла проекта.

6.2.11. При отсутствии утвержденного паспорта проекта более трех месяцев с момента поступления в проектный офис инициативной заявки по вопросу открытия проекта проект подлежит закрытию.

6.3. Этап планирования проекта.

6.3.1. Началом этапа планирования проекта является наличие утвержденного паспорта проекта.

6.3.2. Руководитель проекта определяет состав рабочей группы, требования к специалистам, участие которых необходимо для качественного и своевременного выполнения работ проекта.

Руководитель проекта для выполнения работ проекта в соответствии с основными документами проекта по согласованию с куратором может вносить предложения о привлечении отдельных юридических и физических лиц для выполнения работ и оказания услуг в установленном действующим законодательством порядке.

6.3.3. Руководитель проекта совместно с рабочей группой в срок, не превышающий 10 (десять) рабочих дней с момента утверждения паспорта проекта, готовит сводный план проекта.

Сводный план проекта включает в себя календарный план-график работ, бюджет, перечень контрольных событий, риски, ответственных исполнителей, способы коммуникации и взаимодействия в проекте, а также другую информацию в зависимости от масштабности и сложности проекта.

6.3.4. Объемы и источники финансирования проектов, реализуемых администрацией городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" совместно с другими заинтересованными в реализации проекта сторонами, не являющимися органами государственной власти и органами местного самоуправления, определяются совместно.

Привлечение бюджетных средств в проекты, а также бюджетное финансирование проектов, реализуемых администрацией городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" самостоятельно, определяются главой администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала" на основании решения проектного комитета о целесообразности их реализации и в пределах средств, предусмотренных решением городского Собрания о бюджете на соответствующий год.

Во всех случаях критерием привлечения бюджетных средств является утверждение соответствующих объемов расходов решением городского Собрания о бюджете на соответствующий финансовый год.

6.3.5. Руководитель проекта согласовывает сводный план проекта с функциональным заказчиком и направляет куратору проекта на утверждение.

В случае утверждения сводного плана проекта руководитель проекта направляет его на регистрацию в проектный офис.

6.3.6. Этап планирования проекта завершается утверждением сводного плана проекта.

6.4. Этап реализации проекта.

6.4.1. Реализация проекта осуществляется в соответствии с паспортом проекта и сводным планом проекта.

Этап реализации проекта состоит из следующих стадий:

а) выполнение работ;

б) контроль;

в) мониторинг;

г) внесение изменений.

6.4.2. На стадии выполнения работ, определенных в сводном плане проекта, руководитель проекта организует работу рабочей группы, направленную на достижение цели проекта.

Финансирование проекта из бюджетных средств осуществляется при наличии утвержденного проектным комитетом паспорта и сводного плана проекта.

Рабочая группа проекта под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение работ согласно сводному плану проекта, с документальной фиксацией результатов выполненных работ.

6.4.3. Контроль проекта начинается с момента утверждения паспорта проекта и сводного плана проекта, и осуществляется на протяжении всего периода реализации проекта, и завершается в момент принятия решения о закрытии проекта.

Контроль, представляет собой проверку соответствия выполненных работ и полученных результатов по проекту, и осуществляется на двух уровнях:

- на первом уровне руководителем проекта и администратором проекта осуществляется анализ полноты сводного плана проекта, контроль исполнения проектной документации и оценка соответствия фактического исполнения бюджета и сроков работ по плановому бюджету на их выполнение и срокам реализации, руководителем проекта определяется периодичность выездных проверок (при необходимости);

- на втором уровне лицом, уполномоченным руководителем проекта, осуществляется выездная проверка его реализации.

Полученные на стадии контроля проектов результаты документируются, и служат основанием для внесения изменений в проектную документацию и принятия мер воздействия к лицам, допустивших отклонения.

6.4.4. Мониторинг реализации проектов представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров проектов, расчету отклонения фактических параметров проектов от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

6.4.4.1. Мониторинг реализации проектов проводится в отношении:

а) паспорта проекта;

в) сводного плана проекта.

6.4.4.2. Мониторинг реализации проектов в отношении паспорта проекта и сводного плана проекта осуществляют руководитель проекта и проектный офис.

6.4.4.3. Подготовка, согласование и представление отчетности в рамках проекта организуются в соответствии с сводным планом проекта.

6.4.4.5. Проектный офис анализирует информацию о ходе реализации проектов, при необходимости инициирует рассмотрение соответствующих вопросов на заседаниях проектного комитета.

