Приложение. Положение о Департаменте административной работы, цифровизации и сопровождения услуг Министерства труда и социального развития Республики Саха (Якутия)

Утверждено
приказом Министерства труда и
социального развития PC (Я)
от 27 ноября 2019 г. N 1435-ОД
(приложение)

Положение
о Департаменте административной работы, цифровизации и сопровождения услуг Министерства труда и социального развития Республики Саха (Якутия)

I. Общие положения

1.1. Департамент административной работы, цифровизации и сопровождения услуг (далее - Департамент) является структурным подразделением Министерства труда и социального развития Республики Саха (Якутия) (далее - Министерство) и обеспечивает деятельность Министерства по вопросам, отнесенным к его ведению;

1.2. Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Саха (Якутия), законами Республики Саха (Якутия), указами и распоряжениями Главы Республики Саха (Якутия), постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Саха (Якутия), приказами и распоряжениями Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), Положением о Министерстве труда и социального развития Республики Саха (Якутия) и его коллегии, правовыми актами Министерства и настоящим Положением;

1.3. К ведению Департамента относятся вопросы административной работы (делопроизводство, ведение архива, организационно-контрольная, сводная работа), цифровизации и сопровождения государственных услуг, в том числе обеспечение работы программно-технологических комплексов в сфере социальной защиты населения;

1.4. Департамент подчиняется министру и заместителю министра, курирующему Департамент;

1.5. Департамент в своей деятельности взаимодействует со структурными подразделениями Министерства, с соответствующими службами Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), а также других министерств и ведомств;

1.6. Деятельность Департамента организуется на основе принципов законности, объективности, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого работника за исполнение должностных обязанностей и отдельных поручений руководства;

1.7. В процессе своей деятельности по поручению руководства Министерства представляет интересы Министерства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и организациях при рассмотрении вопросов, входящих в его компетенцию;

1.8. Непосредственное руководство Департаментом осуществляет его руководитель;

1.9. Численность работников Департамента определяется штатным расписанием Министерства;

1.10. Департамент имеет печать "Для документов" с обозначением наименования Министерства;

1.11. Делопроизводство и мероприятия по обеспечению государственной и служебной тайны осуществляет в порядке, установленном в Министерстве.

II. Основные задачи

2. Основными задачами Департамента являются:

2.1. организационное обеспечение управленческой деятельности Министерства;

2.2. организация системы делопроизводства и обеспечение единого порядка документооборота, совершенствование форм и методов документационного обеспечения Министерства с использованием автоматизированной системы;

2.3. осуществление контроля за исполнением решений федеральных органов исполнительной власти, решений Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия);

2.4. участие в реализации государственной политики в сфере социальной защиты населения на территории Республики Саха (Якутия);

2.5. организация разработки, внедрения и сопровождения информационных технологий и программно-технологических комплексов в сфере социальной защиты населения, в том числе сети учреждений социального обслуживания на территории Республики Саха (Якутия);

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

2.7. осуществление в пределах своей компетенции контроля предоставлением государственных услуг, в том числе в электронной форме.

III. Функции

3. В соответствии с возложенными на него задачами Департамент осуществляет следующие основные функции:

3.1. осуществляет планирование деятельности Министерства;

3.2. обеспечивает контроль за выполнением планов работы Министерства, постановлений Коллегии Министерства, исполнения решений и поручений Главы Республики Саха (Якутия), Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), заместителей Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), министра;

3.3. осуществляет анализ исполнительской дисциплины по итогам мониторинга исполнения решений с представлением итогов министру;

3.4. организует подготовку проведения мероприятий, проводимых с участием руководства Министерства;

3.5. осуществляет свод по исполнению решений и поручений Главы Республики Саха (Якутия), Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), заместителей Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), министра;

3.6. организует работу по рассмотрению обращений граждан в Министерстве, осуществляет контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан, обеспечивает анализ работы по рассмотрению обращений граждан;

3.7. осуществляет разработку проектов нормативно-правовых актов Правительства Республики Саха (Якутия) по вопросам организации деятельности Министерства и курируемым вопросам, в том числе Коллегии Министерства, управленческих и иных решений по вопросам, отнесенным к ведению Департамента;

3.8. формирует на основе предложений структурных подразделений Министерства планы работы Министерства на год, квартал, обеспечивает согласование и представление предложений для формирования планов работы Правительства Республики Саха (Якутия);

3.9. формирует на основе предложений структурных подразделений Министерства планы республиканских мероприятий на год, квартал и месяц, проводимых с участием Главы Республики Саха (Якутия), Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), курирующего Заместителя Председателя Правительства Республики Саха (Якутия).

