Приложение N 2. Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой в администрации Губернатора и Правительства Кировской области, без использования средств информатизации

Приложение N 2

Утверждено
распоряжением
администрации
Губернатора и Правительства
Кировской области
от 21.09.2020 N 99

Положение
об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой в администрации Губернатора и Правительства Кировской области, без использования средств информатизации

1. Общие положения

Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой в администрации Губернатора и Правительства Кировской области, без использования средств информатизации (далее - Положение) разработано в целях выполнения требований постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств информатизации" при обработке персональных данных в администрации Губернатора и Правительства Кировской области (далее - администрация).

Положение регулирует вопросы, связанные с обработкой персональных данных в администрации без использования средств информатизации.

Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе либо извлеченных из нее (далее - персональные данные), считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных осуществляется при непосредственном участии человека.

Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе либо были извлечены из нее.

2. Субъекты персональных данных

Субъектами персональных данных в администрации являются:

работники и государственные гражданские служащие администрации;

лица, претендующие на замещение государственных должностей Кировской области, должностей руководителей, заместителей руководителей органов исполнительной власти Кировской области, должностей государственной гражданской службы в администрации, должностей, не отнесенных к государственной гражданской службе;

лица, замещающие государственные должности Кировской области;

руководители и заместители руководителей органов исполнительной власти Кировской области;

граждане и государственные гражданские служащие, участвующие в конкурсе на вакантную должность или на включение в кадровый резерв государственных гражданских служащих Кировской области;

граждане, претендующие на присвоение почетных званий Кировской области;

граждане, награждаемые государственными наградами Российской Федерации;

граждане, награждаемые почетными знаками Кировской области;

граждане, награждаемые Благодарственным письмом Правительства Кировской области;

граждане, награждаемые Почетной грамотой Правительства Кировской области;

лауреаты Премии Кировской области;

граждане, обратившиеся за предоставлением льгот в соответствии с федеральным законодательством;

граждане, заменившие военную службу по призыву альтернативной гражданской службой;

граждане, обратившиеся с жалобой на орган или должностное лицо органа исполнительной власти Кировской области;

граждане, записавшиеся на прием к должностному лицу, члену Правительства Кировской области;

граждане, заключившие контракт (договор) на предоставление услуг администрации;

граждане, обратившиеся в комиссию по делам несовершеннолетних и защите их прав для принятия решения о допуске или недопуске их к трудовой деятельности в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних;

граждане, привлеченные к административной ответственности по результатам проверки в рамках регионального государственного надзора в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

граждане, обратившиеся за консультацией по вопросам регионального государственного надзора в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

специалисты, направляемые на обучение в рамках Президентской программы по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации.

3. Особенности организации работы с персональными данными без использования средств информатизации

3.1. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее - материальный носитель), в специальных разделах или на полях форм (бланков).

3.2. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается хранение на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

3.3. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации, должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется без использования средств автоматизации, о категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки.

3.4. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

3.4.1. Типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество (при наличии) и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых администрацией способов обработки персональных данных.

3.4.2. Типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый субъект персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных.

3.4.3. Типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

3.5. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих использованию и распространению, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих использованию и распространению, а далее используется или распространяется копия персональных данных;

при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

3.6. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, зачеркивание).

3.7. Правила, предусмотренные пунктами 3.5 и 3.6 настоящего Положения, применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

3.8. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения персональных данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

4. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации

4.1. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить место хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

4.2. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

4.3. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются администрацией.

5. Сроки хранения персональных данных, обрабатываемых без использования средств информатизации

Сроки хранения персональных данных, обрабатываемых без использования средств информатизации, определены номенклатурой дел администрации.

6. Уничтожение персональных данных, обрабатываемых без использования средств информатизации

Уничтожение персональных данных, обрабатываемых без использования средств информатизации, производится по акту комиссии по осуществлению внутреннего контроля за соблюдением законодательства о защите персональных данных в администрации Губернатора и Правительства Кировской области путем сжигания.