Распоряжение Администрации городского округа Саранск от 10 июля 2018 г. N 59-Р "Об утверждении Положения о Канцелярии (Управлении) Администрации городского округа Саранск и должностных инструкций муниципальных служащих Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Администрации городского округа Саранск от 10 июля 2018 г. N 59-Р
"Об утверждении Положения о Канцелярии (Управлении) Администрации городского округа Саранск и должностных инструкций муниципальных служащих Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск"

С изменениями и дополнениями от:

16 января 2019 г., 12 февраля 2021 г.

В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Республики Мордовия от 8 июня 2007 года N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы" и Уставом городского округа Саранск:

Информация об изменениях:

Пункт 1 изменен с 12 февраля 2021 г. - Распоряжение Администрации городского округа Саранск от 12 февраля 2021 г. N 15-Р

См. предыдущую редакцию

1. Утвердить прилагаемые Положение о Канцелярии (Управлении) Администрации городского округа Саранск и должностные инструкции муниципальных служащих Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск:

начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

заместителя начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

заведующего отделом правовых актов Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

главного специалиста отдела правовых актов Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

заведующего отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

консультанта отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

главного специалиста отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

консультанта (редактора) отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

главного специалиста отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

главного специалиста отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

2. Признать утратившими силу:

распоряжение Администрации городского округа Саранск от 16 января 2013 года N 1-р "Об утверждении Положения об Отделе правовых актов Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск и должностных инструкций работников отдела";

распоряжение Администрации городского округа Саранск от 16 января 2013 года N 2-р "Об утверждении Положения об Отделе документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск и должностных инструкций работников отдела";

распоряжение Администрации городского округа Саранск от 3 июня 2014 года N 31-р "Об утверждении Положения о Канцелярии (Управлении) Администрации городского округа Саранск и должностных инструкций муниципальных служащих Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск".

Глава городского округа Саранск

П.Н. Тултаев

Положение
о Канцелярии (Управлении) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск от 10 июля 2018 г. N 59-Р)

С изменениями и дополнениями от:

16 января 2019 г.

I. Общие положения

1. Канцелярия (Управление) Администрации городского округа Саранск (далее Канцелярия) является самостоятельным структурным подразделением Администрации городского округа Саранск.

В структуру Канцелярии входят отдел документооборота и отдел правовых актов.

2. Канцелярия в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 8 октября 2007 года N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30 октября 2008 года N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, а также настоящим Положением.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "8 июня 2007 г."

3. Положение о Канцелярии, а также вносимые в него изменения и дополнения утверждаются правовыми актами Администрации городского округа Саранск по представлению начальника Канцелярия (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - начальник Канцелярии).

4. Работники Канцелярии являются муниципальными служащими, на них распространяются гарантии правовой и социальной защиты муниципальных служащих, установленные законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия о муниципальной службе, а также Уставом городского округа Саранск и правовыми актами органов местного самоуправления городского округ Саранск.

5. Финансирование расходов, связанных с содержанием Канцелярии, осуществляется за счет средств бюджета городского округа Саранск.

II. Задачи и функции Канцелярии

6. Основными задачами Канцелярии являются:

обеспечение четкой организации делопроизводства, единого порядка документооборота Администрации городского округа Саранск и его структурных подразделений, совершенствование форм и методов работы с документами, внедрение прогрессивных форм документационного обеспечения;

обеспечение строгого соблюдения установленного порядка рассмотрения письменных и устных обращений граждан и юридических лиц, заявлений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

осуществление организационно-методического руководства и контроля за деятельностью казенных учреждений городского округа Саранск в части документационного обеспечения.

Информация об изменениях:

Пункт 7 изменен с 16 января 2019 г. - Распоряжение Администрации городского округа Саранск от 16 января 2019 г. N 1-Р

См. предыдущую редакцию

7. В соответствии с возложенными задачами Канцелярия осуществляет следующие функции:

экспедиционная обработка, регистрация документов и организация учетно-справочной работы по видам документов в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело";

обеспечение своевременной передачи поступивших обращений, заявлений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и прочих поступающих документов на рассмотрение Главе городского округа Саранск, заместителям Главы городского округа Саранск и руководителям структурных подразделений Администрации городского округа Саранск;

подготовка проектов поручений Главы городского округа Саранск и Первого заместителя Главы городского округа Саранск - Директора Департамента городского хозяйства Администрации городского округа Саранск по поступившей корреспонденции;

обеспечение контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

проведение анализа поступающей корреспонденции от юридических лиц и обращений граждан, обеспечение подготовки статистических данных по количеству поступающих документов и аналитической информации об их содержании;

организация личного приема граждан Главой городского округа Саранск, обеспечение контроля за организацией личного приема граждан заместителями Главы городского округа Саранск и руководителями структурных подразделений;

заполнение отчета на портале ССТУ.РФ о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений, адресованных Президенту Российской Федерации, и принятых по ним мерах; размещение информации на портале ССТУ.РФ о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений, поступивших в Администрацию городского округа Саранск, и принятых по ним мерах;

протоколирование оперативных совещаний, проводимых Главой городского округа Саранск, подготовка перечней поручений (протоколов) по итогам совещаний и осуществление контроля за их исполнением;

представление нормативных правовых актов Главы городского округа Саранск и Администрации городского округа Саранск в Министерство юстиции Республики Мордовия для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия;

редактирование исходящей и внутренней корреспонденции, правовых актов, разрешительных и других документов;

обеспечение своевременной рассылки правовых актов Администрации городского округа Саранск, поручений Главы городского округа Саранск по поступившим документам, заместителей Главы городского округа Саранск, руководителей структурных подразделений и других документов посредством системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело";

контроль за исполнением распорядительных документов органов государственной власти, правовых актов органов местного самоуправления городского округа Саранск по вопросам делопроизводства, организации рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц;

заверение и выдача копий документов, издаваемых Администрацией городского округа Саранск, а также копий иных документов, подлинники которых находятся на хранении в Администрации городского округа Саранск;

формирование сводной номенклатуры дел Администрации городского округа Саранск по представлениям структурных подразделений, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

осуществление подписки на периодические печатные издания для структурных подразделений Администрации городского округа Саранск;

организация и проведение обучения муниципальных служащих по вопросам организации и ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан и другим вопросам, относящимся к компетенции Канцелярии;

обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений Главы городского округа Саранск по вопросам ведения делопроизводства.

III. Обеспечение деятельности Канцелярии

8. Канцелярия для осуществления своих задач и функций имеет право:

запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Администрации городского округа Саранск, органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию и материалы, необходимые для осуществления своих полномочий;

пользоваться в установленном порядке банками данных Администрации городского округа Саранск;

вносить на рассмотрение Главы городского округа Саранск предложения (проекты правовых актов, письменных документов, устные замечания и т.п.) по вопросам ведения Канцелярии;

привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

проводить проверки организации документационного обеспечения и ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации городского округа Саранск;

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

вносить предложения руководству о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

взаимодействовать со структурными подразделениями Администрации городского округа Саранск, с органами государственной власти и местного самоуправления, государственными и муниципальными служащими, а также с иными физическими и юридическими лицами;

использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

осуществлять иные действия с целью реализации возложенных на Канцелярию задач и функций в порядке и на условиях, установленных правовыми актами Российской Федерации и Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск.

IV. Организация деятельности Канцелярии

9. Структура Канцелярии и ее штатное расписание утверждаются Главой городского округа Саранск по представлению начальника Канцелярии.

