Приказ Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 21 ноября 2018 г. N 164-О "Об экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа"

В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации", статьей 5 Закона Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе", приказываю:

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного Федерального закона от 22 октября 2004 года следует читать как "N 125-ФЗ"

1. Утвердить прилагаемое Положение об экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - ЭПК Службы, автономный округ).

2. Государственному казенному учреждению "Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа" руководствоваться настоящим приказом при подготовке документов, направляемых на рассмотрение ЭПК Службы.

3. Рекомендовать муниципальным архивам городских округов и муниципальных районов в автономном округе руководствоваться настоящим приказом при подготовке документов, направляемых на рассмотрение ЭПК Службы.

4. Признать утратившими силу приказы Службы:

4.1. от 05 октября 2010 года N 70 "Об утверждении положения об экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа";

4.2. от 28 декабря 2010 года N 109 "Об утверждении административного регламента исполнения службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа государственной функции по созданию и организации деятельности экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа".

5. Настоящий приказ вступает в силу с 03 декабря 2018 года.

6. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя руководителя Службы.

Руководитель службы

Н.П. Головина

Утверждено
приказом
службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 21 ноября 2018 г. N 164-О

Положение
об экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа

I. Общие положения

1.1. Экспертно-проверочная комиссия службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - ЭПК, Служба, автономный округ) осуществляет свою деятельность на основании части 4 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", подпункта 7 части 3 статьи 5 Закона автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе" и Положения о Службе, утвержденного постановлением Правительства автономного округа от 12 декабря 2011 года N 892-П.

1.2. ЭПК - постоянно действующий совещательный орган, созданный с целью рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов.

1.3. В своей деятельности ЭПК руководствуется:

1.3.1. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 (далее - Правила государственного и муниципальных архивов);

1.3.2. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 (далее - Правила архивов организаций);

1.3.3. настоящим Положением.

1.4. ЭПК осуществляет свою работу во взаимодействии с экспертными комиссиями источников комплектования архивов, а также Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее - ЦЭПК при Росархиве).

1.5. Финансирование расходов и организация материально-технического обеспечения деятельности ЭПК, осуществляется Службой.

1.6. ЭПК не обладает правами юридического лица.

II. Функции ЭПК

2.1. Функциями ЭПК являются:

2.2. Рассмотрение проектов и согласование списков организаций, списков граждан - источников комплектования государственного казенного учреждения "Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - государственный архив), муниципальных архивов в автономном округе (далее при совместном упоминании - архивы), изменений и дополнений в них.

2.3. Определение по итогам экспертизы ценности документов состава документов Архивного фонда Российской Федерации на территории автономного округа, подлежащих приему на хранение в архивы.

2.4. Рассмотрение документов, представленных архивами, и утверждение:

2.4.1. описей дел постоянного хранения, в том числе научно-технической документации;

2.4.2. описей электронных дел, документов (или документов на электронных носителях);

2.4.3. описей дел личного происхождения, сдаточных описей архивных документов личного происхождения;

2.4.4. оценочных описей, составленных архивами на документы, предложенные гражданами к приобретению архивами;

2.4.5. описей фотодокументов, описей видеодокументов, описей кинодокументов, описей фонодокументов;

2.4.6. описей особо ценных дел; перечней номеров особо ценных дел, документов (номерников);

2.4.7. переработанных и (или) усовершенствованных описей дел;

2.4.8. опись фонда пользования копий документов, поступивших из федеральных архивов, государственных архивов других субъектов;

2.4.9. актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, находящихся на временном хранении в архивах.

2.5. Рассмотрение документов, представленных архивами, и согласование:

2.5.1. описей дел по личному составу организаций-источников комплектования архивов, подготовленных источниками комплектования, а также составленных архивами по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в архивы в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;

2.5.2. описей дел по личному составу ликвидированных организаций;

2.5.3. актов описания архивных документов, переработки описей дел архивов;

2.5.4. актов о неисправимых повреждениях архивных документов архивов, организаций-источников комплектования;

2.5.5 актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, в архивах;

2.5.6. актов об утрате документов в организациях-источниках комплектования;

2.5.7. примерных и индивидуальных номенклатур дел;

2.5.8. положений об экспертных комиссиях.

2.6. Принятие решений о снятии с учета:

2.6.1. неисправимо поврежденных архивных документов архивов, организаций-источников комплектования архивов;

2.6.2. необнаруженных архивных документов архивов, пути розыска которых исчерпаны;

2.6.3. утраченных дел в организациях - источниках комплектования архив.

2.7. Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях-источниках комплектования архивов.

2.8. Рассмотрение результатов экспертизы ценности потенциально особо ценных документов, выявленных в архивах, и принятие решения об отнесении документов к особо ценным.

2.9. Рассмотрение проектов и принятие решений об одобрении методических документов по вопросам экспертизы ценности документов, разработанных Службой, архивами и источниками комплектования архивов.

2.10. Подготовка предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

2.11. Подготовка предложений по решению спорных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов для рассмотрения ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве.

III. Права ЭПК

3.1. ЭПК имеет право:

3.1.1. Требовать от архивов, источников комплектования архивов соблюдения установленных правил оформления документов, направляемых на рассмотрение ЭПК, возвращать составителям на доработку документы, подготовленные с нарушением норм Правил государственных и муниципальных архивов, Правил архивов организаций.

3.1.2. Информировать руководителей архивов по вопросам, входящим в компетенцию ЭПК.

3.1.3. Уведомлять органы местного самоуправления в автономном округе о нарушении сроков представления муниципальными архивами документов муниципальных архивов и источников комплектования муниципальных архивов на рассмотрение ЭПК, установленных планами-графиками, указанными в пунктах 6.2.1. и 6.2.2. настоящего Положения.

3.1.4. Давать рекомендации в пределах своей компетенции архивам, организациям, выступающим источниками комплектования архивов по вопросам экспертизы ценности документов.

IV. Состав ЭПК и полномочия членов ЭПК, состав и полномочие экспертов ЭПК

4.1. Персональный состав ЭПК утверждается приказом Службы.

4.1.1. В состав ЭПК входят председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЭПК из числа руководителей структурных подразделений и специалистов Службы и государственного архива.

4.1.2. В состав комиссии могут входить специалисты органов и организаций, выступающих источниками комплектования архивов, по согласованию с руководителями данных органов и организаций.

4.1.3. Решение о включении специалистов органов и организаций, выступающих источниками комплектования архивов, в состав ЭПК принимается на заседании ЭПК.

4.2. Председателем ЭПК назначается заместитель руководителя Службы, при отсутствии указанной должности - иное должностное лицо Службы.

4.3. Председатель ЭПК:

4.3.1. осуществляет общее руководство деятельностью ЭПК;

4.3.2. ведет заседания ЭПК;

4.3.3. несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач и функций;

4.3.4. осуществляет общий контроль за исполнением решений ЭПК.

4.4. Заместитель председателя ЭПК исполняет обязанности председателя ЭПК в его отсутствие.

4.5. Секретарь ЭПК назначается из числа членов ЭПК - сотрудников структурного подразделения Службы.

4.6. Секретарь ЭПК обеспечивает:

4.6.1. регистрацию, проверку комплектности и учет документов, поступающих на рассмотрение ЭПК;

4.6.2. подготовку плана работы ЭПК на очередной год;

4.6.3. подготовку проектов повесток заседаний ЭПК;

4.6.4. взаимодействие с членами ЭПК, архивами по вопросам, входящим в компетенцию ЭПК;

4.6.5. информирование председателя ЭПК, заместителя председателя ЭПК, членов ЭПК, руководителей органов местного самоуправления, архивов по вопросам, входящим в компетенцию ЭПК;

4.6.6. протоколирование заседаний ЭПК;

4.6.7. обработку документов, рассмотренных на заседании, направление выписок из протоколов заседаний ЭПК в архивы;

4.6.8. контроль за сроками исполнения решений ЭПК, сроками предоставления документов на рассмотрение ЭПК;

4.6.9. составление отчетов о работе ЭПК;

4.6.10. внесение сведений о документах, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации на территории автономного округа, и других архивных документов в модуль "ЭПК и плановая отчетность" Единой информационно-поисковой системы Электронный архив автономного округа (далее - ЕИПС ЭА ЯНАО).

4.7. Члены ЭПК:

4.7.1. осуществляют экспертизу документов, поступающих на рассмотрение ЭПК;

4.7.2. готовят экспертные заключения на документы, поступающие на рассмотрение ЭПК, по установленным настоящим Положением формам;

4.7.3. принимают участие в заседаниях ЭПК;

4.7.4. обладают равными правами при обсуждении вопросов, внесенных в повестку заседания ЭПК, а также при голосовании;

4.7.5. вправе вносить предложения в план работы ЭПК, в повестку ее заседаний и порядок обсуждения вопросов;

4.7.6. вправе в случае несогласия с принятым решением ЭПК изложить письменно свое особое мнение, оформленное в виде заключения, которое подлежит обязательному приобщению к протоколу заседания ЭПК в течение 3 рабочих дней с даты проведения заседания ЭПК.

4.8. При ЭПК создается группа экспертов из числа специалистов структурных подразделений Службы и государственного архива с целью расширения перечня лиц, участвующих в проведении экспертизы документов ЭПК.

Персональный состав экспертов ЭПК утверждается приказом Службы.

4.9. Эксперты ЭПК не являются членами ЭПК. Эксперты ЭПК могут приглашаться для участия в заседании ЭПК без права голосования.

4.10. Эксперты ЭПК:

4.10.1. осуществляют экспертизу документов, поступающих на рассмотрение ЭПК;

4.10.2. готовят экспертные заключения на документы, поступающие на рассмотрение ЭПК, по установленным настоящим Положением формам.

V. Планирование деятельности ЭПК и подготовка отчетных документов

5.1. Деятельность ЭПК осуществляется на основе годового плана работы ЭПК.

5.2. При разработке годового плана работы ЭПК учитываются:

5.2.1. Основные направления развития архивного дела в автономном округе;

5.2.2. годовые планы работы Службы, архивов;

5.2.3. предложения структурных подразделений Службы;

5.2.4. планы-графики представления документов на рассмотрение ЭПК, указанные в пункте 6.1. настоящего Положения.

5.3. Предложения для включения в годовой план работы ЭПК на очередной год представляются руководителями структурных подразделений Службы, руководителями архивов и членами ЭПК секретарю ЭПК в письменной форме в срок до 1 декабря текущего года.

5.4. Секретарь ЭПК обобщает предложения заинтересованных лиц, указанных в п. 5.3, и готовит проект годового плана работы ЭПК (приложение N 1).

5.4.1. Годовой план работы ЭПК на очередной год рассматривается на заседании ЭПК в декабре года, предшествующего плановому, и утверждается приказом Службы.

5.5. Квартальные отчеты (приложение N 2) и годовой отчет о работе ЭПК в форме аналитической записки составляются до 20 числа первого месяца следующего за отчетным периодом и размещаются на официальном интернет-сайте Службы.

VI. Подготовка планов-графиков представления документов на рассмотрение ЭПК

6.1. Рассмотрение поступивших на ЭПК документов от источников комплектования архивов осуществляется в соответствии со следующими плановыми документами:

6.1.1. "План-график представления документов на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа организациями - источниками комплектования государственного казённого учреждения "Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа" на 20__ год" (приложение N 3);

6.1.2. "План-график представления документов на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа организациями - источниками комплектования государственного казённого учреждения "Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа", взаимодействие с которыми осуществляется на основании договоров, на 20__ год" *(1);

6.1.3. "Сводный план-график представления муниципальными архивами в Ямало-Ненецком автономном округе документов источников комплектования на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа в 20__ году" (приложение N 4);

6.1.4. "Сводный план-график представления государственным и муниципальными архивами в Ямало-Ненецком автономном округе документов архивов на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа в 20_году" (приложение N 5);

6.2. Сводные планы-графики, указанные в пунктах 6.1.3. и 6.1.4. настоящего Положения, в срок до 25 декабря текущего года формируются секретарем ЭПК на основе направляемых архивами в Службу в срок до 01 декабря текущего года следующих документов:

6.2.1. "Предложения _____________________________________________________

(наименование муниципального архива)

для включения в сводный план-график представления муниципальными архивами в Ямало-Ненецком автономном округе документов источников комплектования на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа в 20___ году" (приложение N 6);

6.2.2. "Предложения _____________________________________________________

(наименование государственного, муниципального архива)

для включения в сводный план-график представления государственным и муниципальными архивами в Ямало-Ненецком автономном округе документов архивов на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа в 20__ году" (приложение N 7).

6.3. Сводные планы-графики, указанные в пунктах 6.1.3. и 6.1.4. настоящего Положения, утверждаются приказом Службы в срок до 30 декабря отчетного года.

6.4. В планы-графики архивов, указанные в пункте 6.1. настоящего Положения, включаются организации, граждане, являющиеся источниками комплектования архивов в соответствии со списками источников комплектования архивов, согласованными ЭПК, с учетом внесенных в них изменений.

6.5. Предложения муниципальных архивов для включения в сводный план-график представления документов источников комплектования на рассмотрение ЭПК, указанные в пункте 6.2.1. настоящего Положения, формируются муниципальными архивами на основе планов-графиков представления документов источниками комплектования в муниципальные архивы, утверждаемых в установленном порядке правовыми актами органов местного самоуправления.

6.6. Предложения муниципальных архивов для включения в сводный план-график представления государственным и муниципальными архивами документов архивов на рассмотрение ЭПК, указанные в пункте 6.2.2. настоящего Положения, формируются муниципальными архивами на основе годовых планов работы архивов и утверждаются в установленном порядке правовыми актами органов местного самоуправления.

6.7. Предложения государственного архива для включения в план-график, указанный в подпунктах 6.1.1., 6.1.2. пункта 6.1. настоящего Положения, формируются на основе сведений, предоставляемых источниками комплектования, в том числе с учетом результатов рассмотрения документов источников комплектования в отчетном году.

6.8. Предложения государственного архива для включения в план-график, указанный в подпункте 6.1.4. пункта 6.1. настоящего Положения, формируются на основе годового плана работы государственного архива, утверждаемого Службой в установленном порядке.

6.9. Выписки из утвержденных приказом Службы сводных планов-графиков, указанных в пунктах 6.1.3. и 6.1.4., направляются секретарем ЭПК в муниципальные архивы в срок до 01 января следующего календарного года.

VII. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПК

7.1. Архивы представляют документы источников комплектования архивов, а также архивов на рассмотрение ЭПК в сроки, установленные планами-графиками, указанными в пункте 6.1. настоящего Положения.

7.2. Документы, указанные в приложении N 8 к настоящему Положению представляются архивами на рассмотрение ЭПК на бумажном носителе и в установленных в вышеуказанном приложении к настоящему Положению случаях в электронном виде с сопроводительным письмом на имя руководителя Службы, подписанным руководителем архива или лицом, исполняющим его обязанности.

