Приказ управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 25 октября 2011 г. N 388 "Об утверждении административного регламента по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Выдача архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям"

В связи с динамикой федерального законодательства приказываю:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Выдача архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям" (прилагается).

2. Признать утратившими силу приказы управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 04.09.2008 N 167 "Об утверждении административного регламента по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Выдача архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям", от 04.06.2010 N 163 "О внесении изменений в административный регламент по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Выдача архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям".

3. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя начальника управления, начальника отдела образования и кадровой политики Горобченко В.К.

Заместитель начальника управления

Е.Е. Безрукова

Административный регламент управления Алтайского края по культуре и архивному делу по предоставлению государственной услуги "Выдача архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям"
(утв. приказом управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 25 октября 2011 г. N 388)

I. Общие положения

Административный регламент по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги "Выдача архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям" (далее - "Регламент") разработан в целях повышения качества предоставления государственной услуги, информированности граждан и организаций. Регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления Алтайского края по культуре и архивному делу (далее - "Управление"). Государственная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам (далее - "Заявители").

II. Стандарт предоставления государственной услуги

1. Наименование государственной услуги

Выдача архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям.

2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Данную государственную услугу предоставляет управление Алтайского края по культуре и архивному делу. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: 656049, г. Барнаул, просп. Ленина, 41. Электронный адрес Управления: komcul@itt.ru. График работы Управления: понедельник - четверг с 09.00 до 18.00, пятница с 09.00 до 17.00, перерыв на обед с 13.00 - 13.48. Суббота, воскресенье - выходные дни. Тел.: (3852) 248-943 (факс), (3852) 248-989.

3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги является получение Заявителем архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера.

4. Сроки предоставления государственной услуги

Запросы Заявителей, поступившие в Управление, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Управления либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом Заявителя.

5. Правовые основания предоставления государственной услуги

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59 - ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

закон Алтайского края от 28.12.1994 N 168 "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" (в редакции от 08.10.2001 N 65-ЗС и от 12.20.2005 N 66-ЗС);

постановление Администрации Алтайского края от 24.12.2009 N 537 "Об утверждении положения об управлении Алтайского края по культуре и архивному делу";

иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Алтайского края, а также настоящий Регламент.

6. Перечень документов, предоставляемых Заявителем

6.1 При приеме Заявителей лицо, осуществляющее прием, ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие необходимых сведений в заявлении и документов, дающих право на получение услуги:

паспорт заявителя;

свидетельство о браке (в случае изменения фамилии Заявителя);

трудовая книжка Заявителя (либо лица, о котором запрашиваются сведения);

документ, подтверждающий родство Заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);

доверенность (при запросе сведений на других лиц, при запросе представителя организации).

6.2 Для приема заявлений граждан и организаций (их представителей) предусмотрены для заполнения следующие формы заявлений:

форма заявления о подтверждении стажа работы (льготного стажа) (приложение 1);

форма заявления о подтверждении размеров заработной платы (приложение 2);

форма заявления о подтверждении награждения (приложение 3); форма заявления о переименовании (приложение 4).

7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

непредставление одного или нескольких документов, указанных в пункте 8.1 Регламента;

несоответствие документов требованиям к оформлению: текст не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Уведомление об отказе в приеме документов с разъяснением причин отказа и указанием мер по представлению документов в соответствии с пунктом 8.1 Регламента направляется сотрудником, ответственным за прием документов Заявителю в течение 7 дней со дня регистрации комплекта документов.

8. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:

По запросам, поступившим в Управление, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам и организациям направляется ответ о необходимости предоставления дополнительных сведений.

9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги

Предоставление услуги осуществляется без взимания платы с Заявителей.

10. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов на предоставление государственной услуги не должно превышать 30 минут.

11. Регистрация заявления и прилагаемых документов о предоставлении государственной услуги осуществляется в день их подачи в Управление. По желанию Заявителя ему выдается копия заявления с отметкой ответственного сотрудника Управления о получении документов.

12. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги

12.1. Государственная услуга предоставляется в здании, в котором находится Управление. Вход в здание располагается со стороны проспекта Ленина и оборудован соответствующей вывеской.

Место нахождения и телефон структурного подразделения Управления, предоставляющего государственную услугу:

отдел образования и кадровой политики - 656049, г. Барнаул, просп. Ленина, 41, каб. 409;

бухгалтерия - 656049, г. Барнаул, просп. Ленина, 41, каб. 405.

12.2 Кабинет, в котором осуществляется приём заявлений и выдача документов, оборудован рабочими местами для сотрудников, местами для ожидания и приёма заявителей, местами для заполнения требуемых документов. В кабинете в достаточном количестве имеются бланки заявлений.