3.10. обеспечивает подготовку на основе еженедельных планов работы Главы Республики Саха (Якутия), Председателя, заместителей Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), министра, заместителей министра, сводного плана работы руководства Министерства на рабочую неделю;

3.11. формирует итоги деятельности Министерства за определенный период, координирует деятельность структурных подразделений по формированию сводных информационных материалов по итогам деятельности Министерства;

3.12. организует деятельность Коллегии Министерства, формирует план работы Коллегии Министерства;

3.13. обеспечивает совместно со структурными подразделениями Министерства подготовку и проведение заседаний Коллегии Министерства, планерных совещаний у министра и других рабочих совещаний у курирующего заместителя министра, оформление принятых решений, осуществляет контроль исполнения принятых решений;

3.14. организует работу Общественного Совета при Министерстве;

3.15. разрабатывает проекты распорядительных документов Министерства по вопросам организационно-управленческой деятельности;

3.16. осуществляет контроль и координацию по разработке и утверждению, внесению изменений в административные регламенты предоставления государственных услуг в установленных сферах деятельности Министерства, технологических карт межведомственного взаимодействия;

3.17. ведет мониторинг федерального законодательства по вопросам предоставления государственных услуг;

3.18. совместно со структурными подразделениями организует мониторинг федерального законодательства и ревизию нормативных правовых актов республики на соответствие вновь принятым нормативным правовым актам Российской Федерации и контролирует приведение республиканского законодательства в соответствие с федеральным законодательством;

3.19. координирует взаимодействие Министерства и подведомственных учреждений с Отделением Пенсионного фонда РФ по РС (Я) по ведению Единой государственной информационной системы социального обслуживания;

3.20. организует подготовку справочных, информационных материалов для семинаров, совещаний, конференций, заседаний Коллегии;

3.21. готовит сводный аналитический, информационно-справочный материал по направлениям деятельности Министерства;

3.22. организует документационное обеспечение Министерства:

прием, обработку, регистрацию, рассылку корреспонденции Министерства (по всем видам связи);

организует централизованный учет обращений граждан;

организует личный прием граждан;

организует работу приемной руководства Министерства;

осуществляет контроль за исполнением поручений и иных решений;

осуществляет регистрацию организационно-распорядительных документов Министерства;

обобщает данные об объеме документооборота;

организует составление номенклатуры дел Министерства;

обеспечивает организационно-методическое руководство работы с документами специалистов Министерства;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.18 обеспечивает соблюдение Единой государственной системы делопроизводства, контролирует правильность оформления документов, в том числе организационно-распорядительных, организацию делопроизводства, оформление и формирование дел в структурных подразделениях Министерства;

3.19 разрабатывает предложения по совершенствованию документационного обеспечения и повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство;

3.20 обеспечивает формирование ведомственного архива Министерства;

3.21 осуществляет материально-техническое обеспечение деятельности аппарата Министерства за исключением расходов на содержание здания Министерства;

3.22 ведет прием граждан, рассматривает заявления и жалобы граждан, отвечает на письма и обращения граждан, предприятий, учреждений, организаций по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;

3.23 планирование работ по развитию и сопровождению автоматизированных систем по обработке персональных данных граждан республики, имеющих право на получение мер социальной поддержки населения, и других прикладных программ;

3.24 организация и контроль внедрения и сопровождения прикладного программного обеспечения в сфере труда и социальной защиты населения;

3.25 организация перевода предоставления государственных услуг в электронную форму на портале государственных и муниципальных услуг, в том числе на базе многофункциональных центров;

3.26 ведение разделов официального реестра государственных и муниципальных услуг Республики Саха (Якутия), отнесенных к полномочиям Министерства;

