Постановление Администрации города Перми от 4 сентября 2020 г. N 791 "О внесении изменений в постановление администрации города Перми от 29.04.2013 N 320 "Об утверждении Типового положения об общем отделе территориального органа администрации города Перми"

В целях актуализации нормативной правовой базы города Перми администрация города Перми постановляет:

1. Внести изменения в постановление администрации города Перми от 29 апреля 2013 г. N 320 "Об утверждении Типового положения об общем отделе территориального органа администрации города Перми" (в ред. от 03.07.2013 N 537, от 09.10.2018 N 695, от 17.04.2019 N 106-П, от 02.04.2020 N 310), заменив в преамбуле слова "от 29 июня 2006 г. N 128" словами "от 25 февраля 2020 г. N 39".

2. Внести в Типовое положение об общем отделе территориального органа администрации города Перми, утвержденное постановлением администрации города Перми от 29 апреля 2013 г. N 320 (в ред. от 03.07.2013 N 537, от 09.10.2018 N 695, от 17.04.2019 N 106-П, от 02.04.2020 N 310), следующие изменения:

2.1. пункт 1.5 изложить в следующей редакции:

"1.5. Отдел возглавляет начальник (далее - Руководитель отдела).";

2.2. раздел 2 изложить в следующей редакции:

"II. Цели и задачи

2.1. Основными целями деятельности отдела являются организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства, материальное и документационное обеспечение деятельности Территориального органа в соответствии с действующим законодательством, государственными стандартами, нормативными и методическими документами.

2.2. Для достижения поставленных целей отдел решает следующие задачи:

2.2.1. организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документационного обеспечения деятельности в Территориальном органе;

2.2.2. реализация делопроизводственных процессов на всех стадиях жизненного цикла документов в Территориальном органе;

2.2.3. осуществление методического руководства по организации делопроизводства и контроля соблюдения установленного порядка работы с документами в Территориальном органе;

2.2.4. обеспечение комплектования, хранения, учета и использования архивного фонда Территориального органа, подготовка документов к передаче на хранение в муниципальное бюджетное учреждение (далее - МБУ) "Архив города Перми";

2.2.5. материально-техническое обеспечение деятельности Территориального органа;

2.2.6. обеспечение транспортного обслуживания и предоставления связи в Территориальном органе.

2.3. Положения, предусмотренные пунктами 2.2.5 и 2.2.6 настоящего Положения, не распространяются на общий отдел администрации Свердловского района города Перми.";

2.3. раздел 3 изложить в следующей редакции:

"III. Функции

В целях реализации возложенных задач отдел осуществляет следующие функции:

3.1. по вопросам организации и обеспечения функционирования единой системы делопроизводства и документационного обеспечения деятельности в Территориальном органе:

3.1.1. обеспечивает организацию документооборота в Территориальном органе, взаимодействие структурных подразделений Территориального органа по вопросам подготовки, создания и оформления управленческих решений;

3.1.2. осуществляет мониторинг качества подготовки, согласования и оформления проектов правовых актов и писем в Территориальном органе;

3.1.3. организует изготовление гербовых печатей и штампов, осуществляет контроль за применением бланков и штампов в Территориальном органе и их уничтожением;

3.1.4. ведет журнал учета печатей и штампов;

3.1.5. обеспечивает хранение гербовых печатей Территориального органа;

3.1.6. согласовывает образцы гербовых печатей с управлением по общим вопросам администрации города Перми;

3.1.7. контролирует порядок формирования информационных массивов документов в Территориальном органе;

3.1.8. осуществляет формирование, ведение, пополнение, актуализацию электронной базы (электронного хранилища) по регистрируемым документам;

3.1.9. направляет документы для официального опубликования в печатном средстве массовой информации "Официальный бюллетень органов местного самоуправления муниципального образования город Пермь" в уполномоченный орган в установленном порядке;

3.1.10. участвует в формировании Регистра муниципальных нормативных правовых актов Пермского края путем направления в установленном порядке в управление по общим вопросам администрации города Перми, согласованных с юридической службой Территориального органа:

перечня нормативных правовых актов, изданных руководителем Территориального органа, дополнительных сведений к нормативным правовым актам, изданным руководителем Территориального органа, дополнительных сведений к нормативным правовым актам Главы города Перми и администрации города Перми, изданным по направлениям деятельности Территориального органа, по форме, установленной правовым актом администрации города Перми;

нормативных правовых актов, изданных руководителем Территориального органа;

дополнительных сведений к нормативным правовым актам, изданным руководителем Территориального органа;

дополнительных сведений к нормативным правовым актам Главы города Перми и администрации города Перми, изданным по направлениям деятельности Территориального органа;

3.2. по вопросам реализации делопроизводственных процессов на всех стадиях жизненного цикла документов в Территориальном органе:

3.2.1. осуществляет:

прием и регистрацию в системе электронного документооборота (далее - СЭД) корреспонденции, поступающей в Территориальный орган;

регистрацию исходящей и внутренней корреспонденции Территориального органа;

3.2.2. осуществляет регистрацию в порядке, установленном правовыми актами администрации города Перми:

правовых актов руководителя Территориального органа;

договоров (соглашений и контрактов), заключаемых от имени Территориального органа;

трудовых договоров с муниципальными служащими и работниками, замещающими должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы (далее - специалисты Территориального органа), а также с руководителями подведомственных муниципальных учреждений;

трудовых договоров, заключенных работодателями - физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, с работниками, и фактов прекращения указанных договоров;

3.2.3. осуществляет проверку проектов правовых актов и писем на предмет соответствия нормам и требованиям, установленным государственными стандартами и правовыми актами, определяет согласующих лиц;

3.2.4. осуществляет проверку комплектности приложений и сопроводительных материалов к проектам правовых актов и писем, а также наличия виз внутреннего и внешнего (при необходимости) согласования. При нарушении установленных требований к оформлению и содержанию проектов правовых актов и писем возвращает их исполнителям на доработку;

3.2.5. осуществляет редактирование проектов правовых актов и писем на предмет оценки их соответствия нормам современного русского литературного языка;

3.2.6. оформляет на гербовых бланках и подготавливает к подписанию проекты правовых актов, осуществляет подготовку пакетов документов поступившей корреспонденции, проектов писем к рассмотрению и подписанию руководителем Территориального органа в соответствии с правовыми актами администрации города Перми;

3.2.7. осуществляет отправку исходящей корреспонденции, зарегистрированной в Территориальном органе, посредством почтовой связи, электронной почты;

3.2.8. осуществляет изготовление и направление в установленном порядке копий правовых актов в органы прокуратуры;

3.2.9. осуществляет автоматизированную обработку правовых актов, рассылку их текстов по СЭД или посредством электронной почты;

3.2.10. исполняет социально-правовые и тематические запросы юридических и физических лиц;

3.2.11. осуществляет справочно-информационную работу по вопросам прохождения и исполнения документов в СЭД;

3.2.12. обеспечивает своевременное и качественное выполнение работ по копированию и оперативному размножению (тиражированию);

3.2.13. своевременно представляет информацию для телефонного справочника администрации города Перми в уполномоченный орган администрации города Перми;

3.3. по вопросам осуществления методического руководства по организации делопроизводства и контроля соблюдения установленного порядка работы с документами в Территориальном органе:

3.3.1. оказывает методическую помощь специалистам Территориального органа по контролю за своевременным прохождением и рассмотрением документов в Территориальном органе;

3.3.2. проводит консультационную работу со специалистами Территориального органа по вопросам документирования управленческой деятельности и документооборота;

3.3.3. осуществляет мониторинг своевременного и качественного исполнения писем, ведет работу с непосредственными исполнителями;

3.3.4. вносит предложения по предупреждению и устранению причин несвоевременного и ненадлежащего исполнения писем;

3.3.5. инициирует рассмотрение вопросов о нарушении сроков исполнения писем, ответственности руководителей структурных подразделений Территориального органа за нарушение исполнительской дисциплины с предложением мер по привлечению к дисциплинарной ответственности;

3.3.6. обобщает данные и направляет руководителю Территориального органа сведения об объеме документооборота в Территориальном органе;

3.3.7. разрабатывает предложения по оптимизации и сокращению объема документооборота в Территориальном органе;

3.3.8. проводит проверки состояния делопроизводства и организации архива в структурных подразделениях Территориального органа и доводит результаты проверок до сведения руководителя Территориального органа для принятия соответствующих мер;

3.4. по вопросам обеспечения комплектования, хранения, учета и использования архивного фонда Территориального органа, подготовки документов к передаче на хранение в МБУ "Архив города Перми":

3.4.1. комплектует в соответствии с установленными требованиями архив Территориального органа документами постоянного, временного хранения, по личному составу:

обеспечивает текущее хранение документов, образующихся в деятельности Территориального органа;

проводит экспертизу ценности документов, выявляет особо ценные документы;

осуществляет научно-техническую обработку документов;

проводит проверки наличия и состояния дел архива Территориального органа;

организует и ведет учет документов (составление листа фонда, реестра описей), вносит сведения в учетные документы об изменениях количества дел архива Территориального органа;

3.4.2. составляет сводную номенклатуру дел на основании номенклатур дел структурных подразделений Территориального органа;

3.4.3. обеспечивает соблюдение режима хранения и правил размещения документов в архивохранилище;

3.4.4. организует работу экспертной комиссии Территориального органа по определению ценности документов (далее - ЭК);

3.4.5. составляет годовые разделы сводных описей дел и представляет их на рассмотрение ЭК и экспертно-проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов Пермского края;