7.3. Сопроводительное письмо к документам регистрируется в базе данных системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) в структурном подразделении Службы, обеспечивающем прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции. После регистрации на сопроводительном письме в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп с указанием места регистрации, регистрационного номера и даты регистрации. Зарегистрированное сопроводительное письмо вместе с документами представляются в день регистрации в СЭДД с проектом резолюции на рассмотрение руководителю Службы.

7.4. После рассмотрения документов руководителем Службы и подписания резолюции документы с сопроводительным письмом передаются секретарю ЭПК через структурное подразделение Службы, обеспечивающее прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции.

7.5. Секретарь ЭПК осуществляет проверку комплектности поступивших на рассмотрение ЭПК документов на соответствие перечню, указанному в приложении N 8 к настоящему Положению.

7.6. В случае отсутствия в комплекте документа (ов), предусмотренных перечнем, указанным в Приложении N 8 к настоящему Положению, секретарь ЭПК не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем регистрации сопроводительного письма к документам в СЭДД:

7.6.1. готовит на бланке письма Службы уведомление об отказе в рассмотрении документов за подписью председателя ЭПК;

7.6.2. направляет документы для доукомплектования в архив через структурное подразделение Службы, обеспечивающее прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции.

7.7. В случае наличия в комплекте документов, предусмотренных приложением N 8 к настоящему Положению, секретарь ЭПК:

7.7.1. регистрирует заключение (ия) архива (приложения N 8.1. - 8.17) к каждому документу (ам) в базе данных СЭДД в разделе "ЭПК" в день их передачи секретарю ЭПК с резолюцией руководителя Службы. Документы, поступившие после 16.30 (в предпраздничные дни - до 15.30), регистрируются и поступают в обработку на следующий рабочий день. Регистрационный штамп ЭПК с указанием места регистрации, входящего регистрационного номера, даты регистрации проставляется на первом листе заключения (ий) архива к документу (ам) в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

7.7.2. оформляет резолюцию председателя ЭПК на поступившие в полном комплекте документы и передает их вместе с резолюцией для визирования председателю ЭПК в день регистрации в базе данных СЭДД в разделе "ЭПК" в соответствии с требованиями пункта 7.7.1.;

7.7.3. передает документы членам ЭПК, экспертам ЭПК для рассмотрения в день получения резолюции председателя ЭПК.

7.8. Распределение поступивших на рассмотрение ЭПК документов между членами ЭПК, экспертами ЭПК осуществляется с учетом отраслевой принадлежности источника комплектования, подготовившего документы. Распределение количества организаций по отраслям между членами ЭПК, экспертами ЭПК утверждается приказом Службы с учетом изменений в составе членов и экспертов ЭПК в срок до 01 января следующего календарного года.

7.9. Член ЭПК, эксперт ЭПК рассматривает документы, готовит экспертные заключения по формам, установленным приложениями N 9 - 26 к настоящему Положению.

7.10. Член ЭПК, эксперт ЭПК передает документы с экспертными заключениями секретарю ЭПК для включения в повестку очередного заседания ЭПК не позднее 5 рабочих дней с момента поступления документов на рассмотрение.

7.11. Рассмотрение документов на заседании ЭПК в текущем месяце осуществляется в случае их поступления в Службу за 10 рабочих дней до даты проведения очередного заседания ЭПК. В случае поступления документов в Службу после вышеуказанного срока, рассмотрение документов на заседании ЭПК переносится на следующий месяц.

7.12. Архивы представляют на рассмотрение ЭПК документы источников комплектования, не предусмотренные планами-графиками, указанными в пункте 6.1. настоящего Положения, в случае изменений функций и структуры, реорганизации или ликвидации источника комплектования архива в порядке, предусмотренном пунктом 7.2. настоящего Положения, с указанием в заключении к документам причины направления документов во внеплановом порядке.

7.12.1. Документы (номенклатура дел, положение об экспертной комиссии) источников комплектования не предоставляются на рассмотрение ЭПК в 4 квартале текущего года во внеплановом порядке, а включаются архивами в планы-графики предоставления документов источников комплектования на рассмотрение ЭПК в следующем календарном году.

7.13. Архивы могут направить на рассмотрение руководителя Службы просьбу о переносе сроков представления на рассмотрение ЭПК документов, установленных планами-графиками архивов, перечисленными в пункте 6.1. настоящего Положения.

7.13.1. Основанием для переноса сроков является отсутствие возможности предоставления архивами, источниками комплектования архивов документов в установленный планами-графиками срок по организационно-штатным причинам.

7.13.2. Муниципальные архивы направляют на ЭПК письмо за подписью руководителя архива с просьбой о переносе срока предоставления документов на рассмотрение ЭПК с приложением копии правового акта органа местного самоуправления о внесении изменений в:

7.13.2.1. планы-графики представления документов источниками комплектования в муниципальные архивы;

7.13.2.2. планы графики представления муниципальными архивами документов на рассмотрение ЭПК.

7.13.3. Государственный архив направляет на ЭПК письмо за подписью руководителя государственного архива с просьбой о переносе срока предоставления документов на рассмотрение ЭПК и о необходимости внесения изменений в документы, указанные в подпунктах 6.1.1., 6.1.2., 6.1.4. пункта 6.1.

7.13.3.1. К письму государственного архива, направляемого на ЭПК, прилагается копия письма источника комплектования за подписью руководителя организации или лица, исполняющего его обязанности, с пояснением причины невозможности предоставления документов в установленный срок.

7.14. Письма за подписью руководителя архива с просьбой о переносе срока предоставления документов на рассмотрение ЭПК с приложением копии правового акта, указанного в пункте 7.13.2., направляются на ЭПК с учетом их поступления на ЭПК не позднее даты заседания ЭПК в месяце, в котором документ должен быть предоставлен на рассмотрение ЭПК в соответствии с планами-графиками, указанными в пункте 6.1.

7.15. Секретарь ЭПК на основании резолюции руководителя Службы о продлении срока представления документов в течение 3 рабочих дней с момента получения им письма архива с резолюцией руководителя Службы:

7.15.1. информирует председателя ЭПК о продлении срока представления документов архива на рассмотрение ЭПК;

7.15.2. готовит проект приказа Службы о внесении изменения в приказ Службы об утверждении сводных планов-графиков, указанных в подпунктах 6.1.3., 6.1.4. пункта 6.1. настоящего Положения;

7.15.3. корректирует срок предоставления документов в планах-графиках в модуле "ЭПК и плановая отчетность" ЕИПС ЭА ЯНАО;

7.15.4. готовит на бланке письма Службы уведомление о согласовании архиву срока представления документов на ЭПК и передает на подпись руководителю Службы и отправку через структурное подразделение Службы, обеспечивающее прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции.

VIII. Организация проведения заседаний ЭПК

8.1. Заседания ЭПК по рассмотрению документов и вопросов, указанных в разделе II настоящего Положения, проводятся в соответствии с утвержденным годовым планом работы ЭПК один раз в месяц с января по ноябрь включительно, в последнюю пятницу месяца.

8.1.1. В декабре текущего года на заседании ЭПК рассматриваются годовой отчет о работе ЭПК за текущий год и план работы ЭПК на следующий год.

8.2. Заседание ЭПК и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствуют более половины членов ЭПК.

8.3. Повестка заседания ЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов передаются секретарем ЭПК председателю ЭПК, членам ЭПК не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания.

8.4. Представленные на рассмотрение ЭПК документы и проекты решений ЭПК обсуждаются на заседании ЭПК. Проекты решений ЭПК выносятся на голосование.

8.5. Решения ЭПК принимаются по каждому рассматриваемому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК. Каждый член ЭПК обладает одним голосом. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПК.

8.6. Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

8.7. Право решающего голоса имеют только члены ЭПК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

8.8. Заседание ЭПК протоколируется секретарем ЭПК.

8.9. Докладчик на заседании ЭПК представляет секретарю ЭПК за 5 рабочих дней до даты заседания ЭПК текст выступления, оформленный в письменном виде и заверенный личной подписью докладчика.

8.10. Протокол составляется секретарем ЭПК, оформляется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству, подписывается секретарем ЭПК и представляется на подпись председателю ЭПК и утверждение руководителю Службы в течение 10 рабочих дней после проведения заседания.

8.11. Решения ЭПК:

8.11.1. оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения руководителем Службы;

8.11.2. доводятся до сведения архивов и являются обязательными для исполнения архивами, источниками комплектования архивов;

8.11.3. могут носить рекомендательный характер, в случае если действия по исполнению решения ЭПК не регулируются действующим законодательством.

8.12. Выписки из решения ЭПК оформляются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству.

8.13. Секретарь ЭПК в течение 10 рабочих дней с даты заседания ЭПК:

8.13.1. проставляет на документах, рассмотренных ЭПК, штамп об их утверждении или согласовании;

8.13.2. оформляет выписки из протокола заседания ЭПК с решениями по каждому рассмотренному на ЭПК вопросу;

8.13.3. оформляет сопроводительные письма на отправляемые выписки из протокола заседания ЭПК и документы, рассмотренные на ЭПК, за подписью председателя ЭПК и передает их в структурное подразделение Службы, обеспечивающее прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции, для направления их в адрес архивов;

8.14. Сведения об утверждении, согласовании документов, рассмотренных на заседании ЭПК, вносятся в модуль "Протоколы ЭПК" ЕИПС ЭА ЯНАО в течение 3 рабочих дней после проведения заседания ЭПК.

8.15. ЭПК имеет штампы о регистрации, утверждении и согласовании документов:

8.15.1. штамп регистрации документов включает поле для указания порядкового номера и даты регистрации документа, проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа заключения архива на направляемые на рассмотрение ЭПК документы;

8.15.2. штамп утверждения документов включает слово "Утверждено", поле для указания номера и даты протокола заседания ЭПК, Штамп утверждения проставляется на последнем листе документов, указанных в подпунктах 2.4.1. - 2.4.9. пункта 2.4. настоящего Положения;

8.15.3. штамп согласования документов включает слово "СОГЛАСОВАНО", поле для указания номера и даты протокола заседания ЭПК. Штамп согласования проставляется на последнем листе документов, указанных в пункте 2.2., подпунктах 2.5.1. - 2.5.8. пункта 2.5. настоящего Положения.

*(1) Оформляется в соответствии с формой плана-графика, указанного в подпункте 6.1.1.

Приложение N 1
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                                         Приложение

                                         к приказу службы

                                         по делам архивов Ямало-Ненецкого

                                         автономного округа

                                         от _____________ 20__ года N ___

                               ФОРМА ПЛАНА

      работы экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов

                   Ямало-Ненецкого автономного округа

                               на 20__ год

N п/п	Наименование мероприятия	План на год	1 квартал	2 квартал	3 квартал	4 квартал	Ответственный исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9
I. Организационные мероприятия
1.1.
1.2.
II. Комплектование, экспертиза ценности документов
2.1
2.2.
III. Методическое обеспечение
3.1.
3.2.
IV. Контроль
4.1.
4.2.

Приложение N 2
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                              ФОРМА ОТЧЕТА

  о работе экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) службы по делам архивов

       Ямало-Ненецкого автономного округа за _____ квартал 20__ г.

N п/п	Наименование мероприятия	Единица измерения	В единице (ах) измерения из графы 2		Примечание
			план *(2) факт
1	2	3	4	5	6
1.	Подготовлено и проведено заседаний ЭПК	количество
2.	В состав Архивного фонда Российской Федерации включено:
2.1.	управленческой документации	количество организаций/количество единиц хранения
2.2.	управленческой документации на носителях	количество организаций/количество единиц хранения
2.3.	научно-технической документации	количество организаций/количество единиц хранения
2.4.	документов личного происхождения	количество граждан /количество единиц хранения/количество единиц учета
2.5.	фотодокументов:
2.5.1.	- от архива	количество архивов/количество единиц хранения
2.5.2.	- от организаций-источников комплектования	количество организаций/количество единиц хранения
2.6.	видеодокументов	количество единиц хранения/количество единиц учета
2.7.	фонодокументов	количество единиц хранения/количество единиц учета
2.8.	кинодокументов	количество единиц хранения/количество единиц учета
2.9.	переработанных описей дел	количество архивов /количество описей /количество единиц хранения
3.	Согласовано:
3.1.	описей дел, документов:
3.1.1.	- по личному составу от источников комплектования	количество организаций/количество единиц хранения
3.1.2.	- по личному составу от ликвидированных организаций	количество организаций/количество единиц хранения
3.1.3.	- научно-технической документации, остающейся на хранении в организации	количество организаций/количество единиц хранения
3.1.4.	- иных описей дел (опись дел фонда пользования копий документов и др.)	количество единиц хранения
3.2.	номенклатур дел	количество организаций/количество дел всего, из них количество дел постоянного хранения
3.3.	положений об экспертных комиссиях	количество
3.4.	методических документов	количество
4.	Рассмотрено вопросов:	количество
4.1.	о включении организаций в список организаций - источников комплектования	количество организаций
4.2.	об исключении организаций из списка организаций - источников комплектования	количество организаций
4.3.	о внесении изменений в список организаций - источников комплектования	количество организаций
4.4.	о включении граждан в список граждан (собственников или владельцев архивных документов)	количество граждан
4.5.	об исключении граждан из списка граждан (собственников или владельцев архивных документов)	количество граждан
4.6.	о снятии с учета документов:	количество организаций/количество актов/количество единиц хранения
4.7.	иных вопросов	количество
5.	Направлено документов на доработку:
5.1.	описей дел	количество	-
5.2.	номенклатур дел	количество	-
5.3.	иных документов	количество	-
6.	Перенесены сроки представления документов на экспертно-проверочную комиссию:
6.1.	описей дел	количество	-
6.2.	номенклатур дел	количество	-
6.3.	иных документов	количество	-

ФИО исполнителя

Дата

*(2) Плановые значения по строкам 4.1. - 4.6., 5.1. - 5.3., 6.1., 6.3. не

вносятся.

Приложение N 3
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                                       УТВЕРЖДЕН

                                       распоряжением Правительства

                                       Ямало-Ненецкого автономного округа

                                       от ___ ___________ 20__ года N ___

                           ФОРМА ПЛАНА-ГРАФИКА

 представления документов на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии

       службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа

  организациями - источниками комплектования государственного казённого

  учреждения "Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа"

                              на 20__ год

N п/п	Наименование организации-источника комплектования архива	Дата представления номенклатуры дел	Упорядочение архивных документов											Дата представления положения об экспертной комиссии
			дата представления описи (ей) дел	управленческие документы				аудиовизуальные документы*		документы по личному составу		научно-техническая документация
				на бумажной основе		электронные дела, документы (или документы на электронном носителе)
				крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
1.
2.
	Итого

* Фотодокументы, видеодокументы, кинодокументы, фотодокументы.