3.27 организация внедрения механизмов межведомственного информационного взаимодействия в Министерстве и подведомственных учреждениях на основе системы межведомственного электронного взаимодействия;

3.28 организация получения доступа к видам сведений, имеющихся в системе межведомственного электронного взаимодействия, участвующих в предоставлении государственных услуг;

3.29 организация информационного взаимодействия государственной информационной системы Автоматизированная система "Адресная социальная помощь" с иными информационными системами, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия);

3.30 организация и контроль ведения баз данных государственной информационной системы Автоматизированная система "Адресная социальная помощь";

3.31 оказание методической помощи при эксплуатации программно-технологических комплексов, цифровых средств связи и телекоммуникаций подведомственных учреждений Министерства, а также по вопросам приобретения компьютерной техники;

3.32 участие в разработке и внедрении организационных и технических мероприятий по защите информации, в т. ч. содержание которой составляет государственную и иную тайну в пределах компетенции департамента;

3.33 участие в разработке и внедрении организационных и технических мероприятий по защите персональных данных граждан в пределах компетенции департамента;

3.34 контроль над соблюдением правил эксплуатации компьютерной техники, инструкций по защите информации;

3.35 изучение и обобщение опыта в области внедрения и разработки информационных технологий, средств автоматизации, защите информации и программно-технологических комплексов по вопросам социальной защиты населения;

3.36 разработка проектов бюджетного финансирования по внедрению новых информационных технологий в отрасли, представление проектов на согласование и утверждение согласно установленному порядку;

3.37 проведение паспортизации по информатизации отрасли, составление отчетов по утвержденным формам и в установленные сроки;

3.38 организация работ по информационному обеспечению и автоматизации деятельности Министерства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, обеспечение единого общесистемного программного обеспечения;

3.39 контроль за своевременным обновлением версий программного обеспечения программно-технологических комплексов, учитывающих изменение действующего законодательства;

3.40 организация работ по администрированию баз данных территориальных органов (сбор, резервное копирование и хранение на республиканском сервере);

3.41 организация работ по администрированию и обслуживанию серверного оборудования, локальных вычислительных и виртуальных сетей и специализированного сетевого оборудования Министерства;

3.42 разработка методических рекомендаций, инструкций и технической документации по эксплуатации и использованию программно-технологических комплексов;

3.43 обеспечение взаимодействия с федеральными и республиканскими органами государственной власти по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

3.44 контроль за своевременным формированием электронных реестров получателей выплат, предусмотренных действующим законодательством;

3.45 организация приобретения и технического обслуживания средств вычислительной техники;

3.46 подготовка и проведение совещаний, семинаров по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

3.47 организация обучения специалистов и оказание консультативно-методической помощи по вопросам применения информационных технологий, средств автоматизации и эксплуатации программно-технологических комплексов, в том числе систем электронного документооборота, учета лекарственных средств;

3.48 обеспечение защиты персональных данных граждан, находящихся в электронных регистрах баз данных и передаваемых по каналам передачи данных, в пределах компетенции Департамента;

3.49 обеспечение защиты от несанкционированного доступа к служебной информации в пределах компетенции Департамента.

IV. Права и обязанности

4.1. Департамент в пределах своей компетенции имеет право:

4.1.1 вносить предложения руководству Министерства по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, в том числе по совершенствованию организации деятельности Министерства;

4.1.2 контролировать исполнение руководителями структурных подразделений, территориальных органов и подведомственных учреждений Министерства приказов и протоколов планерных совещаний руководства Министерства, иных поручений по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

4.1.3 запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений, территориальных органов и подведомственных учреждений Министерства необходимые сведения, материалы, установленную отчетность, информацию об их исполнении, исходя из возложенных на Департамент задач;

4.1.4 проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, с участием сотрудников структурных подразделений, территориальных органов и подведомственных учреждений Министерства, иных министерств и ведомств;

4.1.5 осуществлять проверку работы структурных подразделений, территориальных органов и подведомственных учреждений Министерства по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;

4.1.6 давать в установленном порядке структурным подразделениям, территориальным органам и подведомственным учреждениям Министерства указания и рекомендации по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;

4.1.7 вносить вопросы на рассмотрение Коллегии для принятия решений по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;

