Постановление Избирательной комиссии Амурской области от 15 октября 2020 г. N 196/1268-6 "Об инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Амурской области" (с изменениями и дополнениями)

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

С изменениями и дополнениями от:

С изменениями и дополнениями от:

Информация об изменениях:

Постановление Избирательной комиссии Амурской области
от 15 октября 2020 г. N 196/1268-6
"Об инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Амурской области"

4 февраля 2021 г.

В целях совершенствования работы по документационному обеспечению деятельности избирательной комиссии Амурской области избирательная комиссия Амурской области

постановляет:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в избирательной комиссии Амурской области (прилагается).

2. Признать утратившим силу постановление избирательной комиссии Амурской области от 10 февраля 2016 года N 215/1926-5 "Об Инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Амурской области".

3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте избирательной комиссии Амурской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

4. Опубликовать настоящее постановление в сетевом издании "Вестник избирательной комиссии Амурской области".

Председатель избирательной комиссии

Е.В. Воробьёва

Секретарь избирательной комиссии

Ю.А. Крук

УТВЕРЖДЕНА
постановлением избирательной
комиссии Амурской области
от 15 октября 2020 г. N 196/1268-6

Инструкция
по делопроизводству в избирательной комиссии Амурской области

4 февраля 2021 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии Амурской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности избирательной комиссии Амурской области (далее - избирательная комиссия) документов.

1.2. Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламента избирательной комиссии Амурской области, утвержденного постановлением избирательной комиссии Амурской области от 20.02.2014 N 150/1104-5, с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности", примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44, постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20.01.2016 N 321/1832-6 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной инструкции субъекта Российской Федерации", с использованием ГОСТа Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТа Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые средствами программного изделия "ДЕЛО" подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПИ ДЕЛО).

Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд". Особенности организации документооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки и оформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительно устанавливаться соответствующими актами ЦИК России и избирательной комиссии.

1.4. Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии, государственных гражданских служащих аппарата избирательной комиссии (далее - гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы, в аппарате.

1.5. Ведение делопроизводства избирательной комиссии осуществляет ведущий специалист-эксперт организационно-обеспечивающей службы в соответствии со своим должностным регламентом.

1.6. Граждане, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат избирательной комиссии, либо на должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы.

1.7. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов ведущий специалист-эксперт организационно-обеспечивающей службы передает неисполненные документы другому исполнителю, которого определяет председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.

1.8. Делопроизводство в избирательной комиссии осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО.

Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации избирательной комиссии (далее - КСА ИКСРФ) по распоряжению председателя избирательной комиссии.

1.9. ПИ ДЕЛО предоставляет возможность работать с электронными образами документов и электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в избирательной комиссии.

1.10. Документы, содержащиеся в ПИ ДЕЛО, могут быть подписаны электронной подписью должностного лица.

Отношения в области использования электронных подписей в деятельности избирательной комиссии, вопросы взаимодействия с Удостоверяющим центром Центральной избирательной комиссии Российской Федерации регулируются Федеральными законами от 10 января 2003 года N 20-ФЗ "О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", иными федеральными законами, другими нормативными правовыми актами, а также правовыми актами ЦИК России и избирательной комиссии.

1.11. Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО является регистрационная карточка документа (РК).

1.12. Работа в ПИ ДЕЛО основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.13. В Инструкции используются термины и определения согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.97-2016.

2. Создание документов в избирательной комиссии

2.1. Требования к техническому оформлению документов

2.1.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. При подготовке документов используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля: верхнее, нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм.

Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

2.1.3. Для создания документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

шрифт	times new roman
размер шрифта	N 12-14
выравнивание	по ширине
абзацный отступ текста документа	1,25 см
межстрочный интервал	1-1,5
интервал между буквами в словах	обычный
интервал между словами	один пробел

Посредством меню "Формат/Абзац" устанавливается:

отступ от полей документа

слева - 0 см

справа - 0 см

интервал между абзацами

перед - 0 пт

после - 0 пт

Тексты документов на бланках формата А5 печатаются через 1 межстрочный интервал.