12.3 Рабочее место специалиста, осуществляющего прием документов от Заявителей, оборудуется персональным компьютером.

12.4 Информация о правилах исполнения государственной услуги предоставляется (размещается):

по письменным запросам;

по телефону;

по электронной почте;

при личном обращении граждан;

на официальном сайте;

на стенде в уголке для посетителей.

При информировании по письменным запросам ответ направляется почтой в адрес Заявителя в срок, не превышающий тридцати дней с момента регистрации письменного запроса. Ответ на письменный запрос направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

При информировании по электронной почте (komcul@itt.ru) ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя в срок, не превышающий тридцати дней с момента регистрации запроса.

В исключительных случаях, начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на тридцать дней, уведомив о продлении срока рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Прием граждан при личном обращении осуществляется:

в рабочие дни с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 17-30 в кабинетах N 405, 409 по просп. Ленина, 41,4 этаж.

В случае изменения режима работы Управления приказом Управления может быть установлен иной режим приема граждан.

При приеме граждан лицо, осуществляющее прием, ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о сроках и условиях предоставления государственной услуги.

Формы заявлений можно получить у специалиста отдела образования и кадровой политики Управления. Формы заявлений размещаются также на официальном сайте Управления.

На стендах, а также в сети Интернет, размещается следующая информация:

график приема граждан;

полный перечень документов (государственных услуг), которые предоставляются Управлением;

наиболее часто задаваемые вопросы и ответы на них (с обновлением не реже одного раза в месяц);

фамилии, имена, отчества должностных лиц Управления, ответственных за предоставление государственной услуги;

фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование граждан;

номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование граждан;

номера телефонов, адрес электронной почты Управления, перечень документов и образцы документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Тексты информационных материалов на стендах печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

12.5. Другая информация, необходимая должностным лицам и Заявителям.

Полный текст Регламента размещается на официальном сайте и информационном стенде Управления, в удобном для посетителей месте.

13. Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги

Показатели качества и доступности государственной услуги	Целевое значение показателя в		Целевое значение показателя в последующие годы
	2010 г.	2011 г.
1. Своевременность
1.1. % (доля) случаев оказания услуги в установленный срок с момента сдачи документа	45-65%	65-80%	80-95%
2. Качество
2.1. % (доля) заявителей, удовлетворенных качеством процесса оказания услуги	40-50%	50-70%	70-90%
3. Доступность
3.1. % (доля) случаев правильно заполненных заявителем документов и сданных с первого раза	50-60%	60-70%	70-80%
4. Процесс обжалования
4.1. % (доля) обоснованных жалоб, рассмотренных и удовлетворенных в установленный срок	50-65 %	65-75 %	75-85%
4.2. % (доля) заявителей, удовлетворенных сроками обжалования	60-70%	70-80%	80-95%
5. Вежливость
5.1. % (доля) заявителей, удовлетворенных вежливостью должностных лиц	60-70%	70-80%	80-90%

III. Состав, последовательность выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения процедур в электронной форме

1. Последовательность действий предоставления государственной услуги отражена в схеме, приведённой в приложении 5 к Регламенту.

2. Ответственными за предоставление государственной услуги являются заместитель начальника управления, начальник отдела образования и кадровой политики и главный бухгалтер (далее - "начальники отделов"), осуществляющие организацию работы по предоставлению государственной услуги.

3. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры: регистрация запросов и передача их на исполнение; анализ тематики поступивших запросов; направление запросов на исполнение; подготовка, оформление и направление ответов гражданам и организациям (Заявителям).

4. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

5. После регистрации запросы передаются на рассмотрение начальникам отделов.

6. Рассмотренные заявления с резолюцией поступают непосредственно исполнителям.

7. Запросы, поступившие на имя начальника Управления, рассматриваются им непосредственно, после чего с его резолюцией направляются начальникам отдела.

8. При поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в общем порядке.

9. Начальники отделов или лица, их замещающие, осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и информационного материала. При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

возможность исполнения запроса.

10. По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.

11. В случае если запрос не может быть исполнен, Заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом Заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса.

При отсутствии в Управлении документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.

Отрицательные ответы, архивные справки, выписки высылаются в адрес Заявителей почтой. При отправке ответа Заявителю высылается первый экземпляр архивной справки, выписки и первый экземпляр сопроводительного письма.

12. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина (организации) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Текущий контроль за совершением действий по предоставлению государственной услуги, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется заместителем начальника Управления, начальником отдела образования и кадровой политики.

2. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником отдела образования и кадровой политики проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего регламента.

3. Контроль за непосредственным предоставлением государственной услуги отделом образования и кадровой политики и бухгалтерией Управления осуществляет начальник Управления.

4. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения Заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.

5. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав Заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению Заявителя.

7. Для проверки полноты и качества предоставления государственной услуги начальником Управления формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Управления.

8. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

1. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

наименование государственного органа, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

уведомление о переадресации обращения;

изложение сути жалобы; личную подпись и дату.

В случае необходимости, в подтверждение своих доводов Заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

3. В случае подачи жалобы в форме электронного документа Заявитель в обязательном порядке указывает:

свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;

почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

Заявитель вправе приложить к такой жалобе необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

4. Начальник Управления:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием Заявителя, направившего жалобу или его законного представителя;

вправе запрашивать, в том числе в электронном форме, необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов Заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

5. Ответ на жалобу подписывается начальником Управления (в его отсутствие - уполномоченным лицом).

6. Ответ на жалобу, поступившую в Управление, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

7. Ответ на жалобу, поступившую в Управление в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в жалобе или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе.

8. Письменная жалоба, поступившая в Управление, рассматривается в течение 30 дней со дня ее регистрации.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения Заявителя, направившего жалобу.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия гражданина, направившего жалобу, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

9. Управление при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить Заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

10. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается Заявителю, направившему жалобу, в течение 7 дней с момента ее регистрации, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

11. Если в жалобе Заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с Заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Управление. О данном решении уведомляется Заявитель, направивший обращение.

12. Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется Заявителю не позднее 7 дней с момента регистрации жалобы.

13. В случае подтверждения в ходе проведения проверок фактов, изложенных в жалобе на действия (бездействия) и решения должностных лиц, ответственных за выполнение административного действия, принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, виновное должностное лицо привлекается к ответственности.

Заявители вправе обжаловать действия (бездействия) должностных лиц Управления и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.

Приложение 1

                 Начальнику управления Алтайского

                 края по культуре и архивному делу

                 от ______________________________

                 фамилия, имя, отчество заявителя

                 _________________________________

                 либо наименование организации и

                 фамилия, имя, отчество и должность

                 ее представителя проживающего (ей)

                 по адресу (либо местонахождение

                 организации)

                 _________________________________

                 индекс, район, город, село

                 _________________________________

                 улица, дом, квартира

Заявление

     Прошу подтвердить стаж работы (льготный стаж) гражданина(нки)

фамилия, имя, отчество, год рождения

     Место работы: _________________________________________________

название организации, ее подчиненность, производство, цех, должность

     в период ______________________________________________________

указать годы работы

Подпись ________

Дата ___________

Приложение 2

                 Начальнику управления Алтайского

                 края по культуре и архивному делу

                 от ______________________________

                 фамилия, имя, отчество заявителя

                 _________________________________

                 либо наименование организации и

                 фамилия, имя, отчество и должность

                 ее представителя

                 _________________________________

                 проживающего (ей) по адресу

                 (либо местонахождение организации)

                 _________________________________

                 индекс, район, город, село

                 _________________________________

                 улица, дом, квартира

Заявление

     Прошу подтвердить заработную плату гражданина(нки) ____________

фамилия, имя, отчество, год рождения

     Место работы: _________________________________________________

название организации, ее подчиненность, производство, цех, должность

     в период ______________________________________________________

указать годы работы

Подпись ________

Дата ___________

Приложение 3

                 Начальнику управления Алтайского

                 края по культуре и архивному делу

                 от ______________________________

                 фамилия, имя, отчество заявителя

                 _________________________________

                 либо наименование организации и

                 фамилия, имя, отчество и должность

                 ее представителя

                 _________________________________

                 проживающего (ей) по адресу

                 (либо местонахождение организации)

                 _________________________________

                 индекс, район, город, село

                 _________________________________

                 улица, дом, квартира

Заявление

     Прошу подтвердить награждение гражданина(нки)__________________

     фамилия, имя, отчество, год рождения

     Название награды ______________________________________________

     Место работы в период награждения: ____________________________

название организации, ее подчиненность,

     производство,          цех,               должность

     Год награждения: ______________________________________________

Подпись ________

Дата ___________

Приложение 4

                 Начальнику управления Алтайского

                 края по культуре и архивному делу

                 от ______________________________

                 фамилия, имя, отчество заявителя

                 _________________________________

                 либо наименование организации и

                 фамилия, имя, отчество и должность

                 ее представителя

                 _________________________________

                 проживающего (ей) по адресу

                 (либо местонахождение организации)

                 _________________________________

                 индекс, район, город, село

                 _________________________________

                 улица, дом, квартира

Заявление

     Прошу предоставить справку о переименовании ___________________

     В период с ___________ по _____________ (указать годы)

Подпись ________

Дата ___________

Приложение 5

Блок-схема прохождения административных процедур при предоставлении государственной услуги

ГАРАНТ:

Текст приложения не приводится