Приложение N 3. Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации города Южно-Сахалинска, муниципальных автономных, казенных и бюджетных учреждениях, муниципальных унитарных предприятиях, функции и полномочия учредителя которых осуществляются администрацией города Южно-Сахалинска

Приложение N 3
Утверждена постановлением
администрации города
Южно-Сахалинска
от 10.09.2020 N 2602-па

Инструкция
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации города Южно-Сахалинска, муниципальных автономных, казенных и бюджетных учреждениях, муниципальных унитарных предприятиях, функции и полномочия учредителя которых осуществляются администрацией города Южно-Сахалинска

С изменениями и дополнениями от:

20 февраля 2021 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция (далее - Инструкция) определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями (фото, кино, видео и аудиопленки, машинные носители информации и др.), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в структурных подразделениях аппарата и отраслевых (функциональных) органах администрации города Южно-Сахалинска, муниципальных автономных, казенных и бюджетных учреждениях, муниципальных унитарных предприятиях, функции и полномочия учредителя которых осуществляются администрацией города Южно-Сахалинска (далее - Подразделения).

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Настоящая Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками Подразделений.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится не секретная информация, касающаяся деятельности Подразделений, ограничения на распространение которой определяются служебной необходимостью, Перечнем служебной информации ограниченного распространения, утверждаемым настоящим постановлением администрации города Южно-Сахалинска и поступившая не секретная информация, доступ к которой ограничен федеральными законами.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно - эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

- описание структуры Подразделений, функций, направлений и форм деятельности, а также адреса их местонахождения;

- сведения об исполнении бюджета городского округа и использовании межбюджетных трансфертов, о состоянии экономики городского округа и потребностей населения городского округа;

- иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена действующим законодательством.

1.4. На документах и выписках из них (в необходимых случаях и на проектах документов и выписок), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования".

1.5. Правовыми актами администрации города могут утверждаться организационно-распорядительные документы (положения, инструкции, планы, перечни, соглашения и прочее) с отметкой "Для служебного пользования".

В этом случае, в постановляющей (распорядительной) части правового акта указывается наименование организационно-распорядительного документа, наличие отметки "Для служебного пользования" и оговорка "не публикуется", например:

"1. Утвердить календарный план согласования объемов мобилизационных заданий с организациями для нужд органов государственной власти и органов местного самоуправления на 2016 год (для служебного пользования, не публикуется).".

Текст такого правового акта публикуется без приложения документов с отметкой "Для служебного пользования", а полный текст направляется в Подразделения согласно листа рассылки в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска (далее - Инструкция по делопроизводству).

1.6. Необходимость проставления отметки "Для служебного пользования" на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется ответственным исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, а в отношении организационно-распорядительных документов, утверждаемых постановлениями и распоряжениями администрации города, либо распоряжениями первого вице-мэра, первого вице-мэра руководителя аппарата или вице-мэров - руководителем Подразделения, подготовившего соответствующий проект.

1.7. Должностные лица, принявшие решения об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных подпунктом 1.3 настоящей Инструкции.

1.8. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

1.9. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.10. Право отменить решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения имеют должностные лица, которые приняли данное решение, либо вышестоящие по должности руководители.

1.11. Контроль за осуществлением учета, копирования, хранения и использования документов, дел и изданий с отметкой "Для служебного пользования" возлагается на руководителя Подразделения, выполняющего такие функции.

1.12. Сотрудники Подразделений, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями "Для служебного пользования" должны быть в обязательном порядке ознакомлены под роспись с настоящей Инструкцией.

1.13. Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями "Для служебного пользования", запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

Информация об изменениях:

Раздел 1 дополнен пунктом 1.14 с 20 февраля 2021 г. - Постановление Администрации города Южно-Сахалинска от 20 февраля 2021 г. N 413-па

1.14. Проверка наличия документов, учета, копирование, хранение и использование документов, с отметкой "Для служебного пользования" в подразделениях осуществляется Департаментом мобилизационной подготовки и защиты информации не реже одного раза в три года. Результаты проверки оформляются актом.