2.1.4. Допускается печатание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.1.5. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа, арабскими цифрами, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

2.1.6. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Название вида документа печатается прописными буквами.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Заголовки к тексту, состоящие из двух и более строк, печатаются через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.1.7. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

все составные части таблицы печатаются через один межстрочный интервал;

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;

продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы);

строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньше N 12.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.

2.1.8. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.

2.1.9. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.

2.1.10. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов и фамилии, символа N и числа, порядкового номера статьи, части, пункта или подпункта правового акта, числа месяца и названия месяца, числа года и слова "год", любых числовых значений и единиц измерения делается с использованием неразделимого пробела (сочетание клавиш Shift - Ctrl - Пробел).

2.1.11. Не допускается использование символа табуляции () для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.

2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы, создаваемые в избирательной комиссии, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. Для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

2.2.2. В зависимости от расположения реквизитов документы оформляются на продольных либо угловых бланках установленной формы, изготовленных компьютерным способом (приложение 1).

В избирательной комиссии используются следующие виды бланков:

бланк протокола заседания избирательной комиссии;

бланк постановления избирательной комиссии;

бланк распоряжения председателя избирательной комиссии;

бланк председателя избирательной комиссии;

бланк заместителя председателя избирательной комиссии;

бланк секретаря избирательной комиссии;

бланк протокола заседания рабочей группы;

бланк решения рабочей группы;

бланк письма избирательной комиссии.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

2.2.3. Контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы.

2.3. Требования к оформлению реквизитов документов

При подготовке документов используют следующие реквизиты:

- эмблема избирательной комиссии;

- наименование избирательной комиссии;

- наименование должности лица - автора документа;

- справочные данные об избирательной комиссии;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

- место составления (издания) документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту документа

- текст документа;

- отметка о приложении;

- гриф согласования документа;

- виза;

- подпись;

- отметка об электронной подписи;

- печать;

- отметка об исполнителе;

- отметка о заверении копии;

- отметка о поступлении документа;

- резолюция

- отметка о контроле

- отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Реквизиты документов располагаются согласно приложению Б ГОСТа Р 7.0.97 2016.

При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

2.3.1. Эмблема избирательной комиссии

Эмблема избирательной комиссии помещается на бланках документов в соответствии с постановлением избирательной комиссии "Об эмблеме избирательной комиссии Амурской области".

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над наименованием избирательной комиссии, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Эмблема избирательной комиссии Амурской области

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

В бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещается по центру верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка, например:

2.3.2. Наименование избирательной комиссии

Наименование избирательной комиссии - "ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ".

Наименование избирательной комиссии помещается под изображением эмблемы и относительно изображения эмблемы центрируется.

Эмблема избирательной комиссии Амурской области

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

В бланках с угловым расположением реквизитов наименование избирательной комиссии помещается под изображением эмблемы и располагается по центру верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка, в две строки, например:

2.3.3. Наименование должности лица - автора документа

Наименование должности лица - автора документа располагается под наименованием избирательной комиссии в следующих бланках документов:

бланк председателя избирательной комиссии;

бланк заместителя председателя избирательной комиссии;

бланк секретаря избирательной комиссии.

2.3.5. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитом наименования избирательной комиссии, а в случае наличия реквизита автора документа - под ним.

2.3.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2020;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2020 г.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита "подпись".

2.3.7. Регистрационный номер документа

Для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит
из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями авторами документа и расположенных в последовательности,

соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).

2.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.

Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

2.3.9. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите "справочные данные об избирательной комиссии".

Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления.

При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов - в числе справочных данных об избирательной комиссии.

2.3.10. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу оформляется в виде надписи: "Для служебного пользования", которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа на границе верхнего поля.

2.3.11. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" располагается в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

При наличии грифа доступа ограничения к документу "адресат" размещается под ним.

Строки реквизита печатаются через 1 интервал. Составные части реквизита отеляются дополнительным интервалом.

