Приложение: шаблон правил удаленного режима работы

Приложение: шаблон правил удаленного режима работы ³⁹

Правила удаленного режима работы (УРР) - ключевой элемент эффективного плана действий в чрезвычайной ситуации для обеспечения непрерывной деятельности и сохранения рабочих мест. Они разрабатываются в соответствии с действующим национальным законодательством и подзаконными актами, коллективным договором и правилами внутреннего распорядка или условиями трудоустройства предприятия с учетом изменений в предъявляемых требованиях и потребностях предприятия.

Цель нижеследующего шаблона - предложить практические рекомендации предприятиям при разработке правил УРР. Хотя стандартного решения, учитывающего текущие изменения, нет, в шаблоне приводятся основные элементы, которые необходимо включить в правила, а также факультативные элементы, зависящие от ситуации и потребностей предприятия.

(а) Цель

Объясните с помощью одного-двух предложений, какова цель ввода УРР на предприятии. При этом следует отметить, что УРР - это не формальное или всеобщее право работников, а альтернативный временный способ обеспечить непрерывную деятельность в чрезвычайной ситуации, подобной текущей пандемии COVID-19 и вынужденному закрытию производства, и он может меняться в зависимости от динамики ситуации.

Пример

- Настоящие правила УРР вступают в силу в связи с пандемией COVID-19 и директивой правительства о целесообразности перехода на удаленный режим работы. Настоящие правила подлежат пересмотру в случае внесения поправок в директиву или изменения потребностей предприятия.

- УРР - это не всеобщее право работников, а альтернативная мера противодействия пандемии COVID-19.

(б) Определение

Приведите определение УРР в условиях текущей пандемии. Ознакомьтесь с определением, предусмотренным соответствующими законами и нормативными актами (если есть).

Одним словом, УРР - это способ организации труда, при котором работники работают на дому, продолжая выполнять свои основные обязанности с помощью ИКТ.

Пример

- УРР - это такой способ организации труда, при котором работник работает на дому, продолжая выполнять свои основные трудовые обязанности с помощью ИКТ.

(в) Предмет и сфера применения

Опишите, когда и на кого распространяются правила УРР, каковы их ограничения и условия, в том числе ввиду других действующих и применимых правил и положений. Следует отметить, что предприятие вводит УРР по своему усмотрению.

Пример

- УРР не заменяет условия трудоустройства и не отменяет необходимость соблюдать другие правила, положения и регламенты, действующие на предприятии.

- Настоящие правила распространяются на всех работников предприятия, работающих в удаленном режиме на дому. Ознакомление с правилами является обязательным для всех работников.

- УРР вводится в действие исключительно по усмотрению предприятия.

- Предприятие оставляет за собой право изменять, корректировать или отменять УРР в отношении любого работника, когда оно сочтет нужным, после чего такой работник обязан возобновить работу в обычном режиме.

(г) Условия перевода на УРР

Опишите, при каких условиях работник получает право работать в удаленном режиме на дому. Следует отметить, что УРР вводится в рамках противодействия распространению COVID-19, чтобы обеспечить непрерывную деятельность и производительность труда, а также свести к минимуму негативное влияние пандемии на качество работы, производство или качество услуг. В зависимости от пригодности работы и домашней атмосферы для УРР, а также возможности руководства контролировать работу удаленных работников, некоторые работники могут не соответствовать условиям перевода на УРР.

Пример

- УРР вводится в условиях пандемии COVID-19 в качестве меры профилактики с целью предотвратить распространение вируса и обеспечить непрерывную деятельность и производительность труда коллектива.

- Несмотря на все усилия по переводу всех работников на УРР, некоторые работники не подлежат такому переводу в силу специфики выполняемых обязанностей и функций или бытовой ситуации, что делает нецелесообразным выполнение работы в условиях дома. Непосредственную связь с работниками по всем вопросам, связанным с правом на УРР, осуществляет начальник департамента.

(д) Основные учитываемые элементы

1. Соблюдение правил внутреннего распорядка

На большинстве предприятий действуют правила, касающиеся целого ряда производственных обязанностей. Следует отметить, что все удаленные работники обязаны соблюдать правила внутреннего распорядка в той мере, в которой они распространяются на них.

Пример

Все удаленные работники обязаны соблюдать правила, действующие на предприятии, в том числе:

- правила техники безопасности;

- правила использования ИКТ, защиты и обеспечения конфиденциальности данных;

- правила охраны интеллектуальной собственности;

- этический кодекс предприятия;

- правила пользования инструментом и оборудованием, полученным от предприятия (например, переносными компьютерами, программным обеспечением и т.д.);

- правила поведения в социальных сетях;

- правила, касающиеся недопустимости дискриминации, и домогательств, и обеспечения равных возможностей.

2. Оплата труда и рабочее время

УРР не должен изменять обычную продолжительность рабочего времени, заработную плату, льготы или трудовые обязанности. При этом следует отметить, что в текущих обстоятельствах руководству может требоваться определенная степень свободы, но любые изменения должны осуществляться по договоренности с работниками и в соответствии с действующими законами, подзаконными актами и внутренними правилами предприятия.

