Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления

Приложение

к постановлению

администрации города

от 25 мая 2012 г. N 1563

Инструкция по делопроизводству
в администрации города и иных органах местного самоуправления

С изменениями и дополнениями от:

28 января 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления (далее - Инструкция) разработана в целях обеспечения и совершенствования документооборота, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция составлена в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003) и определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрации города и иных органах местного самоуправления.

1.3. Установленные Инструкцией правила ведения делопроизводства распространяются на всю служебную документацию несекретного характера.

1.4. Порядок работы с документами с грифом "Для служебного пользования" определен Положением о порядке обращения с конфиденциальной информацией в администрации города, иных органах местного самоуправления города, утвержденным постановлением администрации города от 01.10.2010 N 3034. Ведение секретного делопроизводства осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

1.5. Составление, оформление и учет документов по кадрам, по записи актов гражданского состояния, нотариальным действиям, учету военнообязанных производится в порядке, установленном действующим законодательством, инструкциями, положениями, иными правовыми актами.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства в администрации города, иных органах местного самоуправления возлагается на их руководителей и (или) на заведующих общими отделами.

Муниципальные служащие органов администрации города, иных органов местного самоуправления (далее органы) несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов. При утрате документа специалист обязан немедленно доложить об этом руководителю органа администрации города (иного органа местного самоуправления).

1.7. Вновь принятые специалисты должны быть ознакомлены руководителем с Регламентом администрации города и Инструкцией по делопроизводству.

1.8. Настоящая Инструкция не распространяется на порядок делопроизводства Барнаульской городской Думы, если правовыми актами не установлено иное.

2. Общие требования к оформлению документов

2.1. Бланки документов

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование.

Служебные документы печатаются на бланках. Бланки документов должны иметь поля не менее (мм):

левое - 20;

правое - 10;

верхнее - 20;

нижнее - 20.

Бланк документа - это лист бумаги с заранее напечатанными на нем типографским способом или при помощи штампа постоянными для данного документа информационными реквизитами. Штамп применителен только для служебных писем.

Бланки изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) и печатаются черной краской на основе продольного или углового расположения реквизитов (приложение 1, 2).

На продольных бланках (бланки постановлений, распоряжений) все реквизиты располагаются по центру текстового поля, на угловых (бланки писем) - в левом верхнем углу бланка, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.

На бланках постановлений, распоряжений администрации, писем администрации в верхней части, перед наименованием органа, печатаются слова "Российская Федерация", между ними располагается герб города Барнаула.

2.2. Реквизиты документов

Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 и настоящей Инструкции.

При составлении и оформлении документов могут использоваться следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. Герб города Барнаула;

3. Наименование органа - автора (как правило, воспроизводится на бланке учреждения);

4. Справочные данные об организации (почтовый адрес, индекс, телефон, факс);

5. Наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ и т.д.);

6. Дата документа;

7. Регистрационный номер документа;

8. Ссылка на регистрационный номер документа, дату;

9. Место составления или издания документа;

10. Адресат;

11. Утверждение документа;

12. Резолюция;

13. Заголовок к тексту;

14. Отметка о контроле;

15. Текст документа;

16. Отметка о наличии приложения;

17. Подпись;

18. Гриф согласования документа;

19. Визы согласования документа;

20. Оттиск печати;

21. Отметка о заверении копии;

22. Отметка об исполнителе;

23. Отметка об исполнении документа и списании его в дело;

24. Отметка о поступлении документа в организацию;

25. Идентификатор электронной копии документа.

2.3. Реквизит "Наименование органа-автора"

Важным реквизитом документа является правильное указание наименования учреждения - автора документа, оно указывается на бланках, в соответствии с учредительными документами организации (Уставом или Положением).

Для постановлений и распоряжений администрации города Барнаула - наименование администрации города Барнаула (приложение 3).

Для отделов, управлений и комитетов - полное наименование отдела, управления, комитета.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию нескольких органов местного самоуправления, принимается совместный правовой акт - распоряжение или приказ.

Документы, издающиеся совместно, оформляются не на бланках. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех органов, участвующих в их принятии, например:

Комитет по управлению                         Комитет по образованию

муниципальной собственностью                  г. Барнаула

г. Барнаула

Распоряжение

05.04.2012                                                N 42/34

Подписи на этих документах располагаются на одном уровне с указанием полных наименований должностей, включая наименования органов, принявших документ, например:

Председатель комитета по                    Председатель комитета по

управлению муниципальной                    образованию г. Барнаула

собственностью г. Барнаула

подпись        И.О.Фамилия                  подпись     И.О.Фамилия

Все экземпляры этих документов, в том числе и приложения, остающиеся в делах органов, должны содержать подписи должностных лиц с указанием их должностей.

Индексом данных документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные данными органами, разделенные косой чертой. При этом первым указывается номер того органа, который подготовил проект документа.

2.4. Реквизит "Справочные данные об организации"

Этот реквизит, как правило, является принадлежностью бланка органа и включает почтовый адрес (в т.ч. индекс), номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, адрес электронной почты и др.).

2.5. Реквизит "Наименование вида документа"

Обязательным реквизитом служебных документов, за исключением писем, является указание их вида, например: постановление, распоряжение, протокол, план работы, докладная записка, информация. Данный реквизит указывается под наименованием учреждения, от верхнего поля, по центру. В протоколе - ниже наименования коллегиального органа, в заявлении, служебной записке - ниже реквизита "Адресат", в акте - ниже реквизита "Гриф утверждения".

2.5.1. Виды правовых актов:

Постановление - правовой акт нормативного характера, принимаемый главой администрации города, района, села, поселка в целях решения вопросов местного значения, полномочия по которым закреплены за администрацией, рассчитанный на постоянное, многократное действие (применение). По отдельным вопросам могут приниматься постановления ненормативного характера.

Распоряжение - правовой акт администрации города, иного органа местного самоуправления, издаваемый для решения оперативных, организационных, кадровых и других текущих вопросов.

Приказ - правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем органа администрации города или иного органа местного самоуправления, являющихся юридическим лицом, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед органом администрации города или иным органом местного самоуправления.

2.6. Реквизит "Дата документа"

Служебный документ должен иметь дату, в состав которой входят число, месяц и год.

Для протоколов различных заседаний датой является день, месяц и год их проведения, а для постановлений, распоряжений администрации, приказов и писем - день их подписания.

Датой документа, требующего утверждения, считается дата его утверждения.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой. Способ написания даты зависит от характера документа. В нормативных документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 05 апреля 2012 г.

В остальных случаях - цифровой способ оформления даты, он оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности; день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 05.04.2012

Дата подписания указывается в левой верхней части документа.

Если документ готовится не на бланке, то дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ, ниже на 2 - 3

интервала. Этот порядок допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах.

Все отметки на служебных документах, связанные с прохождением и исполнением их, датируются и подписываются.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Данный реквизит обязателен для всех видов документов.

2.7. Реквизит "Регистрационный номер документа"

Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Он состоит из порядкового номера документа, который можно дополнить по усмотрению администрации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации.

2.8. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами, и включает дату документа и регистрационный номер, на который дается ответ, например:

На N 03-24/147 от 03.04.2012

2.9. Реквизит "Адресат"

Реквизит "Адресат" располагается в верхнем правом углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее подразделения указываются в именительном падеже, например:

                                    Администрация г. Барнаула

                                    Комитет по делам молодежи

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                    Администрация г. Барнаула

                                    Архивный отдел

                                    Заведующему отделом

                                    И.О.Фамилия

При адресовании документа руководителю учреждения наименование его входит в состав наименования должности адресата, например:

                                    Председателю Избирательной

                                    комиссии Алтайского края

                                    И.О.Фамилия

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

                                    Руководителям предприятий

                                    строительного комплекса

При адресовании документа нескольким адресатам слово "Копия" не пишется.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                    Отделение Пенсионного фонда

                                    Российской Федерации

                                    по Алтайскому краю

                                    пр-кт Комсомольский, 80-а

                                    г. Барнаул, 656056

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

                                    И.П. Горюнову

                                    пр-кт Строителей, 6, кв. 26

                                    г. Барнаул, 656058

Документ не должен содержать более четырех адресатов, в противном случае составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

В адресате документа, направляемого внутри учреждения, указывается должность, инициалы и фамилия руководителя органа администрации города или иного органа местного самоуправления.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам и учреждениям подведомственной системы. В этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами.

