Приложение

Приложение
к распоряжению Администрации
городского округа Саранск
от 16 января 2019 г. N 1-р

Должностная инструкция
заведующего отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск

Настоящая должностная инструкция является документом, регулирующим деятельность заведующего отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск.

I. Общие положения

1. Заведующий отделом документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заведующий отделом) является муниципальным служащим городского округа Саранск.

2. Заведующий отделом при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, правовыми актами органов власти Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Конституцией Республики Мордовия, Законом Республики Мордовия от 8 октября 2007 года N 48-З "О регулировании отношений в сфере муниципальной службы", Законом Республики Мордовия от 30 октября 2008 года N 102-З "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Мордовия", правовыми актами органов государственной власти Республики Мордовия, Уставом городского округа Саранск, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск, Положением о Канцелярии, а также настоящей должностной инструкцией.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "8 июня 2007 г."

3. Работодателем заведующего отделом является Глава городского округа Саранск.

Назначение заведующего отделом и освобождение его от должности осуществляется в установленном органами местного самоуправления порядке.

4. На должность заведующего отделом назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и не менее двух лет стажа муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки. Для лиц, имеющих дипломы специалистов или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома устанавливаются квалификационные требования к стажу муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки - не менее одного года стажа муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки.

5. Заведующий отделом в своей деятельности подчиняется Главе городского округа Саранск (далее - Глава), Заместителю Главы городского округа Саранск - Руководителю Аппарата Администрации городского округа Саранск (далее - Руководитель Аппарата Администрации), начальнику Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - начальник Канцелярии), заместителю начальника Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск (далее - заместитель начальника Канцелярии).

6. Заведующий отделом отвечает:

- за исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников отдела;

- за обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях Канцелярии;

В практической деятельности должен руководствоваться:

- Положением о Канцелярии;

- Правилами внутреннего трудового распорядка.

II. Задача, компетенция, права и обязанности заведующего отделом документооборота

7. Задачей деятельности заведующего отделом документооборота является организация деятельности отдела документооборота, обеспечивающей выполнение Канцелярией функций, предусмотренных в утвержденном в установленном порядке Положении о Канцелярии Администрации городского округа Саранск.

8. Компетенция заведующего отделом документооборота - круг его полномочий (функций), направленных на достижение поставленной перед ним задачи.

Полномочия (функции) заведующего отделом документооборота:

1) подготовка необходимых для достижения поставленных перед Канцелярией (Управлением) задач правовых актов органов местного самоуправления и иных письменных документов (материалов);

2) участие в формировании задач, подготовке и освоении компьютерных программ, обеспечивающих использование современных технологических средств и накопление информации;

3) выполнение возложенных на Канцелярию задач по обеспечению строгого соблюдения установленного порядка рассмотрения обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и организации личного приема граждан у Главы, его заместителей и руководителей структурных подразделений;

4) представление в установленном порядке интересов Администрации городского округа Саранск по решению вопросов городского значения при рассмотрении письменных и устных обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

5) посещение и протоколирование совещаний, проводимых Главой, с последующей подготовкой перечней поручений (протоколов) по итогам совещаний и осуществление контроля за их исполнением;

6) обеспечение учета и изучения содержания поступивших обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело";

7) подготовка проектов поручений Главы и Первого заместителя Главы городского округа Саранск - Директора Департамента городского хозяйства Администрации городского округа Саранск по поступившим письменным и устным обращениям физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

8) заполнение отчета на портале ССТУ.РФ о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений, адресованных Президенту Российской Федерации, и принятых мерах по ним;

9) размещение информации на портале ССТУ.РФ о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений, поступивших в Администрацию городского округа Саранск;

10) осуществление приема документов ограниченного пользования (для служебного пользования, служебных, конфиденциальных);

11) планирование и составление отчетов о деятельности Канцелярии по работе с обращениями физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей; обеспечение своевременного составления установленной отчетной документации; формирование отчетно-аналитических сводных данных, необходимых для анализа и контроля состояния исполнительской дисциплины;

12) подготовка и обеспечение размещения на сайте Администрации городского округа Саранск аналитических материалов по поступившим обращениям граждан и юридических лиц, материалам приема граждан по периодам, по тематическим аспектам, результативности;

13) принятие мер по совершенствованию форм и методов работы при рассмотрении обращений, заявок физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, организации их приема; внедрение современных информационных технологий в деятельность Канцелярии;

14) организация личного приема граждан Главой с последующей подготовкой перечней поручений и осуществление контроля за их исполнением;

15) обобщение ежеквартально, ежегодно информации по итогам проведенных личных приемов граждан Главой, а также обобщение итогов проведенных личных приемов граждан заместителями Главы, по предоставленной КУ г.о. Саранск "Городская общественная приемная" информации;

16) составление номенклатуры дел отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

17) формирование сводной номенклатуры дел Администрации городского округа Саранск по представлениям структурных подразделений;

18) контроль формирования и оформления дел в соответствии с установленной номенклатурой по направлению деятельности отдела документооборота Канцелярии (Управления) Администрации городского округа Саранск;

19) внесение в установленном порядке начальнику Канцелярии предложений по вопросам деятельности Канцелярии;

20) контроль оперативного прохождения, исполнения и оформления документов в установленные сроки;