Пример

- продолжительность рабочего времени, заработная плата, льготы, производственный статус и обязанности работников остаются прежними.

- В текущих условиях допускается некоторое изменение продолжительности рабочего времени с одобрения предприятия.

- При наличии соответствующего заявления работников и с учетом целесообразности руководитель может утвердить иную продолжительность рабочего времени, если это не меняет совокупную продолжительность рабочей недели и соответствует правилам, действующим на предприятии.

- Любые изменения совокупной продолжительности рабочей недели утверждает отдел кадров.

3. Охрана труда и здоровья

Работодатели обязаны обеспечивать работникам производственную среду, безопасную для их жизни и здоровья, и поэтому должны убедиться в безопасности условий работы на дому. При этом они должны заботиться о здоровье своих работников, в том числе психическом. Следует отметить, что работник обязан соблюдать правила техники безопасности, заботиться о своей безопасности, здоровье, психологическом благополучии, а также о безопасности других людей.

Пример

- Удаленные работники обязаны соблюдать правила техники безопасности предприятия (если есть).

- Все удаленные работники обязаны заботиться о своем физическом и психологическом благополучии, а также проявлять физическую активность, соблюдать режим питания и сна, регулярно выполнять физические упражнения.

- Для поддержания физической активности и здоровья всем работникам рекомендуется соблюдать оптимальное сочетание трудовой и личной жизни и установленный график работы и периодически делать перерыв на отдых.

4. Оборудование, инструмент и материалы

В правилах необходимо отразить позицию предприятия в отношении оборудования, включая технические средства, материалы или мебель. При этом следует указать, в каких случаях и на каких условиях предприятие предоставляет работникам оборудование для выполнения своих функций на дому. Это может включать в себя компьютеры, программное обеспечение, доступ в Интернет, телефонные линии, доступ к удаленным приложениям, и другое целесообразное оборудование, и материалы. Кроме того, следует отметить, что работники обязаны заботиться об оборудовании и использовать его по назначению.

Пример

- Предприятие обеспечивает работников инструментом и оборудованием, необходимым для выполнения производственных функций на дому. Это включает в себя компьютеры, программное обеспечение, доступ в Интернет и к удаленным приложениям и т.д.

- Предоставленные предприятием оборудование, программное обеспечение, носители информации и мебель предназначены для использования только лицами, получившими соответствующие полномочия, и только в целях осуществления предприятием своей деятельности.

- Работники обязаны проявлять надлежащую заботу об инструменте и оборудовании, а также обращаться на предприятие (в департамент технического обеспечения или к его руководителю) при возникновении любых проблем, касающихся такого оборудования, программного обеспечения или интернет-соединения.

5. ИКТ, защита данных и компьютерная безопасность

Использование ИКТ в условиях удаленного режима работы несет повышенный риск взлома и несанкционированного доступа к системе, а также увеличивает риск травли через Интернет. Для противодействия этому на большинстве предприятий действуют правила защиты данных, обеспечения конфиденциальности и компьютерной безопасности, а также предотвращения домогательств.

Пример

- Все удаленные работники обязаны ознакомиться, понимать и соблюдать действующие правила использования ИКТ в целях обеспечения защиты данных, конфиденциальности и компьютерной безопасности.

- Все удаленные работники обязаны пройти дистанционную подготовку по применению ИКТ, которая доступна всем работникам.

- Все удаленные руководители и работники обязаны принимать все меры во избежание нанесения ущерба предприятию при использования средств связи в производственных целях, в том числе с помощью технических средств ИКТ.

6. Рабочее место на дому

При разработке правил УРР необходимо учитывать положения и требования предприятия об обустройстве рабочего места на дому, установке оборудования, обеспечении безопасности, возмещении затрат и т.д.

Пример

- Работник должен выбрать для работы такое место в своем доме, где можно безопасно разместить, установить и применять оборудование. Это место считается рабочим местом (остальные помещения в доме работника не считаются рабочим местом).

- Работник обязан следовать указаниям предприятия о том, как выбрать рабочее место и поддерживать его в безопасном, гигиеничном и надежном состоянии, пригодном для осуществления профессиональной деятельности.

- Для возмещения расходов, например, понесенных в связи с переоборудованием рабочего места на дому, изменением электропроводки или другими улучшениями, необходимо получить предварительное одобрение предприятия.

7. Связь

Связь имеет важнейшее значение для дистанционной работы. Удаленным руководителям и работникам нужно согласовать между собой способы связи. Следует отметить, что работники должны поддерживать контакт со своим руководством и коллегами в течение согласованного основного рабочего времени.

Пример

- Удаленные работники должны быть на связи и поддерживать контакт с руководителем и коллегами в течение согласованного рабочего времени.

- Руководитель и работник должны согласовать между собой каналы и способ связи друг с другом с использованием имеющихся средств ИКТ.

- Работники обязаны продолжать придерживаться всех правил, положений и инструкций предприятия.