10. Руководство деятельностью Канцелярии осуществляют:

общее - Глава городского округа Саранск;

оперативное - Заместитель Главы городского округа Саранск - Руководитель Аппарата Администрации городского округа Саранск;

непосредственное - начальник Канцелярии.

11. Начальник Канцелярии организует деятельность Канцелярии для выполнения поставленных перед ней задач, а также контролирует ее деятельность, в том числе:

распределяет функциональные обязанности между работниками Канцелярии, руководит ими и контролирует их деятельность;

представляет Канцелярию во взаимоотношениях с органами государственной власти, органами местного самоуправления, гражданами и юридическими лицами;

вносит в установленном порядке Главе городского округа Саранск предложения по вопросам деятельности Канцелярии;

вносит в установленном порядке предложения по вопросам назначения и освобождения работников Канцелярии, их поощрения и применения к ним мер дисциплинарного взыскания;

контролирует исполнение работниками Канцелярии требований трудового законодательства;

подписывает служебную документацию Канцелярии и визирует в пределах своей компетенции иную служебную документацию;

в пределах своей компетенции дает указания и поручения, обязательные для исполнения работниками Канцелярии;

несет ответственность за выполнение Канцелярией поставленных перед ней задач;

осуществляет иные полномочия, возложенные на него Главой городского округа Саранск и предусмотренные законодательством.

12. В отсутствие начальника Канцелярии его обязанности исполняет заместитель начальника Канцелярии.

Должностная инструкция
начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск от 10 июля 2018 г. N 59-Р)

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Начальник Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - начальник Канцелярии) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Начальник Канцелярии при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 8 октября 2007 года N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30 октября 2008 года N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "8 июня 2007 г."

3. Работодателем начальника Канцелярии является Глава городского округа Саранск.

Назначение начальника Канцелярии и освобождение его от должности осуществляется в установленном действующим законодательством порядке.

4. Для назначения на должность начальника Канцелярии обязательны следующие требования:

- наличие высшего образования и не менее двух лет стажа муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки;

- для лиц, имеющих дипломы специалиста или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома устанавливаются квалификационные требования к стажу муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки - не менее одного года стажа муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки;

- навыки оперативного принятия и реализации управленческих решений, организации и обеспечения выполнения задач, ведения деловых переговоров, публичного выступления, грамотного учета мнения коллег, организации работы по эффективному взаимодействию с государственными органами и органами местного самоуправления, эффективного планирования рабочего времени, владения необходимым программным обеспечением, систематического повышения своей квалификации, эффективного сотрудничества с коллегами, систематизации и анализа информации, работы со служебными документами и документами, составляющими государственную тайну (при наличии допуска к государственной тайне), адаптации к новой ситуации и принятия новых подходов в решении поставленных задач, квалифицированной работы с гражданами.

Начальник Канцелярии допущен к работе со сведениями, составляющими государственную тайну.

5. Начальник Канцелярии в своей деятельности подчиняется Главе городского округа Саранск (далее - Глава) и непосредственно Заместителю Главы городского округа Саранск - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации).

6. Начальник Канцелярии отвечает:

- за исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников Канцелярии;

- за обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях Канцелярии;

В практической деятельности должен руководствоваться:

- Положением о Канцелярии;

- Правилами внутреннего трудового распорядка.

II. Задачи, компетенция, обязанности и права начальника канцелярии

7. Задачей деятельности начальника Канцелярии является обеспечение в пределах своей компетенции деятельности Канцелярии в части выполнения функций, предусмотренных в утвержденном в установленном порядке

Положении о Канцелярии Администрации городского округа Саранск.

8. Компетенция начальника Канцелярии - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.

Полномочия (функции) начальника Канцелярии:

1) координация деятельности Канцелярии и контроль за исполнением специалистами должностных обязанностей,

2) организация и контроль соблюдения установленного порядка ведения делопроизводства в Канцелярии и структурных подразделениях Администрации городского округа Саранск;

3) выполнение возложенных на Канцелярию задач по обеспечению строгого соблюдения установленного порядка рассмотрения обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и организации личного приема граждан у Главы, его заместителей и руководителей структурных подразделений;

4) подготовка необходимых для достижения поставленных перед Канцелярией задач правовых актов органов местного самоуправления и иных письменных документов (материалов);

5) внесение предложений Главе и Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск по повышению эффективности деятельности Канцелярии;

6) совершенствование форм и методов работы с документами, внедрение прогрессивных форм документационного обеспечения;

7) участие в формировании задач, подготовке и освоении компьютерных программ, обеспечивающих использование современных технологических средств и накопление информации;

8) создание условий для совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных физических и юридических лиц, а также структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области делопроизводства, подготовки правовых актов и работы с обращениями граждан;

9) консультирование по вопросам делопроизводства, подготовки правовых актов и работы с обращениями граждан работников структурных подразделений Администрации городского округа Саранск;

10) организация и участие в проведении обучения муниципальных служащих по вопросам организации и ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан, подготовки и оформления правовых актов;

11) представление в установленном порядке интересов Администрации городского округа Саранск по решению вопросов городского значения при рассмотрении письменных и устных обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

12) подготовка проектов поручений Главы по поступившей корреспонденции;

13) осуществление приема документов ограниченного пользования (для служебного пользования, служебных, конфиденциальных);

14) обеспечение контроля за организацией личного приема граждан Главой;

15) сбор и анализ информации об исполнении обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, поступивших в Администрацию городского округа Саранск для предоставления Главе;

16) внесение предложений руководству Администрации городского округа Саранск о применении административных мер в случае нарушения сроков рассмотрения обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, установленных правил работы с документами, в том числе по актам прокурорского реагирования и наказам избирателей, структурными подразделениями и должностными лицами;

17) осуществление контроля оперативного прохождения, исполнения и корректного оформления документов в установленные сроки;

18) контроль составления номенклатуры дел в Канцелярии и структурных подразделениях Администрации городского округа Саранск;

19) контроль правильности оформления, хранения и своевременной передачи дел, образующихся в деятельности Канцелярии, в Архивную службу Администрации городского округа Саранск;

20) проведение проверки организации делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях Администрации городского округа Саранск;

21) заверение и выдача копий документов, издаваемых Администрацией городского округа Саранск, а также копий иных документов, подлинники которых находятся на хранении в Администрации городского округа Саранск;

22) подписание в пределах своей компетенции служебной документации Канцелярии;

23) решение иных задач, предусмотренных для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и правовыми актами органов местного самоуправления.

9. Для осуществления своих полномочий начальник Канцелярии обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) соблюдать правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

5) выполнять требования профессиональной этики;

6) в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

7) хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, не разглашать служебную информацию (тайну), а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

8) уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

10. Для осуществления своих полномочий начальник Канцелярии имеет право в установленном порядке:

1) участвовать в обсуждении с руководством Администрации городского округа Саранск вопросов, касающихся состояния работы с обращениями физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также вопросов подготовки правовых актов;

2) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений соблюдения установленных сроков рассмотрения обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также соблюдения регламента подготовки и оформления правовых актов;

3) вносить предложения руководству Администрации городского округа Саранск о применении административных мер в случае нарушения сроков рассмотрения обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, установленных правил работы с документами, в том числе по актам прокурорского реагирования и наказам избирателей, структурными подразделениями и должностными лицами;

4) проводить проверки хода рассмотрения (выполнения) обращений граждан и юридических лиц и доводить итоги проверок до руководства Администрации городского округа Саранск и руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

5) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных требований;

6) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

7) осуществлять подготовку предложений (проектов правовых актов, письменных документов и т.п.) по вопросам, отнесенным к компетенции Канцелярии;

8) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

9) подписывать в пределах своей компетенции служебную документацию Канцелярии и иную служебную документацию;

10) иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.

