Приложение N 3. Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой муниципального образования - городской округ город Рязань, иных печатей и штампов

Приложение N 3
к постановлению
администрации
города Рязани
от 08 июля 2020 г. N 2237

Положение
о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой муниципального образования - городской округ город Рязань, иных печатей и штампов

С изменениями и дополнениями от:

2 сентября 2020 г.

I. Общие положения

1.1. Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой муниципального образования - городской округ город Рязань, иных печатей и штампов (далее - Положение) разработано в соответствии с Положением о гербе муниципального образования - город Рязань, утвержденным решением Рязанской городской Думы от 29.09.2016 N 337-II.

1.2. Положение устанавливает единый порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением изображения герба муниципального образования - городской округ город Рязань (далее - гербовые печати), иных печатей и штампов в администрации города Рязани.

II. Порядок заказа и выдачи изготовленных печатей и штампов

2.1. Для заказа гербовой печати, иных печатей и штампов руководителями структурных подразделений администрации города Рязани (далее - структурные подразделения) на имя начальника управления делами аппарата администрации представляются следующие документы:

- заявка на изготовление гербовой печати, иных печатей и штампов с указанием их количества;

- копии документов, подтверждающих государственную регистрацию в качестве юридического лица и постановку на учет в налоговом органе (для структурных подразделений, имеющих статус юридического лица);

- образцы макетов гербовой печати, иных печатей и штампов с символикой муниципального образования - городской округ город Рязань, разработанные с учетом ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

2.2. В целях поддержания единообразия (унификации) печатей и штампов, используемых для обеспечения деятельности структурных подразделений, отдел документационного обеспечения управления делами аппарата администрации города Рязани (далее - отдел документационного обеспечения) направляет служебное письмо с приложением образцов оттисков печатей и штампов в муниципальное казенное учреждение города Рязани "Центр сопровождения" (далее - МКУ "ЦС"). МКУ "ЦС" осуществляет планирование и размещение информации о закупках печатей и штампов, является инициатором закупки.

2.3. Работники МКУ "ЦС" получают готовую продукцию, обеспечивают ее доставку по месту назначения в порядке, исключающем утрату либо повреждение печатей и штампов, передают в течение рабочего дня в отдел документационного обеспечения.

Информация об изменениях:

Пункт 2.4 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 2 сентября 2020 г. N 3146

См. предыдущую редакцию

2.4. Полученные печати и штампы в течение рабочего дня регистрируются в Журнале регистрации оттисков печатей и штампов (Приложение N 1 к Положению). Регистрация осуществляется должностным лицом отдела документационного обеспечения, ответственным за ведение журнала.

2.5. При регистрации печатей и штампов в обязательном порядке в Журнале регистрации оттисков печатей и штампов ставятся оттиски печатей и штампов, а также записываются следующие данные: порядковый номер печати или штампа; полное наименование структурного подразделения, в котором будут храниться печати и штампы; должность, фамилия и инициалы получившего лица; дата и роспись получения и сдачи. Также в случае уничтожения печатей и штампов в Журнале регистрации оттисков печатей и штампов делается ссылка на дату и номер акта уничтожения печатей, штампов.

2.6. Листы Журнала регистрации оттисков печатей и штампов нумеруются, прошиваются, скрепляются подписью первого заместителя главы администрации, руководителя аппарата, курирующего вопросы организации деятельности администрации города Рязани, и опечатываются гербовой печатью администрации города Рязани. Вся документация по принятию заявок на изготовление печатей и штампов, их уничтожение хранится в системе электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД "Дело"). Журнал регистрации оттисков печатей и штампов хранится в сейфе у начальника отдела документационного обеспечения управления делами аппарата администрации, исключающего доступ к нему посторонних лиц.

2.7. Журнал регистрации оттисков печатей и штампов включается в номенклатуру дел администрации города Рязани.

2.8. Печати и штампы администрации города Рязани выдаются соответствующему должностному лицу под роспись в Журнале регистрации оттисков печатей и штампов.