Приложение N 4
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                                       УТВЕРЖДЕН

                                       распоряжением Правительства

                                       Ямало-Ненецкого автономного округа

                                       от ___ ___________ 20__ года N ___

                      ФОРМА СВОДНОГО ПЛАНА-ГРАФИКА

представления муниципальными архивами в Ямало-Ненецком автономном округе

          документов источников комплектования на рассмотрение

 экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого

                     автономного округа в 20__ году

N п/п	Наименование организации-источника комплектования архива	Дата представления номенклатуры дел	Упорядочение архивных документов											Дата представления положения об экспертной комиссии
			дата представления описи (ей) дел	управленческие документы				аудиовизуальные документы*		документы по личному составу		научно-техническая документация
				на бумажной основе		электронные дела, документы (или документы на электронном носителе)
				крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
1.
2.
	Итого

* Фотодокументы, видеодокументы, кинодокументы, фотодокументы.

Приложение N 5
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                                       УТВЕРЖДЕН

                                       распоряжением Правительства

                                       Ямало-Ненецкого автономного округа

                                       от ___ ___________ 20__ года N ___

                       ФОРМА СВОДНОГО ПЛАНА-ГРАФИКА

 представления государственным и муниципальными архивами в Ямало-Ненецком

          автономном округе документов архивов на рассмотрение

 экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого

                     автономного округа в 20__ году

N п/п	Дата представления документов на рассмотрение ЭПК службы по делам архивов ЯНАО	Опись дел личного про исхождения/сдаточная опись документов личного происхождения		Опись фотодокументов		Опись видеодокументов		Опись кинодокументов		Опись фонодокументов		Переработанная (усовершенствованная) опись дел		Опись особо ценных дел/перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник)		Примечание
		крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17
1.
2.
3.
	Итого

Приложение N 6
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ФОРМА ПРЕДЛОЖЕНИЙ

  ____________________________________________ для включения в сводный

      (наименование муниципального архива)

            план-график представления муниципальными архивами

 в Ямало-Ненецком автономном округе документов источников комплектования

         на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы

    по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа в 20__ году

N п/п	Наименование организации-источника комплектования архива	Дата представления номенклатуры дел	Упорядочение архивных документов
			дата представления описи (ей) дел	управленческие документы				аудиовизуальные документы*		документы по личному составу		научно-техническая документация
				на бумажной основе		электронные дела, документы (или документы на электронном носителе)
				крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
1.
2.
	Итого

* Фотодокументы, видеодокументы, кинодокументы, фотодокументы.

Приложение N 7
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                            ФОРМА ПРЕДЛОЖЕНИЙ

____________________________________________ для включения в сводный

      (наименование государственного,

           муниципального архива)

       план-график представления государственным и муниципальными

    архивами в Ямало-Ненецком автономном округе документов архивов на

               рассмотрение экспертно-проверочной комиссии

 службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа в 20__ году

N п/п	Дата представления документов на рассмотрение ЭПК службы по делам архивов ЯНАО	Опись дел личного про исхождения/сдаточная опись документов личного происхождения		Опись фотодокументов		Опись видеодокументов		Опись кинодокументов		Опись фонодокументов		Переработанная (усовершенствованная) опись дел		Опись особо ценных дел/ перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник)
		крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	количество дел
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16
1.
2.
3.
	Итого

Приложение N 8
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

Перечень
документов, представляемых архивами на рассмотрение

N п/п	Наименование основного документа	Количество представляемых экземпляров документов из графы 2	Наименование документа, прилагаемого к основному документу из графы 2*
1	2	3	4
1.	Проекты списков организаций - источников комплектования архива (далее - организации) (направляются на бумажном носителе и в электронном виде)	2	1. Заключение на проекты списков организаций - источников комплектования архива (далее в графе 4 - организация) (приложение N 8.1.). 2. Пояснительная записка (к каждому проекту списка организаций)
2.	Заключение на документы о включении организации в список организаций - источников комплектования архива (приложение N 8.2.)	1	1. Историческая справка организации (с информацией о крайних датах и количестве потенциальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организации). 2. Письмо руководителя организации о согласии на сотрудничество с архивом. 3. Копия устава (положения), копии нормативных правовых актов о создании, реорганизации, смене организационно-правовой формы, смене прав собственника организации, копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц. 4. Копия договора с негосударственной организацией. 5. Номенклатура дел организации, включающая потенциальные документы Архивного фонда Российской Федерации
3.	Заключение на документы о включении гражданина в список граждан (собственников) или владельцев архивных документов - источников комплектования (приложение N 8.3.)	1	1. Биографическая справка о владельце (собственнике) документов личного происхождения для включения в качестве фондообразователя. 2. Копия договора архива с владельцем (собственником) документов личного происхождения
4.	Заключение на документы о внесении изменений в список организаций - источников комплектования архива (приложение N 8.4.)	1	1. Дополнение к исторической справке к фонду. 2. Копия устава (положения) организации. 3. Копии нормативных правовых актов о реорганизации, смене организационно-правовой формы, смене прав собственника организации, копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц
5.	Заключение на документы об исключении организации из списка организаций - источников комплектования архива (приложение N 8.5.)	1	1. Копия нормативного правового документа о ликвидации/реорганизации организации, смене организационно-правовой формы, смене прав собственника организации, копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц. 2. Письмо руководителя организации об отказе от сотрудничества с архивом (с изложением мотивов отказа). 3. Акт приема-передачи архивных документов организации на хранение в архив (в случае ликвидации) или правопреемнику (в случае реорганизации). 4. Дополнение к предисловию (с указанием полного названия организации, даты ликвидации (с обязательной ссылкой на прилагаемую копию нормативного акта о ликвидации), информации о приеме документов в архив или о передаче документов правопреемнику). 5. Титульный лист к описи, лист переименований (предоставляется при изменении названия фондообразователя)
6.	Заключение по вопросу об исключении гражданина из списка граждан (собственников) или владельцев архивных документов - источников комплектования (приложение N 8.6.)	1	1. Копия соглашения о расторжении договора о сотрудничестве.
7.	Опись дел постоянного хранения	4	1. Заключение на опись дел, документов (приложение N 8.7.) (оставляется на описи, отбор документов в которых проведен в соответствии с номенклатурой дел организации-источника комплектования). 2. Письмо руководителя организации (о делах, не внесённых в опись, с указанием причины). 3. Историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда, предисловие к описи дел (при первом описании документов организации) или дополнение к ранее представленному предисловию к описи дел (если в организации произошли изменения в период, за который описываются документы). 4. Титульный лист и лист переименований (составляется при многократном изменении названия фондообразователя). 5. Список сокращенных слов (в случае необходимости)
	Опись электронных дел, документов постоянного хранения	4
	Опись дел научно-технической документации	4
	Опись дел по личному составу	4
8.	Сдаточная опись дел, документов личного происхождения	4	1. Заключение на опись дел, документов (приложение N 8.8.) (составляется на описи, отбор документов в которых проведен без номенклатуры дел). 2. Предисловие к описи дел (при первом приеме), дополнение к ранее представленному предисловию. 3. Титульный лист и лист переименований (при многократном изменении названия фондообразователя). 4. Список сокращенных слов (в случае необходимости). 5. Монтажные листы (копии) к описям аудиовизуальных документов. 6. Копия акта приема-передачи документов (от ликвидированной организации). 7. Копия договора об условиях передачи дел, документов (при направлении сдаточной описи дел, документов личного происхождения; описи фонда пользования копий документов). 8. Копия договора о приобретении копий документов в архивах других субъектов.
	Опись фотодокументов	4
	Опись видеодокументов	4
	Опись кинодокументов	4
	Опись фонодокументов	4
	Опись дел по личному составу ликвидированной организации (не являющейся организацией-источником комплектования)	4
	Опись дел постоянного хранения ликвидированной организации (не являющейся источником комплектования архива)	4
	Опись фонда пользования копий документов, поступивших из федеральных архивов, государственных архивов других субъектов	3
9.	Опись особо ценных дел; перечней номеров особо ценных дел, документов (номерников)	3	1. Заключение на опись дел (или номерник) (приложение N 8.9.). 2. Предисловие к описи дел, дополнение к ранее представленному предисловию. 3. Титульный лист. 4. Список сокращенных слов (в случае необходимости). 5. Акт о проведении работы по выявлению потенциально особо ценных документов 6. Выписка из протокола экспертной комиссии архива об итоге рассмотрения вопроса о выявлении в фондах архива потенциально особо ценных документов
10.	Номенклатура дел организации-источника комплектования архива	4	1. Заключение на номенклатуру дел (приложение N 8.10.). 2. Копия устава или положения организации. 3. Структура организации. 4. Список сокращенных слов (в случае необходимости). 5. Оглавление (при большом количестве листов номенклатуры дел)
11.	Положение об экспертной комиссии (ЭК) организации-источника комплектования	2	Заключение на документ (приложение N 8.11.)
12.	Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (составляется архивом по результатам экспертизы ценности документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, хранящихся в архивах)	3	1. Заключение на акт (приложение N 8.12.) (с указанием причины выделения к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению). 2. Описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения (копии). 3. Справка о результатах проведения экспертизы ценности дел
13.	Акт описания архивных документов, переработки описей	2	1. Заключение на переработанную опись дел, находящихся на хранении в архиве (приложение N 8.13.). 2. Переработанная опись дел, находящихся на хранении в архиве 3. Переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. 4. Старая опись (копия). 5. Акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов (при наличии). 6. Предисловие к описи дел (с указанием причины проведения переработки описи и перечня выполненных работ). 7. Титульный лист и лист переименований (составляется при многократном изменении названия фондообразователя). 8. Список сокращенных слов (в случае необходимости).
14.	Акт о неисправимых повреждениях архивных документов	3	1. Заключение на акт (приложение N 8.14.) (с пояснением причин неисправимого повреждения архивных документов и обоснованием необходимости принятия решения о снятии их с учета). 2. Письмо организации с указанием причины неисправимого повреждения документов и обоснованием необходимости снятия их с учета. 3. Копия акта организации, фиксирующего факт неисправимого повреждения документов (заверенная в установленном порядке)
15.	Акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (составляется архивом по результатам розыска необнаруженных архивных документов, хранящихся в архиве)	3	1. Заключение на акт (приложение N 8.15.) (с информацией о результатах розыска документов и обоснованием необходимости принятия решения о снятии документов с учета). 2. Справка архива о проведении розыска документов (с указанием причины утраты документов). 2. Акт проверки наличия и состояния архивных документов
16.	Акт об утрате документов (составляется организацией - источником комплектования на архивные документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации и находящиеся на временном хранении в архивах организаций-источников комплектования)	3	1. Заключение на акт (приложение N 8.16.) (с информацией о результатах розыска организацией документов и обоснованием необходимости принятия решения о снятии их с учета). 2. Справка организации о проведении розыска документов (с указанием причины утраты документов), подписанная лицом, производившим проверку. 3. Письмо организации с указанием причины утраты архивных документов. 4. Акт проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации.
17.	Проекты методических документов архивов, организаций-источников комплектования архивов по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов (на бумажном носителе и в электронном виде)	2	1. Заключение на проект методического документа (приложение N 8.17.) с обоснованием необходимости подготовки или переработки имеющихся методических документов. 2. Выписка из протокола заседания экспертной комиссии архива и (или) источника комплектования архива о согласовании документа
18.	Письмо о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях-источниках комплектования архива (с изложением и обоснованием просьбы)	1	Копии нормативно-правовых, иных документов, обосновывающих необходимость продления сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организации-источнике комплектования архива
19.	Письмо по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов (с изложением вопроса со ссылкой на нормативные акты, проекта предлагаемого решения и его обоснованием)	1	Копии нормативных правовых и иных документов

* По решению экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа могут запрашиваться иные документы, необходимые для рассмотрения вопроса на заседании ЭПК.

Приложение N 8.1
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

           архива на проекты списков источников комплектования

                               Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на проекты списков

источников комплектования

_____________________

(наименование архива)

     На  согласование  экспертно-проверочной  комиссии  (ЭПК)  службы  по

делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного  округа  направляются проект

списка  организаций и проект списка граждан (собственников или владельцев

архивных документов)- источников комплектования (далее - проект списка):

     Проекты   списков  сформированы  на  основе  списков,  согласованных

решением  ЭПК  от  __  __________  20__  г.  протокол  N  ___,  с  учетом

последующих изменений в них в период с ______ по ______ годы.

     В    проект    списка  организаций-источников  комплектования  всего

включено   ____  организаций,  из  них  впервые  включено ___ организаций

(сопроводительные документы на включение новых организаций прилагаются).

     В проект списка организаций-источников комплектования включено:

     - ____ организаций полного приема документов;

     - ____ организаций выборочного (повидового) приема документов;

     - ____ организаций,       комплектующихся         научно-технической

документацией;

     - ____ организаций, комплектующихся аудиовизуальными документами.

     В    проекте  списка  ________________  представлены  все  (не  все)

отраслевые разделы (см. пояснительную записку к списку организаций).

     Список  сформирован  с  учетом  требований Методических рекомендаций

"Определение   организаций-источников  комплектования  государственных  и

муниципальных  архивов",  согласованных  ЦЭПК  при  Росархиве 30.10.2012,

внутри  списка  организации  сгруппированы  в  соответствии  с  Примерной

классификационной   схемой,  в  основу  которой  положен  "Общероссийский

классификатор  органов  государственной власти и управления" (ОК 006-2011

(ОКОГУ).

     В  проект  списка  граждан  (собственников  или  владельцев архивных

документов)    -    источников    комплектования    всего  включено  ____

фондообразователей,   из  них  включено  ____  новых  фондообразователей.

Заключены  договоры  с  ___  фондобразователями.  Завершено  (прекращено)

сотрудничество    (расторгнуты    договоры    о   сотрудничестве)  с  ___

фондообразователями.

     Для    сведения    направляется    список    возможных    источников

комплектования, в который включено_организаций.

     Прошу  согласовать  список  организаций-источников комплектования на

___  организаций  и список граждан (собственников или владельцев архивных

документов) на ___ граждан.

     Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Должность

руководителя архива             Подпись                      И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.2
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

          архива на документы о включении организации в список

                 организаций-источников комплектования

                               Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на документы о включении

__________________________

(наименование организации)

в список организаций-источников

комплектования ______________________

               (наименование архива)

     На  рассмотрение  экспертно-проверочной  комиссии  (ЭПК)  службы  по

делам  архивов  Ямало-Ненецкого автономного округа направляются документы

о включении __________________________ в список

            (наименование организации)

организаций источников комплектования ___________________________________

                                          (наименование организации)

     Полное    наименование   организации  -  _____________,  сокращенное

наименование    -    _______________,    организационно-правовая    форма

_______________  (указывается  по учредительным документам) (находится по

адресу:___________________, почтовый адрес по месту нахождения/иное).