11. В случае противоречия между собой правовых актов и указаний (поручений) лиц, перечисленных в настоящей должностной инструкции, они исполняются им в следующем порядке: Главы, Руководителя Аппарата Администрации.

Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются начальником Канцелярии при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

III. Ответственность начальника Канцелярии

12. Начальник Канцелярии несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

1) несет ответственность за выполнение Канцелярией поставленных перед ней задач;

2) наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;

3) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;

4) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;

5) неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.

13. Порядок и условия привлечения начальника Канцелярии к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

14. Начальник Канцелярии не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен(а) и с установленными в ней требованиями согласен(а).

"__" ____________ 2018 г.
	(подпись)

Должностная инструкция
заместителя начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск от 10 июля 2018 г. N 59-Р)

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность заместителя начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Заместитель начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заместитель начальника Канцелярии) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Заместитель начальника Канцелярии при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 8 октября 2007 года N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30 октября 2008 года N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "8 июня 2007 г."

3. Работодателем заместителя начальника является Глава городского округа Саранск.

Назначение заместителя начальника и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.

4. На должность заместителя начальника назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и не менее двух лет стажа муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки. Для лиц, имеющих дипломы специалистов или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома устанавливаются квалификационные требования к стажу муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки - не менее одного года стажа муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки.

Заместитель начальника Канцелярии допущен к работе со сведениями, составляющими государственную тайну.

5. Заместитель начальника Канцелярии в своей деятельности подчиняется Главе городского округа Саранск (далее - Глава), Заместителю Главы городского округа Саранск - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - начальник Канцелярии).

6. Заместитель начальника Канцелярии отвечает:

- за исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников Канцелярии;

- за обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях Канцелярии;

В практической деятельности должен руководствоваться:

- Положением о Канцелярии;

- Правилами внутреннего трудового распорядка.

II. Задача, компетенция, обязанности и права заместителя начальника Канцелярии

7. Задачей деятельности заместителя начальника Канцелярии является организация деятельности Канцелярии, обеспечивающей выполнение Канцелярией функций, предусмотренных в утвержденном в установленном порядке Положении о Канцелярии Администрации городского округа Саранск.

8. Компетенция заместителя начальника - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.

Полномочия (функции) заместителя начальника Канцелярии:

1) организация и контроль соблюдения установленного порядка ведения делопроизводства в Канцелярии;

2) выполнение возложенных на Канцелярию задач по обеспечению строгого соблюдения установленного порядка рассмотрения обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и организации личного приема граждан у Главы, его заместителей и руководителей структурных подразделений;

3) подготовка необходимых для достижения поставленных перед Канцелярией задач правовых актов органов местного самоуправления и иных письменных документов (материалов);

4) внесение в установленном порядке начальнику Канцелярии предложения по вопросам деятельности Канцелярии;

5) участие во внесении в установленном порядке предложений по вопросам назначения на должность и освобождения от должности работников отдела, их поощрения и применения к ним дисциплинарного взыскания;

6) участие в распределении функциональных обязанностей и разработке должностных инструкций работников Канцелярии, контроле за их деятельностью, принятие мер по повышению их квалификации и профессионального мастерства;

7) принятие мер по совершенствованию форм и методов работы при рассмотрении обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, организации их приема; внедрению современных информационных технологий в деятельность Канцелярии;

8) участие в формировании задач, подготовке и освоении компьютерных программ, обеспечивающих использование современных технологических средств и накопление информации;

9) создание условий для совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных физических и юридических лиц, а также структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области делопроизводства, подготовки правовых актов и работы с обращениями граждан;

10) консультирование по вопросам делопроизводства, подготовки правовых актов и работы с обращениями граждан работников структурных подразделений Администрации городского округа Саранск;

11) участие в проведении обучения муниципальных служащих по вопросам организации и ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан;

12) представление в установленном порядке интересов Администрации городского округа Саранск по решению вопросов городского значения при рассмотрении письменных и устных обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

13) подготовка проектов поручений Первого заместителя Главы городского округа Саранск - Директора Департамента городского хозяйства Администрации городского округа Саранск по поступившей корреспонденции;

14) осуществление приема документов ограниченного пользования (для служебного пользования, служебных, конфиденциальных);

15) внесение предложений начальнику Канцелярии о применении административных мер в случае нарушения сроков рассмотрения обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, установленных правил работы с документами, в том числе по актам прокурорского реагирования и наказам избирателей, структурными подразделениями и должностными лицами;

16) осуществление контроля оперативного прохождения, исполнения и корректного оформления документов в установленные сроки;

17) планирование и составление отчетов о деятельности Канцелярии по работе с корреспонденцией, в том числе с обращениями физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей; обеспечение своевременного составления установленной отчетной документации; формирование отчетно-аналитических сводных данных, необходимых для анализа и контроля состояния исполнительской дисциплины;

18) контроль за организацией личного приема граждан Главой, контроль последующей подготовки перечня поручений;

19) контроль размещения на сайте Администрации городского округа Саранск аналитических материалов по поступившим обращениям граждан и юридических лиц материалам приема граждан по периодам, по тематическим аспектам, результативности;

20) контроль составления номенклатуры дел в Канцелярии и структурных подразделениях Администрации городского округа Саранск;

21) контроль правильности оформления, хранения и своевременной передачи дел, образующихся в деятельности Канцелярии, в Архивную службу Администрации городского округа Саранск;

22) проведение проверки организации делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях Администрации городского округа Саранск;

23) заверение и выдача копии документов, издаваемых Администрацией городского округа Саранск, а также копий иных документов, подлинники которых находятся на хранении в Администрации городского округа Саранск;

24) подписание в пределах своей компетенции служебной документации Канцелярии;

25) решение иных задач, предусмотренных для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и правовыми актами органов местного самоуправления.

9. Для осуществления своих полномочий заместитель начальника Канцелярии обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) соблюдать правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

5) выполнять требования профессиональной этики;

6) в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

7) хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, не разглашать служебную информацию (тайну), а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

8) уведомлять в письменной форме своего непосредственного руководителя о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

10. Для осуществления своих полномочий заместитель начальника Канцелярии имеет право в установленном порядке:

1) участвовать в обсуждении с руководством Администрации городского округа Саранск вопросов, касающихся состояния работы с обращениями физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также вопросов подготовки правовых актов;

2) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений соблюдения установленных сроков рассмотрения обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

3) вносить предложения руководству Администрации городского округа Саранск о применении административных мер в случае нарушения сроков рассмотрения обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, установленных правил работы с документами, в том числе по актам прокурорского реагирования и наказам избирателей, структурными подразделениями и должностными лицами;

4) проводить проверки хода рассмотрения (выполнения) обращений граждан и юридических лиц и доводить итоги проверок до руководства Администрации городского округа Саранск и руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

5) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных требований;

6) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

7) посещать для исполнения своих полномочий граждан и юридических лиц независимо от форм собственности и организационно-правовых форм;

8) осуществлять подготовку предложений (проекты нормативных правовых актов, письменных документов и т.п.) по вопросам, отнесенным к компетенции Канцелярии;

9) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

10) иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.

11. В случае противоречия между собой правовых актов и указаний (поручений) лиц, перечисленных в настоящей должностной инструкции, они исполняются им в следующем порядке: Главы, Руководителя Аппарата Администрации, начальника Канцелярии.

12. Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются заместителем начальника Канцелярии при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

III. Ответственность заместителя начальника Канцелярии

13. Заместитель начальника Канцелярии несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

1) наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;

2) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;

3) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;

4) неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.