Каждый элемент реквизита "Адресат" - наименование учреждения, органа, должности, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес печатаются с новой строки от 4-го положения табулятора через один интервал.

2.10. Реквизит "Утверждение документа"

Утверждение - особый способ удостоверения документа. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Элементом грифа утверждения являются: слово утверждаю, написанное заглавными буквами без кавычек, наименование должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения.

Гриф утверждения печатается перед текстом в правом верхнем углу первого листа документа, например:

                                          Утверждаю

                                          Глава администрации

                                          ______________ района

                                          ______________ И.О.Фамилия

                                          личная подпись

                                          12.04.2012

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                                               Утверждаю

                                     Глава администрации г. Барнаула

                                     ___________________ И.О.Фамилия

                                       личная подпись

                                                          12.04.2012

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

Утверждаю                               Утверждаю

Председатель комитета                   Председатель комитета по

по образованию г. Барнаула              физической культуре и спорту

                                        г. Барнаула

_______________И.О.Фамилия              _________________И.О.Фамилия

личная подпись                          личная подпись

12.04.2012                              12.04.2012

План
мероприятий по подготовке и проведению летней оздоровительной кампании

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа от пятого положения табулятора. Составные части реквизита должны содержать в одной строке не более 28 знаков и отделяются друг от друга 1 интервалом.

2.11. Реквизит "Резолюция"

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

Реквизит "Резолюция" пишется от руки в верхней правой части документа.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих исполнению и постановке на контроль.

2.12. Реквизит "Заголовок к тексту"

Документы - постановление, распоряжение, приказ и другие за исключением: поручений, телеграмм, телефонограмм, извещений должны иметь заголовок.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля, без кавычек, он должен быть максимально кратким и отвечать на вопрос: "О чем?". Например: "Об изменении...", "О выделении...". Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал. Длина строки заголовка - не более 28 печатных знаков, объем не должен превышать 5 строк машинописного текста.

2.13. Реквизит "Отметка о контроле"

Проставляется на всех документах, требующих контроля исполнения, в виде буквы "К" ("контроль") или штампом "контроль" на левом поле документа на уровне заголовка.

2.14. Реквизит "Отметка о наличии приложения"

Приложение к постановлению (распоряжению) администрации (приложение 4) должно обязательно иметь следующие элементы: приложение, указание вида документа, к которому оно прилагается, его дату и номер, заголовок, текст. Если в приложении имеются цифровые показатели, то указывается единица их измерения. Если приложение одно, оно не нумеруется. При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковая цифра в той очередности, в какой они упоминаются в тексте документа. Отметка о номере приложения документа, к которому оно прилагается, указывается в правом верхнем углу первого листа. Знак N не печатается.

Приложения к правовым актам администрации города подписываются первым заместителем главы администрации города, руководителем аппарата, а связанные с расходованием бюджетных средств, - и председателем комитета по финансам, налоговой и кредитной политике.

Приложения могут иметь также другие служебные документы. В этом случае в основном или сопроводительном письме ниже текста, перед подписью, указывается:

Приложение: на 5 л., в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и число их экземпляров.

Приложение: 1. Штатное расписание на 2 л., в 5 экз.

Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес посылается приложение, например:

Приложение: на 5 л., в 1 экз. в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров, например:

Приложение: Инструкция по делопроизводству, в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: договор от 15.03.2011 N 185 и приложение к нему, всего на 12 л.

2.15. Реквизит "Подпись"

Подпись - обязательный реквизит документа. Подписываются и утверждаются первые экземпляры документов, при необходимости и их копии.

Документы подписываются должностными лицами учреждения в соответствии с распределением обязанностей. В состав подписи входит обозначение должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ написан не на бланке, и сокращенное - на документах, составленных на бланках), личная подпись и ее расшифровка, например:

Глава администрации города      личная подпись         И.О.Фамилия

          или

Председатель комитета

по образованию г. Барнаула       личная подпись        И.О.Фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

Допускается в реквизите "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

       Директор муниципального

        унитарного предприятия

           "Горэлектротранс"           _______________ И.О.Фамилия

               г. Барнаула              личная подпись

Постановления, распоряжения администраций города, района, сельских и поселковой администраций подписываются главой администрации, при его отсутствии - заместителем главы администрации, назначенным главой администрации соответствующим распоряжением.

В отделах, управлениях и комитетах документы подписываются руководителем, а при его отсутствии - заместителем руководителя.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель комитета         личная подпись           И.О.Фамилия

Главный бухгалтер             личная подпись           И.О.Фамилия

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц, например:

- финансовые документы подписывают руководитель организации и главный бухгалтер;

- договоры подписывают договаривающиеся стороны;

- документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Председатель комитета                 Председатель комитета

по образованию г. Барнаула            по культуре г. Барнаула

личная      подпись И.О. Фамилия      личная подпись   И.О. Фамилия

Подпись располагается ниже текста на 2-3 интервала, длина строки с указанием наименования должностного лица не должна превышать 8 см и печатается через 1 интервал. Расшифровка подписи - на уровне последней строки наименования должностного лица от 6 положения табулятора без скобок строчными буквами. Между инициалами имени, отчества и фамилией пробел не ставится.

2.16. Реквизит "Согласование и визирование документа"

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, поэтому каждый документ должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования.

При согласовании документа виза включает в себя должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Визы проставляются на лицевой стороне ниже подписи руководителя (главы администрации), например:

Согласовано

Председатель комитета

по культуре г. Барнаула

________________ И.О. Фамилия

личная подпись

06.03.2012

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, то гриф согласования оформляется по следующей форме:

Согласовано

Письмом Российской академии

наук

от 03.02.2012 N 451-805

или:

Согласовано

Протоколом заседания Правления

страховой компании

"Недвижимость"

от 21.05.2012 N 107

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Гриф согласования может располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.16.1. Согласование проектов постановлений, распоряжений администрации оформляется на оборотной стороне последнего листа правового акта после подписи главы администрации, перед приложениями (приложение 5).

2.16.2. При согласовании постановлений и распоряжений администрации города первым указывается: первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата, далее - курирующий заместитель главы администрации города, председатель правового комитета, председатель организационно-контрольного комитета, руководители органов администрации города и иных органов местного самоуправления, главы районных в городе администраций и другие руководители, заинтересованные в подготовке документа.

Очередность визирования: первым ставит свою визу руководитель органа администрации (иного органа местного самоуправления), подготовивший документ, затем другие руководители, глава администрации района, председатель организационно-контрольного комитета, председатель правового комитета, курирующий заместитель главы администрации города, последним ставит свою подпись первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата.

2.16.3. Если по рассмотренному на коллегии проекту постановления сделаны замечания, то после доработки он перепечатывается и снова визируется в следующем порядке: курирующий заместитель главы администрации города, председатель организационно-контрольного комитета, председатель правового комитета, первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата.

2.16.4. При подготовке проектов постановлений по вопросам утверждения градостроительных планов земельных участков и предварительного согласования мест размещения объектов согласование предусматривается в следующем порядке: курирующий заместитель главы администрации города, затем председатель правового комитета, председатель организационно-контрольного комитета, глава администрации района.

Очередность визирования: глава администрации района, курирующий заместитель главы администрации города, председатель организационно-контрольного комитета, председатель правового комитета.

2.16.5. При подготовке проектов постановлений по вопросам распоряжения земельными участками (в рамках компетенции администрации города) согласование предусматривается в следующем порядке: председатель правового комитета, председатель комитета по строительству, архитектуре и развитию города.

Очередность визирования: председатель комитета по строительству, архитектуре и развитию города, председатель правового комитета.