     Сведения    о    государственной    регистрации  (для  общественного

объединения    указывается    место   нахождения  постоянно  действующего

органа):________________________________________________________________.

     __________________________ создана в соответствии с ________________

     (наименование организации)

________________________________________________________________________,

   (название, дата, номер правового акта об образовании организации)

Является правопреемником ________________________________________________

                             (название и подчиненность организации -

                                         предшественника)

     Учредителем является _______________________, ______________________

                         (наименование учредителя)     (наименование

                                                        организации)

имеет филиалы (представительства), расположенные по адресу:_____________.

__________________________________ является юридически обособленным лицом

    (наименование организации)

(структурным подразделением),  имеет  самостоятельный  баланс,  расчетный

счет, печать.

     Форма собственности - _____________________________________________.

     Функционально-целевое назначение организации (профиль  деятельности)

- _________, структура организации следующая:___________________________.

     В процессе деятельности _______________________ создаются документы:

                            (наименование организации)

     управленческие   (указываются   виды   документов   по    профильным

направлениям деятельности):_____________________________________________;

     научно-технические:________________________________________________;

     аудиовизуальные:___________________________________________________;

     по личному составу:________________________________________________;

     электронные  документы   (документы   на   электронных   носителях):

_______________________________.

     Краткая  характеристика  состояния делопроизводства и архивного дела

в    организации  (наличие  номенклатуры  дел,  формирование,  оформление

делопроизводственных  дел,  условия  хранения архивных дел, наличие лица,

ответственного за архив и др.).

     По итогам изучения деятельности, состояния делопроизводства и архива

______________________________________ документов, дублирующихся в других

        (наименование организации)

организациях - источниках комплектования, не  выявлено   (при   выявлении

указываются, в каких организациях выявлено).

     Прошу включить ____________________________________________ в список

                            (наименование организации)

организаций - источников комплектования ________________________________.

                                              (наименование архива)

     Приложение: на __ л. в __ экз.

Должность

руководителя архива                 Подпись                  И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.3
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                            ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

      архива на документы о включении гражданина в список граждан

    (собственников или владельцев архивных документов) - источников

                          комплектования архива

                              Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на документы о включении гражданина

в список граждан (собственников или

владельцев архивных документов)

- источников комплектования

_____________________________

   (наименование архива)

     На  рассмотрение  экспертно-проверочной  комиссии  (ЭПК)  службы  по

делам  архивов  Ямало-Ненецкого автономного округа направляются документы

о включении _________________ в список

            (ФИО гражданина)

граждан (собственников или владельцев архивных документов)  -  источников

комплектования _________________________________________________________.

                                  (наименование архива)

     Краткая    информация   о  причинах  выбора  гражданина  в  качестве

источника комплектования архива, сфере деятельности гражданина.

     Краткая характеристика состава архивных документов:________________.

     Информация  об  условиях  передачи  архивных  документов, заключении

договора:_______________________________________________________________.

      Прошу включить ________________ в список граждан (собственников или

                     (ФИО гражданина)

владельцев архивных документов) - источников комплектования ____________.

                                                            (наименование

                                                                архива)

     Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Должность

руководителя архива                Подпись                   И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.4
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

                архива на документы о внесении изменений

             в список организаций-источников комплектования

                               Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на документы о внесении изменений

__________________________

(наименование организации)

в список организаций-источников комплектования

_____________________________

    (наименование архива)

     На  рассмотрение  экспертно-проверочной  комиссии  (ЭПК)  службы  по

делам  архивов  Ямало-Ненецкого автономного округа направляются документы

о  внесении  изменений  в  список  организаций-источников  комплектования

_________________________________________________________________________

                           (наименование архива)

     На  основании  (ссылка на правовые документы или решения вышестоящей

организации; при  наличии  нескольких  правовых  актов  указываются   все

документы) внесены изменения в наименование __________________________, в

                                             (наименование организации)

соответствии с которыми ___________________________________ переименовано

                      (наименование организации до внесения

                                    изменений)

в _______________________________________________________________________

             (наименование организации после внесения изменений)

В Единый государственный реестр юридических лиц _________________________

                                                  (дата внесения записи)

внесены сведения о переименовании юридического лица.

     В функциях и структуре ______________________ изменений не произошло

                             (название организации)

(при внесении изменений указать, какие изменения произошли).

     Прошу внести   изменение   в   список   организаций   -   источников

комплектования _______________________: название организации "___________

                (наименование архива)

____________________________" изложить в редакции: "_____________________

(наименование организации до

     внесения изменений)

_______________________________________________________________________".

          (наименование организации после внесения изменений)

     Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Должность

руководителя архива                Подпись                   И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.5
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

              архива на документы об исключении организации

             из списка организаций-источников комплектования

                               Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на документы об исключении

___________________________

(наименование организации)

из списка организаций-источников комплектования

______________________

(наименование архива)

     На  рассмотрение  экспертно-проверочной  комиссии  (ЭПК)  службы  по

делам  архивов  Ямало-Ненецкого автономного округа направляются документы

об исключении __________________________ из списка организаций-источников

              (наименование организации)

комплектования _________________________________________________________.

                                (наименование архива)

     В    соответствии    с   (ссылка  на  нормативные  правовые  акты  с

реквизитами;  при  наличии  нескольких  правовых  актов  указываются  все

документы  с  реквизитами)  произошла  ликвидация  (реорганизация,  смена

собственности, расторжение  договора  по  инициативе  организации,  др.).

_________________________________________________________________________

                      (наименование организации)

     В Единый государственный реестр юридических лиц ____________________

                                                   (дата внесения записи)

внесены сведения о прекращении деятельности юридического лица.

     В связи с ликвидацией (реорганизацией в форме ___________, со сменой

собственности и др.) ________________________________ проведены работы по

                         (наименование организации)

упорядочению архивных документов:

     -    (сведения    об  описании  архивных  документов  и  утверждении

(согласовании)  описей  решением  ЭПК;  крайние  даты и количество дел по

каждому виду документов);

     -  (сведения  о  передаче архивных документов постоянного хранения в

архив  или  организации-правопреемнику  (со  ссылкой на дату и номер акта

приема-передачи архивных документов на хранение);

     -  (сведения о крайних датах, количестве и месте хранения документов

по личному составу организации).

     В ___________________ открыт фонд N ___ ___________________________,

      (наименование архива)                      (наименование фонда)

обеспечен прием на хранение архивных документов _________________________

                                              (количество дел постоянного

                                            хранения, по личному составу,

                                                     крайние даты)

     Документы    приняты   на  хранение  в  количестве,  соответствующем

количеству    дел  в  утвержденных/согласованных  ЭПК  описях  (в  случае

расхождения   крайних  дат,  количества  дел  (постоянного  хранения,  по

личному  составу)  с  количеством  дел  в  утвержденных/согласованных ЭПК

описях, указать причины расхождения с приложением копий документов).

     На основании вышеизложенного, прошу исключить ______________________

                                               (наименование организации)

из     списка      организаций      -      источников      комплектования

________________________________________________________________________.

                          (наименование архива)

     Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Должность

руководителя архива               Подпись                    И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.6
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                              ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

     архива на документы об исключении гражданина из списка граждан

           (собственников или владельцев архивных документов)

                       - источников комплектования

                                Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

по вопросу об исключении гражданина

из списка граждан (собственников или

владельцев архивных документов)

- источников комплектования

________________________

 (наименование архива)

     ___________________________ просит рассмотреть экспертно-проверочную

         (наименование архива)

комиссию  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа   вопрос  об  исключении  из  списка  граждан  (собственников  или

владельцев архивных документов)- источников комплектования _____________.

                                                         (ФИО гражданина)

     За период сотрудничества с _____ по _____ годы на хранение поступило

_____ единиц хранения/единиц учета архивных документов фондообразователя.

Документы составляют отдельный фонд N ___ _______________________________

                                                (название фонда)

(включены в архивную коллекцию ________________________________________).

                                    (название архивной коллекции)

     Сотрудничество    прекращено    по  следующей  причине:  (излагается

информация  о  причинах прекращения сотрудничества (расторжения договора)

с гражданином-фондообразователем).

     На основании вышеизложенного, прошу исключить ______________________

                                                      (ФИО гражданина)

из списка граждан (собственников или владельцев  архивных  документов)  -

источников комплектования ______________________________________________.

                                     (наименование архива)

     Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Должность

руководителя архива              Подпись                     И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.7
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

                архива на опись дел постоянного хранения;

   опись электронных дел, документов (опись документов на электронных

         носителях); опись дел научно-технической документации;

                       опись дел по личному составу

                              Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на опись N __ _______________

            (название описи)

____________________________

 (наименование организации)

за 20___ год

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа (далее - Служба) направляется опись N __ _________________________

                                                  (название описи)

________________________________ за 20__ год.

   (наименование организации)

     Опись    направляется  в  соответствии  со  сводным  планом-графиком

представления  муниципальными архивами в Ямало-Ненецком автономном округе

документов        источников        комплектования     на    рассмотрение

экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого

автономного округа в 20__ году,  утвержденным  приказом   Службы   от ___

____________ 20__ г. N ____ (или планом-графиком представления документов

на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы  по  делам  архивов

Ямало-Ненецкого   автономного   округа   организациями   -    источниками

комплектования  государственного  казённого  учреждения  "Государственный

архив  Ямало-Ненецкого  автономного  округа"  на  20__ год,  утвержденным

распоряжением Правительства автономного округа от ___ ___________ 20__ г.

N ___.

     Отбор документов, внесенных  в  опись,  проведен  в  соответствии  с

согласованной  ЭПК    номенклатурой   дел   на    20__   год    (протокол

от __._______.20__ N __), которой предусмотрено _ дел, в том числе __ дел

постоянного хранения (из них ____ дел постоянно хранится в  организации).

Также  в  опись  включены  дела,  предусмотренные  номенклатурой  дел  на

20__ год.

     В опись включено ________ единиц хранения.

     Из-за  незначительного  количества   листов   объединены   дела   под

индексами:______________________________________________________________.

     Дополнительно в опись включено_ единиц хранения:

     - ____  дел  (перечислить  индексы),  сформированных  в   результате

проведения экспертизы ценности документов  временного  срока  хранения  с

отметкой "ЭПК", предусмотренных согласованной ЭПК номенклатурой дел;

     - ___ дел (перечислить номера дел), не предусмотренных согласованной

ЭПК номенклатурой дел.

     В опись не включено_дел:

     - не сформировано в делопроизводстве _________ дел (индексы дел) (по

информации, предоставленной организацией (письмо организации от ____ ____

_______ 20__ N ___);

     - хранится в организации ___ дел (индексы дел) (см. номенклатуру дел

организации);

     - являются переходящими ________ дел (индексы дел) (см. примечание к

описи).

     По  итогам  доработки  описи учтены  (не  учтены)   замечания   ЭПК,

указанные в выписке N ___ из протокола заседания ЭПК (протокол от ___ ___

_______ 20__ N ____) (в случае, если замечания ЭПК не учтены организацией

при доработке описи, в заключении перечисляются  неучтенные  замечания  и

поясняется причина, по которой замечания не были устранены).

     К описи составлен научно-справочный аппарат:_______________________.

                                            (перечислить виды документов)

     Качество научно-технической обработки дел проверено ________________

_________________________________________________________________________

                   (должность , ФИО специалиста архива)

и соответствует установленным требованиям.

     Прошу утвердить/согласовать опись дел N ___ ________________________

                                                     (название описи)

__________________________ за 20__ год в количестве ____ единиц хранения.

(наименование организации)

     Приложение: на ___ л. в ____ экз.

Должность

руководителя архива             Подпись                      И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.8
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                              ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

    архива на сдаточную опись дел, документов личного происхождения;

              опись фотодокументов; опись видеодокументов;

               опись кинодокументов, опись фонодокументов;

 опись дел по личному составу ликвидированной организации (не являющейся

                 организацией-источником комплектования);

     опись дел постоянного хранения ликвидированной организации (не

              являющейся источником комплектования архива),

  опись фонда пользования копий документов, поступивших из федеральных

           архивов, государственных архивов других субъектов

                               Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на опись N __ _________________

               (название описи)

__________________________________

(наименование архива/ организации/

ФИО фондообразователя)

за 20__ год

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа (далее - Служба) направляется опись N ___ ________________________

_________________ ___________________________________________ за 20__год.

 (название описи)      (наименование архива/организации/

                             ФИО фондообразователя)

     Опись    направляется  в  соответствии  со  сводным  планом-графиком

представления  муниципальными архивами в Ямало-Ненецком автономном округе

документов        источников        комплектования     на    рассмотрение

экспертно-проверочной комиссии службы по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого

автономного округа в 20__ году, утвержденным приказом Службы от ___ _____

______ 20__ г. N ____.

     Отбор    документов,    внесенных    в    опись,     проведен     от

_____________________________________ (указывается наименование источника

поступления     документов   (ФИО   фондообразователя,    ликвидированная

организация), мероприятия, от которых (по результатам  которых)  проведен

отбор документов) в связи с ____________ (указывается причина, значимость

отбора документов со ссылкой на реквизиты документов).

     В опись включено ___ единиц хранения (единиц учета).

     По  итогам  доработки  описи  учтены  (не  учтены)  замечания   ЭПК,

указанные в выписке N ___ из протокола заседания ЭПК (протокол от ___ ___

________ 20__ N ___) (в случае, если замечания ЭПК не учтены организацией

при доработке описи, в заключении перечисляются  неучтенные  замечания  и

поясняется причина, по которой замечания не были устранены).

     К описи составлен научно-справочный аппарат:_______________________.

                                            (перечислить виды документов)

     Качество     научно-технической     обработки     дел      проверено

_________________________ соответствует установленным требованиям.

      (должность,

 ФИО специалиста архива)

     Прошу утвердить /согласовать опись дел N ___ _______________________

                                                      (название описи)

_________________________________________________________________________

         (наименование архива/организации/ФИО фондообразователя)

за 20___ год в количестве ____ единиц хранения (единиц учета).

     Приложение: на __ л. в ___ экз.

Должность

руководителя архива              Подпись                     И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.9
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

  архива на опись особо ценных дел (перечней номеров особо ценных дел,

                         документов (номерников))

                              Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на опись особо ценных дел

(перечней номеров особо ценных дел,

документов (номерников),

представленную (ый)

_______________________

(наименование архива)

за 20__ год (ы)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии (ЭПК) службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа

направляется опись (номерник) __ особо ценных дел (перечней номеров особо

ценных дел, документов (номерников) ___________________ за 20___ год (ы).