14. Порядок и условия привлечения заместителя начальника Канцелярии к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

15. Заместитель начальника Канцелярии не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен(а) и с установленными в ней требованиями согласен(а).

"__" ____________ 2018 г.
	(подпись)

Должностная инструкция
заведующего отделом правовых актов Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск от 10 июля 2018 г. N 59-Р)

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность заведующего отделом правовых актов Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Заведующий отделом правовых актов Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заведующий отделом правовых актов) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Заведующий отделом правовых актов при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 8 октября 2007 года N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30 октября 2008 года N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "8 июня 2007 г."

3. Работодателем заведующего отделом правовых актов является Глава городского округа Саранск.

Назначение заведующего отделом правовых актов и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.

4. На должность заведующего отделом правовых актов назначаются лица, имеющие высшее образование и не менее двух лет стажа муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки. Для лиц, имеющих дипломы специалиста или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома устанавливаются квалификационные требования к стажу муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки - не менее одного года стажа муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки.

5. Заведующий отделом правовых актов отвечает:

- за исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников отдела;

- за обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях Канцелярии.

В практической деятельности должен руководствоваться:

- Положением о Канцелярии;

- Правилами внутреннего трудового распорядка.

6. Заведующий отделом правовых актов в своей деятельности подчиняется Главе городского округа Саранск (далее - Глава), Заместителю Главы городского округа Саранск - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - начальник Канцелярии), заместителю начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заместитель начальника Канцелярии).

II. Задача, компетенция, права и обязанности заведующего отделом правовых актов

7. Задачей деятельности заведующего отделом правовых актов является организация деятельности отдела, обеспечение выполнения отделом функций, предусмотренных в Положении о Канцелярии (Управлении) Администрации городского округа Саранск.

8. Компетенция заведующего отделом правовых актов - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.

Полномочия (функции) заведующего отделом правовых актов:

1) подготовка необходимых для достижения поставленных перед Канцелярией задач правовых актов органов местного самоуправления и иных письменных документов (материалов);

2) участие в формировании задач, подготовке и освоении компьютерных программ, обеспечивающих использование современных технологических средств и накопление информации;

3) создание условий для совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных физических и юридических лиц, а также структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области делопроизводства, подготовки правовых актов и работы с обращениями граждан;

4) представление в установленном порядке интересов Администрации городского округа Саранск в области работы с правовыми актами и разрешительной документацией;

5) осуществление контроля за деятельностью отдела по приему, регистрации и учету проектов правовых актов и разрешительной документации, поступающих от структурных подразделений Администрации городского округа Саранск и администраций районов городского округа Саранск;

6) предварительное изучение и анализ проектов правовых актов (контроль за оформлением проекта правового акта в соответствии с Регламентом Администрации городского округа Саранск);

7) направление проектов правовых актов на согласование ответственным должностным лицам Администрации городского округа Саранск согласно регламенту;

8) осуществление контроля за оперативным прохождением проектов постановлений, распоряжений, разрешений, актов, приказов согласно Регламенту Администрации городского округа Саранск своевременным возвращением в Канцелярию;

9) осуществление контроля за качеством подготовки и согласования правовых актов, представляемых на подпись Главе и его заместителям;

10) регистрация утвержденных Главой, заместителями Главы правовых актов в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" и на бумажном носителе;

11) обеспечение своевременной подготовки копий правовых актов и разрешительной документации для выдачи физическим, юридическим лицам, а также обеспечение своевременной рассылки копий правовых актов в структурные подразделения Администрации городского округа Саранск посредством системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" и на бумажном носителе;

12) подготовка реестров правовых актов для выдачи физическим, юридическим лицам и в прокуратуру;

13) обеспечение рассылки копий нормативных правовых актов в электронном виде в справочно-информационные системы;

14) ведение работы по учету и хранению законченных делопроизводством дел и документов и передача их в Архивную службу Администрации городского округа Саранск в соответствии с действующими правилами;

15) заверение и выдача копий правовых актов и разрешительных документов Администрации городского округа Саранск, а также копий иных документов, подлинники которых находятся на хранении в Администрации городского округа Саранск;

16) составление номенклатуры дел отдела правовых актов Канцелярии;

17) контроль формирования и оформления дел в соответствии с установленной номенклатурой по направлению деятельности отдела правовых актов Канцелярии;

18) внесение в установленном порядке начальнику Канцелярии предложений по вопросам деятельности отдела;

19) подписание в пределах своей компетенции служебной документации отдела;

20) участие в проведении обучения муниципальных служащих по вопросам подготовки, согласования проектов правовых актов;

21) участие во внесении в установленном порядке предложений по вопросам назначения и освобождения работников отдела, их поощрения и применения к ним дисциплинарного взыскания;

22) участие в распределении функциональных обязанностей и разработке должностных инструкций работников отдела, контроле за их деятельностью; принятие мер по повышению их квалификации и профессионального мастерства;

23) решение иных задач, предусмотренных для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и правовыми актами органов местного самоуправления.

9. Для осуществления своих полномочий заведующий отделом правовых актов обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) соблюдать правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

5) выполнять требования профессиональной этики;

6) в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

7) не разглашать служебную информацию (тайну), а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

8) уведомлять в письменной форме своего непосредственного руководителя о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

10. Для осуществления своих полномочий заведующий отделом правовых актов имеет право в установленном порядке:

1) участвовать в обсуждении с руководством Администрации городского округа Саранск вопросов, касающихся работы с правовыми актами;

2) вносить предложения руководству Администрации городского округа Саранск о применении административных мер во всех случаях нарушения сроков подготовки нормативных правовых актов;

3) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

4) осуществлять подготовку предложений (проектов правовых актов, письменных документов и т.п.) по вопросам, отнесенным к компетенции Канцелярии;

5) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

6) решение иных задач, предусмотренных для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и правовыми актами органов местного самоуправления.

11. В случае противоречия между собой правовых актов и указаний (поручений) лиц, перечисленных в настоящей должностной инструкции, они исполняются им в следующем порядке: Главы, Руководителя Аппарата Администрации, начальника Канцелярии.

12. Вышеперечисленные правовые акты и указания (поручения) исполняются заведующим отделом правовых актов при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

13. Во время отсутствия заведующего отделом правовых актов (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное по его представлению по согласованию с начальником Канцелярии. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

III. Ответственность заведующего отделом правовых актов

14. Заведующий отделом правовых актов несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

1) наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;

2) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;

3) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;

4) неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.

15. Порядок и условия привлечения заведующего отделом правовых актов к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

16. Заведующий отделом правовых актов не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен(а) и с установленными в ней требованиями согласен(а).

"__" ____________ 2018 г.
	(подпись)

Должностная инструкция
главного специалиста отдела правовых актов Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск от 10 июля 2018 г. N 59-Р)

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность главного специалиста отдела правовых актов Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Главный специалист отдела правовых актов Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - главный специалист) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Главный специалист при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 8 октября 2007 года N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30 октября 2008 года N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "8 июня 2007 г."

3. Работодателем главного специалиста является Глава городского округа Саранск.

Назначение главного специалиста и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.

4. На должность главного специалиста назначаются лица, имеющие профессиональное образование, без предъявления требований к стажу.

5. Главный специалист в своей деятельности подчиняется Главе городского округа Саранск (далее - Глава), Заместителю Главы городского округа Саранск - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - начальник Канцелярии), заместителю начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заместитель начальника Канцелярии), заведующему отделом правовых актов Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заведующий отделом правовых актов Канцелярии).

