Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в управления по охране объектов культурного наследия Калужской области

Приложение N 1
к Приказу управления по охране
объектов культурного наследия
Калужской области
от 19 августа 2020 г. N 213

Правила
обработки персональных данных в управления по охране объектов культурного наследия Калужской области

1. Общие положения

1.1. Правила обработки персональных данных в управления по охране объектов культурного наследия Калужской области (далее - Правила) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

1.2. Правила разработаны в соответствии с:

Трудовым кодексом Российской Федерации;

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон);

Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции";

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации";

Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела";

постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами";

постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";

постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации";

постановлением Правительства Российской Федерации от 06.07.2008 N 512 "Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных".

1.3. В рамках настоящих Правил оператором персональных данных является управление по охране объектов культурного наследия Калужской области (далее - оператор, управление).

1.4. Обработка персональных данных в управлении выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, а также настоящими Правилами.

1.5. Термины и понятия, используемые в настоящих Правилах, применяются в значениях, определенных в статье 3 Федерального закона.

2. Цели и основание обработки персональных данных

2.1. Обработка персональных данных осуществляется в целях реализации функций и осуществления полномочий, возложенных на управление в случаях, установленных Федеральным законом.

3. Категории субъектов персональных данных

3.1. В управлении обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:

1) государственных гражданских служащих управления и работников, состоящих в трудовых отношениях с управлением;

2) лиц, замещающих должности руководителей подведомственных управлению учреждений и иных организаций;

3) лиц, состоящих в родстве (свойстве) с государственными гражданскими служащими и работниками управления;

4) граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы в управлении, в том числе находящихся в кадровом резерве, граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных управлению учреждений и иных организаций (далее - претенденты);

5) физических лиц, состоящих в гражданско-правовых отношениях с управлением;

6) кандидатов на награждение;

7) физических лиц и представителей организаций, обратившихся в управление в связи с исполнением государственных функций;

8) граждан, обратившихся в управление в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

9) физических лиц, зарегистрированных в установленном порядке и осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица на территории Калужской области.

4. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений

4.1. Персональные данные государственных гражданских служащих управления, работников, состоящих в трудовых отношениях с управлением, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы управления, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных управлению учреждений и иных организаций (далее - работники, претенденты), обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия работникам в прохождении государственной гражданской службы, выполнении работы, в целях формирования кадрового резерва государственной гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения работниками должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности работников и членов их семей, обеспечения работникам установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

4.2. В целях, указанных в пункте 4.1 настоящих Правил, обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Согласие на обработку персональных данных субъекта персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 4.1 настоящих Правил, не требуется при обработке персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона.

4.3. Согласие на обработку специальных категорий персональных данных, а также биометрических персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 4.1 настоящих Правил, не требуется при обработке персональных данных в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 и частью 2 статьи 11 Федерального закона и положениями Трудового кодекса, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны.

4.4. Обработка персональных данных работников, а также претендентов осуществляется при условии получения согласия указанных лиц в следующих случаях:

4.4.1. При передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе и о противодействии коррупции;

4.4.2. При трансграничной передаче персональных данных;

4.4.3. При принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

В указанных случаях согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом.

Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с Федеральным законом электронной подписью.

Письменное согласие субъекта на обработку персональных данных получает государственный служащий по кадровому делопроизводству управления по форме, утвержденной приказом управления.

4.5. Обработка персональных данных работников, а также претендентов осуществляется государственным служащим по кадровому делопроизводству управления и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

4.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных работников, а также претендентов, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 4.1 настоящих Правил, осуществляются путем:

4.6.1. Получения оригиналов необходимых документов;

4.6.2. Копирования оригиналов документов;

4.6.3. Внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4.6.4. Формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

4.6.5. Внесения персональных данных в информационные системы управления, используемые государственным служащим по кадровому делопроизводству управления.

4.7. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются путем получения персональных данных непосредственно от работников, а также претендентов.

4.8. В случае возникновения необходимости получения персональных данных работников у третьей стороны следует известить об этом работников заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

4.9. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные, не предусмотренные Перечнем персональных данных, обрабатываемых в управлении, утвержденным приказом управления, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

4.10. Государственный служащий по кадровому делопроизводству управления, осуществляющий сбор персональных данных непосредственно от работников, а также претендентов, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

4.11. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных работников, а также претендентов осуществляются лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.12. Передача (предоставление) персональных данных работника, а также претендентов регистрируется в журнале учета передачи (предоставления) персональных данных (приложение N 1 к настоящим Правилам), ведение которого организует государственный служащий по кадровому делопроизводству управления.

5. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов в связи с исполнением государственных функций

5.1. В управлении обработка персональных данных физических лиц и представителей организаций (далее - заявители) осуществляется в связи с исполнением государственных функций в соответствии с Положением об управлении.

5.2. Обработка персональных данных, необходимых в связи с исполнением государственных функций, осуществляется без согласия заявителей в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона, Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими исполнение государственных функций в установленной сфере ведения управления.