Печати и штампы структурных подразделений выдаются их руководителям под роспись в Журнале регистрации оттисков печатей и штампов с оформлением первичных учетных документов и закреплением за материально ответственным лицом структурного подразделения в установленном порядке.

III. Использование и хранение печатей и штампов

3.1. Гербовыми печатями удостоверяются подписи главы администрации города Рязани, первого заместителя главы администрации, руководителя аппарата, заместителей главы администрации и иных должностных лиц администрации города Рязани, которым глава администрации делегировал свои полномочия. Гербовая печать не ставится на внутренние документы администрации города Рязани.

Для структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, изготавливаются печати с воспроизведением герба муниципального образования - городской округ город Рязань в сокращенной версии - без щитодержателей - коня и грифона-феникса, по контуру - наименование структурного подразделения, с учетом ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Подписи должностных лиц администрации города Рязани, которым глава администрации города Рязани не делегировал свои полномочия, и подписи должностных лиц структурных подразделений, временных коллегиальных органов (комиссий, рабочих групп, советов и штабов), не имеющих печатей соответствующих подразделений, временных коллегиальных органов, но требующие особого удостоверения их подлинности, заверяются печатью администрации города Рязани с воспроизведением герба муниципального образования - городской округ город Рязань в сокращенной версии (без щитодержателей).

Также печатью администрации города Рязани с воспроизведением герба муниципального образования - городской округ город Рязань в сокращенной версии (без щитодержателей) заверяются подписи должностных лиц администрации города Рязани на пропусках, выдаваемые администрацией города Рязани.

Для заверения подписи должностного лица администрации города Рязани на служебном удостоверении работника администрации города Рязани, руководителя муниципального учреждения (предприятия) города Рязани проставляется печать администрации города Рязани с воспроизведением герба муниципального образования - городской округ город Рязань в сокращенной версии (без щитодержателей) меньшим диаметром.

Для структурных подразделений, отделов, секторов, находящихся в составе структурного подразделения, изготавливаются печати без символики города. В этих случаях в печати вместо сокращенной версии изображения герба муниципального образования - городской округ город Рязань размещается название конкретного структурного подразделения, отдела или сектора.

Печатями структурных подразделений, как правило, заверяются подписи их руководителей и работников, уполномоченных подписывать документы, заверять подлинность копий документов, находящихся на хранении в этих подразделениях.

Печать ставится таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Для того чтобы подпись должностного лица была читаема, рекомендуется не захватывать ее оттиском печати. Если форма документа имеет пометки "Место для печати" или "МП", печать проставляется на это место.

На бланке письма администрации города Рязани, бланке письма структурного подразделения, как правило, печать не ставится.

Штампы применяются для облегчения процесса учета, регистрации, составления и оформления документов.

3.2. Печати и штампы хранятся в сейфах и шкафах работников структурных подразделений, ответственных за хранение и использование печатей, оборудованных приспособлениями для опечатывания.

Запрещается передача печатей и штампов во временное пользование другим лицам, за исключением случаев, когда такая передача производится по распоряжению администрации города Рязани, а в структурных подразделениях - по приказу руководителя этого структурного подразделения.

3.3. Проверка наличия, порядка хранения печатей и штампов проводится начальником структурного подразделения, где хранится печать, или уполномоченным им лицом не реже одного раза в год.

3.4. По каждому факту утраты гербовой печати, иной печати или штампа проводится в установленном порядке служебная проверка.

3.5. Сообщение о недействительной гербовой печати и иных печатей и штампов в связи с фактом их утраты подлежит опубликованию в газете "Рязанские ведомости".

Обязанность такого опубликования по представлению начальника управления делами аппарата администрации возлагается на отдел по связям со средствами массовой информации управления общественных отношений аппарата администрации города Рязани.