II. Задача, компетенция, права и обязанности главного специалиста

6. Задачей деятельности главного специалиста является обеспечение в пределах своей компетенции деятельности Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск в области работы с правовыми актами.

7. Компетенция главного специалиста - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.

Полномочия (функции) главного специалиста:

1) осуществление приема, регистрации и учета в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело") и на бумажном носителе проектов правовых актов Администрации городского округа Саранск и разрешительной документации;

2) осуществление предварительного изучения и анализа проектов правовых актов (контроль за оформлением проекта правового акта в соответствии с Регламентом Администрации городского округа Саранск);

3) направление проектов правовых актов на согласование ответственным должностным лицам Администрации городского округа Саранск согласно Регламенту Администрации городского округа Саранск, с занесением информации о согласовании в систему "Дело";

4) контроль и требование соблюдения установленных сроков согласования правовых актов и разрешительной документации от структурных подразделений;

5) возвращение через заведующего отделом правовых актов исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

6) регистрация подписанных правовых актов и разрешительной документации в системе "Дело" и на бумажном носителе;

7) заверение и выдача копий правовых актов и разрешительной документации Администрации городского округа Саранск, а также копий иных документов, подлинники которых находятся на хранении в Администрации городского округа Саранск;

8) осуществление подготовки реестров правовых актов для выдачи физическим и юридическим лицам;

9) осуществление рассылки копий зарегистрированных правовых актов в структурные подразделения посредством системы "Дело" и (или) на бумажном носителе;

10) осуществление подготовки и направления в электронном виде нормативных правовых актов в Министерство юстиции Республики Мордовия для внесения в регистр муниципальных правовых актов с использованием программного продукта АРМ "Нормативные правовые акты";

11) осуществление контроля за своевременным направлением структурными подразделениями нормативных правовых актов для опубликования в средства массовой информации;

12) формирование и оформление дел в соответствии с установленной номенклатурой по направлению деятельности отдела правовых актов;

13) соблюдение правил внутреннего распорядка, установленных в Администрации городского округа Саранск;

14) своевременное и качественное выполнение поручений начальника Канцелярии, заместителя начальника Канцелярии, заведующего отделом правовых актов;

15) создание условий для совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных физических и юридических лиц, а также структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области делопроизводства, подготовки правовых актов и работы с обращениями граждан;

16) решение иных задач, предусмотренных для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и правовыми актами органов местного самоуправления.

8. Для осуществления своих полномочий главный специалист обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) соблюдать правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

5) выполнять требования профессиональной этики;

6) в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

7) не разглашать служебную информацию (тайну), а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

8) уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

9. Для осуществления своих полномочий главный специалист имеет право в установленном порядке:

1) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

2) осуществлять подготовку предложений по вопросам, отнесенным к его компетенции;

3) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

4) иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.

10. Вышеперечисленные правовые акты и указания (поручения) исполняются главным специалистом при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

11. Во время отсутствия главного специалиста (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное заведующим отделом правовых актов. Данный специалист приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

III. Ответственность главного специалиста

12. Главный специалист несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

1) некорректное внесение информации в программу системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело";

2) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;

3) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;

4) неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.

13. Порядок и условия привлечения главного специалиста к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

14. Главный специалист не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен(а) и с установленными в ней требованиями согласен(а).

"__" ____________ 2018 г.
	(подпись)

Информация об изменениях:

Должностная инструкция изменена с 16 января 2019 г. - Распоряжение Администрации городского округа Саранск от 16 января 2019 г. N 1-Р

См. предыдущую редакцию

Должностная инструкция
заведующего отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск от 10 июля 2018 г. N 59-Р)

С изменениями и дополнениями от:

16 января 2019 г.

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность заведующего отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Заведующий отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заведующий отделом) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Заведующий отделом при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 8 октября 2007 года N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30 октября 2008 года N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "8 июня 2007 г."

3. Работодателем заведующего отделом является Глава городского округа Саранск.

Назначение заведующего отделом и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.

4. На должность заведующего отделом назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и не менее двух лет стажа муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки. Для лиц, имеющих дипломы специалистов или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома устанавливаются квалификационные требования к стажу муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки - не менее одного года стажа муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки.

5. Заведующий отделом в своей деятельности подчиняется Главе городского округа Саранск (далее - Глава), Заместителю Главы городского округа Саранск - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - начальник Канцелярии), заместителю начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заместитель начальника Канцелярии).

6. Заведующий отделом отвечает:

- за исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников отдела;

- за обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях Канцелярии;

В практической деятельности должен руководствоваться:

- Положением о Канцелярии;

- Правилами внутреннего трудового распорядка.

II. Задача, компетенция, права и обязанности заведующего отделом документооборота

7. Задачей деятельности заведующего отделом документооборота является организация деятельности отдела документооборота, обеспечивающей выполнение Канцелярией функций, предусмотренных в утвержденном в установленном порядке Положении о Канцелярии Администрации городского округа Саранск.

8. Компетенция заведующего отделом документооборота - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.

Полномочия (функции) заведующего отделом документооборота:

1) подготовка необходимых для достижения поставленных перед Канцелярией (Управлением) задач правовых актов органов местного самоуправления и иных письменных документов (материалов);

2) участие в формировании задач, подготовке и освоении компьютерных программ, обеспечивающих использование современных технологических средств и накопление информации;

3) выполнение возложенных на Канцелярию задач по обеспечению строгого соблюдения установленного порядка рассмотрения обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и организации личного приема граждан у Главы, его заместителей и руководителей структурных подразделений;

4) представление в установленном порядке интересов Администрации городского округа Саранск по решению вопросов городского значения при рассмотрении письменных и устных обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

5) посещение и протоколирование совещаний, проводимых Главой, с последующей подготовкой перечней поручений (протоколов) по итогам совещаний и осуществление контроля за их исполнением;

6) обеспечение учета и изучения содержания поступивших обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело";

7) подготовка проектов поручений Главы и Первого заместителя Главы городского округа Саранск - Директора Департамента городского хозяйства Администрации городского округа Саранск по поступившим письменным и устным обращениям физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

8) заполнение отчета на портале ССТУ.РФ о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений, адресованных Президенту Российской Федерации, и принятых мерах по ним;

9) размещение информации на портале ССТУ.РФ о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений, поступивших в Администрацию городского округа Саранск;

10) осуществление приема документов ограниченного пользования (для служебного пользования, служебных, конфиденциальных);

11) планирование и составление отчетов о деятельности Канцелярии по работе с обращениями физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей; обеспечение своевременного составления установленной отчетной документации; формирование отчетно-аналитических сводных данных, необходимых для анализа и контроля состояния исполнительской дисциплины;

12) подготовка и обеспечение размещения на сайте Администрации городского округа Саранск аналитических материалов по поступившим обращениям граждан и юридических лиц, материалам приема граждан по периодам, по тематическим аспектам, результативности;

13) принятие мер по совершенствованию форм и методов работы при рассмотрении обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, организации их приема; внедрение современных информационных технологий в деятельность Канцелярии;

14) организация личного приема граждан Главой с последующей подготовкой перечней поручений и осуществление контроля за их исполнением;

15) обобщение ежеквартально, ежегодно информации по итогам проведенных личных приемов граждан Главой, а также обобщение итогов проведенных личных приемов граждан заместителями Главы, по предоставленной КУ г.о. Саранск "Городская общественная приемная" информации;

16) составление номенклатуры дел отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

17) формирование сводной номенклатуры дел Администрации городского округа Саранск по представлениям структурных подразделений;

