Приложение. Положение об отделе муниципальной службы администрации Максатихинского района

Приложение
к постановлению администрации
Максатихинского района
от 25 июня 2020 г. N 229-па

Положение
об отделе муниципальной службы администрации Максатихинского района

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и взаимоотношения отдела с руководством и подразделениями администрации (далее - отдел).

1.2. Целью деятельности отдела являются обеспечение полноценного документооборота, ведение кадрового делопроизводства, соблюдение положений муниципальной службы, а также создание условий для эффективного осуществления текущей деятельности администрации.

1.3. Отдел создан в соответствии с решением Собрания депутатов МО "Максатихинский район" от 25.12.2013 N 41 "О структуре администрации Максатихинского района", отдел является структурным подразделением администрации и не является юридическим лицом.

1.4. Отдел осуществляет свою деятельность, руководствуясь Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом N 131-ФЗ от 06.10.2006 "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом N 25-ФЗ от 02.03.2007 "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Тверской области N 53-ЗО от 27.02.1997 "О муниципальной службе в Тверской области", законами и нормативно-правовыми актами Тверской области, законодательными актами по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений федеральной архивной службы России, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов, Уставом МО "Максатихинский район", решениями Собрания депутатов МО "Максатихинский район", постановлениями и распоряжениями Главы администрации Максатихинского района и его заместителей, инструкцией о порядке ведения делопроизводства в администрации Максатихинского района, настоящим Положением.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Федерального закона следует читать как "6 октября 2003 г."

1.5. Работа отдела регламентируется настоящим Положением с учетом требований ГСДОУ и утверждается Главой Максатихинского района или его заместителем.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя отдела и других работников отдела регламентируются должностными инструкциями, которые разрабатываются отделом на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, согласовываются с юридическим отделом, заместителем Главы администрации Максатихинского района по социальным вопросам и утверждаются Главой Максатихинского района. При изменении функций и задач отдела должностные инструкции пересматриваются.

1.8. Работу отдела координирует и контролирует заместитель Главы администрации Максатихинского района по социальным вопросам в соответствии с распределением обязанностей между Главой Максатихинского района и заместителями Главы администрации Максатихинского района.

1.9. Ликвидация и реорганизация отдела осуществляются Главой Максатихинского района в порядке, установленном действующим законодательством.

2. Структура отдела

2.1. Организационно-штатная структура отдела определяется с учетом возложенных на него функций и решаемых задач отделом.

2.2. В состав отдела входят:

- руководитель отдела муниципальной службы администрации Максатихинского района;

- главный специалист отдела муниципальной службы администрации Максатихинского района;

- ведущий инспектор отдела муниципальной службы администрации Максатихинского района;

- секретарь руководителя администрации Максатихинского района.

2.3. Отдел возглавляет руководитель отдела, на должность которого назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж практической работы по специальности не менее трех лет.

2.4. Руководитель отдела и другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей распоряжением Главы Максатихинского района в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

2.5. В период отсутствия руководителя отдела его обязанности исполняет главный специалист отдела.

2.6. Руководителю отдела подчиняются работники отдела.

2.7. Работники отдела принимаются на работу и увольняются Главой Максатихинского района по представлению руководителя отдела.

2.8. Обязанности работников устанавливаются настоящим Положением и должностными инструкциями, утверждаемыми Главой Максатихинского района.

Положение об отделе и должностные инструкции на работников разрабатываются руководителем отдела.

2.9. Распределение должностных обязанностей между работниками в отделе возлагается на руководителя отдела.

2.10. В Положение об отделе и должностные инструкции работников могут вноситься изменения в зависимости от решаемых задач отделом.

3. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

3.1. Обеспечение единой технологии создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении всего их жизненного цикла.

3.2. Разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности администрации, их внедрение в практику работы с документами и контроль за их применением.

3.3. Совершенствование форм и методов работы с документами на основе применения информационных технологий, унификации и стандартизации документов и процессов управления документами.

3.4. Организационно-техническое и информационное обеспечение деятельности аппарата Главы Максатихинского района, структурных подразделений администрации Максатихинского района, Собрания депутатов Максатихинского района.

3.5. Организация работы по вопросам документооборота, муниципальной службы и кадров в администрации Максатихинского района и ее структурных подразделениях.

3.6. Соблюдение законодательства Российской Федерации, а также нормативно-правовых актов Тверской области, касающихся кадровой деятельности органов местного самоуправления Максатихинского района.

3.7. Обеспечение взаимодействия исполнительного органа местного самоуправления с представительным органом, муниципальными и государственными органами управления, предприятиями и организациями всех форм собственности, общественными объединениями, населением.

3.8. Оказание методической помощи администрациям сельских и городского поселений по вопросам местного самоуправления, муниципальной службы, территориального общественного самоуправления, а также по вопросам организации их деятельности.

3.9. Участие в обеспечении исполнения полномочий Главы администрации Максатихинского района по формированию структуры администрации района, решению кадровых вопросов, вопросов награждения Почетными грамотами и благодарственными письмами администрации Максатихинского района.