2.16.6. При согласовании правовых актов кадрового характера соблюдается следующая последовательность: первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата, председатель правового комитета.

Очередность визирования: председатель правового комитета, первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата.

2.16.7. При согласовании постановлений, распоряжений администраций районов соблюдается следующая последовательность: заместитель главы администрации, руководитель аппарата администрации, отраслевой заместитель главы администрации, заведующий юридическим отделом, руководители заинтересованных структурных подразделений администрации.

Очередность визирования: от меньшей должности к большей, начиная с исполнителя.

2.16.8. Гриф согласования постановлений и распоряжений содержит следующие элементы: при соблюдении полей: левое - 10 мм, правое - 35 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм, в верхней части листа от границы левого поля печатается слово Согласовано, написанное прописными буквами без кавычек, наименование должности (включая наименование учреждения), личную подпись, дату согласования, инициалы и фамилию лица, с которым согласовывается документ.

2.17. Реквизит "Печать"

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Она заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Количество печатей, их виды, место хранения, ответственных за сохранность печатей определяет глава администрации города.

Оттиск печати на документе должен быть синего или фиолетового цвета, проставлять печать следует таким образом, чтобы оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи.

На финансовых документах печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать другие реквизиты.

Копии документов с черной печатью являются недействительными.

На основании ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендуется примерный перечень документов, на которые ставится большая гербовая печать (приложение 6).

Письма, выполненные на бланках организаций, не требуют удостоверения печатью.

Размноженные экземпляры (ксерокопии) правовых актов (постановлений, распоряжений, приказов) заверяются печатью "Для постановлений и распоряжений", "Для приказов" и т.д.

2.18. Реквизит "Отметка о заверении копии"

При заверении копии документа, соответствующей подлиннику, ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверяющую надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

Верно.

Заместитель председателя

организационно-контрольного

комитета ________________И.О.Фамилия

         (личная подпись)

Дата

Постановления, распоряжения, материалы к различным заседаниям и совещаниям тиражируются в администрациях города, районов, сельских и поселковой администрациях в соответствии с установленным регламентом.

Постановления (распоряжения), подлежащие рассылке согласно списку, выдаются в копии и должны содержать необходимые реквизиты: дату подписания, регистрационный номер и быть заверены печатью "Для постановлений и распоряжений".

Постановления, касающиеся:

- охраны прав детства;

- передачи в собственность жилья путем приватизации;

- опеки над несовершеннолетними;

- иные документы

выдаются заявителям в виде дубликата с подлинной подписью главы администрации, заверенной печатью ("Для постановлений и распоряжений").

Копии правовых актов, не обозначенные в списке на рассылку, выдаются заявителям на основании письменного заявления с указанием причин в срок не более 3-х дней.

Копии снимаются только с документов, изданных органом.

Исключение составляют служебные документы, касающиеся оформления трудовых отношений и формирования личных дел (копии трудовых книжек, дипломов, свидетельств о получении образования и т.д.). Данные документы могут копироваться и заверяться организацией, независимо от того, кем они выданы.

При оформлении копий, касающихся личных прав и личных интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку - кому и когда она выдана, а на самой копии отметку о том, что подлинник хранится в данной организации. Копия исходящего документа должна быть завизирована должностным лицом, составляющим документ или согласовавшим его.

2.19. Реквизит "Отметка об исполнителе"

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа, указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона, дата исполнения, например:

И.В. Иванов

233221

25.02.2012

Подпись исполнителя обязательна.

2.20. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя органа администрации, иного органа местного самоуправления, в котором исполнен документ.

2.21. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию"

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа в правом нижнем углу.

При поступлении документа по электронной почте отметка "Получено по электронной почте" проставляется рядом с отметкой о поступлении.

2.22. Реквизит "Идентификатор электронной копии документа"

Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывается имя файла, код оператора, например:

О награждении НИИ "Лисавенко", Н.Н.

2.23. Реквизит "Текст документа"
Требования, предъявляемые к тексту различных видов документов

2.23.1. Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и нормам русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

2.23.2. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

2.23.3. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков (не "настоящий акт", а "акт"; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем").

Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-либо профессии) должно быть ограничено.

Следует избегать тавтологии (например: "свободная вакансия", "в срок до 10.05.2011").

В тексте документа (кроме правового акта) следует употреблять или общепринятые сокращения (например: ООО - общество с ограниченной ответственностью, МУ - муниципальное учреждение) или сокращения, расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте (например: ГОР (группа оперативного реагирования).

2.23.4. Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документа, изложено в приложении 7.

2.23.5. На документах, оформляемых на двух и более листах, второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются в правом верхнем углу листа арабскими цифрами и без каких-либо знаков.

2.23.6. Тексты сложных документов (справки, отчеты, обзоры, доклады, положения и т.д.) делятся на разделы, пункты, подпункты. Разделы текста снабжаются заголовками, которые располагаются посередине листа. От текста заголовки отделяются двумя интервалами. Нумеруют разделы, пункты и подпункты арабскими цифрами. После номера подпункта ставится точка и текст печатается с прописной буквы, после подпункта ставится точка с запятой, например,

2......:

2.1...;

3. Контроль за исполнением постановления возложить на ....

Обозначения подпунктов печатаются с красной строки.

2.23.7. В таких документах, как объяснительные записки, докладные записки, используется форма изложения от первого лица единственного числа ("прошу направить", "считаю необходимым...").

В других видах документов используется форма изложения от третьего лица единственного числа ("...считает возможным...", "...не возражает..." и т.д.) или первого лица множественного числа ("направляем", "просим"). В данном случае руководитель, подписавший документ, выступает от имени учреждения.

2.23.8. Служебные документы печатаются на компьютере с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman размером 14 через 1 интервал, допускается печатать документы и через 1,5 интервала (письма, доклады, благодарственные письма, справки, докладные записки и т.д.), кроме правовых актов. В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним межстрочные интервалы могут быть изменены.

2.23.9. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста (кроме постановлений и распоряжений).

2.23.10. При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.

Документы для печатания должны быть написаны только пастой или чернилами синего или черного цвета ясно и разборчиво.

В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допускается расположение реквизитов параллельно длинной стороне листа.

2.23.11. При печатании документов используются 8 стандартных положений табулятора:

0 - граница левого поля;

1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля;

2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля;

3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля;

4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля;

5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля;

6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля;

7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля.

От нулевого положения табулятора печатают реквизиты: "Наименование учреждения", "Заголовок к тексту", "Отметка о наличии приложения", "Наименование должности в реквизите и подпись", "Гриф согласования", заверительную надпись "Верно", дату при заверении копий, "И.О.Фамилия исполнителя, номер его телефона, дата".

От 1-го положения табулятора печатают начало абзаца в тексте.

От 5-го положения табулятора печатают реквизит "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения допуска к документу".

От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизите "Подпись".

2.23.12. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 интервал. Реквизиты отделяют друг от друга 2 - 3 интервалами.

В подписанные или утвержденные документы вносить какие-либо изменения, исправления, дополнения без разрешения лица, подписавшего или утвердившего документ, не допускается.

Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, выполняются только чернилами или пастой темного цвета.

2.23.13. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой, например: * или 1. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3. Порядок подготовки проектов правовых актов

3.1. Проекты правовых актов (постановления, распоряжения) администраций города и районов готовятся по поручениям глав и заместителей глав администраций, по инициативе руководителей органов администрации города и иных органов местного самоуправления.

Правовые акты могут быть подготовлены совместно несколькими органами администрации города, иными органами местного самоуправления или одним из них по согласованию с другими.

3.2. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители органов администрации (иных органов местного самоуправления), которые готовят проекты правовых актов.

3.3. Постановления, распоряжения, другие служебные документы, принимаемые и издаваемые на основе законов, указов, постановлений, решений и распоряжений органов государственной власти, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера.

3.4. При подготовке правовых актов необходимо руководствоваться основными принципами:

- законности;

- отражения в них интересов населения;

- единства, полноты, непротиворечивости;

- планомерности и оперативности подготовки;

- наличия механизма реализации правовых актов.

