Приложение N 1. Положение об архиве фонда "Правительство Омской области"

Приложение N 1
к приказу
Аппарата Губернатора и Правительства
Омской области
от 19 августа 2020 года N 14

Положение
об архиве фонда "Правительство Омской области"

I. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в деятельности Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Аппарата Губернатора и Правительства Омской области (далее - Аппарат) и составляющих архив фонда "Правительство Омской области" (далее - Архив), состав документов Архива, иные вопросы, связанные с деятельностью Архива.

2. Архив создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на государственное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - государственный архив), источником комплектования которого является Аппарат, а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Аппарата, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.

3. Архив осуществляет свою деятельность в соответствии с федеральным и областным законодательством об архивном деле, иными нормативными правовыми актами и настоящим Положением.

4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в процессе деятельности Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Аппарата, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в государственный архив.

5. Лицом, ответственным за ведение Архива, является главный специалист отдела документооборота управления информационно-технического обеспечения и документооборота Аппарата, осуществляющий свою деятельность в соответствии с должностным регламентом.

6. Адрес местонахождения документов Архива: 644002, Омская область, г. Омск, ул. Красный Путь, дом 1.

II. Состав документов, поступающих на хранение в Архив

7. В состав документов, поступающих на хранение в Архив, входят:

1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению руководителя Аппарата) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Аппарата;

2) кино-, фото-, фоно и видеодокументы, архивные коллекции;

3) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия, паспорт Архива и др.), раскрывающий состав и содержание дел (документов) Архива, учетные документы Архива.

III. Задачи Архива

8. Задачами Архива являются:

1) комплектование Архива документами, состав которых предусмотрен пунктом 7 настоящего Положения;

2) учет и создание научно-справочного аппарата к документам Архива;

3) обеспечение сохранности документов Архива;

4) использование хранящихся в Архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на государственное хранение в соответствии со сроками и в порядке, установленными федеральным законом;

6) проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве Аппарата с участием представителя отдела документооборота управления информационно-технического обеспечения и документооборота Аппарата.

IV. Функции Архива

9. В соответствии с возложенными на него задачами Архив осуществляет следующие функции:

1) принимает на хранение от структурных подразделений Аппарата законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению руководителя Аппарата) хранения и по личному составу;

2) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Аппарата и экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу;

3) осуществляет учет документов Архива;

4) обеспечивает сохранность документов Архива;

5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива;

6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

7) организует использование документов Архива, в том числе:

- информирует руководителя Аппарата о составе и содержании документов Архива;

- выдает в установленном порядке дела (документы) и копии документов в целях служебного использования, в том числе для работы в помещении Архива;

- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов Архива;

8) участвует в составлении номенклатуры дел Аппарата, совместно с членами экспертной комиссии Аппарата контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Аппарата;

9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Аппарата акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

10) участвует в работе экспертной комиссии Аппарата;

11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Аппарата по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в Архив;

12) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;

13) представляет в государственный архив по установленной форме сведения о составе и объеме документов Архива.

V. Права Архива

10. Архив вправе:

1) требовать от специалистов структурных подразделений Аппарата соблюдения правил ведения делопроизводства;

2) запрашивать у специалистов структурных подразделений Аппарата сведения, необходимые для работы Архива;

3) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Аппарата, по согласованию работников государственного архива и сторонних организаций;

4) информировать руководителя Аппарата о состоянии архивного дела в Аппарате, вносить предложения по его совершенствованию;

5) консультировать специалистов Аппарата и других заинтересованных лиц по документам Архива;

6) участвовать в разработке локальных правовых актов Аппарата по вопросам делопроизводства и архивного дела.