6.4.4.6. Данные мониторинга реализации проекта рассматриваются на заседаниях проектного комитета. Информацию о ходе реализации проекта докладывает руководитель проекта. В случае выявления рисков реализации проектов, требующих внесения изменений в паспорт проекта и (или) сводный план проекта, дополнительно к информации о ходе реализации проекта докладывается информация о принятых мерах и (или) представляются соответствующие предложения о мероприятиях по корректирующим воздействиям. В рамках указанных заседаний могут приниматься решения о проведении оценок и иных контрольных мероприятий проекта или иные решения в отношении проектов.

6.4.4.7. Данные мониторинга реализации проектов к заседаниям проектного комитета представляются проектным офисом.

6.4.4.8. Мониторинг реализации проекта проводится на всех стадиях жизненного цикла проекта, начиная с принятия решения об утверждении паспорта проекта, и завершается в момент принятия решения о его закрытии.

6.4.5. Стадия внесения изменений в проект включает внесение изменений в документы проекта и осуществление корректирующих действий в ходе реализации проекта для детализации сводного плана проекта в результате дополнительного планирования работ по проекту или устранению отклонений по итогам стадии контроля.

Стадия внесения изменений в проект не осуществляется в случае полного соответствия фактических результатов исполнения проекта плановым, за исключением случаев, когда должны быть предприняты опережающие и (или) предупреждающие действия для устранения возможных (ожидаемых) отклонений.

При возникновении отклонений, влияние которых на проект устранить невозможно, руководитель проекта инициирует меры по внесению соответствующих изменений в документы проекта.

6.4.5.1. Внесение изменений в проект осуществляется в следующем порядке:

а) решение об изменении способа достижения цели проекта, результата и требований к результату, конечных сроков реализации, бюджета в пределах утвержденных лимитов и его источников финансирования, принимаются проектным комитетом;

б) изменения, вносимые в сводный план проекта в рамках утвержденных сроков выполнения блоков работ, а также утвержденного бюджета проекта, принимаются решением куратора проекта.

В случае включения новых работ в сводный план проекта или детализации существующих работ руководитель проекта при необходимости инициирует изменение состава рабочей группы в ходе реализации проекта.

Основанием исключения специалиста из рабочей группы может являться неоднократное отклонение при выполнении работ проекта.

Итоговым документом стадии внесения изменений в проект является ведомость изменений, с утверждением решения о внесении изменений в паспорт проекта и (или) сводный план проекта.

6.4.6. Этап реализации проекта завершается после выполнения всех работ и получения всех результатов, предусмотренных сводным планом проекта.

6.5. Этап закрытия проекта.

Этап закрытия проекта включает одно из следующих действий:

а) завершение проекта;

б) приостановление проекта.

6.5.1. Началом завершения проекта является подготовка проекта решения о закрытии проекта (итогового отчета о его реализации), в котором руководитель проекта информирует куратора проекта и функционального заказчика проекта о достижении цели проекта, использовании выделенных ресурсов, факторах, повлиявших на реализацию проекта.

Проект решения о закрытии проекта направляется в проектный офис для согласования.

В случае согласования проектный офис направляет в проектный комитет проект решения о закрытии проекта с предложением рассмотреть целесообразность закрытия проекта и приложением мотивированного заключения по существу вопроса. Данное заключение готовиться в произвольной форме.

6.5.2. Проектный комитет на очередном заседании принимает решение о достижении цели и результата проекта, утверждает решение о закрытии проекта.

Решение о закрытии проекта является основанием для закрытия проекта.

6.5.3. В случае возникновения неустранимых условий в ходе разработки и реализации проекта, при которых его реализация не может быть начата или продолжена, руководитель проекта инициирует приостановление проекта.

Приостановление проекта означает досрочное прекращение работ по его разработке и реализации с возможностью последующего возобновления.

Приостановление проекта, в котором выполнены все работы, утвержденные проектной документацией, невозможно.

6.5.4. Началом решения о приостановлении проекта является подготовка проекта решения о приостановлении проекта, в котором руководитель проекта информирует куратора проекта и функционального заказчика проекта о причинах, ввиду которых реализация проекта не может быть начата или продолжена.

Проект решения о приостановлении проекта направляется в проектный офис для согласования.

В случае согласования проектный офис направляет в проектный комитет проект решения о приостановлении проекта с предложением рассмотреть целесообразность приостановления проекта и приложением мотивированного заключения по существу вопроса. Данное заключение готовиться в произвольной форме.

6.5.5. Проектный комитет принимает решение о приостановлении проекта на очередном заседании проектного комитета.

6.5.6. Возобновление проекта осуществляется по инициативе руководителя проекта по согласованию с проектным комитетом. При возобновлении проекта в него должны быть внесены изменения согласно пункту 4.4.5. настоящего Положения.

6.5.7. Выполняется завершение (исполнение или оформление отказа от исполнения) обязательств, возникших в ходе управления проектом, расформировывается рабочая группа проекта.