3.5. Проекты правовых актов администраций печатаются на бланках формата А4, шрифтом размером 14.

3.6. Каждый лист правового акта, в том числе и приложений, должны иметь поля не менее, мм:

верхнее - 20

левое - 35

правое - 10

нижнее - 20.

3.7. Заголовок печатается на расстоянии от реквизита "Дата" ниже на 2 - 3 см.

3.8. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, и печатается через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля (по ширине). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы поля.

3.9. Как правило, текст правового акта должен состоять из 2-х взаимозависимых частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (в распоряжениях - распорядительной). Основную смысловую нагрузку несет постановляющая часть, она излагается в повествовательной форме.

Преамбула завершается словом "постановляю", иногда она может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст начинается со слова "постановляю".

3.10. В правовых актах используется форма изложения от первого лица единственного числа (постановляю, Приказываю), что является отражением принципа единоначалия. Слова постановляю, приказываю печатаются прописными буквами с отдельной строки от нулевого положения табулятора без пробелов между печатными знаками, затем ставится двоеточие, например,

постановляю:

3.11. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений), как правило, подразделяется на пункты, в каждом из которых содержатся отдельные поручения.

В каждом пункте постановляющей (распорядительной) части указываются: исполнитель (организация, орган администрации города, иной орган местного самоуправления, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения.

Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме, например,

"подготовить", "зачислить", "обеспечить", "организовать", "информировать".

Если в поручениях (пунктах, подпунктах) указывается исполнителем орган администрации города (иной орган местного самоуправления) или организация, то фамилия и инициалы ее руководителя пишутся после наименования учреждения, в скобках, в именительном падеже, например,

Комитету по культуре города Барнаула (Петров А.А.)

Если поручение дается непосредственно руководителю органа администрации города (иного органа местного самоуправления) или организации, то должность руководителя, фамилия и инициалы пишутся без скобок в дательном падеже, например:

Председателю комитета по культуре города Барнаула Петрову А.А.

3.12. Предпоследним пунктом правового акта является информирование о ходе выполнения документа с указанием конкретного срока. Например,

Информировать о ходе исполнения постановления (распоряжения) до 20.05.2012.

3.13. В последнем пункте правового акта указывается лицо, на которое возлагается контроль за его выполнением.

Должности заместителей главы администрации города указываются полностью.

3.14. Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава администрации города", инициалов и фамилии.

Слова "Глава администрации города" печатаются от границы левого поля в одну строку.

Инициалы имени, отчества и фамилия главы администрации города печатаются у правой границы текстового поля.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Барнаула от 28 января 2014 г. N 111 в пункт 3.15 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.15. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка, печатаются они на отдельных листах. В тексте правовых актов об утверждении документации по планировке территории указываются номер градостроительного плана земельного участка, шифр и наименование разработчика проектов планировки и межевания территории (без приложения).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов.

Приложения содержат положения, регламенты, перечни, списки, графики и т.д.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на постановление или распоряжение администрации. Все составные части реквизита "Приложение" выравниваются по левому краю и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа (приложение 4), например:

                                             Приложение 2

                                             к постановлению

                                             администрации города

                                             от 15.04.2012 N 975

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (положение, перечень, список и т.д.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются также центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

3.16. На оборотной стороне правового акта оформляются: согласование, затем список на рассылку, должностное лицо, подготовившее документ, и первой проставляется его роспись. В левом нижнем углу проставляются реквизиты: исполнитель (И.О.Фамилия, его телефон и дата подготовки документа).

3.17. Завершающим этапом в подготовке правового акта является его согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, органами администрации города, иными органами местного самоуправления, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Проекты правовых актов должны визироваться должностными лицами в день их поступления с обязательным проставлением даты визирования под подписью.

Проекты правовых актов, согласованные либо с приложенными к ним замечаниями, представляются на подпись главе администрации или лицу, его замещающему.

3.18. Датой правового акта является дата его регистрации.

3.19. Подписанные правовые акты администрации города регистрируются в организационно-контрольном комитете администрации города и рассылаются согласно списку, представленному исполнителем.

3.20. Постановления и распоряжения регистрируются раздельно в пределах календарного года. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал (приложение 8, 9). В соответствии с номенклатурой дел распоряжения по основной деятельности, личному составу, командировкам и отпускам формируются в самостоятельные дела и регистрируются в журнале или с помощью компьютера. Порядковый номер распоряжения с добавлением буквы "р" - по основной деятельности (12-р, 159-р и т.д.), букв "лс" - по личному составу (12-лс, 20-лс и т.д.), буквы "к" - по командировкам и отпускам (6-к, 11-к и т.д.) устанавливается в пределах календарного года. Наличие установленных реквизитов обязательно для всех видов распоряжений.

3.21. Если в связи с принятием правового акта прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них признаются утратившими силу или подлежат изменению и в какой части.

4. Виды служебных документов

4.1. Протокол

4.1.1. Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, комиссиях, заседаниях, коллегиальных органах.

При составлении протокола необходимо обеспечивать его юридическую силу, она определяется обязательным соблюдением необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой информацией, содержащейся в протоколе.

Протоколы оформляются секретарем на основании записи хода заседаний, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Текст протокола должен быть набран с помощью средств электронно-вычислительной техники.

Существуют два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступающих и краткую запись о теме выступления.

4.1.2. Обязательными реквизитами протокола являются:

наименование организации;

наименование вида документа (протокол);

полное наименование коллегиального органа;

дата и номер заседания;

список присутствующих, приглашенных лиц;

повестка дня;

фамилии докладчиков, выступающих по каждому вопросу повестки дня;

принятые решения по каждому вопросу повестки дня;

подписи председателя и секретаря.

В протоколе отражаются мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь.

Фамилии приглашенных записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих коллегиальных органов должности присутствующих не указываются. Если на заседании присутствовали более 15 приглашенных лиц, то составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников.

Вопросы в повестке дня формулируются в предложном падеже с предлогами "о", "об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".

4.1.3. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: "слушали - выступили - решили". слова "слушали", "выступили", "решили" пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом "слушали" ставится номер вопроса повестки дня.

В разделе слушали приводится фамилия и инициалы докладчиков (наименование должности указывается в повестке дня). Затем дается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если докладчиком представлен текст доклада, делается ссылка на это, а текст доклада прилагается к протоколу.

В разделе выступили приводятся фамилии и инициалы выступающих. Если слово предоставляется лицу, приглашенному на обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указывается его фамилия, инициалы и должность.

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов "вопрос", "ответ" указываются фамилии и инициалы. В разделе решили записывается принятое решение кому, что сделать и к какому сроку.

В протоколе отражаются все принятые решения с указанием числа голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также приводится список лиц, не участвовавших в голосовании.

В случае утверждения коллегиальным органом какого-либо документа в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ должен прилагаться к протоколу.

Особое мнение по принятому решению участник заседания коллегиального органа должен изложить и подписать на отдельном листе, который прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

В тексте протокола отражаются решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении прений, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.).

К протоколу прилагаются тексты принятых решений, проекты решений и список присутствующих на заседании (при необходимости - стенограмма), а также переданные председателю письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слова ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (руководителем секретариата).

Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания совещания.

4.1.4. Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги, для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, наименования вида документа (протокол) и указанием места проставления даты и номера заседания (приложение 10).

Протоколы заседаний, совещаний и других коллегиальных органов хранятся в органах администрации города, иных органах местного самоуправления в течение установленного номенклатурой дел срока хранения, затем сдаются в архив на постоянное хранение.

4.2. Выписки из протоколов и приказов

В выписках из протокола и приказа делается дословная запись содержания выписываемых абзацев.

Выписки с заверительной записью "Верно" подписывает и заверяет печатью компетентное лицо с указанием своей должности, И.О.Фамилии, даты.

В постановлениях, распоряжениях, приказах при оформлении выписки пишется обязательно констатирующая часть, в протоколах - вводная часть (включая повестку дня), а затем - дословная запись содержания абзацев (приложение 11).