Все составные части реквизита "адресат" центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица, например:

Руководителю Федерального

архивного агентства

Фамилия И.О

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

1. Федеральное архивное агентство

2. Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения, например:

Федеральное архивное

агентство

Отдел государственной службы,

кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:

АО "Профиль"

Руководителю договорно-правового отдела

Фамилия И.О.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно, например:

Председателям

территориальных избирательных комиссий Амурской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если количество адресатов больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (приложение 2). Об этом делается отметка в реквизите "адресат":

Главам муниципальных образований Амурской области

(по списку)

Если письмо одинакового содержания (например, письмо-предложение) необходимо разослать нескольким не связанным между собой организациям, то каждому адресату нужно оформить отдельное письмо и зарегистрировать его под отдельным номером.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес, например:

Избирательная комиссия

Амурской области

official@amurizbirkom.ru

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:

Фомичеву П.И.

Ленина ул., д. 15, кв. 10,

г. Благовещенск, Амурская обл., 675008

2.3.12. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, написанного без кавычек прописными буквами, и, на следующей строке, - наименование должности, подпись, инициалы, фамилия лица, утверждающего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель избирательной

комиссии Амурской области

Подпись И.О.Фамилия

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа:

Регламент УТВЕРЖДЕН

Правила УТВЕРЖДЕНЫ

Инструкция УТВЕРЖДЕНА

Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер, например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением избирательной

комиссии Амурской области

от 25 января 2020 г. N 130/144-4

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

В грифе утверждения элементы центрируются относительно самой длинной строки.

2.3.13. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание, общие фразы в виде "о направлении информации", "о запросе" и т.п. не допускаются.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?":

- распоряжение (о чем?) О премировании работников организации;

- постановление (о чем?) О согласовании инструкции по делопроизводству;

- письмо (о чем?) Об оптимизации расходов.

Заголовок должен состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту делового (служебного) письма печатается размером шрифта N 12.

Заголовок к тексту иных документов печатается размером шрифта N 14.

Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок не включается в кавычки и не подчеркивается.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В постановлениях, решениях, распоряжениях и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.

Документы, оформленные на бланках формата А5, резолюции к документам, телеграммы не озаглавливаются.

В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

2.3.14. Текст документа

Текст документа, создаваемого в избирательной комиссии, оформляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальная переписка избирательной комиссии с ЦИК России, избирательными комиссиями, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти Амурской области, ЦИК России, избирательной комиссией Амурской области, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется учитывать следующие правила:

- письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

- письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до пяти страниц текста).

В деловых письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

- от третьего лица единственного числа ("избирательная комиссия не возражает...", "избирательная комиссия считает возможным...");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Текст письма может состоять:

- из одной части, если основное содержание письма (просьба, сообщение напоминание и др.) не требует обоснования, например:

Приглашаем Вас принять участие в семинаре "_", который состоится 13 мая 2020 г. в зале заседаний избирательной комиссии Амурской области.

- из двух частей: обоснование и заключение, - представленных в виде одного простого предложения, например:

В связи с необходимостью рассмотрения ряда финансовых вопросов просим Вашего согласия на проведение в текущем месяце совещания в Москве с участием представителей министерств и ведомств.

- из трех частей: вступление, обоснование, заключение, например:

В соответствии с Планом научно-исследовательских работ нашему отделу поручена тема..... со сроком выполнения в декабре 2020 г.

В связи с тем, что в текущем году число сотрудников нашего отдела сократилось до 10 человек и выполнение работы в срок не представляется возможным, просим произвести корректировку срока выполнения темы.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

При составлении деловых писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).

Например, некоторые клише - обоснования:

В соответствии с постановлением избирательной комиссии (протокол от ____ N ___);

Во исполнение распоряжения губернатора области от ____ N ___;

По содержанию и назначению письма могут подразделяться на: письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.

Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:

- письмо-просьба (запрос) - просим, прошу (на должностном бланке);

- письмо-сообщение - сообщаем (сообщаю);

- сопроводительное письмо - направляем, представляем, высылаем;

- письмо-предложение - предлагаем;

- письмо-приглашение - приглашаем;

- письмо-напоминание - напоминаем;

- претензия - выражаем, предъявляем, заявляем претензию;

- письмо-требование - требуем, просим (в деловой переписке слово "просим", обращенное к лицу, нарушившему условия договора, по обязательности выполнения равно слову "требуем").