18) контроль формирования и оформления дел в соответствии с установленной номенклатурой по направлению деятельности отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

19) внесение в установленном порядке начальнику Канцелярии предложений по вопросам деятельности Канцелярии;

20) контроль оперативного прохождения, исполнения и оформления документов в установленные сроки;

21) подписание в пределах своей компетенции служебной документации отдела;

22) организация и контроль соблюдения установленного порядка ведения делопроизводства в Канцелярии;

23) подготовка необходимых для достижения поставленных перед Канцелярией задач правовых актов органов местного самоуправления и иных письменных документов (материалов);

24) контроль правильности оформления, хранения и своевременной передачи дел в Архивную службу Администрации городского округа Саранск;

25) заверение и выдача копии документов, издаваемых Администрацией городского округа Саранск, а также копий иных документов, подлинники которых, находятся на хранении в Администрации городского округа Саранск;

26) участие в проведении обучения муниципальных служащих по вопросам организации и ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан;

27) проведение проверки организации делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях Администрации городского округа Саранск;

28) участие во внесении в установленном порядке предложений по вопросам назначения на должность и освобождения от должности работников отдела, их поощрения и применения к ним дисциплинарного взыскания;

29) участие в распределении функциональных обязанностей и разработке должностных инструкций работников отдела документооборота, контроле за их деятельностью, принятие мер по повышению их квалификации и профессионального мастерства;

30) создание условий для совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных физических и юридических лиц, а также структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области делопроизводства, подготовки правовых актов и работы с обращениями граждан;

31) решение иных задач, предусмотренных для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и правовыми актами органов местного самоуправления.

9. Для осуществления своих полномочий заведующий отделом документооборота обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) соблюдать правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

5) выполнять требования профессиональной этики;

6) в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

7) не разглашать служебную информацию (тайну), а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

8) уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

10. Для осуществления своих полномочий заведующий отделом документооборота имеет право в установленном порядке:

1) участвовать в обсуждении руководством Администрации городского округа Саранск вопросов, касающихся состояния работы с обращениями физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

2) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений соблюдения установленных сроков рассмотрения обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

3) вносить предложения начальнику Канцелярии и (или) заместителю начальника Канцелярии о применении административных мер во всех случаях нарушения сроков рассмотрения обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, установленных правил работы с документами, в том числе по актам прокурорского реагирования и наказам избирателей структурными подразделениями и должностными лицами;

4) проводить проверки хода рассмотрения (выполнения) обращений граждан и юридических лиц и доводить итоги проверок до руководства Администрации городского округа Саранск и руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

5) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных требований;

6) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

7) осуществлять подготовку предложений (проекты нормативных правовых актов, письменных документов и т.п.) по вопросам, отнесенным к компетенции Канцелярии;

8) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

9) иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.

11. В случае противоречия между собой правовых актов и указаний (поручений) лиц, перечисленных в настоящей должностной инструкции, они исполняются им в следующем порядке: Главы, Руководителя Аппарата Администрации, начальника Канцелярии, заместителя начальника Канцелярии.

12. Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются заведующим отделом документооборота при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

13. Во время отсутствия заведующего отделом документооборота (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное по представлению начальника Канцелярии. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

III. Ответственность заведующего отделом документооборота

14. Заведующий отделом документооборота несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

1) наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;

2) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;

3) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;

4) неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.

15. Порядок и условия привлечения заведующего отделом документооборота к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

16. Заведующий отделом документооборота не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен(а) и с установленными в ней требованиями согласен(а).

"__" ____________ 2018 г.
	(подпись)

Должностная инструкция
консультанта отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск от 10 июля 2018 г. N 59-Р)

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность консультанта отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Консультант отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - консультант) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Консультант при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 8 октября 2007 года N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30 октября 2008 года N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "8 июня 2007 г."

3. Работодателем консультанта является Глава городского округа Саранск. Назначение консультанта и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.

4. На должность консультанта назначаются лица, имеющие высшее образование, без предъявления требований к стажу.

Консультант допущен к работе со сведениями, составляющими государственную тайну.

5. Консультант в своей деятельности подчиняется Главе городского округа Саранск (далее - Глава), Заместителю Главы городского округа Саранск - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - начальник Канцелярии), заместителю начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заместитель начальника Канцелярии).

II. Задача, компетенция, права и обязанности консультанта

6. Основной задачей консультанта является обеспечение в пределах своей компетенции организации работы в приемной Главы, выполнение организационных и технических функций по обеспечению и информационно-справочному обслуживанию его работы, ведение делопроизводства.

7. Компетенция главного специалиста - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.

Полномочия (функции) главного специалиста:

1) осуществление приема и учета входящей корреспонденции, правовых актов, предназначенных для Главы;

2) своевременная передача входящей корреспонденции, правовых актов на рассмотрение Главе;

3) несение ответственности за грамотное формирование документации, предназначенной на подпись Главе;

4) осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись Главе;

5) контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения правовых актов, представляемых на подпись Главе;

6) своевременная рассылка ответственным исполнителям обращений, поступивших на телефон "Горячая линия";

7) организация служебных разговоров Главы по телефону с руководителями и должностными лицами вышестоящих организаций, местных органов власти, предприятий и учреждений (соблюдая этику телефонного общения - краткость, вежливость, сдержанность);

8) ежедневное ведение перечня встреч и мероприятий в календаре Главы, внесение уточнений, изменений, сообщение посетителям времени, отведенного для приема, осуществление контроля за исполнением установленного регламента;

9) по указанию Главы, начальника Канцелярии, заместителя начальника Канцелярии выполняет копирование документов;

10) осуществление приема и передачи телефонограмм за подписью Главы, запись принятых сообщений и доведение их до сведения руководителя;

11) внесение поручений Главы в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело"), а также плановую дату исполнения поручений с проставлением на бумажном носителе;

12) обеспечение рабочего места Главы необходимыми для работы канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;

13) своевременное и качественное выполнение поручений Главы;

14) предоставление информации в Канцелярию об исполнении срочных поручений, данных Главой;

15) создание условий для совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных физических и юридических лиц, а также структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области делопроизводства, подготовки правовых актов и работы с обращениями граждан;

16) решение иных задач, предусмотренных для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и правовыми актами органов местного самоуправления.

8. Для осуществления своих полномочий консультант обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) соблюдать правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

5) выполнять требования профессиональной этики;

6) в пределах своих полномочии выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

7) хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, не разглашать служебную информацию (тайну), а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

8) уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

9. Для осуществления своих полномочий консультант имеет право в установленном порядке:

1) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

2) осуществлять подготовку предложений по вопросам, отнесенным к его компетенции;

3) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

4) иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.

10. Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются консультантом при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

11. Во время отсутствия консультанта (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное по представлению начальника Канцелярии. Данный специалист приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

III. Ответственность консультанта

12. Консультант несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

1) наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;

2) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;

3) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;

4) неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.

13. Порядок и условия привлечения консультанта к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

14. Консультант не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен(а) и с установленными в ней требованиями согласен(а).

"__" ____________ 2018 г.
	(подпись)

Должностная инструкция
главного специалиста отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск от 10 июля 2018 г. N 59-Р)

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность главного специалиста отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Главный специалист отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - главный специалист) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Главный специалист при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 8 октября 2007 года N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30 октября 2008 года N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "8 июня 2007 г."

3. Работодателем главного специалиста является Глава городского округа Саранск.

Назначение главного специалиста и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.

4. На должность главного специалиста назначаются лица, имеющие профессиональное образование, без предъявления требований к стажу.