3.6. Изготовление, выдача и уничтожение номерных металлических печатей (пломбиров) для опечатывания служебных помещений, сейфов, металлических шкафов и других необходимых объектов осуществляется по заявкам руководителей структурных подразделений аналогично порядку, установленному для изготовления мастичных печатей и штампов. При этом копии документов, подтверждающих государственную регистрацию юридического лица и постановку его на учет в налоговом органе, не представляются.

3.7. Список работников администрации города Рязани, ответственных за хранение и использование гербовых печатей, утверждается постановлением администрации города Рязани.

Ответственность за правильное использование печатей структурных подразделений, а также штампов, их надлежащее хранение возлагается на лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов структурного подразделения.

При смене руководителя гербовые печати, иные печати и штампы передаются соответствующему должностному лицу под роспись в Журнале регистрации оттисков печатей и штампов (столбец "Фамилия и инициалы ответственного лица") хранящимся в отделе документационного обеспечения.

Информация об изменениях:

Раздел III дополнен пунктом 3.8. - Постановление Администрации города Рязани от 2 сентября 2020 г. N 3146

3.8. При реорганизации, переименовании структурного подразделения гербовые печати, иные печати и штампы передаются секретарю комиссии по уничтожению гербовых печатей с символикой муниципального образования - городской округ город Рязань, иных печатей и штампов (далее - комиссия). Передача печатей и штампов осуществляется по акту приема-передачи печати (штампа) (далее - акт) (Приложение N 2 к Положению) в течение четырнадцати рабочих дней с момента получения новых печатей и штампов.

При ликвидации структурного подразделения, наделенного правами юридического лица, гербовые печати, иные печати и штампы передаются по акту секретарю комиссии, непосредственно после внесения сведений о прекращении его существования в единый государственный реестр юридических лиц в установленном законодательством порядке.

При ликвидации структурного подразделения, не наделенного правами юридического лица, гербовые печати, иные печати и штампы передаются по акту секретарю комиссии, непосредственно после осуществления организационно-штатных мероприятий в администрации города Рязани.

IV. Уничтожение печатей и штампов

4.1. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией администрации города Рязани в составе не менее трех человек. Состав комиссии утверждается распоряжением администрации города Рязани. Председателем комиссии назначается начальник управления делами аппарата администрации.

4.2. Печати и штампы уничтожаются по актам. Основаниями для уничтожения печати или штампа являются:

- износ или повреждение;

- ликвидация, реорганизация, переименование структурного подразделения;

- иные обстоятельства, влекущие замену печатей и штампов.

4.3. Акт уничтожения подписывается председателем комиссии, членами комиссии и утверждается первым заместителем главы администрации, руководителем аппарата.

Акт уничтожения составляется в нескольких экземплярах для дальнейшей передачи в управление делами аппарата администрации города Рязани, МКУ "ЦС".

4.4. Уничтожение мастичных печатей и штампов производится путем сжигания или измельчения; металлических - путем спиливания или уничтожения любым способом всего текста печати.

V. Штамп факсимильного воспроизведения подписи должностного лица администрации города Рязани

5.1. В практической деятельности администрации города Рязани могут применяться штампы с факсимильными воспроизведениями подписей должностных лиц, необходимость изготовления которых определяет глава администрации города Рязани.

Процедура использования и уничтожения штампа факсимильного воспроизведения подписи должностного лица администрации города Рязани осуществляется в соответствии с настоящим Положением.

5.2. Перечень документов, на которых ставятся оттиск штампа факсимильного воспроизведения подписи должностного лица администрации города Рязани и список работников, ответственных за хранение и использование этого штампа, утверждается распоряжением администрации города Рязани и является исчерпывающим.

5.3. К должностным лицам, обладающим правом иметь штампы факсимильных воспроизведений своих подписей, относятся: глава администрации города Рязани, первый заместитель главы администрации, руководитель аппарата, заместители главы администрации.

VI. Ответственность за нарушение настоящего Положения

Работники, ответственные за хранение и использование гербовых печатей, печатей и штампов в структурных подразделениях, несут ответственность за нарушение установленного порядка использования, хранения и сдачи их на уничтожение.