При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая Ольга Николаевна!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются. Обращение размещается по центру, отделяется от заголовка письма (если он имеется) двумя межстрочными интервалами, а от текста - одним дополнительным интервалом и заканчивается восклицательным знаком.

- заключительная этикетная фраза:

С уважением, ...

Заключительная этикетная фраза размещается с абзацного отступа через два межстрочных интервала от текста письма и завершается запятой.

Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.

Построение грамматически связного текста зависит от вида документа.

Текст распоряжений избирательной комиссии, делового (служебного) письма печатается через один межстрочный интервал.

Оформление иных документов производится в соответствии с п. 2.4. настоящей Инструкции.

2.3.15. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля с отступом в один межстрочный интервал от основного текста следующим образом:

- если документ имеет приложения, названные в тексте:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.

- если приложение не названо в тексте или приложений несколько их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров:

Приложение:	1.	Положение об экспертной комиссии избирательной комиссии Амурской области на 15 л. в 1 экз.
	2.	Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

- если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается:

Приложение: отчет о поступлении и расходовании средств в 2 экз.

- если приложение направляется не во все указанные в документе адреса:

Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

- если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение:

Приложение:

письмо избирательной комиссии Амурской области от 15.08.2020 N 01-21/450 и приложение к нему, всего на 15 л.

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

- если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

Приложение:

опись приложений на 2 л. в 1 экз.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

2.3.16. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела - руководитель

информационного центра избирательной

комиссии Амурской области

Подпись И.П. Ветров

08.08.2020

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация - автор документа, дата и номер документа.

Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже, например:

СОГЛАСОВАНО

Решением Центральной

экспертно-проверочной

комиссии при Росархиве

(протокол от ______ N ___)

или

СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

(от ______ N ___)

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования.

Гриф согласования должен помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос реквизита документа на отдельный лист.

При количестве грифов согласования более четырех оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка "Лист согласования прилагается".

2.3.17. Виза

Визой оформляется внутреннее согласование проекта документа.

К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:

- руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;

- руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;

- заместитель председателя, секретарь избирательной комиссии, курирующие структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;

- консультант группы кадрового и правового обеспечения (если этого требует вид документа и его содержание).

Подпись исполнителя проекта документа проставляется первой.

Проекты служебных (деловых) писем в обязательном порядке визируются ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы либо лицом, его замещающим.

Виза проставляется визирующим путем заполнения таблицы, подготовленной исполнителем документа.

Исполнитель на оборотной стороне последнего листа проекта основного документа в нижней части оформляет для проставления визы таблицу в следующем виде:

Должность визирующего, наименование подразделения

Подпись/

Расшифровка

Дата

визирования

Замечания

Главный специалист-эксперт группы кадрового и правового обеспечения

Консультант отдела информационного центра

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Должность визирующего, наименование подразделения

Подпись/

Расшифровка

Дата

визирования

Замечания

Консультант отдела информационного центра

Петров

А.А. Петров

12.10.2020

Замечания прилагаются

на ___ л.

Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:

Должность визирующего, наименование подразделения

Подпись/

Расшифровка

Дата

визирования

Замечания

Начальник отдела информационного центра

Ветрова

А.В. Ветрова

11.10.2020

Не согласна.

Замечания прилагаются

на ___ л.

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить в таблице для визирования следующим образом:

Должность визирующего, наименование подразделения

Подпись/

Расшифровка

Дата

визирования

Замечания

Главный специалист-эксперт группы кадрового и правового обеспечения

Петров

А.А. Петров

12.03.2020

Считаю, что в состав комиссии также следует включить Сергеева С.Д.

В случае, если согласующих лиц больше 5 - 6 или места для оформления визы согласования документа недостаточно, оформляется лист визирования, который прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело, например:

Лист визирования распоряжения председателя избирательной комиссии Амурской области от 12.03.2020 N 125
Должность визирующего, наименование подразделения	Подпись/ Расшифровка	Дата визирования	Замечания
Главный специалист-эксперт группы кадрового и правового обеспечения	Петров А.А. Петров	12.03.2020	Считаю, что в состав ревизионной комиссии также следует включить Сергеева С.Д.
Начальник отдела информационного центра	Ветрова А.В. Ветрова	13.03.2020	Не согласна. Замечания прилагаются

Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

Визирование проекта документа может осуществляться в ПИ ДЕЛО.