4. Основные функции отдела

Отдел выполняет следующие функции:

4.1. Организует контроль за выполнением нормативно-правовых актов РФ и Тверской области, правовых актов Собрания депутатов МО "Максатихинский район", распорядительных документов Главы администрации Максатихинского района, предложений и обращений граждан в пределах компетенции отдела. Установление контроля за распорядительными документами Главы администрации района, внесение предложений по снятию с контроля и продлению его сроков.

4.2. Осуществляет организацию, планирование, регулирование работ по обеспечению процессов управления документами, участие в формировании политики организации в сфере управления документами.

4.3. Осуществляет контроль выполнения установленных правил и технологий создания, обработки, хранения и использования документов в администрации на всех этапах их жизненного цикла, в т.ч. с применением системы электронного документооборота.

4.4. Осуществляет контроль за формированием документального фонда администрации в структурных подразделениях организации.

4.5. Осуществляет разработку нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, административных регламентов по процессам управления документами, табеля и других документов), регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов администрации.

4.6. Осуществляет организацию предварительного рассмотрения документов, обеспечение своевременного представления документов на рассмотрение руководства администрации.

4.7. Обеспечивает формирование, ведение и использование баз данных, обеспечивающих регистрацию, учет, контроль, ведение информационно-справочной работы по документам, создание, хранение, поиск и использование документов в администрации.

4.8. Организует контроль за сроками исполнения документов (поручений), регулирование хода исполнения документов.

4.9. Ведет аналитическую работу по результатам контроля исполнения документов (поручений) и информирование руководства о результатах исполнения документов (поручений) и исполнительской дисциплине.

4.10. Организует оперативное изготовление документов, копирование и тиражирование документов.

4.11. Осуществляет рассылку документов (копий документов) по структурным подразделениям администраций и подведомственным организациям.

4.12. Осуществляет разработку и согласование номенклатур дел структурных подразделений администрации, формирование сводной номенклатуры дел.

4.13. Проводит ежегодную работу по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.

4.14. Участвует в подготовке совещаний и заседаний коллегиальных органов при Главе администрации Максатихинского района, запрашивает у структурных подразделений, предприятий, учреждений и организаций материалы в пределах компетенции администрации района, необходимые для подготовки и проведения заседаний коллегий и совещаний при Главе администрации Максатихинского района.

4.15. Готовит проекты постановлений и распоряжений Главы администрации Максатихинского района, заключений, предложений и других документов по вопросам организации муниципальной службы района, кадровой и наградной работы.

4.16. Организует прием граждан, представителей организаций и учреждений, представителей общественных организаций по личным вопросам.

4.17. Осуществляет сбор и обобщение статистической отчетности по направлениям деятельности.

4.18. Организует проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу, сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения муниципальными служащими ограничений, установленных федеральным законодательством.

4.19. Обеспечивает защиту персональных данных муниципальных служащих от неправомерного использования или утраты.

4.20. Осуществляет ведение реестра муниципальных служащих, замещающих должности в администрации Максатихинского района, и реестра должностей муниципальной службы администрации Максатихинского района.

4.21. Осуществляет контроль за выполнением правил внутреннего трудового распорядка.

4.22. Осуществляет составление графиков дежурства во внеурочное время.

4.23. Осуществляет ведение учета рабочего времени, оформление больничных листов и актов о несчастных случаях.

4.24. Осуществляет составление и соблюдение графиков очередных отпусков; ведет учет предоставления отпусков работникам.

4.25. Осуществляет оформление и выдачу служебных удостоверений муниципальным служащим.

4.26. Ведет регистр нормативно-правовых актов администрации Максатихинского района, Собрания депутатов Максатихинского района, Совета депутатов городского поселения поселок Максатиха, направляет их в Министерство по делам территориальных образований Тверской области.

4.27. Формирует, прошивает, ведет журналы учета постановлений, распоряжений и кадровых распоряжений администрации.

4.28. Оформляет, прошивает и заверяет надлежащим образом копии документов.

4.29. Обеспечивает формирование дел и хранение их в отделе до сдачи их в архив, описи дел.

4.30. Осуществляет участие в комиссиях при администрации Максатихинского района.

4.31. Осуществляет ведение компьютерного банка данных постановлений, распоряжений и кадровых распоряжений администрации.

4.32. Организует подготовку, переподготовку и повышение квалификации выборных должностных лиц местного самоуправления, а также профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации муниципальных служащих и работников муниципальных учреждений.

4.33. Осуществляет формирование кадрового резерва администрации Максатихинского района в соответствии законодательством, организует работу по их эффективному использованию.

4.34. Обеспечивает подготовку и согласование документов по вопросам присвоения почетных званий, награждения районными, областными и государственными наградами.

4.35. Осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности аппарата администрации района (обеспечение канцелярскими принадлежностями, другим инвентарем).

4.36. Осуществляет документационное оформление поступления и прохождения муниципальной службы работниками Администрации Максатихинского района.

