Статья 3. Организация хранения архивных документов в архиве организации

Статья 3. Организация хранения архивных документов в архиве организации

1. Требования к помещениям для хранения архивных документов:

1) для хранения архивных документов должно быть выделено отдельное изолированное помещение (хранилище). При объеме менее 500 единиц хранения архивные документы могут храниться в металлических запираемых и опечатываемых шкафах, установленных в рабочем помещении лица, отвечающего за архив организации;

2) не допускается размещение архивных документов в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии;

3) помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

4) электропроводка в хранилищах должна быть скрытой или в газовых трубах, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ;

5) отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества;

6) в хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

2. Режимы хранения документов:

1) документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих хищение и утрату документов;

2) световой режим:

- постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий; для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью;

- уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола - 20-50 люксов, на рабочих столах - 100 люксов;

3) температурно-влажностный режим:

- в помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов:

для документов на бумажном носителе - температура +17-19 градусов С, относительная влажность воздуха 50-55%;

для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - соответственно +8-18 градусов С и 45-65%;

для документов на оптических дисках - соответственно +10-23 градусов С и 20-50%;

для документов на кинопленке с безопасной основой - черно-белые: температура не выше 15 градусов С, цветные: температура не выше - 5 градусов С, относительная влажность воздуха 40-45%;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

5) для фотодокументов - черно-белые: температура не выше +15 градусов С, цветные: температура не выше - 5 градусов С и относительная влажность воздуха 40-45%;

- температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного воздуха: в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха - два раза в неделю.

При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима (приложение N 11 к настоящему Порядку);

- при выявлении нарушений температурно-влажностного режима работник архива сообщает об этом руководителю архива и вызывает специалиста хозяйственной службы для ликвидации неисправности. Меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима, также отражаются в журнале.

После ликвидации нарушения проверка температуры и относительной влажности воздуха проводится один раз в сутки в течение месяца.

Если нарушение температурно-влажностного режима было длительным (от трех суток и более) и сопровождалось повышением относительной влажности воздуха до 70-90%, после ликвидации неисправности принимаются меры по нормализации уровня влажности (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища);

- контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале;

4) санитарно-гигиенический режим:

- помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты.

- в помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении;

- в помещениях архивохранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок, связок с документами, шкафов, стеллажей; обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы;

- два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений силами работников архива, а при необходимости - силами соответствующих служб.

- проведение санитарно-гигиенических работ фиксируется в журнале. Контроль за обеспечением санитарно-гигиенического режима проводит работник архива;

5) охранный режим:

- охранный режим обеспечивается техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности; по завершении рабочего дня архивохранилища (специальные шкафы, где хранятся документы при отсутствии помещений архивохранилищ) опечатываются.

Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы распашными запирающимися решетками, открывающимися наружу.

- право доступа в хранилище имеет работник архива или должностное лицо, назначенное ответственным за архив распорядительным документом руководителя. В отдельных случаях - другие лица с разрешения руководителя в сопровождении лиц, ответственных за хранение документов.

3. Обеспечение нормативных условий хранения ЭД:

Обеспечение нормативных условий хранения ЭД, помимо условий, перечисленных выше, включает:

- создание в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения ЭД (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

- обеспечение архива организации техническими и программными средствами воспроизведения, копирования, перезаписи и контроля физического и технического состояния ЭД;

- обеспечение режима информационной безопасности ЭД;

- обеспечение физико-технической сохранности носителей ЭД;

- синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации;

- сохранение возможности доступа в архиве к архивным ЭД, созданным в ранее использовавшемся программном обеспечении.

Ответственность за сохранность электронных архивных документов несет:

- при их хранении в архиве организации - руководитель архива (лицо, ответственное за архив);

- при их хранении в архивной части информационной системы организации - руководитель подразделения IT-технологий.

Обеспечение информационной безопасности ЭД архива включает:

- обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации;

- обеспечение аутентичности, полноты, достоверности, целостности и неизменности информации, содержащейся в ЭД, при осуществлении их перезаписи на другие носители.

Обеспечение физико-технической сохранности носителей ЭД и воспроизводимости ЭД включает:

- проведение не реже одного раза в 5 лет технического контроля физического состояния носителей ЭД и воспроизводимости ЭД;

- проведение при выявлении изменений физического состояния носителей ЭД по решению руководителя организации работы по перезаписи ЭД на новые носители;

- проведение работ по перезаписи ЭД в новые форматы при изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости ЭД;

- создание фонда пользования ЭД.

4. Размещение документов в хранилище

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами (описями) и облегчающим их оперативный поиск.

Категорически запрещается хранение архивных документов на полу в неразобранных кипах.

Документы постоянного хранения в хранилище размещаются отдельно от дел временного хранения и документов по личному составу.

Фото- и видеодокументы на магнитном носителе хранятся отдельно от документов на бумажной основе.

Хранилища документов на бумажной основе оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения документов на бумажной основе применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное.

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

- расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

- расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

- расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и тому подобное.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:

- бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках;

- бумажные документы временного хранения (менее 45 лет) - размещают в связках.

Каждая коробка, связка должны иметь ярлык (приложение N 12 к настоящему Порядку), на котором в соответствии с описью, указываются:

- название организации, структурного подразделения;

- номер описи;

- крайние годы дел, входящих в коробку, связку;

- номера дел, входящих в коробку, связку.

Фото- и видеодокументы на магнитном носителе хранятся вдали от металлических предметов, в фирменных упаковках в вертикальном положении, на деревянных стеллажах или в деревянных шкафах. Каждая упаковка должна иметь архивный шифр (номер описи и единицы хранения), обозначение крайних дат записей, их продолжительности.

Место хранения ЭД определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и так далее) в соответствии с положением об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях организации.

Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются:

- наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и другое;

- обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

- обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД.

Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами (ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78. ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение; РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях).

По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.

Не допускается хранение магнитных носителей на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные каркасы могут быть использованы при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление).

Хранилище ЭД обеспечивается также первичными средствами хранения магнитных носителей (футлярами). Наиболее приемлемыми материалами для них являются такие виды пластмассы как полистирол, полипропилен и поликарбонат. Не следует использовать первичные средства хранения магнитных носителей из бумаги, картона, пенорезины, поливинилхлорида, целлюлозных видов пластмассы, высокопластифицированных материалов.

5. Топографирование:

1) топографирование - разработка схемы расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов и контейнеров), а также ведение топографических указателей.

Топографирование проводит работник архива, оно служит для закрепления мест хранения документов и упрощения процесса поиска дел;

2) все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - сверху вниз, слева направо; архивохранилище с пронумерованными стеллажами, шкафами и полками (при наличии нескольких архивохранилищ) также нумеруются;

3) в целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные, а при большом количестве фондов - пофондовые; постеллажные топографические указатели (приложение N 13 к настоящему Порядку) прикрепляются к стенке стеллажа (шкафа); пофондовые топографические указатели (приложение N 14 к настоящему Порядку) располагаются по номерам фондов и служат для определения места хранения конкретных дел; пофондовые топографические указатели допускается вести в виде электронной картотеки.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях. В случае составления нового указателя, старый указатель остается на хранении для помощи в проведении розыска необнаруженных дел.

6. Порядок выдачи дел из хранилищ (архива).

Дела выдаются из хранилищ:

- для использования работниками организации;

- во временное пользование для других организаций.

Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий: 1 месяц - для использования работниками организации; 3 месяца - во временное пользование для других организаций.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прек