5. Главный специалист в своей деятельности подчиняется Главе городского округа Саранск (далее - Глава), Заместителю Главы городского округа Саранск - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - начальник Канцелярии), заместителю начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заместитель начальника Канцелярии), заведующему отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заведующий отделом документооборота).

II. Задача, компетенция, права и обязанности главного специалиста

6. Задачей деятельности главного специалиста является обеспечение в пределах своей компетенции деятельности Администрации городского округа Саранск в области работы с входящей и исходящей корреспонденцией по обращениям юридических, физических лиц и индивидуальных предпринимателей.

7. Компетенция главного специалиста - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи. Полномочия (функции) главного специалиста:

1) представление в установленном порядке интересов Администрации городского округа Саранск в области работы с входящей и исходящей корреспонденцией по обращениям юридических, физических лиц и индивидуальных предпринимателей;

2) осуществление приема, регистрации входящей и исходящей корреспонденции с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело";

3) осуществление своевременного направления корреспонденции исполнителям, согласно резолюциям (поручениям), с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело";

4) осуществление формирования и подготовки входящей и исходящей корреспонденции Главе и должностным лицам Администрации городского округа Саранск (далее - должностным лицам);

5) осуществление своевременной доставки входящей и исходящей корреспонденции в приемную Главы и должностным лицам;

6) обеспечение своевременного и качественного выполнения копировальных и множительных работ;

7) осуществление своевременной ежедневной доставки периодических изданий (газет, журналов и т.д.) Главе и должностным лицам;

8) посещение и протоколирование совещаний, проводимых Главой, с последующей подготовкой перечней поручений (протоколов) по итогам совещаний;

9) осуществление приема документов ограниченного пользования (для служебного пользования, служебных, конфиденциальных);

10) заполнение отчета на портале ССТУ.РФ о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений, адресованных Президенту Российской Федерации, и принятых мерах по ним;

11) размещение информации на портале ССТУ.РФ о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений, поступивших в Администрацию городского округа Саранск.

12) контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Главе и должностным лицам;

13) формирование и оформление дел в соответствии с установленной номенклатурой по направлению деятельности отдела документооборота;

14) своевременное и качественное выполнение поручений начальника Канцелярии, заместителя начальника Канцелярии, заведующего Отделом документооборота;

15) создание условий для совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных физических и юридических лиц, а также структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области делопроизводства, подготовки правовых актов и работы с обращениями граждан;

16) решение иных задач, предусмотренных для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и правовыми актами органов местного самоуправления.

8. Для осуществления своих полномочий главный специалист обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) соблюдать правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

5) выполнять требования профессиональной этики;

6) в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

7) не разглашать служебную информацию (тайну), а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

8) уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

9. Для осуществления своих полномочий главный специалист имеет право в установленном порядке:

1) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

2) осуществлять подготовку предложений по вопросам, отнесенным к его компетенции;

3) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

4) иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.

10. Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются главным специалистом при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, Регламенту Администрации городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

11. Во время отсутствия главного специалиста (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное начальником Канцелярии. Данный специалист приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

III. Ответственность главного специалиста

12. Главный специалист несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

1) наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;

2) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;

3) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;

4) неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.

13. Порядок и условия привлечения главного специалиста к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

14. Главный специалист не несет ответственности за неисполнение нормативных правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен(а) и с установленными в ней требованиями согласен(а).

"__" ____________ 2018 г.
	(подпись)

Информация об изменениях:

Должностная инструкция изменена с 12 февраля 2021 г. - Распоряжение Администрации городского округа Саранск от 12 февраля 2021 г. N 15-Р

См. предыдущую редакцию

Должностная инструкция
консультанта (редактора) отдела документооборота канцелярии (управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск от 10 июля 2018 г. N 59-Р)

С изменениями и дополнениями от:

12 февраля 2021 г.

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность консультанта (редактора) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Консультант (редактор) Отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - консультант) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Консультант при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 8 октября 2007 года N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30 октября 2008 года N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "8 июня 2007 г."

3. Работодателем консультанта является Глава городского округа Саранск.

Назначение консультанта и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.

4. На должность консультанта назначаются лица, имеющие профессиональное образование, без предъявления требований к стажу.

Консультант допущен к работе со сведениями, составляющими государственную тайну.

5. Консультант в своей деятельности подчиняется Главе городского округа Саранск (далее - Глава), Заместителю Главы городского округа Саранск - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее Заместитель Главы - Руководитель Аппарата), начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - Начальник Канцелярии), заместителю начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - Заместитель начальника Канцелярии), Заведующему отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (Далее - Заведующий отделом).

II. Задача, компетенция, права и обязанности консультанта

6. Задачей деятельности консультанта является обеспечение в пределах своей компетенции деятельности Администрации городского округа Саранск в области работы с документами.

7. Компетенция консультанта - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.

Полномочия (функции) консультанта:

1) редактирование и корректировка проектов правовых актов, подготовленных структурными подразделениями Администрации городского округа Саранск для рассмотрения на сессии Совета депутатов городского округа Саранск;

2) редактирование и корректировка проектов правовых актов Главы городского округа Саранск, Администрации городского округа Саранск, распоряжений Заместителей Главы городского округа Саранск;

3) редактирование и корректировка проектов писем, запросов, ответов на представления прокуратуры, запросы вышестоящих органов, а также иной исходящей корреспонденции, подготовленной за подписью Главы городского округа Саранск и его заместителей;

4) консультирование муниципальных служащих по вопросам качественной подготовки служебной документации;

5) проведение анализа качества документов, подготовленных структурными подразделениями Администрации городского округа Саранск;

6) своевременное и качественное выполнение поручений начальника Канцелярии, заместителя начальника Канцелярии, заведующего отделом документооборота;

7) выполнение требований профессиональной этики;

8) создание условий для совместной деятельности структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области организации работы с входящей и исходящей корреспонденцией, правовыми актами для совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных должностных лиц, а также иных физических и юридических лиц по решению указанных вопросов;

9) решение иных задач, предусмотренных для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и правовыми актами органов местного самоуправления.

8. Для осуществления своих полномочий консультант обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) соблюдать правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

5) выполнять требования профессиональной этики;

6) в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

7) хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, не разглашать служебную информацию (тайну), а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

8) уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

9. Для осуществления своих полномочий консультант имеет право в установленном порядке:

1) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

2) осуществлять подготовку предложений по вопросам, отнесенным к его компетенции;

3) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

4) иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.

10. Вышеуказанные правовые акты и поручения исполняются консультантом при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления городского округа Саранск и настоящей должностной инструкции.

III. Ответственность консультанта

11. Консультант несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

1) наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;

2) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;

3) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;

4) не информирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.

12. Порядок и условия привлечения консультанта к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

13. Консультант не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен(а) и с установленными в ней требованиями согласн(а).

"___" _______________ 2021 г.
		(подпись)

Должностная инструкция
главного специалиста отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск от 10 июля 2018 г. N 59-Р)

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность главного специалиста отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Главный специалист отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - главный специалист) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Главный специалист при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 8 октября 2007 года N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30 октября 2008 года N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "8 июня 2007 г."

3. Работодателем главного специалиста является Глава городского округа Саранск.

Назначение главного специалиста и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.

4. На должность главного специалиста назначаются лица, имеющие профессиональное образование, без предъявления требований к стажу.

5. Главный специалист в своей деятельности подчиняется Главе городского округа Саранск (далее - Глава), Заместителю Главы городского округа Саранск - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), заместителю Главы городского округа Саранск, начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - начальник Канцелярии), заместителю начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заместитель начальника Канцелярии), заведующему отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заведующий отделом).