4.37. Подготавливает трудовые договоры, оформление, прием на работу, перемещение и увольнение муниципальных служащих и работников Администрации Максатихинского района.

4.38. Ведет личные дела муниципальных служащих, вносит необходимые записи в трудовые книжки работников и муниципальных служащих.

4.39. Учет и хранение трудовых книжек муниципальных служащих и работников Администрации Максатихинского района.

4.40. Осуществляет взаимодействие с сотрудниками администрации Максатихинского района по:

- оформлению и выдаче уведомления работникам о переходе на новый формат ведения сведений о трудовой деятельности;

- приему и регистрации заявлений о выборе сотрудников формата ведения сведений о трудовой деятельности;

- выдаче трудовой книжки на руки работнику с внесением в нее соответствующей записи в случае выбора работником способа ведения сведений о трудовой деятельности;

- выдаче работнику сведений о его трудовой деятельности (в период работы в организации либо в случае увольнения): заполнение формы и заверение записи.

4.41. Осуществляет взаимодействие с ПФР:

- подача сведений о трудовой деятельности работников в ПФР (в случае приема на работу, перевода на другую постоянную работу, увольнения, подачи заявления о выборе работника).

4.42. Организует работу со сведениями о трудовой деятельности внутри организации:

- внесение сведений в отчетные формы, банк данных о персонале, программу автоматизированного кадрового учета.

4.43. Разрабатывает предложения по установлению надбавок муниципальным служащим, поощрений и привлечению к дисциплинарной ответственности.

4.44. Разрабатывает предложения по штатно-должностной структуре Администрации Максатихинского района и структурных подразделений.

4.45. Обеспечивает проведение в установленном законом порядке аттестаций и конкурсов на замещение должностей муниципальных служащих.

4.46. Обеспечивает проведения аттестацией, квалификационного экзамена.

4.47. Консультирует муниципальных служащих и работников Администрации Максатихинского района по вопросам трудового законодательства, соблюдения ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

4.48. Осуществляет подготовку и оформление постановлений, распоряжений, инструкций и других документов в части, касающейся компетенции отдела.

4.49. Осуществляет подбор квалифицированных специалистов путем: информирования работников администрации и структурных подразделений об имеющихся вакансиях; размещения в средствах массовой информации объявлений о вакансиях, о конкурсах на замещение вакантных должностей; обращения в органы службы занятости.

4.50. Обеспечивает контроль ведения номенклатурных журналов, хранения и использования печатей и штампов.

4.51. Осуществляет обнародование нормативно-правовых актов администрации, Собрания депутатов Максатихинского района, Совета депутатов городского поселения поселок Максатиха.

4.52. Обеспечивает организацию делопроизводства и документооборота Собрания депутатов Максатихинского района, Совета депутатов городского поселения поселок Максатиха.

4.53. Выполняет работу по подготовке заседаний и сессий Собрания депутатов Максатихинского района, Совета депутатов городского поселения поселок Максатиха (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

4.54. Осуществляет подготовку и изготовление поздравительных адресов и открыток.

5. Права

Отдел имеет право:

5.1. Координировать деятельность структурных подразделений администрации Максатихинского района, органов местного самоуправления по вопросам организационной и кадровой работы.

5.2. В установленном порядке получать от должностных лиц документы, необходимые для информационно-аналитического обслуживания деятельности администрации Максатихинского района.

5.3. Участвовать в служебных совещаниях, комиссиях, конференциях и других мероприятиях, имеющих отношение к организационной и кадровой работе.

5.4. Вносить в установленном порядке на рассмотрение Главы администрации Максатихинского района проекты постановлений и распоряжений.

5.5. Представительствовать по доверенности администрации района в судебных и иных органах при рассмотрении правовых вопросов.

5.6. Проводить проверку состояния работы по делопроизводству в структурных подразделениях администрации Максатихинского района, контроль и проверку исполнения законов Российской Федерации и других нормативных актов.

5.7. Получать от организаций и предприятий различных форм собственности информацию по вопросам, входящим в компетенцию администрации района и отдела.

5.8. Созывать совещания и семинары глав городского, сельских поселений и специалистов администраций, руководителей структурных подразделений администрации района по организационным, правовым и кадровым вопросам, изучению законодательных и нормативных актов Российской Федерации, области, района.

5.9. Должностные лица отдела имеют право доступа в установленном порядке на предприятия, организации и учреждения по вопросам, входящим в их компетенцию.

5.10. Осуществлять иные полномочия по поручению Главы администрации Максатихинского района и руководителя аппарата администрации Максатихинского района.

6. Ответственность

6.1. Руководитель отдела несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на отдел, с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением, и в пределах полномочий, предоставленных отделу, а также за состояние трудовой дисциплины в отделе.

6.2. Работники отдела несут персональную ответственность за выполнение должностных обязанностей, за действие и бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством и законодательством о муниципальной службе.

6.3. Данное Положение вступает в силу с момента его утверждения.