21) подписание в пределах своей компетенции служебной документации отдела;

22) организация и контроль соблюдения установленного порядка ведения делопроизводства в Канцелярии;

23) подготовка необходимых для достижения поставленных перед Канцелярией задач правовых актов органов местного самоуправления и иных письменных документов (материалов);

24) контроль правильности оформления, хранения и своевременной передачи дел в Архивную службу Администрации городского округа Саранск;

25) заверение и выдача копии документов, издаваемых Администрацией городского округа Саранск, а также копий иных документов, подлинники которых, находятся на хранении в Администрации городского округа Саранск;

26) участие в проведении обучения муниципальных служащих по вопросам организации и ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан;

27) проведение проверки организации делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях Администрации городского округа Саранск;

28) участие во внесении в установленном порядке предложений по вопросам назначения на должность и освобождения от должности работников отдела, их поощрения и применения к ним дисциплинарного взыскания;

29) участие в распределении функциональных обязанностей и разработке должностных инструкций работников отдела документооборота, контроле за их деятельностью, принятие мер по повышению их квалификации и профессионального мастерства;

30) создание условий для совместной деятельности Администрации городского округа Саранск и органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных физических и юридических лиц, а также структурных подразделений Администрации городского округа Саранск по решению вопросов в области делопроизводства, подготовки правовых актов и работы с обращениями граждан;

31) решение иных задач, предусмотренных для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и правовыми актами органов местного самоуправления.

9. Для осуществления своих полномочий заведующий отделом документооборота обязан в установленном порядке:

1) соблюдать законодательство, Устав городского округа Саранск, решения органов местного самоуправления и настоящую должностную инструкцию, а также исполнять в пределах своей компетенции правовые акты и указания (поручения) должностных лиц Администрации городского округа Саранск, в подчинении которых он находится;

2) добросовестно исполнять свои полномочия и принимать все необходимые и возможные меры для их реализации;

3) поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих полномочий;

4) соблюдать правила внутреннего распорядка, установленные в Администрации городского округа Саранск;

5) выполнять требования профессиональной этики;

6) в пределах своих полномочий выполнять иные обязанности, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск, Регламентом Администрации городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления;

7) не разглашать служебную информацию (тайну), а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

8) уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

10. Для осуществления своих полномочий заведующий отделом документооборота имеет право в установленном порядке:

1) участвовать в обсуждении руководством Администрации городского округа Саранск вопросов, касающихся состояния работы с обращениями физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

2) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений соблюдения установленных сроков рассмотрения обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

3) вносить предложения начальнику Канцелярии и (или) заместителю начальника Канцелярии о применении административных мер во всех случаях нарушения сроков рассмотрения обращений физических, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, установленных правил работы с документами, в том числе по актам прокурорского реагирования и наказам избирателей структурными подразделениями и должностными лицами;

4) проводить проверки хода рассмотрения (выполнения) обращений граждан и юридических лиц и доводить итоги проверок до руководства Администрации городского округа Саранск и руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

5) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных требований;

6) запрашивать от органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, иных граждан и юридических лиц информацию, необходимую для осуществления своих полномочий;

7) осуществлять подготовку предложений (проекты нормативных правовых актов, письменных документов и т.п.) по вопросам, отнесенным к компетенции Канцелярии;

8) использовать для реализации своих полномочий информационные, документационные, правовые и иные материально-технические средства Администрации городского округа Саранск;

9) иные права, предусмотренные для муниципальных служащих городского округа Саранск законодательством, Уставом городского округа Саранск и решениями органов местного самоуправления.

11. В случае противоречия между собой правовых актов и указаний (поручений) лиц, перечисленных в настоящей должностной инструкции, они исполняются им в следующем порядке: Главы, Руководителя Аппарата Администрации, начальника Канцелярии, заместителя начальника Канцелярии.

12. Вышеперечисленные нормативные правовые акты и указания (поручения) исполняются заведующим отделом документооборота при условии, что они не противоречат законодательству, Уставу городского округа Саранск, решениям органов местного самоуправления и настоящей должностной инструкции.

13. Во время отсутствия заведующего отделом документооборота (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное по представлению начальника Канцелярии. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

III. Ответственность заведующего отделом документооборота

14. Заведующий отделом документооборота несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей, допущенное по его вине, в том числе:

1) наступление или угроза наступления неблагоприятных последствий в результате принятия подготовленного им документа органа местного самоуправления, которые он мог и должен был предвидеть;

2) уклонение от принятия (совершения) либо несвоевременное принятие (совершение) строго определенного решения (действия), которое входит в его компетенцию;

3) бездействие или отказ от совершения строго определенных действий по правовому акту и указанию (поручению) перечисленных в настоящей должностной инструкции лиц;

4) неинформирование должностных лиц, в непосредственном подчинении которых он находится, о неблагоприятном положении дел на том или ином участке, относящемся к сфере его полномочий.

15. Порядок и условия привлечения заведующего отделом документооборота к ответственности определяются законодательством и решениями органов местного самоуправления.

16. Заведующий отделом документооборота не несет ответственности за неисполнение правовых актов, которые не могут применяться в установленных законодательством случаях.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен(а) и с установленными в ней требованиями согласен(а).

"__" ____________ 2018 г.
	(подпись)