II. Задача, компетенция, права и обязанности главного специалиста

6. Основной задачей главного специалиста является обеспечение в пределах своей компетенции организации работы в приемной заместителя Главы городского округа Саранск (далее - заместителя Главы), выполнение организационных и технических функций по обеспечению и информационно-справочному обслуживанию его работы, ведение делопроизводства и документирования деятельности структурных подразделений, находящихся в подчинении заместителя Главы.

7. Компетенция главного специалиста - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.

Полномочия (функции) главного специалиста:

1) осуществление приема, регистрации и учета входящей корреспонденции, правовых актов, предназначенных для заместителя Главы, с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело");

2) регистрация исходящей корреспонденции структурных подразделений, находящихся в подчинении заместителя Главы, в системе "Дело";

3) осуществление своевременного направления корреспонденции исполнителям, согласно резолюциям (поручениям) заместителя Главы, с использованием системы "Дело";

4) осуществление своевременного информирования заместителя Главы о поступивших в его адрес срочных документах посредством "Личного кабинета" системы "Дело";

5) размещение информации на портале ССТУ.РФ о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений, поступивших в Администрацию городского округа Саранск;

6) организация служебных разговоров заместителя Главы по телефону с руководителями и должностными лицами вышестоящих организаций, местных органов власти, предприятий и учреждений (соблюдая этику телефонного общения - краткость, вежливость, сдержанность);

7) осуществление работы по подготовке заседаний, совещаний и личного приема граждан, проводимых заместителем Главы (оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания, совещания, личного приема граждан, оформление карточек личного приема граждан);

8) контроль качества подготовки и правильности оформления документов, представляемых на подпись заместителю Главы;

9) осуществление приема и передачи телефонограмм за подписью заместителя Главы, запись принятых сообщений и доведение до его сведения;

10) выполнение копировальных и множительных работ по указанию заместителя Главы;

11) ежедневное ведение перечня встреч и мероприятий в календаре заместителя Главы, внесение уточнений, изменений, сообщение посетителям времени, отведенного для приема;

12) организация приема посетителей, ведение учета принятых граждан в приемной заместителя Главы;

13) обеспечение рабочего места заместителя Главы необходимыми для работы канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;

14) своевременное и качественное выполнение поручений заместителя Главы, начальника Канцелярии, заместителя начальника Канцелярии, заведующего отделом документооборота;

15) создание условий для совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных физических и юридических лиц, а также структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области делопроизводства, подготовки правовых актов и работы с обращениями граждан;

16) решение иных задач, предусмотренных для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и правовыми актами органов местного самоуправления.

8. Для осуществления своих полномочий главный специалист обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) соблюдать правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

5) выполнять требования профессиональной этики;

6) в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

7) не разглашать служебную информацию (тайну), а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

8) уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

9. Для осуществления своих полномочий главный специалист имеет право в установленном порядке:

1) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

2) осуществлять подготовку предложений по вопросам, отнесенным к его компетенции;

3) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

4) иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.

10. Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются главным специалистом при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

11. Во время отсутствия главного специалиста (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное начальником Канцелярии или заместителем Главы. Данный специалист приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

III. Ответственность главного специалиста

12. Главный специалист несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

1) наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;

2) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;

3) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;

4) неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.

13. Порядок и условия привлечения главного специалиста к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

14. Главный специалист не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен(а) и с установленными в ней требованиями согласен(а).

"__" ____________ 2018 г.
	(подпись)

Должностная инструкция
главного специалиста отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск
(утв. распоряжением Администрации городского округа Саранск от 10 июля 2018 г. N 59-Р)

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность главного специалиста Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Главный специалист Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - главный специалист) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Главный специалист при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 8 октября 2007 года N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30 октября 2008 года N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "8 июня 2007 г."

3. Работодателем главного специалиста является Глава городского округа Саранск.

Назначение главного специалиста и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.

4. На должность главного специалиста назначаются лица, имеющие профессиональное образование, без предъявления требований к стажу.

5. Главный специалист в своей деятельности подчиняется Главе городского округа Саранск (далее - Глава), Заместителю Главы городского округа Саранск - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), главе администрации района городского округа Саранск (далее - глава администрации района), начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - начальник Канцелярии), заместителю начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заместитель начальника Канцелярии), заведующему отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заведующий отделом).

II. Задача, компетенция, права и обязанности главного специалиста

6. Задачей главного специалиста является обеспечение в пределах своей компетенции организации работы в приемной главы администрации района, выполнение организационных и технических функций по обеспечению и информационно-справочному обслуживанию его работы, ведение делопроизводства в администрации района.

7. Компетенция главного специалиста - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.

Полномочия (функции) главного специалиста:

1) осуществление приема, регистрации и учета входящей корреспонденции, правовых актов, предназначенных для главы администрации района, с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело";

2) регистрация исходящей корреспонденции структурных подразделений, находящихся в подчинении главы администрации района, в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело";

3) осуществление своевременного направления корреспонденции исполнителям, согласно резолюциям (поручениям) главы администрации района, с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело";

4) подготовка по указанию главы администрации района служебных материалов, необходимых для его работы;

5) обеспечение своевременного и качественного выполнения копировальных и множительных работ;

6) организация служебных разговоров главы администрации района по телефону с руководителями и должностными лицами вышестоящих организаций, местных органов власти, предприятий и учреждений (соблюдая этику телефонного общения - краткость, вежливость, сдержанность);

7) осуществление работы по подготовке заседаний и совещаний, личного приема граждан, проводимых главой администрации района (оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания, совещания, личного приема граждан, оформление карточек личного приема граждан);

8) контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись главы администрации района;

9) формирование и оформление дел в соответствии с установленной номенклатурой;

10) подготовка проектов поручений (резолюций) на входящую корреспонденцию главы администрации района;

11) осуществление приема и передачи телефонограмм за подписью главы администрации района, запись принятых сообщений и доведение их до его сведения;

12) ежедневное ведение перечня встреч и мероприятий в календаре главы администрации района, внесение уточнений, изменений, сообщение посетителям времени, отведенного для приема;

13) организация приема посетителей, ведение учета принятых граждан в приемной главы администрации района;

14) обеспечение рабочего места главы администрации района необходимыми для работы канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;

15) своевременное и качественное выполнение поручений главы администрации района;

16) соблюдение правил внутреннего распорядка, установленных в Администрации городского округа Саранск;

17) создание условий для совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных физических и юридических лиц, а также структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области делопроизводства, подготовки правовых актов и работы с обращениями граждан;

18) решение иных задач, предусмотренных для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и правовыми актами органов местного самоуправления.

8. Для осуществления своих полномочий главный специалист обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) соблюдать правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

5) выполнять требования профессиональной этики;

6) в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

7) не разглашать служебную информацию (тайну), а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

8) уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

9. Для осуществления своих полномочий главный специалист имеет право в установленном порядке:

1) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

2) осуществлять подготовку предложений по вопросам, отнесенным к его компетенции;

3) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

4) иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления городского округа Саранск.

10. Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются главным специалистом при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

11. Во время отсутствия главного специалиста (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное главой администрации района. Данный специалист приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

III. Ответственность главного специалиста

12. Главный специалист несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

1) наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;

2) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;

3) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;

4) неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.

13. Порядок и условия привлечения главного специалиста к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

14. Главный специалист не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен(а) и с установленными в ней требованиями согласен(а).

"__" ____________ 2018 г.
	(подпись)