                                   (наименование архива)

     Опись  (номерник)  составлена (н)  по  итогам  работы  по  выявлению

потенциально особо ценных документов в ходе изучения описи (ей) N(N) ____

_______________________ фонда (ов) N(N) ___ ____________________________,

    (название описи)                           (название (я) фонда (ов)

полистного просмотра и изучения дел.

     В опись (номерник) включено ____ дел, документов.

     Предложение архива об отнесении ___________ дел, включенных в состав

Архивного фонда Российской Федерации, к составу особо ценных, рассмотрено

на заседании экспертной комиссии архива (выписка из  протокола  заседания

прилагается).

     По  итогам  доработки  описи  учтены  (не  учтены)  замечания   ЭПК,

указанные в выписке N ___ из протокола заседания ЭПК (протокол от ___ ___

_______ 20__ N ___) (в случае, если замечания ЭПК не учтены при доработке

описи, в  заключении  перечисляются  неучтенные  замечания  и  поясняется

причина, по которой замечания не были устранены).

     Прошу опись (номерник) за 20__ год (ы) на __________ дел утвердить и

определить перечисленные в описи (номернике) дела, документы,  включенные

в состав Архивного фонда Российской Федерации, как особо ценные.

     Приложение: на __ л. в __ экз.

Должность

руководителя архива             Подпись                      И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.10
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

 архива на номенклатуру дел организации-источника комплектования архива

                               Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на номенклатуру дел

__________________________

(наименование организации)

на 20___ год

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа      (далее    -    Служба)    направляется    номенклатура    дел

__________________________ на 20__ год (далее - номенклатура дел).

(наименование организации)

     Номенклатура    дел    разработана    в    соответствии  со  сводным

планом-графиком  представления  муниципальными  архивами в Ямало-Ненецком

автономном  округе  документов  источников комплектования на рассмотрение

экспертно-проверочной  комиссии  службы  по делам архивов Ямало-Ненецкого

автономного округа в 20___ году, утвержденным приказом Службы от ____ ___

______ 20__ г. N ___ (или  планом-графиком  представления  документов  на

рассмотрение  экспертно-проверочной  комиссии  службы  по  делам  архивов

Ямало-Ненецкого   автономного   округа   организациями   -    источниками

комплектования  государственного  казённого  учреждения  "Государственный

архив Ямало-Ненецкого  автономного  округа"  на  20___ год,  утвержденным

распоряжением Правительства автономного округа от _________ 20__ г. N __)

(далее - план-график).

     Номенклатура дел составлена по ___________________________ принципу.

    (указать принцип классификации дел в номенклатуре: структурный,

               функциональный, структурно-функциональный).

     В  номенклатуру  дел  включено  всего  ___  дел, в том числе ___ дел

постоянного хранения (из них ___ дел постоянно хранится в организации).

     Номенклатура  дел  составлена впервые (организация включена в список

организаций-источников  комплектования  решением ЭПК протокол N __ от ___

_20_ г.)

     Предыдущая номенклатура  дел  на _____ год,  согласованная  решением

ЭПК протокол N ____ от __________ 20__ г., включала ____ дел, из них ____

дела постоянного хранение.

     Увеличение/уменьшение дел постоянного хранения обусловлено _________

_______ (указать причины).

     Организацией учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные  в  выписке

N ___ из протокола заседания ЭПК (протокол от ___________ 20__ N ____) (в

случае,  если  замечания  ЭПК   не   учтены  организацией  при  доработке

номенклатуры  дел,  в  заключении  перечисляются  неучтенные  замечания и

поясняется причина, по которой замечания не были устранены).

     Прошу номенклатуру дел на 20___ год ________________________________

                                             (наименование организации)

на ___ дел, в том числе ___ дел постоянного хранения согласовать.

     Приложение: на __ л. в ___ экз.

Должность

руководителя архива           Подпись                        И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.11
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                              ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

             архива на положение об экспертной комиссии (ЭК)

                  организации-источника комплектования

                               Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на положение об экспертной

комиссии (ЭК) организации-

источника комплектования

__________________________

(наименование организации)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа  (далее  -  Служба)  направляется положение об экспертной комиссии

(ЭК)____________________________________________________________________.

                       (наименование организации)

     Положение    об  экспертной  комиссии  (ЭК)  разработано  архивом  в

соответствии  со  сводным  планом-графиком  представления  муниципальными

архивами    в  Ямало-Ненецком  автономном  округе  документов  источников

комплектования  на  рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по

делам  архивов   Ямало-Ненецкого   автономного   округа   в   20___ году,

утвержденным  приказом  Службы  от ___ __________  20__  г.  N ____  (или

планом-графиком        представления     документов    на    рассмотрение

экспертно-проверочной  комиссии  службы  по делам архивов Ямало-Ненецкого

автономного    округа    организациями    -   источниками  комплектования

государственного     казённого    учреждения    "Государственный    архив

Ямало-Ненецкого    автономного    округа"    на  20___ год,  утвержденным

распоряжением Правительства автономного округа от __ ______ 20__ г. N __)

(далее - план-график).

     Положение об экспертной комиссии (ЭК) составлено впервые/пересмотрен

в связи с ______________________________________________________________.

              (указываются причины пересмотра документа со ссылкой на

                              нормативный правовой акт)

     Организацией учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные  в  выписке

N __ из протокола заседания ЭПК (протокол от ___ _________ 20__ N ___) (в

случае,  если  замечания  ЭПК  не  учтены  организацией   при   доработке

положения, в заключении перечисляются неучтенные замечания  и  поясняется

причина, по которой замечания не были устранены).

     Прошу положение об экспертной комиссии (ЭК) ________________________

                                               (наименование организации)

согласовать.

     Приложение: на __ л. в ___ экз.

Должность

руководителя архива               Подпись                    И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.12
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

    архива на акт о выделении к уничтожению архивных документов, не

              подлежащих хранению, подготовленный архивом

                               Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на акт от___ ___________ 20__ г. N ___

о выделении к уничтожению

архивных документов, не

подлежащих хранению, в фонде

N __ ___________________

       (название фонда)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа направляется акт от ___ _________ 20__ г. N ________ о выделении к

уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее  -  архив,

акт), подготовленный по итогам отбора к уничтожению документов временного

(до 10 лет/свыше 10 лет) срока хранения в фонде N __ ____________________

_________________________________________________________________________

         (название фонда в соответствии со списком фондов архива)

по описи дел N ___ ________________ в количестве _____ единиц хранения за

                   (название описи)

____________________ годы (далее - архив, акт).

     Документы (_____________________________________________), внесенные

архивом в акт,       (кратко перечислить виды документов)

предлагается  выделить к уничтожению  в  связи  с  истечением  временного

срока  хранения  (указать  срок  хранения  со  ссылкой  на статью Перечня

типовых  управленческих  архивных  документов,  образующихся  в  процессе

деятельности  государственных  органов, органов местного самоуправления и

организаций, с указанием сроков хранения) документов по состоянию  на  01

___________ 20__ года.

     Архивом учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные в выписке N ____

из протокола заседания ЭПК (протокол от __ ________ 20__ N __) (в случае,

если  замечания  ЭПК  не  учтены   при   доработке   акта,  в  заключении

перечисляются  неучтенные  замечания  и  поясняется  причина,  по которой

замечания не были устранены).

     Прошу утвердить акт о выделении к уничтожению  архивных  документов,

не подлежащих хранению, в количестве __________ ед.хр. за __________ годы

в фонде N ___ __________________.

                (название фонда)

     Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Должность

руководителя архива            Подпись                       И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.13
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

               архива на акт описания архивных документов,

                переработки описей, подготовленный архивом

                               Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на акт от __ _________ 20__ г. N ___

описания архивных документов,

переработки описи N ____

______________________________

      (название описи)

фонда N ___ _______________________

                (название фонда)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа направляется акт от ___ __________ 20__ г. N ___ описания архивных

документов, переработки описи N __________________ за

                                 (название описи)

____ годы фонда N ____ __________________________________________________

                                      (название фонда)

(далее - архив, акт).

     Архивом  проведена  работа  по  переработке  описи   дел   в   связи

________________________________________________________________________.

            (указать причины проведения переработки описи)

     По итогам переработки описи дел, документов составлены:

     1)   переводная  таблица  старых  и  новых  архивных  шифров  единиц

хранения/единиц учета;

     2)  акт  о  разделении,  объединении  дел,  включении  в  дело новых

архивных документов (при наличии);

     3)    предисловие  к  описи  дел  (с  указанием  причины  проведения

переработки описи и перечня выполненных работ);

     4) титульный лист и лист переименований (при наличии);

     5) список сокращенных слов (при наличии).

     По        итогам    переработки    описи    дел    количестве    дел

увеличилось/уменьшилось  (при  уменьшении  количества  единиц  хранения в

переработанной  описи  дел,  документов  по причине необнаружения в фонде

архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, архив направляет  на

рассмотрение ЭПК соответствующий акт) на ___________ ед. хр. в результате

________________________________________________________________________.

              (указать причины увеличения/уменьшения дел)

     В переработанную опись дел, документов N ___ ____________________ за

годы                                                 (название описи)

включено _____ единиц хранения, в том числе старая опись.

     Архивом учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные в выписке N ____

из протокола заседания ЭПК (протокол от ___ _________________ 20__ N ___)

(в случае, если замечания ЭПК не учтены при доработке акта, в  заключении

перечисляются неучтенные  замечания  и  поясняется  причина,  по  которой

замечания не были устранены).

     Прошу согласовать акт и утвердить переработанную опись дел N _______

____________________ за ____ годы фонда N ____ __________________________

                                                    (название описи)

(название фонда)

в количестве ____ единиц хранения.

     Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Должность

руководителя архива                 Подпись                  И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.14
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                              ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

     архива на акт о неисправимых повреждениях архивных документов,

      подготовленный организацией-источников комплектования архива

                                Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на акт от ___ _________ 20__ г. N ___

о неисправимых повреждениях

архивных документов в

___________________________________

(наименование организации-источника

           комплектования)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии (ЭПК) службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа

направляется акт от __ ________ 20__ г. N ___ о неисправимых повреждениях

архивных документов в __________________________________________ (далее -

                  (наименование организации-источника комплектования)

организация, акт).

     Акт подготовлен ____________________________________________________

                      (наименование организации-источника комплектования)

в связи с _______________________________________________________________

              (указывается причина неисправимого повреждения архивных

                                      документов)

(письмо ______________________________ исх. от __ ________ 20_г_ . N __).

     (наименование организации-источника

                комплектования)

     В акт включено _____ неисправимо поврежденных дел из описи N _______

________________ за __________ годы (__________________________________).

(название описи)                    (кратко перечислить виды документов)

     Организацией учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные в выписке N

__ из протокола заседания ЭПК (протокол от __ ______ 20_ N __) (в случае,

если  замечания  ЭПК  не  учтены   при   доработке   акта,  в  заключении

перечисляются  неучтенные  замечания  и  поясняется  причина,  по которой

замечания не были устранены).

     Прошу согласовать акт и снять с учета _____ неисправимо поврежденных

дел, включенных в опись N __ ______________________ за _____________ годы

________________________________________________________________________.

                           (название описи)

(наименование организации-источника комплектования

     Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Должность

руководителя архива                Подпись                   И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.15
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

 архива на акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых

                            исчерпаны в архиве

                               Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на акт от __ _________ 20__ г. N ___

о необнаружении архивных

документов, пути розыска которых

исчерпаны

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии (ЭПК) службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа

направляется акт от __ _________ 20___ г. N ____ о необнаружении архивных

документов, пути розыска которых исчерпаны, включенных в опись дел N ____

________________ в фонде N __ ___________________ (далее - архив, акт).

(название описи)                (название фонда)

     Архивом в результате работ _________________________________________

не обнаружено ____ единиц хранения за _______ годы.

     В акт внесены следующие документы (_______________________________).

                                     (кратко перечислить виды документов)

     Учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные в выписке N _________ из

протокола заседания ЭПК (протокол от __ _______ 20_ N __) (в случае, если

замечания ЭПК не учтены при доработке акта,  в  заключении  перечисляются

неучтенные замечания и поясняется причина, по которой замечания  не  были

устранены).

     Прошу согласовать акт и снять с учета _ необнаруженных архивных дел,

пути розыска которых исчерпаны, включенных в опись N __ _________________

за _______ годы в фонде N __ ________________. (название описи)

                             (название фонда)

     Приложение: на ___ л. в ____ экз.

Должность

руководителя архива              Подпись                     И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.16
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

           архива на акт об утрате документов, подготовленный

              организацией-источником комплектования архива

                               Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на акт от __ ____________ 20__ г. N ___

об утрате документов в

___________________________________

(наименование организации-источника

          комплектования)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии (ЭПК) службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа

направляется акт от ___ ____________ 20__ г. N ___ об утрате документов в

_____________________________________________ (далее - организация, акт).

     (наименование организации-источника

               комплектования)

     Организацией в результате ______________________________ установлено

отсутствие в фонде по описи дел N ___ ________________ единиц хранения за

____________________ годы.            (название описи)

     Учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные в выписке N _________ из

протокола заседания ЭПК (протокол от __ ______ 20__ N __) (в случае, если

замечания ЭПК не учтены при доработке акта,  в  заключении  перечисляются

неучтенные замечания и поясняется причина, по которой замечания  не  были

устранены).

     Прошу  согласовать акт и снять с учета утраченные в организации дела

в количестве ____ ед.хр. за _________ годы, включенные в опись дел N ____

___________________  ___________________________________________________.

  (название описи)   (наименование организации-источника комплектования)

     Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Должность

руководителя архива              Подпись                     И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 8.17
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                             ФОРМА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

    архива на методический документ по вопросам экспертизы ценности

                документов и комплектования ими архивов

                               Бланк письма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на проект ______________________

(наименование      методического

документа по вопросам экспертизы

ценности       документов      и

комплектования ими архивов)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа представлен __________________________________ (далее - документ).

                 (наименование методического документа

               по вопросам экспертизы ценности документов

                       и комплектования ими архивов)

     Документ разработан _______________________________ в соответствии с

                       (наименование архива, структурного

                              подразделения службы)

планом работы архива  на  20___ год/планом  работы  экспертно-проверочной

комиссии на 20___ год.

     Документ подготовлен с целью ______________________________________.

                                  (указывается цель разработки документа)

     При разработке документа использованы _____________________________.

                                             (перечислить наименования

                                            нормативных правовых актов,

                                               методических документов)

     Документ включает следующие разделы:_______________________________.

                                       (указывается наименование раздела,

                                   дается краткая характеристика раздела)

     К документу разработаны образцы оформления ________________________.