4.3. Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю учреждения или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки могут быть внутренними и внешними.

Внутренняя докладная записка, адресуемая руководству учреждения, подписывается руководителем структурного подразделения и оформляется на чистом листе бумаги формата А4, имеет дату, заголовок к тексту.

Если докладная записка исходит от имени учреждения, то она подписывается руководителем и печатается на общем бланке, имеет дату, исходящий номер, заголовок к тексту.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) излагаются факты и проводится их анализ, во второй - делаются выводы и предложения.

4.4. Акт

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Акты составляются по результатам ревизии финансово-хозяйственной деятельности, приема-передачи дел, проверки наличия, инвентаризации и др.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом.

Акты внутреннего характера оформляются на общем бланке.

Совместные акты учреждения с другими учреждениями печатаются на бланке того учреждения, руководитель которого будет утверждать данный акт или на чистом листе бумаги формата А4.

В заголовке акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта строится по схеме:

основание (указывается правовой акт);

составлен комиссией в составе: (указываются наименование комиссии, должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Первой указывается фамилия председателя, далее в алфавитном порядке - фамилии членов комиссии);

присутствовали: (если при составлении акта присутствие других лиц необходимо, то указываются их должности, инициалы и фамилии).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность, характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта, адресаты, которым они направлены, например:

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр - направлен (наименование органа администрации города или иного органа местного самоуправления);

2-й экземпляр - (наименование органа администрации города или иного органа местного самоуправления);

3-й экземпляр - в дело (указывается номер дела).

Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении, или присутствовавшие при составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей при составлении акта.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

4.5. Письмо

4.5.1. Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по единому способу передачи текстов (пересылка почтой).

Письма подготавливаются как инициативные, по указанию руководителя, а также как ответ на поступившие документы, и печатаются на бланке письма. Для писем применяются угловые бланки (приложение 2).

Служебные письма должны быть краткими, не превышать двух страниц, составляться, как правило, по одному вопросу.

4.5.2. Письмо содержит следующие реквизиты:

адресат;

дату;

регистрационный номер;

ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа;

текст;

ссылку на приложения (если они есть);

подпись;

фамилию исполнителя и номер его телефона.

4.5.3. Письмо оформляют как с обращением, так и без обращения к адресату. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются такие, как:

Уважаемый Сергей Васильевич!

Господин Смирнов!

Сергей Васильевич!

Уважаемый господин Смирнов!

Уважаемые господа! (Употребляется, когда имена получателей письма не известны).

При обращении к должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии.

Письма составляются по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

В основной части излагается описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами, ссылками, документами.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел представляет). Начало основной части формулируется в зависимости от назначения и содержания писем.

Форма изложения текста от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке или содержит персональное обращение к адресату.

4.5.4. В письмах указывается точное наименование адресата и его адрес.

Если письмо является ответным, то ниже даты и регистрационного номера (исходящего номера) обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не допускается.

На копии письма ставится виза исполнителя и других работников, с которыми согласован проект письма.

4.5.5. Виды писем.

Служебные письма пишут, как правило, без обращения к адресату. Изложение ведется от первого и второго лица множественного числа: "Высылаем Вам...", "Просим направить нам..." ("Вы", "Вас" и т.д. пишется с прописной буквы, а "мы", "нас", "нам" и т.д. - со строчной).

Ответные письма должны содержать ссылку на дату и номер входящего документа. Этот реквизит воспроизводится на бланке и включает в себя дату и номер основного документа, на который дается ответ.

4.5.6. Сопроводительные письма составляются к документам, не имеющим адресующей части.

В сопроводительных письмах указывается наименование сопровождаемого документа, содержатся пояснения относительно характера исполнения или цели направления прилагаемого документа.

4.5.7. Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, необходимых организации. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Просьба излагается с помощью глагола "просить", например:

Просим Вас провести...

Просим Вас сообщить... и т.д.

Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например:

Надеемся на положительное решение вопроса... и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты, например:

Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести)... и т.п.

4.5.8. Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо специальных сведений и документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материала и собственно изложение запроса.

В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, т.к. организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письмо-запрос требует письма-ответа.

4.5.9. Письмо-подтверждение употребляется для сообщения, что посланные документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в силе, а также для подтверждения документов или для подтверждения телефонного разговора.

4.5.10. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется учреждению или отдельному лицу. Например:

В порядке оказания технической помощи просим.... Оплату

гарантируем. Наш расчетный счет...

Руководитель учреждения            подпись             И.О.Фамилия

Главный бухгалтер                  подпись             И.О.Фамилия

4.6. Порядок составления и отправки телеграмм и телефонограмм

4.6.1. Переписка по телеграфу ведется только по срочным служебным вопросам. Телеграммы подписываются руководителем учреждения или его заместителями.

4.6.2. Проекты телеграмм, представляемые на подпись руководству учреждения, должны составляться кратко, четко излагать содержание, визироваться исполнителями и руководителями органов администрации города или органов местного самоуправления, а в случае необходимости согласовываться и визироваться руководителями других заинтересованных учреждений. Проекты телеграмм, представляемые на подпись руководителю учреждения, кроме перечисленных лиц, визируются заместителем руководителя учреждения, которому подчинены подразделения, составившие проекты таких телеграмм.

4.6.3. Составление телеграмм производится с соблюдением следующих правил: перед адресом указывается, в случае необходимости, категория телеграммы ("Срочная");

при необходимости пишется полный адрес или телеграфный адрес получателя;

текст телеграммы пишется без предлогов, союзов и местоимений (прописными буквами) на одной стороне листа бумаги. Знаки препинания сокращаются следующими буквами: ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки;

цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется во избежание искажения при передаче печатать словами. Не рекомендуется начинать или заканчивать изложение содержания телеграммы цифрами, так как эти цифры могут быть поняты получателем как делопроизводственные индексы.

4.6.4. Телеграммы составляются по следующей форме:

телеграфный адрес получателя(ей), текст (содержание телеграммы), знак равенства, исходящий номер, подпись; в нижней части телеграммы, под чертой, пишется адрес и наименование учреждения, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата внизу;

телеграммы одного и того же содержания, адресованные большому количеству адресатов (по списку), размножаются исполнителем в необходимом количестве после подписи и регистрации первого экземпляра.

В проектах ответных телеграмм перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста.

Телеграммы за подписью руководства учреждения передаются секретарю:

в один адрес - в двух экземплярах;

нескольким адресатам - в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс копия.

После регистрации подписанный экземпляр направляется на телеграф, один экземпляр с визами составителей остается в деле у секретаря.

4.6.5. Телефонограммы подписываются руководителем, фиксируются в книге телефонограмм, а затем передаются.

Телефонограммы, адресованные руководителю учреждения и его заместителям, принимаются секретарем руководителя и незамедлительно докладываются после их приема, а затем регистрируются секретарем и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства учреждения.

В телефонограмме должны указываться: название вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.

4.7. Заявление

4.7.1. Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение.

4.7.2. Заявление содержит следующие реквизиты:

адресат (должность, инициалы и фамилию должностного лица);

автор заявления (в родительном падеже указывается фамилия, имя, отчество, должность; перед фамилией предлог "от" не пишется);

адрес заявителя (полный домашний адрес, телефон);

вид документа (заявление);

текст;

ссылку на приложение (если оно есть);

подпись.

Например:

                                     Главе администрации

                                     г. Барнаула

                                     Ф.И.О. в дательном падеже

                                     главного специалиста

                                     комитета по социальной

                                     поддержке населения г. Барнаула

                                     Ивановой Н.И.,

                                     проживающей

                                     по ул. Попова, 120, кв. 167

                                     тел. 33-38-70,

заявление.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 июля

2012 года.

                                                Личная подпись, дата

Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести, прошу проверить состояние). Форма изложения заявления свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление передается (направляется) руководителю для принятия решения. Решение руководителя выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа, распоряжения (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

4.7.3. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

5. Прием, обработка, регистрация и рассмотрение служебной документации

5.1. Организация документооборота

Движение документов в органах местного самоуправления с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Документы классифицируются: на входящие, исходящие, внутренние документы (переписка внутри администрации или одного подразделения).