5.3. Обработка персональных данных в целях, указанных в пункте 5.1 настоящих Правил, осуществляется соответствующими структурными подразделениями управления, в полномочия которых в соответствии с положениями о структурных подразделениях входит исполнение государственных функций, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

5.4. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных в целях, указанных в пункте 5.3 настоящих Правил, осуществляются путем:

5.4.1. Получения оригиналов необходимых документов;

5.4.2. Заверения копий документов;

5.4.3. Внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

5.4.4. Внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы.

5.5. Сбор (получение), запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных (заявителей).

5.6. При исполнении государственной функции управлением запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5.7. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо структурного подразделения управления, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от заявителей, обратившихся в связи с исполнением государственной функции, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

Типовая форма разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные утверждается приказом управления.

5.8. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных заявителей управлением осуществляются лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5.9. Передача (предоставление) персональных данных заявителей регистрируется в журнале учета передачи (предоставления) персональных данных (приложение N 1 к настоящим Правилам), ведение которого организует государственный служащий по кадровому делопроизводству управления, указанного в пункте 5.3 настоящих Правил.

6. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с рассмотрением обращений граждан

6.1. В управлении обработка персональных данных граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и в полном объеме рассмотрения их устных и письменных обращений в порядке, установленном Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

6.2. Персональные данные граждан, обратившихся в управление лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в управлении подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства.

6.3. В соответствии со статьями 7 и 13 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в связи с рассмотрением поступивших в управление обращений граждан обработке подлежат следующие персональные данные:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии);

2) почтовый адрес;

3) адрес электронной почты;

4) указанный в обращении контактный телефон;

5) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.

6.4. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных" и Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

6.5. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных, указанных в пункте 6.3 настоящих Правил, осуществляются лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

6.6. Передача (предоставление) персональных данных граждан регистрируется в журнале учета передачи (предоставления) персональных данных (приложение N 1 к настоящим Правилам), ведение которого организует государственный служащий по кадровому делопроизводству управления, в полномочия которого входит рассмотрение вопросов, указанных в обращении.

7. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах

7.1. Обработка персональных данных в управлении может осуществляться с использованием информационных систем.

Перечень информационных систем персональных данных управления утверждается приказом управления.

7.2. Государственным гражданским служащим (работникам) управления, имеющим право осуществлять обработку персональных данных в информационных системах управления, предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей информационной системе управления. Доступ предоставляется к прикладным программным подсистемам в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами (должностными инструкциями) государственных гражданских служащих (работников) управления.

7.3. Информация может размещаться в информационных системах как в автоматическом, так и в ручном режиме, при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

7.4. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных управления, осуществляется государственным служащим по кадровому делопроизводству управления, в полномочия которого входит обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах, и выполняется путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также иных неправомерных действий в отношении персональных данных согласно статье 19 Федерального закона.

7.5. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных уполномоченными должностными лицами незамедлительно принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.

8. Правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации

8.1. При обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, управлением должны соблюдаться требования Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".

9. Сроки обработки и хранения персональных данных

9.1. Сроки обработки и хранения персональных данных работников и претендентов определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации. С учетом положений законодательства Российской Федерации устанавливаются следующие сроки обработки и хранения персональных данных государственных гражданских служащих и работников управления:

9.1.1. Персональные данные, содержащиеся в приказах по личному составу (о приеме, о переводе, об увольнении, об установлении надбавок), подлежат хранению у государственного служащего по кадровому делопроизводству управления в течение двух лет с последующим формированием и передачей указанных документов в архив управления или государственный архив для хранения в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

9.1.2. Персональные данные, содержащиеся в личных делах государственных гражданских служащих управления, работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы управления, руководителей подведомственных управлению учреждений и иных организаций, а также личных карточках государственных гражданских служащих и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы управления, хранятся у государственного служащего по кадровому делопроизводству управления в течение десяти лет с последующим формированием и передачей указанных документов в архив управления или государственный архив для хранения в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

9.1.3. Персональные данные, содержащиеся в приказах о поощрениях, материальной помощи государственным гражданским служащим и работникам, замещающим должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы управления, подлежат хранению у государственного служащего по кадровому делопроизводству управления в течение двух лет с последующим формированием и передачей указанных документов в архив управления или государственный архив для хранения в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

9.1.4. Персональные данные, содержащиеся в приказах о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, о дисциплинарных взысканиях государственных гражданских служащих и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы управления, подлежат хранению у государственного служащего по кадровому делопроизводству управления в течение пяти лет с последующим уничтожением.

9.1.5. Персональные данные, содержащиеся в документах претендентов на замещение вакантной должности государственной гражданской службы в управлении, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся у государственного служащего по кадровому делопроизводству управления в течение 3 лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

9.2. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых субъектами персональных данных в управление в связи с исполнением государственных функций, определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.

9.3. Персональные данные граждан, обратившихся в управление лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет.

9.4. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с исполнением государственных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях управления, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с исполнением государственных функций, в соответствии с утвержденными положениями о соответствующих структурных подразделениях управления.

9.5. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

9.6. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящими Правилами.

9.7. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений управления.

9.8. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

10. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

10.1. Государственным служащим по кадровому делопроизводству управления осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

10.2. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании комиссии, созданной приказом управления, и оформляется актом уничтожения носителей персональных данных, форма которого приведена в приложении N 2 к настоящим Правилам.

10.3. Уничтожение персональных данных на электронных носителях по окончании срока их обработки производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.