                                               (перечислить наименования

                                                      документов)

     Разработчиком  документа   учтены   (не   учтены)   замечания   ЭПК,

указанные в выписке N ___ из протокола заседания ЭПК (протокол от ___ ___

______ 20___ N ___) (в случае, если замечания ЭПК не учтены при доработке

документа, в заключении перечисляются неучтенные замечания  и  поясняется

причина, по которой замечания не были устранены).

     Прошу одобрить _____________________________________________________

                      (наименование методического документа по вопросам

                       экспертизы ценности документов и комплектования

                                         ими архивов)

и    рекомендовать     документ   к   использованию   государственным   и

муниципальными        архивами        в      автономном    округе    (или

организациями-источниками        комплектования     государственного    и

муниципальных архивов в автономном округе) в деятельности.

Должность

руководителя архива             Подпись                      И.О. Фамилия

ФИО исполнителя

телефон

Приложение N 9
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                       ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

    на проекты списков организаций - источников комплектования архива

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на проекты списков

источников комплектования

______________________

(наименование архива)

     На  рассмотрение  экспертно-проверочной  комиссии  (ЭПК)  службы  по

делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного  округа  представлены проект

списка  организаций и проект списка граждан (собственников или владельцев

архивных документов) - источников комплектования (далее - проект списка)

_________________________________________________________________________

                           (наименование архива)

     Проекты  списков  сформированы  на  основе  списков,   согласованных

решением ЭПК от __ _________ 20__ г. протокол N _______________, с учетом

последующих изменений в них в период с _____ по ______ годы.

     В  проект   списка   организаций-источников   комплектования   всего

включено _______ организаций, из них впервые включено _______ организаций

(сопроводительные документы на включение новых организаций представлены в

соответствии с требованиями, установленными положением об ЭПК).

     В проект списка организаций-источников комплектования включено:

     - ______ организаций полного приема документов;

     - ______ организаций выборочного (повидового) приема документов;

     - ______ организаций,       комплектующихся       научно-технической

документацией;

     - ______ организаций, комплектующихся аудиовизуальными документами.

     В  проекте списка организаций-источников комплектования представлены

все (не все) отраслевые разделы.

     Информация  об  отсутствии  организаций  в  соответствующих разделах

списка  включена  в  пояснительную  записку  к проекту списка с указанием

причин.

     Список  сформирован  с  учетом  требований Методических рекомендаций

"Определение   организаций-источников  комплектования  государственных  и

муниципальных  архивов",  согласованных  ЦЭПК  при  Росархиве 30.10.2012,

внутри  списка  организации  сгруппированы  в  соответствии  с  Примерной

классификационной  схемой,  в  основу  которой  положен   "Общероссийский

классификатор  органов   государственной   власти   и   управления"   (ОК

006-2011  (ОКОГУ); внутри разделов, подразделов организации расставлены в

соответствии с алфавитом наименований.

     Архивом для сведения   представлен   список   возможных   источников

комплектования, в который включено _____ организаций.

     В проект списка граждан (собственников   или   владельцев   архивных

документов) - источников комплектования всего включено __________________

фондообразователей, из них включено ___________ новых фондообразователей.

Заключены договоры с _________ фондобразователями. Завершено (прекращено)

сотрудничество (расторгнуты договоры о сотрудничестве) с ________________

фондообразователями.

     Имеются следующие замечания к спискам: (перечисляются замечания).

     По итогам рассмотрения (повторного  рассмотрения)  проектов  списков

_______________________ считаю возможным согласовать список организаций -

 (наименование архива)

источников комплектования на _______________ организаций и список граждан

(собственников или владельцев архивных документов) на ____ граждан/считаю

необходимым направить списки в архив для устранения замечаний.

Член ЭПК (эксперт ЭПК)            Подпись                    И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 10
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                       ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

              на документы о включении организации в список

              организаций - источников комплектования архива

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на документы о включении __________________________

                         (наименование организации)

в список организаций-источников комплектования

_________________________

  (наименование архива)

     На  рассмотрение  экспертно-проверочной  комиссии  (ЭПК)  службы  по

делам  архивов Ямало-Ненецкого автономного округа _______________________

                                                    (наименование архива)

представлены документы о включении ______________________________________

                                        (наименование организации)

в список организаций-источников комплектования.

     Полное наименование организации - _____________________, сокращенное

наименование - _____________, организационно-правовая форма - ___________

(указывается по учредительным документам) (находится по адресу:_________,

почтовый адрес по месту нахождения/иное).

     Сведения   о   государственной   регистрации   (для    общественного

объединения указывается место нахождения постоянно действующего  органа):

________________________________________________________________________.

     __________________________ создана в соответствии с (название, дата,

     (наименование организации)

номер правового    акта    об    образовании    организации);    является

правопреемником _________________________________________________________

                 (название и подчиненность организации - предшественника

Учредителем является __________________, __________________ имеет филиалы

                       (наименование       (наименование

                         учредителя)        организации)

(представительства), расположенные по адресу:___________________________.

___________ является юридически самостоятельной организацией (структурным

(наименование организации)

подразделением), имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, печать.

     Форма собственности - _____________________________________________.

     Функционально-целевое назначение организации (профиль  деятельности)

- ___________________, структура организации следующая:_________________.

     В процессе деятельности _______________________ создаются документы:

                            (наименование организации)

     управленческие   (указываются   виды   документов   по   профильным

направлениям деятельности):_____________________________________________;

     научно-технические:________________________________________________;

     аудиовизуальные:___________________________________________________;

     по личному составу:________________________________________________;

     электронные   документы   (документы   на   электронных  носителях):

________________________________________________________________________.

     Краткая  характеристика  состояния делопроизводства и архивного дела

в    организации  (наличие  номенклатуры  дел,  формирование,  оформление

делопроизводственных  дел,  условия  хранения архивных дел, наличие лица,

ответственного за архив и др.).

     По  итогам  изучения  деятельности,  состояния  делопроизводства   и

архива _______________________________ документов, дублирующихся в других

          (наименование организации)

организациях - источниках  комплектования,  не  выявлено  (при  выявлении

указываются, в каких организациях выявлено).

     С учетом вышеизложенного, считаю возможным включить ________________

                                                          (наименование

                                                           организации)

в список организаций - источников комплектования _______________________.

                                                   (наименование архива)

Член ЭПК (эксперт ЭПК)           Подпись                     И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 11
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                       ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

 на документы о включении гражданина в список граждан (собственников или

   владельцев архивных документов) - источников комплектования архива

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на документы о включении ____________________

                           (ФИО гражданина)

в список граждан (собственников или владельцев

архивных документов) - источников комплектования

_____________________________

    (наименование архива)

     На  рассмотрение  экспертно-проверочной  комиссии  (ЭПК)  службы  по

делам  архивов  Ямало-Ненецкого автономного округа представлены документы

о включении ____________________________________________________ в список

                              (ФИО гражданина)

граждан (собственников или владельцев архивных документов)  -  источников

комплектования _________________________________________________________.

                                (наименование архива)

     Краткая    информация   о  причинах  выбора  гражданина  в  качестве

источника комплектования архива, сфере деятельности гражданина.

     Краткая характеристика состава архивных документов:________________.

     Информация об  условиях  передачи  архивных  документов,  заключении

договора:_______________________________________________________________.

     С учетом вышеизложенного, считаю возможным включить ________________

                                                         (ФИО гражданина)

в список граждан (собственников или  владельцев  архивных  документов)  -

источников комплектования ______________________________________________.

                                       (наименование архива)

Член ЭПК (эксперт ЭПК)             Подпись                   И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 12
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                      ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

   на документы о внесении изменений в список организаций - источников

                         комплектования архива

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на документы о внесении изменений

в список организаций-источников комплектования

_______________________________

     (наименование архива)

     На  рассмотрение  экспертно-проверочной  комиссии  (ЭПК)  службы  по

делам  архивов  Ямало-Ненецкого автономного округа представлены документы

о  внесении  изменений  в  список  организаций-источников  комплектования

________________________ в отношении ___________________________________.

 (наименование архива)                    (наименование организации)

(далее - организация).

     На  основании  (ссылка на правовые документы или решения вышестоящей

организации;  при  наличии  нескольких  правовых  актов  указываются  все

документы)  внесены  изменения в наименование организации, в соответствии

с которым _________________________________________________ переименовано

          (наименование организации до внесения изменений)

в ______________________________________________________________________.

            (наименование организации после внесения изменений)

     В Единый государственный реестр юридических лиц ____________________

                                                   (дата внесения записи)

внесены сведения о переименовании юридического лица.

     В перечне функций организации и ее структуре изменений не произошло.

     На основании вышеизложенного, считаю  возможным   внести   изменение

в список организаций - источников комплектования _______________________:

                                                   (наименование архива)

название организации "__________________________________________________"

                       (наименование организации до внесения изменений)

изложить в редакции: "_________________________________________________".

                     (наименование организации после внесения изменений)

Член ЭПК (эксперт ЭПК)            Подпись                    И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 13
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                        ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

на документы об исключении организации из списка организаций - источников

                           комплектования архива

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на документы об исключении ___________________________

                           (наименование организации)

из списка организаций-источников комплектования

__________________________

   (наименование архива)

     На рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) службы по делам

архивов Ямало-Ненецкого автономного округа _________________ представлены

                                          (наименование архива)

документы об исключении _______________________________________ из списка

                               (наименование организации)

организаций-источников комплектования.

     В    соответствии    (ссылка   на  правовые  документы  или  решения

вышестоящей    организации;    при   наличии  нескольких  правовых  актов

указываются  все  документы)  произошла  ликвидация (реорганизация, смена

собственности,  расторжение  договора по инициативе организации, передача

организации - источника комплектования другому архиву и др.).____________

__________________________.

(наименование организации)

     В Единый государственный реестр юридических лиц ____________ внесены

(дата внесения записи)

сведения о прекращении деятельности юридического лица.

     В связи с ликвидацией (реорганизацией в  форме  слияния,  со  сменой

собственности и др.) ________________________________ проведены работы по

                        (наименование организации)

упорядочению архивных документов:

     -    (сведения    об  описании  архивных  документов  и  утверждении

(согласовании) описей решением ЭПК службы);

     -  (сведения  о  передаче архивных документов постоянного хранения в

архив  или  правопреемнику  (со  ссылкой на акты приема-передачи архивных

документов на хранение);

     -    сведения    о  составе  документов  по  личному  составу  и  их

местонахождении (в случае их нахождения в другом месте).

     В ____________________________ открыт фонд, проведена прием-передача

           (наименование архива)

документов _____________________________________________________________.

              (количество дел постоянного хранения, по личному составу,

                                  их крайние даты)

(в случае расхождения крайних дат документов  (постоянного  хранения,  по

личному составу) указать их причины).

     На основании вышеизложенного, считаю возможным исключить ___________

_________________________ из списка организаций-источников комплектования

(наименование организации)

___________________________________.

        (наименование архива)

Член ЭПК (эксперт ЭПК)              Подпись                  И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 14
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                        ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

 на документы об исключении гражданина из списка граждан (собственников)

     или владельцев архивных документов - источников комплектования

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на документы об исключении ________________

                           (ФИО гражданина)

из списка граждан (собственников или владельцев

архивных документов) - источников комплектования

_________________________________

      (наименование архива)

     На  рассмотрение  экспертно-проверочной  комиссии  (ЭПК)  службы  по

делам  архивов  Ямало-Ненецкого автономного округа представлены документы

об исключении _______________________ из списка

                  (ФИО гражданина)

граждан (собственников или владельцев архивных документов)

- источников комплектования ____________________________________________.

                                       (наименование архива)

     Информация    о  причинах  прекращения  сотрудничества  (расторжения

договора)  с  гражданином-фондообразователем  и  исключения гражданина из

списка  граждан  (собственников  или  владельцев  архивных  документов) -

источников комплектования.

     На   основании   вышеизложенного,   считаю    возможным    исключить

____________________________________ из списка граждан (собственников или

          (ФИО гражданина)

владельцев архивных документов) - источников комплектования ____________.

                                                           (наименование

                                                               архива)

Член ЭПК (эксперт ЭПК)          Подпись                      И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 15
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                       ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

  на опись дел постоянного хранения; электронных дел, документов (опись

   документов на электронных носителях); опись дел научно-технической

               документации; опись дел по личному составу

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на опись N ________________

           (название описи)

___________________________

(наименование организации)

за 20___ год

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа (далее - Служба) представлена опись N ____________________________

                                                   (название описи)

__________________________ за 20__ год.

(наименование организации)

     Опись    представлена    архивом    в    соответствии    со  сводным

планом-графиком  представления  муниципальными  архивами в Ямало-Ненецком

автономном  округе  документов  источников комплектования на рассмотрение

экспертно-проверочной  комиссии  службы  по делам архивов Ямало-Ненецкого

автономного округа в 20___ году, утвержденным приказом Службы от ___ ____

______ 20__ г. N _______ (или планом-графиком представления документов на

рассмотрение  экспертно-проверочной  комиссии  службы  по  делам  архивов

Ямало-Ненецкого    автономного    округа    организациями  -  источниками

комплектования  государственного  казённого  учреждения  "Государственный

архив Ямало-Ненецкого  автономного  округа"  на  20___ год,  утвержденным

распоряжением Правительства автономного округа от __ ______ 20__ г. N__).

     Отбор документов, внесенных  в  опись,  проведен  в  соответствии  с

согласованной ЭПК номенклатурой дел на 20__ год (протокол от ___._______.

20_ N __), которой предусмотрено ___ дел, в том числе ___ дел постоянного

хранения (из них ___ дел постоянно хранится в организации). Также в опись

включены дела, предусмотренные номенклатурой дел на 20__ год.

     В опись включено _____ единиц хранения.

     Из-за    незначительного    количества    листов   объединены  дела:

(перечислить индексы дел).

     Дополнительно  в  опись  включено  ___  единиц хранения (перечислить

индексы дел), сформированных в результате проведения экспертизы  ценности

документов временного  срока  хранения  с  отметкой  "ЭПК";  ___ дел,  не

предусмотренных согласованной ЭПК номенклатурой дел.

     В опись не включено ____ дел:

     - не сформировано  в  делопроизводстве ____ дел  (индексы  дел)  (по

информации, предоставленной организацией (письмо организации от __ ______

20__ N ___);

     - хранится в организации ___ дел (индексы дел) (см. номенклатуру дел

организации);

     - являются переходящими ___ дел  (индексы  дел)  (см.  примечание  к

описи).

     Имеются следующие замечания к описи: (перечисляются замечания).

     Организацией учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные  в  выписке

N __ из протокола заседания ЭПК (протокол от  __________  20__ N  ___) (в

случае,  если  замечания  ЭПК  не   учтены   при   доработке   описи,   в

заключении  перечисляются  неучтенные  замечания  с  указанием причин, по

которым замечания не были устранены).