5.1.1. Входящие документы.

Все поступающие служебные документы являются входящей корреспонденцией.

5.1.1.1. Доставка документов в администрацию города осуществляется:

- фельдъегерской службой;

- почтовым отделением связи;

- непосредственно представителями различных организаций, учреждений, предприятий и т.п. (далее - нарочным);

- с использованием факсимильной, электронной и телеграфной связи.

5.1.1.2. Прием корреспонденции, доставленной фельдъегерской службой, осуществляется спецчастью администрации города.

5.1.1.3. Остальная корреспонденция, адресованная администрации города, принимается, вскрывается, регистрируется отделом канцелярии организационно-контрольного комитета (далее - отдел канцелярии), классифицируется и в тот же день, в зависимости от содержания и адресата, направляется на рассмотрение руководителю или его заместителям.

5.1.1.4. Корреспонденция, адресованная в органы администрации города или иные органы местного самоуправления, сразу передается по назначению и регистрируется там.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению.

5.1.1.5. Прием корреспонденции, поступившей в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, осуществляется специалистами приемной главы администрации и передается в отдел канцелярии на следующий рабочий день, срочные передаются руководителям незамедлительно.

5.1.1.6. Отделом канцелярии вскрываются все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично", которые передаются адресатам в закрытом виде.

В процессе первоначальной обработки корреспонденции, поступающей в канцелярию, проверяется безопасность вложений, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа проставляется соответствующая отметка и сообщается отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.

5.1.1.7. При приемке корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие указанных приложений и соответствие номеров документов на вторых экземплярах или в разносных книгах. На вторых экземплярах и в разносных книгах ставится дата и подпись специалистов отдела канцелярии, принявших документ.

5.1.1.8. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Кроме того, регистрируются статьи СМИ, отобранные руководством.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи. Текст поступившей телефонограммы с указанием ее номера, наименования, номера телефона отправителя и времени приема, а также должность и фамилия лица, принявшего телефонограмму, записывается (печатается) на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю.

5.1.1.9. Регистрация поступивших документов в администрации города производится отделом канцелярии, в органах администрации города и органах местного самоуправления - назначенным специалистом.

На документах в правом нижнем углу на первой странице основного документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера. Реквизиты документа вводятся в электронную базу данных, записываются в журнал (приложение 12) или заводится регистрационно-контрольная карточка (приложение 13).

Обязательный минимум реквизитов: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, исходящий номер, дата поступления и входящий номер документа, заголовок документа или краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка о проделанной работе и о списании в дело. В зависимости от характера документа и задач использования информации этот минимум может быть дополнен другими реквизитами.

5.1.1.10. Организация работы с документами, полученными по электронной почте, осуществляется в общем порядке согласно Инструкции по делопроизводству с обязательным проставлением отметки о способе получения документа в электронной базе данных (журнале регистрации) и штампа "Получено по электронной почте" с указанием даты получения на бумажном экземпляре документа.

Обязательной регистрации подлежат документы, содержащиеся в официальных электронных письмах.

Официальное электронное письмо - это сообщение, поступившее по электронной почте на официальный адрес либо отправленное с официального электронного адреса комитета (отдела) администрации города (органа местного самоуправления), которое содержит документ без электронной цифровой подписи, отвечающий требованиям к служебным документам, имеющий комплекс реквизитов, установленный Инструкцией по делопроизводству, и имеющий оригинал в бумажном виде.

Принятый документ распечатывается, регистрируется и передается на исполнение в соответствии с правилами организации документооборота. Приложение к документу не распечатывается, а направляется руководителю (помощнику) и исполнителю в электронном виде.

Не подлежат обязательной распечатке документы, не отвечающие требованиям Инструкции по делопроизводству, документы справочно-информационного и технического характера, реклама.

Отправка официальных электронных писем осуществляется администратором электронной почты при наличии оригинала документа, подписанного руководителем, и его выверенной электронной копии, которая имеет реквизиты, установленные Инструкцией по делопроизводству (бланк, регистрационный номер, дата).

При наличии технических возможностей файл, содержащий электронную копию документа, прикрепляется к регистрационной карточке в электронной базе данных.

Официальные электронные письма, требующие контроля исполнения, подлежат обязательному хранению в официальном почтовом ящике не менее одного года с момента получения (отправки).

5.1.1.11. Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз.

При регистрации служебной корреспонденции проводится поиск на наличие:

- повтора регистрации одного и того же документа;

- зарегистрированных ранее документов по данной теме;

- ответа на запрос администрации города;

- данных о документах, упомянутых в тексте регистрируемого документа, ранее направленных.

При положительном результате поиска специалист отдела канцелярии или специалисты органов администрации города, органов местного самоуправления обязаны подобрать их при наличии документа в текущем архиве или подготовить соответствующую справку и передать руководству совместно с вновь поступившим документом. При этом вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктом 5.1.1.9 Инструкции, и в регистрационные карточки обоих документов вносятся отметки о номерах, связанных по теме документов.

5.1.1.12. Не подлежат регистрации книги, газеты, журналы, бюллетени, рекламные издания, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, справочно-информационные материалы, присланные для сведения, поздравительные открытки, пригласительные билеты, статистические сборники, счета, квитанции, договоры, накладные, сметы и другие подобные поступления.

На этих документах указывается дата их поступления и номер дела по номенклатуре, а порядковый номер не проставляется.

5.1.1.13. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "Лично", а также не регистрируемые документы передаются по назначению в день их поступления.

5.1.1.14. Документы, адресованные администрации города, поступившие минуя отдел канцелярии в приемные руководителей администрации города, в обязательном порядке передаются в отдел канцелярии для регистрации в день их поступления.

5.1.1.15. Специалисты органов администрации города и иных органов местного самоуправления, ответственные за делопроизводство, получают зарегистрированную корреспонденцию под роспись в разносной книге.

5.2. Контроль исполнения служебных документов

Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на глав администраций, руководителей органов администрации города и иных органов местного самоуправления.

5.2.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

5.2.2. Все поступившие документы должны рассматриваться в день их поступления руководителем учреждения или его заместителем в соответствии с распределенными между ними обязанностями.

5.2.3. Документы, адресованные главе администрации города, а также без указания конкретного лица или органа администрации города и органа местного самоуправления, предварительно рассматриваются в отделе канцелярии, а затем направляются руководству или в соответствующий орган администрации города или орган местного самоуправления. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в органы администрации города и органы местного самоуправления или ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в организации распределения обязанностей.

5.2.4. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая оформляется на отдельном листе.

Резолюция должна содержать:

- фамилию и инициалы исполнителей;

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- личную подпись и дату ее написания.

5.2.5. Текст резолюции документа переносится в электронную базу данных, контрольно-регистрационную карточку или журнал регистрации, а затем документ с резолюцией передается исполнителю под роспись.

Документ с резолюцией "Для сведения" передается поочередно. При этом напротив своей фамилии в резолюции исполнитель должен поставить свою роспись и дату в подтверждение того, что он ознакомлен с этим документом.

При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп или отметка "Подлежит возврату".

5.2.6. Если поручение по исполнению документа возложено на нескольких исполнителей, то первым, как правило, указывается лицо, ответственное за организацию исполнения. Первый экземпляр документа направляется первому исполнителю, а остальным идут копии.

Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное и своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, определенные ответственным исполнителем, предоставить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнитель не в праве направлять контролирующему самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя.

Ответственный исполнитель направляет контролирующему обобщенный ответ с приложением информации соисполнителей либо завизированный ими.

5.2.7. Все движение документа обязательно отмечается в контрольно-регистрационной карточке или журнале регистрации.

5.2.8. Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены в учреждении, не должны пересылаться в подчиненные или другие организации. В случае направления документа на рассмотрение и принятие мер в другие учреждения автор должен быть поставлен об этом в известность.

5.2.9. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю и подготовку к пересылке адресату.