2.3.18. Подпись

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии, в наименовании должности наименование избирательной комиссии не включается:

Председатель

Подпись

Инициалы, фамилия

Если документ оформляется на бланке председателя избирательной комиссии, заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии, то должность не указывается:

Подпись И.П. Петров

Если документ оформляется не на бланке, то в наименование должности включается наименование организации:

Заместитель председателя

избирательной комиссии

Амурской области

Подпись

Инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

Председатель

Секретарь

Подпись

В.П. Ивановский

А.П. Петров

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне:

Начальник отдела информационного центра избирательной комиссии

Амурской области

подпись инициалы, фамилия

Начальник отдела финансового обеспечения и бухгалтерского учета

избирательной комиссии

Амурской области

Подпись Инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке:

Председатель комиссии

Члены комиссии:

Подпись В.П. Петров

Подпись И.О. Помещикова

Подпись А.С. Серова

Документ должен быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указаны на документе.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если работник организации распоряжением назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

И.о. председателя

Подпись

С.Н. Арбузов

или

Исполняющий обязанности председателя

Подпись

С.Н. Арбузов

При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля документа.

При наличии нескольких подписей на границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

При наименовании должности, занимающей несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.

Подпись должна помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос подписи на отдельный лист.

При написании расшифровки подписи между инициалами и фамилией ставится пробел (shift-ctrl-пробел).

2.3.19. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи включает:

фразу "Документ подписан электронной подписью";

номер сертификата ключа электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы избирательной комиссии в соответствии с законодательством:

Директор	Эмблема организации	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	П.П. Петров
	Сертификат 1a111aaa000000000011
	Владелец Петров Петр Петрович
	Действителен с 01.01.2017 по 31.12.2020

Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью.

При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи.

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указания на наименование должности лица, подписывающего документ, не требуется.

2.3.20. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью.

Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" ("Место печати"), например:

Председатель

избирательной комиссии

Подпись

А.Р. Горячев

Секретарь

Подпись

А.В. Моргунова

2.3.21. Отметка об исполнителе

Отметку об исполнителе оформляют размером шрифта N 10 на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя документа, номер его служебного телефона с кодом региона:

Сидоров Андрей Петрович

(4162) 20-94-25

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул.

2.3.22. Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику под реквизитом "подпись" или "отметка об электронной подписи" проставляется отметка о заверении копии, которая включает в себя слово "Верно" или "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату и время заверения копии, и печать избирательной комиссии, например:

Верно (Копия верна)

Секретарь

избирательной комиссии Подпись М.И. Орел

17.08.2020

МП

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Листы многостраничных копий документов заверяются одним из двух способов:

- листы нумеруются, отметка о заверении копии проставляется на каждом листе копии документа;

- листы копии документов прошиваются, нумеруются, отметка о заверении копии проставляется на оборотной стороне последнего листа на месте прошивки, с указанием количества листов в копии, например:

Верно В копии ______ листов

Секретарь избирательной комиссии

Амурской области

Подпись М.И. Петрова

07.08.2020

10 час. 10 мин.

МП

2.3.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в избирательную комиссию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

2.3.24. Резолюция

Резолюция содержит указания по исполнению документа, оформляется на отдельном листе формата А6 (105 x 147 мм) установленной формы (приложение 3).

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции, например:

Иванову А.А.

Прошу подготовить предложения к 10.07.2020.

Подпись

07.07.2020

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, например:

Семенову Н.И.

Краснову П.Н.

Прошу подготовить проект письма к 22.03.20201

Подпись

Дата

Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, то резолюция содержит указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию и ее дату.

Указания по исполнению документа прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело.

Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

2.3.25. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа.

При постановке на контроль документа в ПИ ДЕЛО в регистрационную карточку заносятся сведения об этом.

2.3.26. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля.