     Опись  оформлена  (не  оформлена)  в  соответствии  с установленными

законодательством  требованиями  (в  случае, если оформление описи дел не

соответствует    требованиям,    установленным  законодательством,  автор

заключения перечисляет выявленные нарушения).

     К  описи  составлен  научно-справочный  аппарат в следующем составе:

(перечислить  виды  документов),  что  соответствует  (не  соответствует)

установленным  требованиям. В составе научно-справочного аппарата к описи

отсутствует (указать вид документа).

     Опись дел представлена в  ___  экземплярах,  что  соответствует  (не

соответствует) установленным требованиям.

     По  итогам  рассмотрения  (повторного  рассмотрения)  описи   считаю

возможным опись N ___ (название описи) _____________________ за 20___ год

                                     (наименование организации)

на ___  единиц    хранения   утвердить / согласовать   (без   замечаний/с

замечанием (ями) / считаю необходимым опись N ___(название описи)

_______________________ за 20__ год на ___ дел направить на доработку для

     (наименование

      организации)

устранения вышеизложенных замечаний.

Член ЭПК (эксперт ЭПК)            Подпись                    И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 16
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                        ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

       на сдаточную опись дел, документов личного происхождения;

              опись фотодокументов; опись видеодокументов;

               опись кинодокументов, опись фонодокументов;

 опись дел по личному составу ликвидированной организации (не являющейся

                 организацией-источником комплектования);

     опись дел постоянного хранения ликвидированной организации (не

              являющейся источником комплектования архива),

  опись фонда пользования копий документов, поступивших из федеральных

            архивов, государственных архивов других субъектов

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на опись N ________________

           (название описи)

____________________________________

(наименование архива/организации/ФИО

         фондообразователя)

за 20___ год

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа (далее - Служба) представлена опись N ___ ________________________

                                                      (название описи)

____________________________________________________________ за 20__ год.

   (наименование архива/организации/ФИО фондообразователя)

     Опись    представлена    архивом    в    соответствии    со  сводным

планом-графиком  представления  государственным и муниципальными архивами

в  Ямало-Ненецком  автономном  округе  документов архивов на рассмотрение

экспертно-проверочной  комиссии  службы  по делам архивов Ямало-Ненецкого

автономного  округа  в 20___ году,  утвержденным  приказом  Службы от ___

______ 20__ г. N ___ (далее - план-график).

     Отбор    документов,    внесенных    в    опись,     проведен     от

_____________________________________ (указывается наименование источника

поступления     документов   (ФИО   фондообразователя,    ликвидированная

организация), мероприятия, от которых (по результатам  которых)  проведен

отбор документов) в связи с ____________ (указывается причина, значимость

отбора документов со ссылкой на реквизиты документов).

    В опись включено ___ единиц хранения.

     По    итогам   повторного  рассмотрения  описи  учтены  (не  учтены)

замечания  ЭПК,  указанные  в  выписке  N  __  из протокола заседания ЭПК

(протокол от ___ _______ 20__ N _______) (в случае, если замечания ЭПК не

учтены  при  доработке   описи,  в  заключении  перечисляются  неучтенные

замечания с указанием причин, по которым замечания не были устранены).

     Опись  оформлена  (не  оформлена)  в  соответствии  с установленными

законодательством  требованиями  (в  случае, если оформление описи дел не

соответствует    требованиям,    установленным  законодательством,  автор

заключения перечисляет выявленные нарушения).

     К  описи  составлен  научно-справочный  аппарат в следующем составе:

(перечислить  виды  документов),  что  соответствует  (не  соответствует)

установленным  требованиям. В составе научно-справочного аппарата к описи

отсутствует (указать вид документа).

     Опись  дел  представлена  в  ___  экземплярах, что соответствует (не

соответствует) установленным требованиям.

     По  итогам рассмотрения описи считаю возможным опись N ___ (название

описи) ______________________________ за 20___ год на ___ единиц хранения

          (наименование организации)

утвердить/согласовать / считаю необходимым опись N _____ (название описи)

___________________________ за 20___ год на ___ единиц хранения направить

(наименование организации)

на доработку для устранения вышеизложенных замечаний.

Член ЭПК (эксперт ЭПК)             Подпись                   И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 17
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                       ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

     на опись особо ценных дел (перечней номеров особо ценных дел,

                          документов (номерников))

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на опись особо ценных дел

(перечней номеров особо ценных

дел, документов (номерников),

представленную (ый)

______________________

 (наименование архива)

за 20___ год (ы)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа  представлена  опись  (номерник)  ___  особо  ценных дел (перечней

номеров особо ценных дел, документов (номерников) _______________________

за 20__ год (ы).                                   (наименование архива)

     Опись   (номерник)  составлена  (н)  архивом  по  итогам  работы  по

выявлению  потенциально  особо  ценных  документов  в ходе изучения описи

(ей) фонда (ов), полистного просмотра и изучения дел.

     Архивом    представлен    акт   о  проведении  работы  по  выявлению

потенциально особо ценных документов от ___ _______ 20___ г.

     По итогам работы архив предлагает отнести к составу особо ценных ___

дел, документов, включенных   в   состав   Архивного   фонда   Российской

Федерации.

     Предложение  архива  рассмотрено  на  заседании  экспертной комиссии

архива (выписка из протокола заседания прилагается).

     В опись (номерник) включено_дел, документов.

     По  итогам  повторного  рассмотрения  описи  (номерника)  учтены (не

учтены) замечания ЭПК, указанные в выписке N _____ из протокола заседания

ЭПК (протокол от __________ 20__ N ____) (в случае, если замечания ЭПК не

учтены  при  доработке   описи,  в  заключении  перечисляются  неучтенные

замечания с указанием причин, по которым замечания не были устранены).

     Опись  (номерник)  оформлена  (н) (не оформлена (н) в соответствии с

установленными законодательством требованиями (в случае, если  оформление

описи     дел     не     соответствует     требованиям,     установленным

законодательством, автор заключения перечисляет выявленные нарушения).

     По  итогам  рассмотрения  описи  (номерника)  считаю возможным опись

(номерник)  за  20___  год  (ы)  на  ___  дел  утвердить (без замечаний/с

замечанием  (ями)  и принять решение об определении перечисленных в описи

(номернике)    дел,  документов,  включенных  в  состав  Архивного  фонда

Российской    Федерации,  как  особо  ценных  (считаю  необходимым  опись

(номерник)  за  20___год  (ы)  на  ___  дел  направить  на  доработку для

устранения вышеизложенных замечаний).

Член ЭПК (эксперт ЭПК)              Подпись                  И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 18
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                       ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

     на номенклатуру дел организации-источника комплектования архива

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на номенклатуру дел

__________________________

(наименование организации)

на 20___ год

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа      (далее    -    Служба)    представлена    номенклатура    дел

___________________________ на 20__ год (далее - номенклатура дел).

 (наименование организации)

     Номенклатура  дел  представлена  архивом  в  соответствии со сводным

планом-графиком  представления  муниципальными  архивами в Ямало-Ненецком

автономном  округе  документов  источников комплектования на рассмотрение

экспертно-проверочной  комиссии  службы  по делам архивов Ямало-Ненецкого

автономного округа в 20___ году, утвержденным приказом Службы от ___ ____

_____  20__ г. N __  (или  планом-графиком  представления  документов  на

рассмотрение  экспертно-проверочной  комиссии  службы  по  делам  архивов

Ямало-Ненецкого    автономного    округа    организациями  -  источниками

комплектования  государственного  казённого  учреждения  "Государственный

архив  Ямало-Ненецкого  автономного  округа"  на  20___ год, утвержденным

распоряжением Правительства автономного округа от ___ _____ 20__ г. N__).

     Номенклатура дел разработана на основании

_________________________________________________________________________

(перечислить наименование перечней документов с указанием сроков хранения

   (типовой, ведомственные перечни), иные нормативные правовые акты)

с учетом ________________________________________________________________

           (перечислить наименования типовых, примерных номенклатур дел)

     Номенклатура дел составлена по _____________________________________

принципу. (указать принцип классификации дел в номенклатуре: структурный,

функциональный, структурно-функциональный).

     К номенклатуре дел прилагается _____________________________________

     (перечислить  наименования документов в соответствии с приложением 1

к  настоящему  положению: структура организации, копия устав (положение),

оглавление, список сокращенных слов).

     В номенклатуру дел включено всего ___  дел,  в  том  числе  ___  дел

постоянного хранения (из них _____ дел постоянно хранится в организации).

     Номенклатура дел составлена впервые (организация включена  в  список

организаций-источников комплектования решением ЭПК протокол N __ от __ __

_____ 20__ г.) /

     Предыдущая  номенклатура  дел  на ____ год,  согласованная  решением

ЭПК протокол N ___ от __ ________ 20___ г., включала ____ дел, из них ___

дела постоянного хранение.

     Увеличение/уменьшение   дел   постоянного    хранения    обусловлено

___________________________.

     Имеются  следующие  замечания  к  номенклатуре  дел:  (перечисляются

замечания).

      Организацией учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные в  выписке

N ___ из протокола заседания ЭПК (протокол от __ __________ 20__ N __) (в

случае,  если  замечания  ЭПК   не   учтены  при  доработке  номенклатуры

дел,  в заключении перечисляются неучтенные замечания с указанием причин,

по которым замечания не были устранены).

     Номенклатура    дел   оформлена  (не  оформлена)  в  соответствии  с

установленными  законодательством требованиями (в случае, если оформление

номенклатуры    дел    не    соответствует    требованиям,  установленным

законодательством, автор заключения перечисляет выявленные нарушения).

      Последние  листы  к   номенклатуре   дел   подписаны/не   подписаны

составителем,  представлены  в ___ экземплярах,  что  соответствует   (не

соответствует) установленным требованиям.

     По  итогам  рассмотрения  (повторного рассмотрения) номенклатуры дел

считаю    возможным    номенклатуру   дел  согласовать  (без  замечаний/с

замечанием  (ями)  /  считаю  необходимым  номенклатуру  дел направить на

доработку для устранения вышеизложенных замечаний.

Член ЭПК (эксперт ЭПК)             Подпись                   И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 19
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                       ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

     на положение об экспертной комиссии (ЭК) организации-источника

                             комплектования

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на положение об экспертной

комиссии (ЭК) организации-

источника комплектования

__________________________

(наименование организации)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа  (далее  -  Служба)  представлено положение об экспертной комиссии

(ЭК) __________________________.

     (наименование организации)

     Положение   об  экспертной  комиссии  (ЭК)  представлено  архивом  в

соответствии  со  сводным  планом-графиком  представления  муниципальными

архивами    в  Ямало-Ненецком  автономном  округе  документов  источников

комплектования на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии  службы  по

делам   архивов   Ямало-Ненецкого   автономного   округа   в   20__ году,

утвержденным  приказом  Службы    от  __  _______  20__  г.    N ___ (или

планом-графиком        представления     документов    на    рассмотрение

экспертно-проверочной  комиссии  службы  по делам архивов Ямало-Ненецкого

автономного    округа    организациями    -   источниками  комплектования

государственного     казённого    учреждения    "Государственный    архив

Ямало-Ненецкого автономного    округа"    на    20__ год,    утвержденным

распоряжением Правительства автономного  округа   от ___ ________ 20__ г.

N __).

     Положение об экспертной комиссии (ЭК) разработано с учетом положений

_________________________________________________________________________

         (перечислить наименование нормативных правовых актов)

     Положение        об     экспертной    комиссии    (ЭК)    составлено

впервые/пересмотрено в связи с _________________________________________.

                               (указываются причины пересмотра документа

                                 со ссылкой на нормативный правовой акт)

     К    положению    об  экспертной  комиссии  (ЭК)  имеются  следующие

замечания: (перечисляются замечания).

     Организацией учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные  в  выписке

N ___ из протокола заседания ЭПК (протокол от __ _________ 20__ N ___) (в

случае, если замечания ЭПК не   учтены   при   доработке   положения   об

экспертной  комиссии   (ЭК),   в   заключении   перечисляются  неучтенные

замечания с указанием причин, по которым замечания не были устранены).

     По  итогам  рассмотрения  (повторного рассмотрения) документа считаю

возможным    положение  об  экспертной  комиссии  (ЭК)  согласовать  (без

замечаний/с    замечанием    (ями)  /  считаю  необходимым  положение  об

экспертной    комиссии    (ЭК)  направить  на  доработку  для  устранения

вышеизложенных замечаний.

Член ЭПК (эксперт ЭПК)           Подпись                     И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 20
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                      ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

   на акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих

                    хранению, подготовленный архивом

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на акт от __ ________ 20__ г. N ___

о выделении к уничтожению

архивных документов, не

подлежащих хранению,

представленный

______________________

(наименование архива)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии (ЭПК) службы по  делам   архивов   Ямало-Ненецкого   автономного

округа  представлен   акт   от __ _______ 20__ г. N ___ о   выделении   к

уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению,   подготовленный

___________________________ (далее - архив, акт).

   (наименование архива)

     Архивом    отобраны   к  уничтожению  документы  временного  (до  10

лет/свыше 10 лет) срока хранения в фонде N __ ___________________________

                                           (название фонда в соответствии

                                              со списком фондов архива)

по описи дел N __ _______________ в количестве _______ единиц хранения за

___________ годы. (название описи)

     Документы (_____________________________________________), внесенные

                     (кратко перечислить виды документов)

архивом  в  акт,  предлагается  выделить   к   уничтожению   в   связи  с

истечением  временного  срока  хранения (указать срок хранения со ссылкой

на    статью    перечня    типовых  управленческих  архивных  документов,

образующихся  в  процессе  деятельности  государственных органов, органов

местного  самоуправления  и  организаций,  с  указанием  сроков хранения)

документов по состоянию на 01 _________ 20__ года.

     Акт подготовлен по установленной законодательством форме: приложение

N ___ ___________________________________________________________________

              (указать наименование нормативного правового акта,

                         устанавливающего форму акта)

     Имеются   следующие   замечания   к   оформлению/содержанию    акта:

_________________________________________________________________________

     (перечисляются замечания, в том числе со ссылкой на нормативные

                               правовые акты)

     Архивом учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные в выписке N ____

из протокола заседания ЭПК (протокол от __ _______ 20__ N ___) (в случае,

если  замечания  ЭПК  не  учтены  при  доработке   акта,   в   заключении

перечисляются   неучтенные  замечания  с  указанием  причин,  по  которым

замечания не были устранены).

     По    итогам  рассмотрения  (повторного  рассмотрения)  акта  считаю

возможным утвердить акт в количестве _____ ед.хр. за _____ годы в фонде N

___ ___________________________

         (название фонда)

/ считаю необходимым возвратить акт архиву для устранения  вышеизложенных

замечаний.