5.2.10. Контроль за сроками исполнения в администрации города осуществляется специалистами отдела канцелярии, а в органах администрации города и органах местного самоуправления поручается конкретному лицу, ведущему делопроизводство.

5.2.11. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- входящих - с даты их поступления;

- исходящих - со дня отправки;

- внутренних - с момента их подписания (утверждения).

Специалисты отдела канцелярии проставляют сроки исполнения письма на штампах.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно," - в 10-дневный срок;

- с резолюций "для предложений" - в течение 15 рабочих дней;

- по запросам членов Совета Федерации и депутатов (по депутатскому запросу) - не позднее, чем через 10 дней со дня получения;

- по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;

- по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями, - в течение 15 дней, с согласованием - в течение месяца;

- критические замечания в СМИ - 10 дней с обязательным ответом в редакцию;

- остальные - в срок не более месяца.

По указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы.

На контролируемых документах на левом поле первого листа на уровне заголовка проставляется знак контроля "К" или штамп "Контроль".

Выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

В случае необходимости дополнительного времени на решение вопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должно быть оформлено не менее чем за 3 дня до его истечения с указанием причины продления и планируемой датой исполнения и осуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию, в противном случае документ считается не исполненным в срок. Если в просьбе о продлении не указан новый срок исполнения, он автоматически продляется на месяц.

5.2.12. Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке. Кроме того, письмо автоматически снимается с контроля, если по нему принято постановление, распоряжение администрации города или решение городской Думы. В этом случае исполнитель должен сообщить работникам отдела канцелярии номер и дату для занесения в электронную базу данных или контрольную карточку.

5.2.13. После исполнения документ снимается с контроля и списывается в дело. Снять с контроля документ может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль или в его отсутствие заместитель, при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля и списании в дело.

5.2.14. Еженедельно по пятницам отдел канцелярии предоставляет заместителям главы администрации статистический анализ состояния исполнительской дисциплины и перечни документов, срок исполнения по которым истек, для рассмотрения на аппаратных совещаниях.

Ежемесячно, ежеквартально и ежегодно подается информация о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов. Аналогичный анализ исполнительской дисциплины служебных документов осуществляется в органах администрации города и районных администрациях.

5.2.15. Служебная переписка хранится в органе в течение 5 лет.

5.3. Исходящие документы

5.3.1. Исходящими документами являются официальные документы, отправляемые из администрации, которые делятся на:

- инициативные;

- ответы.

5.3.2. Исходящие документы готовятся на бланке органа, руководитель которой их подписывает.

5.3.3. Исходящие письма за подписью главы администрации города и его заместителей печатаются на бланке администрации города и регистрируются в отделе канцелярии.

Такие письма обязательно должны содержать следующие реквизиты:

- бланк администрации города (герб города Барнаула, полное название администрации, почтовые реквизиты и телефон);

- регистрационный номер и дату;

- адресат;

- заголовок;

- текст письма;

- список приложений, если они есть;

- должность и личную подпись;

- фамилию исполнителя и его телефон.

Внутренние письма печатаются не на бланке.

5.3.4. При подготовке исходящего документа в один адрес на подпись главе администрации города или его заместителям готовятся три экземпляра (первый отправляется адресату, второй - с визой автора, остается в отделе канцелярии, а третий после подписания и регистрации отправляется автору), если письмо в два адреса, то готовится четыре экземпляра и т.д. При подготовке письма более чем в четыре адресата каждому готовится отдельный именной экземпляр, а автору и в отдел канцелярии делаются копии текстов с приложением списка на рассылку.

5.3.5. Регистрация документа, т.е. присвоение ему номера и даты, производится только после подписания его руководителем, в администрации города - отделом канцелярии, в подразделениях - лицом, ответственным за делопроизводство.

Перед регистрацией необходимо проверить правильность подготовки письма, наличие указанных приложений и подписи руководителей на всех экземплярах. В случае обнаружения недостатков в оформлении документов их возвращают исполнителю.

В отделе канцелярии администрации города применяется порядковая нумерация в течение одного календарного года.

5.3.6. Исходящему документу присваивается новый регистрационный номер. Сведения заносятся в электронную базу данных, журнал (приложение 14) или заводится отдельная контрольно-регистрационная карточка, которая помещается в раздел "Исходящие документы".

Исходящие телеграммы регистрируются в общем порядке.

5.3.7. Если исходящий документ является ответом на входящий, то он регистрируется в отделе канцелярии номером входящего документа. Экземпляр с визами всех исполнителей, указанных в резолюции, прикладывается к входящему документу, оформляется списание в дело с отметкой в базе данных (контрольно-регистрационной карточке, журнале) входящей корреспонденции, и переписка помещается "В дело" в соответствии с номенклатурой дел.

5.3.8. Исходящие документы в вышестоящие органы подписываются в районной администрации главой, в администрации города - главой администрации города или его заместителями.

5.3.9. Если ответ автору обращения дает руководитель органа администрации города или органа местного самоуправления, то:

- ответ должен быть на бланке именно этого органа;

- регистрирует, делает ссылку на номера и отправляет ответ автору обращения специалист, ответственный за делопроизводство этого органа администрации города или органа местного самоуправления;

- копия ответа с приложением всей переписки и ссылкой на входящий номер сдается в отдел канцелярии для снятия с контроля.

5.3.10. Все ответы, адресованные в судебные органы, в органы прокуратуры, готовятся за подписью главы администрации города или его заместителей и перед отправкой обязательно должны быть завизированы в правовом комитете.

5.3.11. Служебные документы на отправку и регистрацию передаются подписанными и полностью оформленными, с указанием точных адресов и в количестве экземпляров, равных количеству адресатов.

5.3.12. Подготовленные к отправке служебные документы учитываются в журналах отправляемой корреспонденции (приложение 15), конвертируются и в зависимости от степени срочности отправляются почтой, доставляются нарочным под роспись, направляются по электронной почте или передаются для отправки фельдъегерской связью.

Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день ее подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция - немедленно.

5.3.13. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью администрации, к отправке не принимаются.

5.3.14. Выдача документов на руки адресату производится под роспись получателя в журнале отправляемой корреспонденции либо на экземпляре, хранящемся в деле.

5.3.15. Копии служебных документов выдаются только с разрешения председателя организационно-контрольного комитета.

5.3.16. При неправильном оформлении служебных документов отдел канцелярии имеет право не принимать письма и не снимать с контроля.

6. Организация контроля за исполнением правовых актов

6.1. Правовой акт после подписания главой администрации передается в отдел, осуществляющий регистрацию правовых актов.

6.2. На каждый документ, требующий контроля, в соответствующем органе в течение 2-х дней заводится контрольное дело, в котором накапливаются материалы, отражающие работу по его выполнению.

6.3. Правовой акт должен исполняться в установленный в нем срок. Если в документе несколько пунктов с разными сроками исполнения, то он снимается с контроля после выполнения последнего по срокам мероприятия, при условии выполнения всех позиций правового акта.

Если в процессе работы выясняется невозможность соблюдения указанного срока исполнения, то он может быть продлен с указанием причины неисполнения и новых предлагаемых сроков, но не позднее, чем за 2 дня до окончания срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

6.4. Информация о выполнении постановления или распоряжения администрации города адресуется заместителю главы администрации города, на которого возложен контроль за его выполнением. После визы заместителя главы администрации информация передается в организационно-контрольный комитет для подготовки постановления администрации города о снятии с контроля документа или продлении срока его исполнения. Периодичность подготовки таких документов - не реже 1 раза в квартал.

6.5. В администрации района снять правовой акт с контроля или продлить срок его исполнения может только глава администрации района, в его отсутствие - заместитель главы, назначенный главой администрации соответствующим распоряжением.

Информация о выполнении правового акта или причинах переноса его срока исполнения, подписанная руководителем отдела, комитета, управления администрации (исполнителя) и завизированная заместителем главы администрации района, с подлинником этого документа и контрольной карточкой не позднее, чем за 2 дня до срока исполнения передается главе администрации района на рассмотрение. Итоговая информация должна содержать полные сведения об исполнении по каждому пункту правового акта и предложение о снятии с контроля или продлении срока исполнения с указанием новой даты.

