Приложение. Муниципальная программа "Развитие архивного дела в Мценском районе"

Приложение
к постановлению
Администрации Мценского района
от 21 сентября 2020 г. N 652

Муниципальная программа
"Развитие архивного дела в Мценском районе"

Паспорт

Наименование Программы	Муниципальная программа "Развитие архивного дела в Мценском районе" (далее - Программа)
Основания для разработки Программы	- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; - Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации"; - решение Мценского районного Совета народных депутатов от 29.06.2017 N 94 "О формировании и содержании муниципального архива Мценского района"; - постановление Администрации Мценского района от 15.10.2019 N 769 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Мценского района"
Заказчик Программы	Администрация Мценского района Орловской области (далее - администрация)
Разработчик Программы	Архивный отдел администрации Мценского района
Руководитель Программы	Заместитель главы администрации Мценского района по социальным вопросам
Ответственный исполнитель Программы	Архивный отдел администрации Мценского района (далее - муниципальный архив)
Основные цели и система мероприятий Программы	Основные цели Программы: - создание условий, обеспечивающих сохранение и пополнение информационных ресурсов Мценского района; - повышение безопасности и эффективности работы муниципального архива как полноценного элемента информационной культуры. Система и мероприятия Программы: - обеспечение сохранности архивных документов; - комплектование архивными фондами; - использование документов архивных фондов; - организационное и кадровое обеспечение муниципального архива
Сроки и этапы реализации Программы	2021 - 2023 годы
Объемы и источники финансирования Программы	Районный бюджет - 256,78 тыс. руб. из районного бюджета, в том числе по годам: 2021 г. - 86,36 тыс. руб. из районного бюджета; 2022 г. - 85,06 тыс. руб. из районного бюджета; 2023 г. - 85,36 тыс. руб. из районного бюджета
Важнейшие индикаторы и показатели Программы	- условия хранения и возможность комплектования муниципального архива; - комплектование муниципального архива документами постоянного хранения; - повышение информационных ресурсов и повышение качества предоставления архивной информации
Ожидаемые конечные результаты реализации Программы и показатели социально-экономической эффективности	- улучшение условий сохранности и сохранение документального фонда, находящегося на территории Мценского района; - пополнение архивного фонда Мценского района документами, отражающими материальную и духовную жизнь района, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение; - создание системы автоматизированного централизованного муниципального учета документов архивного фонда Мценского района; - обеспечение сохранности документов постоянного хранения организаций - источников комплектования, в том числе ликвидированных, приватизированных, реорганизованных организаций; - укрепление материально-технической базы муниципального архива; - укрепление кадрового потенциала муниципального архива администрации района

I. Характеристика проблемы и обоснование необходимости ее решения программно-целевым методом

Архивное дело как деятельность по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов подразумевает возможность использования исторического опыта для принятия обоснованных управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и иных приоритетов, формирования прогнозов развития района.

Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" формирование и содержание муниципального архива относит к вопросам местного значения муниципального района и определяет архивный фонд как муниципальную собственность.

Архивный фонд муниципального архива содержит информационно емкий документальный массив, который отражает историю развития, инфраструктуры района и города, управленческую документацию организаций, предприятий, учреждений разных форм собственности района и города, а также фотодокументы.

На хранении в муниципальном архиве по состоянию на 15.09.2020 находится на хранении по 110 фондам 20863 единицы хранения и 606 фотодокументов.

В настоящее время муниципальный архив:

- удовлетворяет потребности органов местного самоуправления, юридических и физических лиц в архивной информации, ежегодно выдает более 500 архивных справок о предоставлении правоустанавливающих документов на собственность, о подтверждении трудовой деятельности, сведения о проживании и другую информацию;

- хранит архивные документы и предотвращает их утрату;

- комплектуется документами, принимая их на постоянное хранение от органов местного самоуправления, иных юридических и физических лиц; ежегодно принимается до 400 единиц хранения управленческой документации.

Документы, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся в муниципальном архиве постоянно. Финансирование и материально-техническое обеспечение, в том числе и обеспечение помещением, отвечающим нормативным требованиям, обеспечение сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование охраны, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работникам, осуществляется за счет средств районного бюджета.

Муниципальный архив занимает помещения в двух разных зданиях города Мценска: хранилище А - на условиях долгосрочной аренды у администрации г. Мценска по ул. Дзержинского, 5 общей площадью 58,6 кв. м; хранилище Б, находящееся в муниципальной собственности района, - по ул. Болховской, 41 общей площадью 34,8 кв. м.

В настоящее время архивохранилища не в полном объеме отвечают требуемым для архивных учреждений параметрам, растет количество запросов, ежегодно вносятся единицы хранения по фондам районного архива в ПК "Архивный фонд", в этой связи:

- в целях обеспечения приема документов на архивное хранение от организаций - источников комплектования в полном объеме необходимо приобрести металлические стеллажи в количестве 2 шт. и увеличить площади архивных хранилищ на 15%;

- в хранилище А требуется замена 1 оконного блока;

- в связи с увеличением количества архивных документов и роста обращений в архивный отдел требуется штатная единица.

Архивный фонд ежегодно комплектуется документами организаций - источников комплектования архива в количестве до 1000 ед. хр. Предполагается, что в архив будут также поступать документы от иных организаций на договорной основе, что повлечет увеличение количества единиц хранения в архивном отделе администрации Мценского района.

Анализ показывает, что в ближайшие годы эта тенденция сохранится.

Прогноз поступления документов в 2021 - 2023 годах следующий:

- плановые поступления - 500 ед. хр.;

- внеплановые поступления - 50 ед. хр.