Отметка проставляется на нижнем поле лицевой стороны документа и включает следующие данные: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату, например:

В дело N 01-21 за 2020 г.

Консультант группы кадрового и правового обеспечения

Подпись

Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), например: "Направлен ответ (дата), (N)", "Проведена консультация по телефону (дата)", "Учтено при разработке проекта" и др.

Сведения указываются в начале отметки, например:

Ответ направлен 04.05.2020 N 05-06/12

В дело N 05-06 за 2020 г.

Консультант информационного центра

Подпись

10.06.2020

2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов избирательной комиссии

Проекты постановлений избирательной комиссии (включая приложения), постановления, распоряжения председателя избирательной комиссии, а также решения рабочих групп избирательной комиссии печатаются через полуторный межстрочный интервал, в исключительных случаях допускается использование интервала со значением 1,15.

2.4.1. Оформление повестки дня заседания избирательной комиссии

Проект повестки дня заседания избирательной комиссии формируется секретарем избирательной комиссии в сроки, установленные регламентом избирательной комиссии.

Повестка согласовывается с председателем избирательной комиссии, подписывается секретарем избирательной комиссии, после чего тиражируется ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы для рассылки членам избирательной комиссии.

В повестке дня заседания перечисляются все вопросы, внесенные на рассмотрение избирательной комиссии.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). После каждого вопроса повестки дня указываются фамилия и инициалы докладчика.

2.4.2. Оформление документов по вопросам, включенным в повестку дня заседания избирательной комиссии

2.4.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания избирательной комиссии, готовятся членами избирательной комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением, в случае необходимости, работников аппарата избирательной комиссии и других специалистов.

Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления избирательной комиссии с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании избирательной комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

2.4.2.2. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании избирательной комиссии, визируются исполнителем, начальниками структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, ответственными за подготовку и исполнение документа, консультантом и главным специалистом группы кадрового и правового обеспечения (юристы), секретарем избирательной комиссии, заместителем председателя, председателем избирательной комиссии.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются начальником отдела финансового обеспечения и бухгалтерского учета - главным бухгалтером избирательной комиссии.

Визы проставляются в конце текста проекта постановления либо на оборотной стороне последнего листа проекта документа по установленной форме (приложение 4). В случае, если места для оформления визы согласования документа недостаточно, допускается оформление листа согласования на отдельном листе, который прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. При этом указывается наименование проекта постановления.

2.4.2.3. Для вынесения проектов документов на заседание избирательной комиссии секретарь избирательной комиссии проставляет на них указание "На заседание", ставит собственноручную подпись, дату и передает весь комплект документов ведущему специалисту-эксперту организационно-обеспечивающей службы для тиражирования.

Ведущий специалист-эксперт организационно-обеспечивающей службы комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания избирательной комиссии.

2.4.2.4. После заседания избирательной комиссии, рассмотренные и принятые проекты постановлений избирательной комиссии должны быть, при необходимости, доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы, согласно списка должностных лиц (организаций), которым направляются постановления избирательной комиссии Амурской области (приложение 5).

Постановление избирательной комиссии (далее - постановление) подписывается председателем и секретарем избирательной комиссии.

Если на заседании избирательной комиссии председательствовал заместитель председателя избирательной комиссии, секретарь избирательной комиссии или один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря избирательной комиссии осуществлял один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении оформляются следующим образом:

"Заместитель председателя избирательной комиссии" - в случае временного отсутствия председателя избирательной комиссии;

"Исполняющий обязанности председателя избирательной комиссии" - в случае временного отсутствия заместителя председателя избирательной комиссии при наличии постановления о возложении на секретаря избирательной комиссии либо одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя избирательной комиссии;

"Исполняющий обязанности секретаря избирательной комиссии" - в случае наличия распоряжения председателя избирательной комиссии или исполняющего обязанности председателя избирательной комиссии о возложении на одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря избирательной комиссии либо при наличии постановления о возложении на одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря избирательной комиссии.

2.4.2.5. Постановления нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.

Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава избирательной комиссии (например: 1/8-5).

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий.