Член ЭПК (эксперт ЭПК)             Подпись                   И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 21
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                       ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

        на акт описания архивных документов, переработки описей,

                         подготовленный архивом

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на акт от __ __________ 20__ г. N __

описания архивных документов,

переработки описей, представленный

________________________

 (наименование архива)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии (ЭПК) службы  по   делам архивов   Ямало-Ненецкого   автономного

округа представлен акт от __ _________ 20__ г.  N ___   описания архивных

документов, переработки описей, подготовленный __________________________

(далее - архив, акт) и документы к нему.          (наименование архива)

     Архивом проведена работа по переработке описи дел, документов N ____

________________ за _______ годы фонда N ___ ____________________________

(название описи)                          (название фонда в соответствии

                                            со списком фондов архива)

в связи ________________________________________________________________.

                   (указать причины проведения переработки описи)

     По    итогам    переработки  описи  дел,  документов  архивом  также

составлены и представлены:

     1)   переводная  таблица  старых  и  новых  архивных  шифров  единиц

хранения/единиц учета;

     2)  акт  о  разделении,  объединении  дел,  включении  в  дело новых

архивных документов (при наличии);

     3)    предисловие  к  описи  дел  (с  указанием  причины  проведения

переработки описи и перечня выполненных работ);

     4) титульный лист и лист переименований (при наличии);

     5) список сокращенных слов (при наличии).

     Представлена копия старой описи N __ __ за ______ годы на __ ед. хр.

                                     (название описи)

     По        итогам    переработки    описи    дел    количестве    дел

увеличилось/уменьшилось*(3) на ___ ед. хр. в результате _________________

________________________________________________________________________.

              (указать причины увеличения/уменьшения дел)

    В переработанную опись дел, документов N __ ______________________ за

                                                   (название описи)

________________ годы включено_единиц хранения, в том числе старая опись.

     Акт подготовлен по установленной законодательством форме:

приложение N __ _________________________________________________________

                   (указать наименование нормативного правового акта,

                             устанавливающего форму акта)

     Иные  документы подготовлены и оформлены архивом с учетом требований

законодательства.

     Имеются следующие   замечания   к   оформлению/содержанию   акта   и

документов к нему:_______________________________________________________

                    (перечисляются замечания, в том числе со ссылкой на

                                нормативные правовые акты)

     Архивом учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные в выписке N ____

из протокола заседания ЭПК (протокол от __ ________ 20__ N __) (в случае,

если  замечания  ЭПК  не  учтены  при   доработке   акта,  в   заключении

перечисляются   неучтенные  замечания  с  указанием  причин,  по  которым

замечания не были устранены).

     По  итогам  рассмотрения  (повторного  рассмотрения)   акта   считаю

возможным согласовать акт и  утвердить  переработанную  опись  дел  N ___

____________________ за _______ годы в количестве ______ ед.хр.

(наименование описи)

/ считаю необходимым   поручить   архиву   провести   (указать   перечень

мероприятий) и возвратить акт, опись дел N __ __________________ за _____

годы в количестве_ед.хр.                      (наименование описи)

архиву для устранения вышеизложенных замечаний.

Член ЭПК (эксперт ЭПК)            Подпись                    И.О. Фамилия

Дата

     *(3)  При  уменьшении  количества  единиц  хранения в переработанной

описи дел, документов по   причине   необнаружения   в   фонде   архивных

документов, пути розыска   которых   исчерпаны,   архив   направляет   на

рассмотрение ЭПК соответствующий акт.

Приложение N 22
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                       ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

 на акт о неисправимых повреждениях архивных документов, подготовленный

              организацией-источников комплектования архива

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на акт от __ _________ 20__ г. N __

о неисправимых повреждениях

архивных документов в

___________________________________

(наименование организации-источника

комплектования), представленный

_________________________

  (наименование архива)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии (ЭПК) службы по  делам   архивов   Ямало-Ненецкого   автономного

округа представлен акт от __ ____________ 20__ г. N __   о   неисправимых

повреждениях архивных документов в _____________________________________,

                                    (наименование организации-источника

                                              комплектования)

представленный __________________________________________________________

                                (наименование архива)

(далее - архив, акт).

     Акт подготовлен ____________________________________________________

                      (наименование организации-источника комплектования)

в связи с _______________________________________________________________

      (указывается причина неисправимого повреждения архивных документов)

(письмо ______________________________ исх. от __ ________ 20__ г. N __).

      (наименование организации-источника

                комплектования)

     В акт включено _________ неисправимо поврежденных дел, числящихся по

описи N __ ____________ за _______ годы дел, а именно (кратко перечислить

        (название описи)

виды документов).

     Акт подготовлен по установленной законодательством форме:

приложение N __ _________________________________________________________

                  (указать наименование нормативного правового акта,

                              устанавливающего форму акта)

     Имеются   следующие   замечания   к   оформлению/содержанию    акта:

_________________________________________________________________________

    (перечисляются замечания, в том числе со ссылкой на нормативные

                               правовые акты)

     Архивом учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные в выписке N ____

из протокола заседания ЭПК (протокол от __ ________ 20__ N __) (в случае,

если замечания ЭПК не   учтены   при   доработке   акта,   в   заключении

перечисляются  неучтенные  замечания   с  указанием  причин,  по  которым

замечания не были устранены).

     По  итогам  рассмотрения  (повторного  рассмотрения)   акта   считаю

возможным согласовать акт и снять с учета ______ неисправимо поврежденных

дел, включенных в опись N __ ____________ за _____ годы

                          (название описи)

/    считаю    необходимым     поручить   архиву   провести   работу   по

восстановлению  неисправимых  поврежденных  дел  из  следующих  возможных

источников _______________________ и возвратить акт архиву для доработки/

считаю необходимым возвратить акт архиву  для  устранения  вышеизложенных

замечаний.

Член ЭПК (эксперт ЭПК)              Подпись                  И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 23
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                       ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

               на акт о необнаружении архивных документов,

         пути розыска которых исчерпаны, подготовленный архивом

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на акт от __ _________ 20__ г. N ___

о необнаружении архивных

документов, пути розыска которых

исчерпаны, представленный

______________________________

    (наименование архива)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии (ЭПК) службы по  делам   архивов   Ямало-Ненецкого   автономного

округа представлен  акт   от   __ ________ 20__ г. N __ о   необнаружении

архивных документов, пути розыска   которых   исчерпаны,   подготовленный

_______________________________ (далее - архив, акт).

     (наименование архива)

     Архивом в результате работ по ______________________________________

в фонде N __ ____________________________________________________________

               (название фонда в соответствии со списком фондов архива)

по описи дел N __ _______________ не обнаружено _____ дел за ______ годы.

                 (название описи)

     Вместе с актом архивом представлены:

     1)  справка о проведении розыска дел (документов), в которой указана

следующая причина утраты дел (документов)_______________________________;

     2)  акт проверки наличия и состояния архивных документов в архиве по

состоянию на __ ___________ 20__ г.

     В  акт  внесены  следующие дела (кратко перечислить виды документов,

сформированные в дела).

     Предлагаю    рассмотреть    возможность    восполнения    содержания

необнаруженных дел из следующих источников _____________________________.

     Акт подготовлен по установленной законодательством форме:

приложение N ____________________________________________________________

                  (указать наименование нормативного правового акта,

                            устанавливающего форму акта)

     Имеются   следующие   замечания   к   оформлению/содержанию    акта:

_________________________________________________________________________

     (перечисляются замечания, в том числе со ссылкой на нормативные

                              правовые акты)

     Архивом учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные в выписке N ____

из протокола заседания ЭПК (протокол от __ ________ 20__ N __) (в случае,

если  замечания  ЭПК  не  учтены   при   доработке   акта,  в  заключении

перечисляются   неучтенные  замечания  с  указанием  причин,  по  которым

замечания не были устранены).

     По итогам рассмотрения   (повторного   рассмотрения)   акта   считаю

возможным согласовать акт и снять с  учета ____ необнаруженных   архивных

дел, пути розыска которых исчерпаны, включенных в опись N ___ ___________

_________________ за _____ годы / считаю  необходимым   поручить   архиву

(название описи)

провести работу по восстановлению   необнаруженных   дел   из   следующих

возможных источников ___________________________________ и возвратить акт

архиву для доработки / считаю необходимым возвратить   акт   архиву   для

устранения вышеизложенных замечаний.

Член ЭПК (эксперт ЭПК)             Подпись                   И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 24
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                      ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

   на акт об утрате документов, подготовленный организацией-источником

                          комплектования архива

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на акт от ___ ________ 20__ г. N __

об утрате документов в

___________________________________

(наименование организации-источника

комплектования), представленный

________________________

  (наименование архива)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа ____________________ представлен акт от ___ _________ 20__ г.

      (наименование архива)

N ___ об утрате документов в ___________________________________________.

                                  (наименование организации-источника

                                             комплектования)

(далее - архив, организация, акт).

    Организацией в результате _______________________________ установлено

                                  (наименование мероприятия)

отсутствие в фонде по описи дел N __ ____________ ____ дел за _____ годы.

                                   (название описи)

     Вместе с актом представлены:

     1)    Письмо    организации  и  справка  о  проведении  розыска  дел

(документов), в которых указана следующая причина утраты дел (документов)

______________________________________;

     2)  Акт  проверки  наличия  и состояния архивных документов в архиве

организации по состоянию на ___ __________ 20___ г.;

     В  акт  внесены  следующие дела (кратко перечислить виды документов,

сформированные в дела).

     Предлагаю  рассмотреть  возможность восстановления утраченных дел из

следующих возможных источников _________________________________________.

     Акт подготовлен по установленной законодательством форме:

приложение N __ _________________________________________________________

                   (указать наименование нормативного правового акта,

                               устанавливающего форму акта)

     Имеются   следующие   замечания   к   оформлению/содержанию    акта:

_________________________________________________________________________

     (перечисляются замечания, в том числе со ссылкой на нормативные

                              правовые акты)

     Архивом учтены (не учтены) замечания ЭПК, указанные в выписке N ____

из протокола заседания ЭПК (протокол от __ ________ 20__ N __) (в случае,

если  замечания  ЭПК  не  учтены   при   доработке   акта,  в  заключении

перечисляются   неучтенные  замечания  с  указанием  причин,  по  которым

замечания не были устранены).

     По    итогам  рассмотрения  (повторного  рассмотрения)  акта  считаю

возможным  согласовать  акт  и снять утраченные дела с учета в количестве

___ ед.хр. за ________ годы, включенные в опись дел N __ ________________

                                                         (название описи)

/    считаю    необходимым     поручить   архиву   провести   работу   по

восстановлению утраченных   дел   из   следующих   возможных   источников

__________________________________ и возвратить акт архиву для доработки/

считаю необходимым возвратить акт архиву для  устранения   вышеизложенных

замечаний.

Член ЭПК (эксперт ЭПК)            Подпись                    И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 25
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                     ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

  на методический документ по вопросам экспертизы ценности документов и

                      комплектования ими архивов

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

на проект ____________________

(наименование    методического

документа     по      вопросам

экспертизы ценности документов

и комплектования ими  архивов)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа представлен ________________________________________________(далее

- документ).       (наименование методического документа по вопросам

             экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов)

     Документ разработан _______________________________ в соответствии с

                               (наименование архива,

                      организации-источника комплектования)

планом работы архива на  20___ год/планом  работы   экспертно-проверочной

комиссии на 20__ год.

     Документ подготовлен с целью ______________________________________.

                                  (указывается цель разработки документа)

     При разработке документа использованы _____________________________.

                                             (перечислить наименования

                                             нормативных правовых актов,

                                              методических документов)

     Документ включает следующие разделы:_______________________________.

                                            (указывается наименование

                                             раздела, дается краткая

                                             характеристика раздела)

     К документу разработаны образцы оформления ________________________.

                                               (перечислить наименования

                                                      документов)

     Имеются следующие замечания к документу:___________________________.

                                             (перечисляются замечания, в

                                                том числе со ссылкой на

                                              нормативные правовые акты)

     Разработчиком документа учтены (не учтены) замечания ЭПК,  указанные

в выписке N __ из протокола заседания ЭПК (протокол от __ _________ 20___

N ___). (в случае, если   замечания   ЭПК   не   учтены   при   доработке

документа,    в   заключении   перечисляются   неучтенные   замечания   с

указанием причин, по которым замечания не были устранены).

     По  итогам  рассмотрения  (повторного рассмотрения) документа считаю

возможным:

     1. Одобрить без замечаний __________________________________________

                                      (полное наименование документа)

/ считаю необходимым направить _________________________ на доработку для

                            (полное наименование документа)

устранения вышеизложенных замечаний.

     2.    Рекомендовать   документ  к  использованию  государственным  и

муниципальными        архивами        в      автономном    округе    (или

организациями-источниками        комплектования     государственного    и

муниципальных  архивов  в  автономном  округе  / рекомендовать документ к

использованию  государственным  и  муниципальными  архивами  в автономном

округе  (или  организациями-источниками комплектования государственного и

муниципальных    архивов    в  автономном  округе  после  согласования  с

научно-методическим  Советом  архивных учреждений Уральского федерального

округа.

Член ЭПК (эксперт ЭПК)             Подпись                   И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 26
к положению
об экспертно-проверочной
комиссии службы по делам архивов
Ямало-Ненецкого автономного округа

                        ФОРМА ЭКСПЕРТНОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

 по вопросу экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

по вопросу ______________________________

           (краткое наименование вопроса)

     На  рассмотрение  (на  повторное рассмотрение) экспертно-проверочной

комиссии  (ЭПК)  службы  по  делам  архивов  Ямало-Ненецкого  автономного

округа поступило обращение ______________________________________________

                                        (наименование архива)

(далее - Архив) с просьбой рассмотреть вопрос о _________________________

________________________________________________________________________.

     (изложение сути вопроса со ссылкой на нормативные правовые акты,

                               иные документы)

     Архивом  представлены  вышеперечисленные  копии нормативных правовых

актов.

    В соответствии (на основании) _______________________________________

                                   (ссылка на нормативные правовые акты,

                                              иные документы)

_________________________________________________________________________

  (изложение выводов члена ЭПК/эксперта ЭПК, на основе которых выработано

                            предлагаемое решение)

     Учитывая    вышеизложенное,   предлагаю  принять  следующее  решение

экспертно-проверочной комиссии:

     1. Поручить _______________________________________________________;

     2. Рекомендовать __________________________________________________;

     3. Иное ___________________________________________________________.

     (изложение     конкретных    предложений/поручений/рекомендаций    с

указанием    наименования   архива,  структурного  подразделения  Службы,

которым дается поручение/рекомендация)

Член ЭПК (эксперт ЭПК)             Подпись                   И.О. Фамилия

Дата