Приложение. Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей

Приложение
к приказу Министерства
здравоохранения Республики Крым
от 28 августа 2020 г. N 2069

Правила
рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей

1. Общие положения

1.1. Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей (далее - Правила) определяют последовательность действий при рассмотрении запросов субъектов персональных данных или их представителей, поданных в соответствии с частью 1 статьи 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Запросы), правила ведения делопроизводства по запросам, поступающим в адрес министерства здравоохранения Республики Крым (далее - Министерство), а также осуществление контроля за соблюдением Правил.

1.2. Рассмотрение Запросов в Министерстве, являющемся в соответствии со статьей 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ) оператором, осуществляющим обработку персональных данных, выполняется с соблюдением прав субъектов персональных данных или их представителей и в соответствии с обязанностями оператора, определенными Федеральным законом N 152-ФЗ и настоящими Правилам.

2. Прием и регистрация Запросов

2.1. Запросы могут быть доставлены лично, через представителей, почтовым отправлением, по электронным каналам связи в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.2. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных оператором, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.3. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

1) подтверждение факта обработки персональных данных оператором;

2) правовые основания и цели обработки персональных данных;

3) цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных;

4) наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;

5) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

7) порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральном законом N 152-ФЗ;

8) информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

9) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

10) иные сведения, предусмотренные Федеральным законом N 152-ФЗ или другими федеральными законами.

2.4. Запросы в адрес Министерства, поступающие непосредственно от граждан, принимаются и регистрируются в отделе организации документального обеспечения и работы с обращениями граждан.

2.5. Если к Запросу прилагаются подлинные документы, удостоверяющие личность (паспорт, свидетельство, удостоверение и другие документы), с них снимаются копии; оригиналы возвращаются непосредственно гражданину или отправляются заказным письмом по указанному в Запросе адресу.

2.6. Специалист, ответственный за делопроизводство, при прочтении Запроса проверяет правильность адресации Запроса, проверяет историю Запросов гражданина на повторность.

2.7. В случае, если сведения, указанные в пункте 2.3. настоящих Правил, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных по его запросу, субъект персональных данных вправе обратиться повторно к оператору или направить ему повторный запрос в целях получения сведений, предусмотренных пунктом 2.3. настоящих Правил ознакомления с такими персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

2.8. Субъект персональных данных вправе обратиться повторно к оператору или направить ему повторный запрос в целях получения сведений, указанных в пункте 2.3. настоящих Правил, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в пункте 2.7. настоящих Правил, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в пункте 2.2. настоящих Правил, должен содержать обоснование направления повторного запроса.

2.9. В Запросах, поступивших повторно и удовлетворяющих требованиям пунктов 2.7., 2.8. настоящих Правил, делается отметка о повторном поступлении Запроса, и к нему приобщаются копии материалов предыдущих Запросов. Министерство вправе отказать субъекту персональных данных или его представителю в рассмотрении повторного Запроса, не соответствующего требованиям, предусмотренным пунктами 2.7., 2.8. настоящих Правил. Такой отказ должен быть мотивированным. Обязанность представления доказательств обоснованности отказа в выполнении повторного Запроса лежит на Министерстве.

2.10. Специалист, ответственный за делопроизводство, заносит необходимую информацию о Запросе в журнал учета обращений субъектов персональных данных.

2.11. Регистрация Запросов производится путем присвоения порядкового номера каждому поступившему Запросу в течение трех календарных дней с даты их поступления. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного Запроса проставляется регистрационный штамп. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

2.12. Запрос, ошибочно поступивший в Министерство направляется специалистом, ответственным за делопроизводство по указанному в Запросе адресу с сопроводительным письмом с уведомлением субъекта персональных данных или его представителя, направившего Запрос, о переадресации Запроса.

3. Направление Запроса на рассмотрение

3.1. После регистрации, в тот же день, Запрос, поступивший в адрес Министерства, вместе с карточкой передается руководству для рассмотрения, определения исполнителя и нанесения поручения по Запросу.

3.2. Срок для определения исполнителей и нанесения поручений по Запросу не может превышать семь календарных дней, которые входят в основной (тридцать календарных дней) срок рассмотрения Запроса со дня его регистрации.

3.3. В случае если Запрос, поступивший в адрес Министерства, содержит требование уточнить персональные данные, блокировать их или уничтожить в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, руководитель в тот же день определяет исполнителей и наносит поручение осуществить блокирование неправомерно обрабатываемых либо неточных персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных или его представителю, с даты получения указанного Запроса на период проверки.

3.4. В поручении указываются фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, дата и подпись.

4. Рассмотрение Запросов в Министерстве

4.1. Ответственное лицо при рассмотрении Запроса обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение Запроса, запрашивает необходимые для рассмотрения Запроса документы и материалы у должностных лиц по компетенции.

4.2. Запрос рассматривается не более тридцати календарных дней со дня его получения, если действующим законодательством (статьи 20, 21 Федерального закона N 152-ФЗ) не установлен более короткий срок рассмотрения Запроса.

4.3. В установленный срок (тридцать календарных дней) входит время на визирование (определение исполнителей и нанесение поручений), рассмотрение Запроса по существу, подготовку текста ответа, его возможное согласование, подписание и направление ответа гражданину.

5. Оформление ответов на Запросы

5.1. Ответы на Запросы, поступившие в адрес Министерства подписываются высшим руководством.

5.2. Подготовку ответа обеспечивает руководитель структурного подразделения Министерства (должностное лицо) в соответствии с поручением по Запросу. В случае если в поручении указано несколько исполнителей (должностных лиц), ответственным исполнителем считается должностное лицо, указанное первым в поручении по Запросу. Ответ на Запрос готовит основной исполнитель, указанный в поручении первым, при этом другие исполнители визируют данный ответ.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.4. Ответ на Запрос, поступивший по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в Запросе.

5.5. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные вопросы.

5.6. Запрос считается исполненным, если по существу поставленных вопросов субъекту персональных данных или его представителю в соответствии с требованиями, предусмотренные частью 3 статьи 20 и частями 1 - 3 статьи 21 Федерального закона N 152-ФЗ, в доступной форме представлены все запрашиваемые им сведения, или приняты необходимые меры по обеспечению полноты, уточнению или актуализации персональных данных, блокированию неправомерно обрабатываемых персональных данных, прекращению неправомерной обработки и уничтожению, в случае поступления сведений, подтверждающих, что такие персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также уведомлению субъекта персональных данных или его представителя о внесенных изменениях и предпринятых мерах в том числе по уведомлению третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были Переданы.

5.7. Ответы на Запросы оформляются в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по делопроизводству в Министерстве, и должны содержать дату и регистрационный номер документа, фамилию и инициалы гражданина, его почтовый адрес, текст документа (ответ на Запрос), наименование должности лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию, подпись, а также инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя.

6. Контроль за соблюдением Правил

6.1. Контроль за соблюдением Правил возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

6.2. Организация делопроизводства по Запросам и контроля за своевременным, объективным и полным рассмотрением Запросов, поступивших в адрес Министерства осуществляется отделом организации документального обеспечения и работы с обращениями граждан.

6.3. Организация делопроизводства по Запросам и контроля за своевременным, объективным и полным рассмотрением Запросов, поступивших в структурные подразделения Министерства, осуществляется их руководителями.