8. Нормы выработки

Работодателям следует подчеркнуть, что нормы выработки при УРР сохраняются на прежнем уровне. Однако предприятие должно учитывать, что УРР вводится в чрезвычайных условиях и что у работника могут сложиться бытовые обстоятельства, с которыми придется считаться. В этой связи, сохраняя ожидаемые нормы, предприятию следует предусмотреть определенную степень гибкости.

Пример

- Удаленные работники должны сохранять прежние нормы выработки и уровень качества.

- В плане функциональных обязанностей, результатов труда и обслуживания клиентов их профессионализм должен продолжать соответствовать стандартам предприятия.

- Работодатель осознает, что бытовые обстоятельства работников могут повлиять на выполнение работы; работникам, испытывающим сложности, следует обратиться к своему руководителю для оценки целесообразности УРР и необходимости изменить его условия.

- Любое изменение конечных результатов и норм выработки происходит исключительно по усмотрению руководителя с учетом конкретных обстоятельств работника и его производственных функций.

9. Уход за иждивенцами и другие семейные обязанности

Вопросы ухода за детьми и других личных обязательств, способных влиять на УРР, следует решать между соответствующим руководителем и работником. При этом следует подчеркнуть, что, хотя предприятие может пойти на определенные уступки, работники обязаны организовать уход за иждивенцами и выполнение своих семейных обязанностей, чтобы иметь возможность работать в удаленном режиме. Работникам нужно найти решение и приспособиться к ситуации, обеспечив выполнение основных функциональных обязанностей.

Пример

- Работники, осуществляющие уход за иждивенцами и имеющие на дому иные семейные обязанности, обязаны решать эти вопросы со своим руководителем и согласовать по мере возможности более гибкие условия работы в удаленном режиме, например другой график работы, сокращенный рабочий день или рабочее время с установлением менее жестких плановых показателей или более мягких сроков их достижения.

- При том что предприятие может пойти на определенные уступки работникам, УРР может оказаться несовместимым с осуществлением ухода за иждивенцами и другими семейными обязанностями. Работник должен сам организовать уход за членами семьи и обеспечить выполнение своих основных производственных функций.

10. Выплата компенсации работнику и ответственность предприятия

Ответственность за безопасность и охрану здоровья работников на производственном объекте в течение рабочего времени обычно несет работодатель. Если в течение рабочего времени на рабочем месте в доме работника произойдет несчастный случай, связанный с производством, ответственность за него может также возлагаться на работодателя. Поэтому работодателям рекомендуется обратиться к положениям действующего национального законодательства и подзаконных актов, таким как закон об охране труда, закон о занятости и закон о выплате компенсаций работникам. Страховка работников обычно включает в себя производственные травмы, полученные в рабочее время при выполнении производственных функций в том месте дома, которое предназначено для работы. Работодателям рекомендуется разработать или распространить действующие правила техники безопасности на жилище работника в период УРР. Работники должны знать эти правила, в том числе порядок уведомления о несчастных случаях на производстве и об ухудшении состояния здоровья или о любых других проблемах, касающихся безопасности и здоровья.

Пример

- Если в течение установленного рабочего времени работник получил травму, выполняя свои трудовые обязанности в месте, предназначенном для работы, он может получить компенсацию в соответствии с законом о выплате компенсации работникам. В этом случае работник обязан незамедлительно известить непосредственного руководителя и заполнить соответствующую форму.

- Предприятие не несет ответственности за травмы, полученные в нерабочее время в том месте дома, которое предназначено для работы, а также за травмы, не связанные с выполнением работы, которые работник может получить дома, вне зависимости от того, произошло ли это в течение установленного рабочего времени или нет.

11. Чрезвычайная ситуация и заболевание

Правила могут включать в себя положения, содержащие указания о том, что следует делать работнику в чрезвычайной ситуации - например, в случае заболевания, травмы, отключения электричества или интернет-соединения. Работодателям также рекомендуется указать в них, что остановка производства или закрытие предприятия являются чрезвычайными ситуациями, вызывающими переход на УРР.

Пример

- Удаленный работник обязан извещать своего непосредственного руководителя о всех чрезвычайных ситуациях, включая заболевание, травму, отключение электричества или интернет-соединения.

- Если работники не могут ездить на работу или работать в офисе в связи с закрытием предприятия или чрезвычайной ситуацией, им следует после консультаций со своим непосредственным руководителем или начальником приступить к удаленной работе на дому или в ином приемлемом месте, согласованном с предприятием.

12. Расходы

Цель УРР - обеспечить непрерывную деятельность и сохранить рабочие места, поэтому он предусматривает коллективную ответственность и заинтересованность как работодателей, так и работников. Работодатель должен четко указать, берет ли он на себя расходы, связанные с УРР, так как у работников могут возникнуть дополнительные расходы на обустройство своего рабочего места, обеспечение доступа в Интернет, электроснабжение, страхование. Так как все эти расходы компенсируются исключительно по усмотрению работодателя, работник обязан предварительно согласовать их с ним.

Пример

- Прежде, чем нести любые расходы, связанные с УРР и возникающие в течение этого периода, работник обязан согласовать их с предприятием.