Статья 2. Организация комплектования архива организации документами

Статья 2. Организация комплектования архива организации документами

1. Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Целью комплектования архива организации является создание и формирование архивного фонда организации, который подлежит хранению в архиве организации. Процесс комплектования включает: проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве; оформление дел; передачу дел в архив организации.

2. Архив организации хранит документы самой организации, в том числе ее структурных подразделений, и организаций-предшественников данной организации.

3. Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также документами по личному составу, личного происхождения, хранит справочно-поисковые средства и учетные документы.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив организации не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Все дела поступают в архив организации в упорядоченном состоянии. Их передача производится только по описям дел.

4. Документы должны передаваться в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения в делопроизводстве.

Документы по личному составу муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения.

5. Документы постоянного хранения, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, Свердловской области, города Нижний Тагил хранятся в архивах муниципальных организаций временно и передаются в муниципальный архив по истечении сроков временного хранения до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в муниципальный архив:

- документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

- записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

- проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

- технологической и конструкторской документации - 20 лет;

- патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

- научной документации - 15 лет;

- кино- и фотодокументов - 5 лет;

- видео- и фотодокументов - 3 года.

Документы по личному составу хранятся в архиве организации:

- законченные делопроизводством до 1 января 2003 года - 75 лет;

- законченные делопроизводством после 1 января 2003 года - 50 лет ¹.

6. Органы местного самоуправления и муниципальные организации города Нижний Тагил обеспечивают в соответствии с требованиями, установленными настоящим Порядком, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств муниципальных органов и организаций, передающих документы.

Должностные лица организаций несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящим Порядком в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7. Документы должны передаваться в архив организации после проведения экспертизы ценности.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения и отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

8. Для проведения экспертизы ценности документов приказом руководителя организации создается экспертная комиссия (далее - ЭК).

ЭК является совещательным органом при руководителе организации. Основной задачей ЭК является организация и проведение экспертизы ценности документов.

Задачи и функции ЭК организации определяются положением о комиссии, утверждаемым руководителем организации.

В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива (лицо, ответственное за архив), специалисты кадровой и финансовой служб, а также наиболее квалифицированные специалисты, знающие специфику деятельности организации, в количестве не менее трех человек. В состав ЭК (по согласованию) может быть включен представитель органа управления архивным делом на территории города Нижний Тагил, источником комплектования которого выступает организация. Состав ЭК утверждается приказом руководителя организации.

9. Положения, регламентирующие порядок проведения экспертизы ценности документов в организации, должны быть включены в инструкцию по делопроизводству организации.

Экспертиза ценности документов проводится:

- в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив организации;

- в архиве организации - в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в структурных подразделениях организации сотрудниками подразделений при методической помощи службы делопроизводства и архива организации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации проводится:

- отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации;

- отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в структурных подразделениях;

- отбор документов, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

Если в организации структурные подразделения отсутствуют, экспертиза ценности проводится ЭК организации.

Экспертиза ценности электронных документов (далее - ЭД) проводится в порядке, установленном для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе.

Отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения (типового, ведомственного) и номенклатуры дел организации.

10. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (приложение N 1 к настоящему Порядку), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел (приложения N 2, 3, 4 к настоящему Порядку). Опись дел постоянного хранения составляется в 4 экземплярах, опись дел по личному составу в 3 экземплярах.

На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 5 к настоящему Порядку).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов постоянного хранения. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение.

11. Описи на дела постоянного хранения, на дела по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. По итогам рассмотрения ЭК принимает решение о согласовании или возвращении на доработку описей дел и актов о выделении к уничтожению документов.

Согласованные описи дел, акты о выделении к уничтожению документов организаций передаются в орган управления архивным делом на территории города Нижний Тагил.

12. Описи дел постоянного хранения и по личному составу организаций, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, направляются на утверждение/согласование Экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК).

Описи дел по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов организаций, не являющихся источниками комплектования органа управления архивным делом на территории города Нижний Тагил направляются на согласование Экспертно-методической комиссии органа управления (далее - ЭМК).

После утверждения и согласования описей и актов ЭПК и ЭМК соответственно, указанные документы утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

13. Муниципальные организации не являющиеся источниками комплектования органа управления архивным делом на территории города Нижний Тагил создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность. Организации также составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают указанные документы только после составления годовых разделов описей дел по личному составу и их утверждения руководителем организации.

14. Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (приложение N 5 к настоящему Порядку).

15. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, законченные делопроизводством, должны быть подготовлены к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

Оформление дел для передачи в архив организации осуществляется в делопроизводстве сотрудниками службы делопроизводства или ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

16. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу:

1) полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает:

- подшивку или переплет документов дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя дела (приложение N 6 к настоящему Порядку);

- составление внутренней описи документов дела (приложение N 7 к настоящему Порядку);

- оформление обложки дела (приложение N 8 к настоящему Порядку);

2) подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложение N 9 к настоящему Порядку);

3) при подшивке (переплете) дела выполняются следующие действия:

- металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются;

- в начале дела, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела,

- в конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела;

- документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них;

- при наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных документов (трудовых книжек, дипломов и других), эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и формироваться в отдельное дело;

4) дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках);

5) для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле, все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов дела допущено большое количество ошибок проводится их перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;

6) для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется лист-заверитель дела. Лист-заверитель составляется по установленной форме в соответствии с приложением N 6 к настоящему Порядку, на отдельном листе и подписывается его составителем.

В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, в том числе литерные номера листов и пропущенные номера листов (при наличии), через знак "+" (плюс) указывается количество листов внутренней описи. В графах 1 и 2 листа-заверителя дела оговариваются особенности физического состояния и формирования дела: номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложений.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и другие) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт в графе 1. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки дела;

7) для документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, индивидуальный учет которых вызван спецификой документов (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и другие), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутреннюю опись рекомендуется также составлять в делах постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по делопроизводству организации;

8) внутренняя опись составляется на отдельном листе (листах) по установленной форме в соответствии с приложением N 7 к настоящему Порядку, в которой указывается порядковый номер записи, регистрационный индекс документа, дата документа, заголовок, номера листов документа в деле и примечание.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и другое) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложке дела;

9) обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 8 к Порядку). На обложке дела указываются:

- наименование муниципального архива (принимающего документы на хранение);

- полное официальное наименование вышестоящей организации при ее наличии (указывается над наименованием организации - источника комплектования в именительном падеже);

- полное официальное наименование организации - источника комплектования (указывается в именительном падеже);

- сокращенное наименование организации - источника комплектования при его наличии (указывается в скобках после полного наименования);

- наименование структурного подразделения организации.

Если наименование организации в течение периода, охватываемого документами дела, изменилось или дело было передано в другую организацию, на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование данной организации или организации-правопреемника (прежнее название заключается в скобки).

Индекс дела, номер тома (части) и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел организации. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле. При необходимости в заголовок могут быть внесены уточнения. В конце заголовков дел, содержащих копии документов, проставляется отметка "Копии". Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указывается дата дела - год (ы) заведения и окончания в делопроизводстве. Если в дело включены документы, дата которых выходит за рамки крайних дат документов дела, под строкой "Крайние даты" делается запись: "В деле имеются документы за ... год (ы)". При составлении описей дел данная запись может указываться в графе "Примечание".

Дата дела может не указываться на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты и другие документы, в заголовках которых отражаются даты или период, к которому относятся документы дела.

Датами дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, составляющих дело, или даты утверждения (если протоколы утверждаются).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом, например: 9 мая 1998 года.

Обязательными реквизитами обложки дела являются указание листов в деле (проставляется на основании листа-заверителя дела) и срок хранения дела (переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр на обложке дела проставляется в левом нижнем углу чернилами после включения дел в годовые разделы описей дел и после утверждения/согласования годовых разделов сводных описей дел ЭПК и утверждения руководителем организации (до этого архивный шифр проставляется карандашом). Архивный шифр включает в себя: номер фонда, номер описи, номер дела;

10) при подготовке к передаче в архив ЭД каждое электронное дело записывается на два физически обособленных материальных носителя. Записи электронных дел на физически обособленных носителях должны быть абсолютно идентичными. На каждый электронный носитель оформляется вкладыш, на котором должно быть указано: индекс дела, заголовок дела по номенклатуре дел, крайние даты документов электронного дела, объем дела в Мб. Вкладыш помещается в футляр единицы хранения.

17. Передача дел в архи