Глава администрации района принимает решение о снятии с контроля этого документа либо о продлении срока его исполнения.

При необходимости глава администрации района выносит вопрос на рассмотрение аппаратного совещания, либо проводит совещание в рабочем порядке, либо дает дополнительные поручения.

После этого информация передается в организационно-контрольное управление для подготовки постановления о снятии с контроля документа или продлении срока его исполнения. Периодичность подготовки таких документов - не реже 1 раза в квартал.

6.6. Данные о ходе и результатах исполнения правовых актов, стоящих на контроле, периодически обобщаются и анализируются. Итоги рассматриваются на заседаниях коллегии и аппаратных совещаниях.

6.7. Если документ снимается с контроля, то на контрольной карточке делается отметка "В дело" и ставится дата снятия с контроля, либо продлевается срок его исполнения.

Все документы, снятые с контроля, вводятся в компьютер, т.е. делается отметка "В дело" и формируются в дела в хронологическом порядке. Позже они убираются в архив.

6.8. О снятии с контроля или продлении правового акта информируются исполнитель и заместитель главы администрации.

6.9. О новых сроках исполнения правового акта, поставленного на дополнительный контроль, информируется исполнитель.

7. Составление номенклатуры дел

7.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве администрации города, иных органов местного самоуправления с указанием сроков их хранения и учитывает все документы, образующиеся в результате деятельности администрации, иных органов местного самоуправления.

Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка формирования, организации группировки исполненных документов в дела, систематизации определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.2. Номенклатура дел администрации города составляется по установленной форме (приложение 16) на основании номенклатур дел иных органов местного самоуправления по аналогичной форме, подписанных руководителями этих органов (приложение 17).

7.3. Номенклатура дел администрации подписывается составителем, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) администрации, архивным отделом администрации г.  Барнаула и утверждается главой администрации или его заместителем.

7.4. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

7.5. Номенклатура дел согласовывается архивным отделом администрации г.  Барнаула не реже 1 раза в 5 лет.

В случае изменения структуры администрации разрабатывается новая номенклатура дел.

7.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения органа администрации, иного органа местного самоуправления (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах соответствующего органа. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение органа администрации города, иного органа местного самоуправления, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов дела:

- название вида дела (журнал, книга или разновидности документов (протоколы, приказы, отчеты, акты, информации и т.д.)

- автор документа (приказы руководителя, протоколы заседаний коллегии_)

- краткое содержание документов дела (приказы руководителя по основной деятельности, по личному составу _)

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) какой составлены документы, вид документа (план, отчет). Отчеты, планы из-за разной периодичности, которые имеют разные сроки хранения, должны формироваться в разные дела (годовой план работы комитета, квартальный план работы предприятия по капитальному ремонту, месячный отчет, годовой бухгалтерский отчет).

При вынесении статистических отчетов указывается обязательно название отчета и форма (годовой статистический отчет о травматизме (Ф. N 7-т).

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости).

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Не допускается документы с разными сроками хранения включать в один заголовок дела (приказы по основной деятельности - имеют срок хранения постоянно, по личному составу - 75 лет)

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел должны располагаться в определенной последовательности (по степени значимости):

- приказы, указания вышестоящих органов;

- переписка с вышестоящей организацией;

- протоколы коллегиального органа;

- протоколы заседаний организации;

- устав, положение организации;

- приказы (распоряжения) по основной деятельности;

- приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, поощрение, перемещение;

- приказы (распоряжения) командировки, отпуска, взыскания;

- планы работы;

- штатное расписание;

- сметы расходов;

- отчеты текстовые, статистические;

- различные документы по деятельности организации;

- переписка с организациями;

- журналы регистраций.

Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

Для указания сроков хранения следует использовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г.  N 558.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки:

- о незаведении дела (дело не заведено, отчет отменен_);

- о нахождении подлинника документа (подлинник в деле N 03-04) ;

- о переходящих делах (переходящее с 2009 года);

- об уничтожении дел (по каким причинам (затопление, повреждение_);

- об ответственных лицах.

7.7. Если в течение года в администрации города возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.8. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

7.9. После утверждения руководителем номенклатуры дел органы администрации города, иные органы местного самоуправления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе (для внедрения в делопроизводство). Выписки помещаются в отдельную папку.

На всех делах оформляются титульные листы дел в соответствии с заголовками по номенклатуре дел (приложение 18).

8. Формирование и оформление дел

8.1. Формированием документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в органах администрации города, иных органах местного самоуправления занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Формированию подлежат все исполненные документы.

8.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;

дело должно содержать не более 250 листов;

в дело запрещается группировать черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

8.3. Документы внутри дела должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

8.4. Правовые акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела:

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы и распоряжения по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения;

протоколы группируются в хронологическом порядке;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и др. документы группируются отдельно от проектов;

документы в личных делах располагаются в хронологической последовательности;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела в алфавитном порядке;

предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом; при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

8.5. Оформление дела, подготовка дела к хранению.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дела.

8.6. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление (в необходимых случаях) внутренней описи документа;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.7. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9. Организация оперативного хранения документов и экспертиза их ценности

9.1. С момента заведения и до передачи дел в ведомственный архив администрации (организации) дела хранятся по месту их формирования. Руководители органов администрации, иных органов местного самоуправления и специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится только с разрешения руководителя. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, должны располагаться в вертикальном или горизонтальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в ведомственный архив администрации (организации).

9.2. Дела выдаются во временное пользование специалистам органов администрации, иных органов местного самоуправления на срок не более одного месяца.

9.3. Переходящие дела передаются исполнителю до завершения дела под роспись. Каждые три месяца проверяется сохранность дела с отметкой в журнале выдачи документов. По завершении дело возвращается в архив администрации города.

9.4. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

9.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) по архивным вопросам.

9.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор:

- документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

- документов с временными сроками хранения и с пометкой "до минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10. Подготовка и передача документов в ведомственный архив

10.1. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.2. Описи дел органа администрации города, иного органа местного самоуправления составляются по установленной форме (приложение 19) в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в органе.

10.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив администрации не подлежат, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт (например: приказы на командировки за 2006 год (срок хранения 5 лет) могут быть уничтожены после 1 января 2012 года).

10.4. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, (приложение 20) рассматривается на заседании ЭК по архивным вопросам администрации, согласовывается архивным отделом администрации г. Барнаула, затем утверждается главой администрации или его заместителем. После этого дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).

10.5. В случае ликвидации или реорганизации органа администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного органа, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в ведомственный архив администрации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

11. Исполнение запросов граждан и организаций

11.1. Информация по запросам граждан и организаций выдается в форме копии, выписки или в виде дубликата.

11.2. Архивные копии и выписки выдаются на основании письменного запроса с разрешения первого заместителя главы администрации города, руководителя аппарата, заместителя главы администрации района или руководителя иного органа местного самоуправления.

11.3. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя отдела, в состав которого входит ведомственный архив, и гербовой печатью.

11.4. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст документа, относящийся к запросу.

11.5. Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления и подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

11.6. Машинописные копии и выписки изготавливаются на бланке письма или распорядительного документа администрации.

При изготовлении ксерокопии документа бланк, как правило, не используется. На изготовленном документе обозначается название документа: "Копия", "Выписка" в правом верхнем углу.

11.7. После текста копии или выписки из описанных документов указывается их архивный шифр (номера фонда, описей, дел, листов). (Например: Верно. Основание: Ф.__ . Оп. 7. Д. 1945. Л. 56.) (приложение 21).

Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа.

11.8. Копии и выписки архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом за подписью первого заместителя главы администрации города, руководителя аппарата, заместителя главы администрации района или руководителя иного органа местного самоуправления, в состав которого входит архив, либо выдаются под расписку на руки заявителю. Заявитель расписывается в журнале регистрации выданных копий документов.

Первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата

П.Д. Фризен