2. Порядок оформления служебных документов ограниченного распространения

2.1. Подготовка, оформление, прохождение, контроль исполнения и рассылка документов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляются в системе электронного документооборота (далее - СЭД), применяемой в администрации города Южно-Сахалинска, в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству для документов без ограничительных отметок, и с учетом особенностей, установленных настоящей Инструкцией.

2.2. На служебных документах ограниченного распространения, приложениях к ним, делах и изданиях, содержащих сведения ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования". Указанная отметка проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа и приложения к нему, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

2.3. При отправке документов с отметкой "Для служебного пользования" с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения, номер документа и количество листов. Например:

Приложение: календарный план согласования объемов мобилизационных заданий с организациями для нужд органов государственной власти и органов местного самоуправления на 2016 год, N 015-06478 ДСП, на 5 л.

2.4. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации и отправки сотруднику, отвечающему за организацию работы с документами в Подразделении. Черновики уничтожаются этим сотрудником с отражением факта уничтожения в журнале учета документов со служебной информацией ограниченного распространения (их черновиков), подлежащих уничтожению по форме согласно приложению N 3 к Инструкции. Уничтожение документов осуществляется с использованием бумагорезательной машины.

3. Порядок учета и регистрации служебных документов ограниченного распространения

3.1. Прием, первичная обработка, регистрация, распределение или отправка документов с отметкой "Для служебного пользования", машинных носителей информации, содержащих электронные документы с информацией ограниченного распространения, осуществляется канцелярией Отдела по работе с документами и контролю Управления документационного обеспечения МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска" (далее Канцелярия) и сотрудниками, отвечающими за организацию работы с документами в Подразделениях, в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству, с учетом особенностей, установленных настоящей Инструкцией.

3.2. Документы с отметкой "Для служебного пользования" учитываются отдельно от другой служебной документации и регистрируются в специальном журнале СЭД.

В случае, если документы с отметкой "Для служебного пользования", направленные непосредственно в Подразделение, передаются адресату под роспись без регистрации в Канцелярии, то такие документы подлежат регистрации отдельно от другой служебной документации в специальном журнале СЭД либо в отдельном журнале на бумажном носителе по форме, согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.

3.3. При регистрации входящего документа с отметкой "Для служебного пользования" на первом листе в нижней его части с правой стороны ставится штамп, в котором указываются очередной порядковый номер документа и дата его поступления. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

Например:

                                                /----------\

                                                | входящий |

                                                | N 58 ДСП |

                                                |01.02.2014|

                                                \----------/

3.4. На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе.

3.5. На машинных носителях информации учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, пометка "ДСП") проставляются в удобном для просмотра месте.

Рассылка, передача, проверка наличия машинных носителей информации ограниченного распространения, проведение служебных проверок по фактам их утраты осуществляются в соответствии с пунктами 4.4, 4.5, 4.8, 6.4 и 6.5 настоящей Инструкции.

4. Порядок рассылки (отправки), копирования и ознакомления со служебными документами ограниченного распространения

4.1. Копирование (тиражирование), ознакомление, передача и отправка документов с отметкой "Для служебного пользования" производятся с разрешения должностного лица, в чей адрес был направлен документ, должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, либо вышестоящего ему по должности руководителя.

4.2. Учет копированных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительно скопированные экземпляры документа учитываются за номером этого документа, о чем делается отметка на скопированном документе. Нумерация дополнительно скопированных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

4.3. Копирование (тиражирование) документов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам. На обороте последнего листа оригинала делается запись о количестве снятых копий и где они учтены, заверяемая специалистом, осуществляющим регистрацию документа, с проставлением даты. На копиях под отметкой "Для служебного пользования" указывается номер копии, например:

                                      Для служебного пользования

                                                       Копия N 1

4.4. К документу, предназначенному для направления в более чем четыре адреса, прилагается лист рассылки, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

4.5. Пакеты (конверты), с вложением документов или машинных носителей информации с отметкой "Для служебного пользования", направляемые адресату через АО "Почта России" или ФГУП "Главный центр специальной связи", оформляются в соответствии с правилами, устанавливаемыми указанными операторами почтовой связи.