3.4.6. организует работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

3.4.7. осуществляет подготовку и передачу документов постоянного хранения в МБУ "Архив города Перми" в соответствии с действующими нормативами и номенклатурой дел;

3.4.8. осуществляет подготовку и представление по запросам граждан и организаций архивных справок и копий документов, находящихся в архиве Территориального органа, консультирует юридических и физических лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

3.5. по вопросам материально-технического обеспечения деятельности Территориального органа:

3.5.1. осуществляет материально-техническое обеспечение руководителя Территориального органа и специалистов Территориального органа;

3.5.2. ведет учет материальных ценностей Территориального органа;

3.5.3. обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей, основных средств, малоценных и быстро изнашивающихся предметов в местах их хранения и эксплуатации, находящихся на балансе Территориального органа;

3.5.4. обеспечивает приобретение подарков и сувениров, необходимых для осуществления полномочий Территориального органа;

3.5.5. разрабатывает и осуществляет мероприятия по рациональному использованию материальных ценностей и денежных средств, выделенных на содержание Территориального органа;

3.5.6. организует мероприятия по соблюдению требований охраны труда специалистами Территориального органа;

3.6. по вопросам обеспечения транспортного обслуживания и предоставления связи в Территориальном органе:

3.6.1. обеспечивает транспортное обслуживание руководителя Территориального органа и специалистов Территориального органа;

3.6.2. обеспечивает предоставление связи (проводной и радио);

3.6.3. организует работы по поддержанию в технически исправном состоянии аппаратуры связи Территориального органа в пределах установленных зон ответственности;

3.6.4. осуществляет контроль за качеством предоставления и рациональным использованием транспортных услуг, услуг связи в Территориальном органе;

3.7. обеспечивает подписку на периодические издания руководителя Территориального органа;

3.8. осуществляет взаимодействие Территориального органа с муниципальным казенным учреждением "Центр бухгалтерского учета и отчетности" города Перми - по вопросам бухгалтерского учета в соответствии с Соглашением об оказании услуг по ведению бухгалтерского (бюджетного), налогового, статистического учета и состоянию отчетности;

3.9. осуществляет взаимодействие Территориального органа с управлением по вопросам муниципальной службы и кадров администрации города Перми - по вопросам кадрового делопроизводства в соответствии с правовыми актами администрации города Перми;

3.10. ведет табель учета рабочего времени руководителя Территориального органа и специалистов Территориального органа;

3.11. подготавливает проекты распоряжений руководителя Территориального органа о возможности вступления в брак лиц, достигших возраста шестнадцати лет и желающих вступить в брак, по просьбе данных лиц по месту их жительства при наличии уважительных причин;

3.12. выполняет иные функции, отнесенные законодательством или Уставом города Перми к полномочиям администрации города Перми и закрепленные за Территориальным органом правовыми актами города Перми;

3.13. положения, предусмотренные пунктами 3.5-3.8 настоящего Положения, не распространяются на общий отдел администрации Свердловского района города Перми.";

2.4. в пункте 4.3 слово "Руководитель" заменить словами "Руководитель отдела";

2.5. в пункте 5.1 слово "Руководитель" заменить словами "Руководитель отдела";

2.6. в пункте 5.2 слова "начальника отдела" заменить словами "руководителя отдела";

2.7. в пункте 5.3 слово "Руководитель" заменить словами "Руководитель отдела";

2.8. дополнить пунктом 5.3.7.2 следующего содержания:

"5.3.7.2. является ответственным за прием от муниципальных служащих Территориального органа и регистрацию уведомлений о получении подарка, за прием и хранение подарков, полученных муниципальными служащими Территориального органа;";

2.9. дополнить пунктом 5.3.7.3 следующего содержания:

"5.3.7.3. является ответственным за организацию обработки персональных данных в Территориальном органе.";

2.10. в пункте 6.3 слово "Руководитель" заменить словами "Руководитель отдела";

2.11. в пункте 6.4 слово "Руководитель" заменить словами "Руководитель отдела".

3. Главам администраций районов города Перми (поселка Новые Ляды) привести правовые акты главы администрации района города Перми (поселка Новые Ляды) в соответствие с настоящим постановлением в срок до 01 октября 2020 г.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования в печатном средстве массовой информации "Официальный бюллетень органов местного самоуправления муниципального образования город Пермь".

5. Управлению по общим вопросам администрации города Перми обеспечить опубликование настоящего постановления в печатном средстве массовой информации "Официальный бюллетень органов местного самоуправления муниципального образования город Пермь".

6. Информационно-аналитическому управлению администрации города Перми обеспечить опубликование (обнародование) настоящего постановления на официальном сайте муниципального образования город Пермь в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

7. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации города Перми Ивашкину С.И.

И.о. Главы города Перми

В.Г. Агеев