4.1.8 организовывать и участвовать в проводимых Министерством и другими организациями совещаниях по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;

4.1.9 согласовывать проекты приказов, решений Коллегии, представляемых структурными подразделениями Министерства на подпись руководству Министерства;

4.1.10 вносить представления, согласованные с курирующим заместителем министра руководству Министерства о применении мер дисциплинарного характера в случаях нарушения специалистами исполнительской дисциплины, требований работы с документами;

4.1.11 вносить предложения о повышении квалификации, командировании специалистов Департамента;

4.1.12 осуществлять иные полномочия в соответствии с актами Главы Республики Саха (Якутия), Правительства Республики Саха (Якутия) и Министерства.

4.2. Департамент обязан:

4.2.1. своевременно и качественно выполнять возложенные на него задачи;

4.2.2. обеспечивать сохранность поступающих персональных данных;

4.2.3. предоставлять в установленном порядке государственным органам и учреждениям, органам местного самоуправления, организациям информацию и материалы по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

4.2.4. соблюдать исполнения в установленные сроки нормативных и распорядительных актов Российской Федерации, Республики Саха (Якутия), решений и поручений Главы и Правительства Республики Саха (Якутия), руководства Министерства, постановлений коллегии Министерства.

4.2.5. докладывать руководству Министерства о выявленных нарушениях в структурных подразделениях Министерства, территориальных органах, подведомственных учреждениях;

4.2.6. осуществлять своевременное и полное рассмотрение обращений граждан, поданных в устной или письменной форме.

V. Организация деятельности

5.1. Департамент возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом министра.

5.2. Руководитель Департамента несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Департамент задач и осуществление им своих функций.

5.3. Руководитель:

5.3.1. планирует работу;

5.3.2. осуществляет общее руководство;

5.3.3. распределяет должностные обязанности между заместителями и сотрудниками;

5.3.4. представляет министру, согласованные с курирующим заместителем министра материалы по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;

5.3.5. участвует на совещаниях у министра, заместителей министра;

5.3.6. распределяет входящую корреспонденцию Министерства между руководителями министерства согласно полномочиям, подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

5.3.7. вносит в установленном порядке, согласованные с курирующим заместителем министра, на рассмотрение министра проекты распорядительных документов по вопросам, относящимся в компетенцию Департамента;

5.3.8. привлекает при необходимости в установленном порядке для проработки материалов, связанных с выполнением поручений руководства Министерства, структурные подразделения Министерства;

5.3.9. готовит запросы в адрес структурных подразделений Министерства для получения необходимых материалов, для реализации задач и функций Департамента;

5.3.10. возвращает структурным подразделениям Министерства на доработку документы, оформленные с нарушением установленных требований;

5.3.11. вносит в установленном порядке, согласованные с курирующим заместителем министра, предложения министру о назначении на должность и освобождении от должности, повышении квалификации, поощрении сотрудников Департамента и наложении на них взысканий;

5.3.12. вносит, согласованные с курирующим заместителем министра, предложения министру об обеспечении сотрудников служебными помещениями, средствами связи, компьютерной техникой, оргтехникой, канцелярскими принадлежностями;

5.3.13. вправе делегировать отдельные представленные ему полномочия подчиненным должностным лицам;

5.3.14. на период своего отсутствия определяет замещающего его из числа заместителей руководителя Департамента;

5.4. гражданские служащие Департамента назначаются и освобождаются от должности приказом министра.

5.5. функции Департамента распределены между специалистами и закреплены должностными регламентами;

5.6. работа Департамента осуществляется на принципе взаимозаменяемости на период отсутствия специалиста.

VI. Ответственность

6. Департамента в установленном законом порядке несет ответственность за:

6.1. несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей, возложенных на Департамент;

6.2. нарушение сохранности и защиты персональных данных сотрудников, получателей услуг;

6.3. разглашение служебной информации конфиденциального характера;

6.4. подготовку документов с нарушением действующих норм и требований;

6.5. утрату или порчу документов, несоблюдение условий их хранения;

6.6. последствия и нарушения в деятельности Министерства, оформившиеся в результате некомпетентных действий/бездействий Департамента по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

6.7. сохранность имущества, закрепленного за Департаментом.