Не допускается пересылка исходящей корреспонденции с вложением документов или машинных носителей информации с отметкой "Для служебного пользования" иными предприятиями или организациями, оказывающими услуги почтовой связи или экспресс-доставки корреспонденции, грузов, товаров и т.п.

4.6. Уполномоченное должностное лицо может давать разрешение на ознакомление с документами с отметкой "Для служебного пользования" представителям сторонних организаций при наличии официального письменного мотивированного запроса организаций, которым такое право предоставлено действующим законодательством.

Запросы и все документы обоснований и разрешений на ознакомление с документами с отметкой "Для служебного пользования" приобщаются к соответствующему делу учета указанных документов.

Факт ознакомления представителя сторонней организации с документом с отметкой "Для служебного пользования" фиксируется путем проставления заверительной надписи на оборотной стороне последнего листа документа.

Заверительная надпись должна содержать:

наименование представителя сторонней организации;

Фамилию и инициалы представителя сторонней организации;

подпись представителя сторонней организации;

дату ознакомления;

подпись, фамилию, инициалы и должность сотрудника, ответственного за организацию работы с документами в Подразделении.

4.7. Допускается изготовление выписок из документов с отметкой "Для служебного пользования" и направление их в Подразделения, а также иные организации.

Выписка относится к служебным документам ограниченного распространения в случае, если в ней содержится информация, послужившая причиной установления пометки ограничения доступа. Должностное лицо, принявшее решение о подготовке выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного распространения, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения. На оборотной стороне последнего листа документа с отметкой "Для служебного пользования" делается пометка "Выписка" и указывается перечень включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа, о количестве изготовленных выписок и где они учтены, заверяемые сотрудником, ответственным за организацию работы с документами в Подразделении, с проставлением даты.

4.8. Документы ограниченного распространения или их копии не могут передаваться адресатам в электронном виде по незащищенным открытым каналам связи, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также с использованием факсимильной связи.

5. Группировка исполненных документов ограниченного распространения в дела, отбор документов для хранения и к уничтожению

5.1. Документы с отметкой "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка "Для служебного пользования". Порядок их группировки и формирования устанавливается Инструкцией по делопроизводству.

При небольшом количестве документов с отметкой "Для служебного пользования" номенклатурой дел может быть предусмотрено выделение одного дела: "Документы "Для служебного пользования".

5.2. Допускается помещать в дело "Документы "Для служебного пользования" отдельные не ограниченные к обороту документы, имеющие прямое отношение к содержанию документов данного дела.

5.3. Сброшюрованные материалы, издания, информационные материалы, планшеты и прочие материалы с отметкой "Для служебного пользования", которые невозможно подшить в дела, хранятся отдельно. Одновременно заводится карточка учета выдачи дела, брошюры, издания (приложение N 2 к настоящей Инструкции), которая помещается в бумажный карман (конверт), приклеенный к внутренней стороне обложки, или хранится в специальном ящике - картотеке. Все карточки учета хранятся до уничтожения дела, брошюры, издания.

5.4. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел с отметкой "Для служебного пользования" с целью отбора их на архивное хранение, установления сроков хранения, возможного снятия с них отметки "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с требованиями и порядком, установленными Инструкцией по делопроизводству.

5.5. Отобранные к уничтожению документы и дела с отметкой "Для служебного пользования", не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, уничтожаются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.

6. Порядок хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения

Информация об изменениях:

Пункт 6.1 изменен с 20 февраля 2021 г. - Постановление Администрации города Южно-Сахалинска от 20 февраля 2021 г. N 413-па

См. предыдущую редакцию

6.1. Документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования", а также реестры их учета должны храниться в служебных помещениях в запираемых шкафах (сейфах), исключающих доступ к ним посторонних лиц.

6.2. Учет и хранение съемных машинных носителей информации, содержащие информацию ограниченного использования осуществляется в соответствии с Инструкцией по учету, выдаче, хранению, обращению с машинными носителями информации и персональными идентификаторами, предназначенными для хранения информации ограниченного использования (персональными данными), утвержденной постановлением администрации города Южно-Сахалинска от 21.02.2020 N 489-па "Об обработке персональных данных в администрации города Южно-Сахалинска".