Динамика исполнения запросов

	2021	2022	2023
Прием запросов	525	550	550
Исполнение запросов по документам архивного отдела	525	550	550

Самая высокая обращаемость по фондам администрации Мценского района, администрации г. Мценска, сельских администраций, сельских поселений, коллективных предприятий и акционерных обществ до периода их реорганизации. Столь высокая нагрузка на документы данных фондов не могла не сказаться на их состоянии. Необходима реставрация обложек дел, что потребует дополнительных материальных затрат и затрат рабочего времени, требуется создание страховых копий. Анализ количества поступивших запросов за последние 3 года показывает, что снижение их количества не прослеживается.

В целях ведения электронного учета архивных документов, создания научно-справочного аппарата к ним на протяжении последних четырех лет муниципальным архивом проводится работа по введению сведений в программный комплекс (ПК) "Архивный фонд". Полностью введены сведения о фондах и продолжается работа по введению сведений о хранящихся в них документах.

Решение задачи сохранения и дальнейшего развития муниципального архива требует реализации в ближайшие годы специального комплекса мероприятий по развитию архивного дела.

II. Основные цели и система мероприятий Программы

Цели Программы:

- создание условий, обеспечивающих сохранение и пополнение информационных ресурсов Мценского района;

- повышение безопасности и эффективности работы муниципального архива как полноценного элемента информационной культуры.

Для достижения поставленной цели необходима реализация мероприятий Программы по следующим направлениям (приложение 1):

- обеспечение сохранности архивных документов;

- комплектование архивными фондами;

- использование документов архивных фондов.

III. Объемы и источники финансирования Программы

Источниками финансирования Программы являются средства районного бюджета на соответствующий финансовый год.

Финансовое обеспечение Программы осуществляется согласно перечню мероприятий Программы и структуре финансирования.

Общий объем финансирования Программы за счет районного бюджета составляет 256,78 тыс. руб. В разрезе источников финансирования Программы: 256,78 тыс. руб. - из районного бюджета, в том числе по годам:

2021 г. - 86,36 тыс. руб. из районного бюджета;

2022 г. - 85,06 тыс. руб. из районного бюджета;

2023 г. - 85,36 тыс. руб. из районного бюджета.

IV. Механизм реализации Программы

Успех реализации Программы зависит от четкого и слаженного взаимодействия заказчика, руководителя и ответственного исполнителя Программы, совместная работа которых заложена в основу механизма реализации Программы.

Заказчиком Программы является администрация Мценского района, осуществляющая в пределах своих полномочий контроль за ходом реализации.

Руководитель Программы в своих действиях по обеспечению реализации Программы подотчетен заказчику Программы и по его поручению:

1) осуществляет текущее управление Программой;

2) разрабатывает в пределах своих полномочий нормативные правовые акты, необходимые для выполнения Программы;

3) несет ответственность за своевременную и качественную реализацию Программы, осуществляет управление ее исполнителем, обеспечивает эффективное использование средств, выделяемых на ее реализацию;

4) обеспечивает своевременное в соответствии с установленными сроками представление полной и достоверной информации о ходе реализации Программы.

Ежегодно руководитель Программы отчитывается перед заказчиком о ходе исполнения Программы, соблюдении сроков и качестве выполнения ее мероприятий.

Ответственным исполнителем Программы является начальник архивного отдела администрации Мценского района, который в установленном порядке:

1) несет ответственность перед руководителем Программы за использование финансовых средств, выделенных на реализацию программных мероприятий, и за своевременное представление полномочий и достоверной информации о ходе выполнения программных мероприятий;

2) по заданию руководителя Программы участвует в подготовке отчетных материалов по вопросам реализации Программы.

Внесение изменений и дополнений в Программу осуществляется постановлением администрации Мценского района.

Программа носит межведомственный характер. К участию в реализации Программы привлекаются организации - источники комплектования муниципального архива района.

Контроль над целевым использованием бюджетных средств, выделяемых на реализацию Программы, осуществляет финансовый отдел администрации Мценского района.

Ожидаемая эффективность реализации Программы будет оцениваться путем проведения мониторинга, который осуществляется ежегодно.

V. Важнейшие целевые индикаторы и показатели Программы

Методикой оценки эффективности Программы, позволяющей оценить эффект (результат) проведенных мероприятий, является достижение целевых показателей Программы, в том числе по годам (приложение 2).

В результате реализации Программы повысится уровень безопасности и сохранности архивных фондов муниципального архива администрации Мценского района, активизируется сотрудничество в области архивного дела с организациями - источниками комплектования, значительно обновится материально-техническая база муниципального архива.

Внедрение автоматизированной системы муниципального учета приведет к качественному улучшению деятельности муниципального архива, совершенствованию поисково-справочного аппарата, снижению затрат и ускорению поиска необходимой информации, созданию единого информационного пространства для архивов подведомственных предприятий и учреждений района.

Общеэкономический эффект от улучшения условий труда проявится в повышении производительности труда, более полном удовлетворении общественных потребностей в архивной информации, что, в свою очередь, создаст условия для обеспечения конституционных прав граждан на поиск, получение и передачу информации путем свободного доступа всех категорий пользователей к хранящимся в архивах информационным ресурсам.

Целевые индикаторы и показатели результативности определены выполнением основных мероприятий Программы: упорядочение документов в организациях - источниках комплектования архивного отдела администрации Мценского района и введение сведений в программный комплекс "Архивный фонд".

Оценка эффективности выполнения Программы определяется условием финансирования в пределах сумм, не превышающих сумм по данной Программе.