6.3. Выданные для работы документы и дела с отметкой "Для служебного пользования" с разрешения руководителя Подразделения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

6.4. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с отметкой "Для служебного пользования" из одного дела в другое без разрешения лица, ответственного за организацию работы с документами в Подразделении. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в журналах учета.

Запрещается выносить документы, дела и издания с отметкой "Для служебного пользования" из служебных помещений для работы с ними на дому.

6.5. При смене в Подразделении сотрудника, отвечающего за организацию работы с документами, журналы учета документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации с отметкой "Для служебного пользования", передаются по акту приема-передачи, утверждаемому руководителем Подразделения.

6.6. В случае утраты документов, дел или изданий, съемных машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, руководитель Подразделения информирует об этом первого вице-мэра, руководителя аппарата и, совместно с сотрудниками Департамента мобилизационной подготовки и защиты информации, проводит служебную проверку по факту утраты, о результатах которой докладывает первому вице-мэру, руководителю аппарата.

На безвозвратно утраченные документы, дела и издания, съемные машинные носители информации с отметкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

7. Порядок снятия отметки "Для служебного пользования" с документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации

7.1. Снятие отметки "Для служебного пользования" с документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации осуществляется:

- по решению руководителя Подразделения, либо вышестоящего по должности руководителя;

- по решению экспертной комиссии Подразделения, оформленному в виде акта при проведении экспертизы ценности документов.

Снятие с документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации отметки "Для служебного пользования" осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа, титульном листе дела или издания, съемном машинном носителе информации, указанной пометки с проставлением заверительной надписи со ссылкой на акт, его номер и дату или указания должности, фамилии и инициалов должностного лица, снявшего ограничение, его подписи и даты.

7.2. Сотрудник Подразделения, ответственный за организацию работы с документами, вносит в регистрационно-учетные формы записи о снятии отметки "Для служебного пользования" с документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации.

7.3. В случае, если документы или издания, с которых снята отметка "Для служебного пользования" ранее направлялись, в т.ч. в виде копий, в другие Подразделения и Организации, сотрудник, ответственный за организацию работы с документами в Подразделении уведомляет таких адресатов, в порядке, которым эти документы или издания направлялись.

Информация об изменениях:

Раздел 7 дополнен пунктом 7.4 с 20 февраля 2021 г. - Постановление Администрации города Южно-Сахалинска от 20 февраля 2021 г. N 413-па

7.4. В случае ликвидации, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

8. Требования, предъявляемые к автоматизированной обработке служебной информации ограниченного распространения

8.1. Автоматизированная обработка служебной информации ограниченного распространения допускается только с использованием типовых автоматизированных мест пользователей ЕМТС, оборудованных средствами защиты информации в соответствии с условиями эксплуатации типового сегмента "Сегмент обработки информации", либо на автономных персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ), расположенных в пределах контролируемой зоны зданий и сооружений, в которых размещается Подразделение. С разрешения руководителя Департамента мобилизационной подготовки и защиты информации аппарата администрации города допускается подключение такой автономной ПЭВМ к другим автоматизированным системам, в т.ч. к информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", при соблюдении установленных Федеральной службой по техническому и экспортному контролю требований по организации технической защиты информации, не составляющей государственную тайну".

8.2. Все работы, связанные с автоматизированной обработкой служебной информации ограниченного распространения, производятся только с использованием учтенных машинных носителей информации (МНИ).

Учет МНИ осуществляют сотрудники, ответственные за организацию работы с документами в Подразделении, или специалисты, ответственные за выдачу и установку МНИ. К МНИ относятся:

несъемные жесткие магнитные диски; съемные жесткие магнитные диски; гибкие магнитные диски; оптические и магнитооптические диски; флэш-накопители.

МНИ, используемые для обработки информации ограниченного распространения, должны быть учтены в журналах установленной формы (приложение N 3 к настоящей Инструкции). При небольшом их количестве допускается учитывать в журнале учета документов "Для служебного пользования".