В качестве обоснования действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или ранее изданное постановление избирательной комиссии;

формулировка целей и задач, стоящих перед избирательной комиссией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания постановления.

Распорядительная словесная формула: "п о с т а н о в л я е т:" пишется в продолжение преамбулы вразрядку, с выделением полужирным шрифтом, с проставлением двоеточия.

В распорядительной части излагаются управленческие решения.

Если постановление является организационным ("утвердить", "создать"), в пункте распорядительной части формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные постановления вступают в силу с даты их подписания.

Если в постановлении формулируется поручение, в нем указывается:

- поручение;

- срок исполнения поручения;

- исполнитель (исполнители), например:

4. Комиссии в срок до 15 мая 2020 года обеспечить уничтожение документов временного срока хранения.

Распорядительная часть постановления может содержать пункты и подпункты, Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, подпункты закрываются круглой скобкой, например:

3. Территориальным избирательным комиссиям Амурской области:

1) образовать комиссии по уничтожению избирательной документации временного срока хранения;

2) уничтожить опечатанные избирательные бюллетени.

Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.

В тексте постановлений употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, они расшифровываются при первом употреблении.

При употреблении в тексте постановления фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

Указанные выше реквизиты постановления избирательной комиссии вносятся в РК, к которой прикрепляется файл документа в формате MS Word (для таблиц допускаются форматы MS Excel) и, при необходимости, электронный образ документа в формате .pdf, а также делается связка с документами, послужившими основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии (при наличии их РК в ПИ ДЕЛО).

2.4.3. Оформление постановлений о внесении изменений в ранее принятые постановления и признании их утратившими силу

2.4.3.1. Внесением изменений считаются:

замена слов, цифр, дат;

исключение слов, цифр, предложений и т.д.;

признание утратившими силу структурных единиц текста;

новая редакция пунктов, разделов, приложений и т.д.;

дополнение новыми словами, пунктами, приложениями и т.д.

2.4.3.2. Внесение изменений в постановление оформляется постановлением.

Изменения, как правило, вносятся только в первоначальное постановление. Вносить изменения в первоначальное постановление путем внесения изменений в изменяющее его постановление, как правило, не допускается.

2.4.3.3. Заголовок постановления начинается словами "О внесении изменений в ...".

В заголовке необходимо указывать точные дату и номер документа, в который вносятся изменения, например:

О внесении изменений в постановление избирательной комиссии Амурской области от 03.10.2017 N 47/102-6

Правила оформления заголовка изложены в подпункте 2.3.13. настоящей Инструкции.

2.4.3.4. В тексте постановления, которым вносятся изменения, обязательно указание на дату, номер и название того постановления, в который вносятся данные изменения, например:

1) ..........;

2) ...........

При наличии редакций постановления необходимо указывать его последнюю редакцию. Ссылка на редакцию размещается после указания номера, даты и названия постановления, например:

Внести в постановление избирательной комиссии Амурской области от 03.10.2017 N 47/102-6 "О создании Контрольно-ревизионной службы при избирательной комиссии Амурской области" (в редакции постановления избирательной комиссии Амурской области от 12.04.2018 N 59/69-6) следующие изменения:

1) ..........;

2) ...........

2.4.3.5. При внесении изменений в постановление сначала указывается, какая структурная единица изменяется, начиная с наименьшей структурной единицы, а затем указывается характер изменений, например:

В абзаце третьем подпункта "б" пункта 2 раздела 1 слова "..." заменить словами "...".

В случае, если при внесении изменений необходимы замена или дополнение знака препинания, замена знака препинания осуществляется при подготовке редакции постановления без оговорки в тексте постановления.

2.4.3.6. Вносимые в постановление изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую они вносятся.

При одновременном внесении изменений в постановление и признании структурных единиц утратившими силу также необходимо соблюдать последовательность изложения, при этом нумерация подпунктов, пунктов, разделов и т.д. не изменяется, например:

Внести в постановление избирательной комиссии Амурской области от ... N ... "О ..." следующие изменения:

1) в пункте 1 слова "......" заменить словами "......";

2) пункт 2 после слов "....." дополнить словами ".......";

3) в пункте 3 слова "......." исключить;

4) пункт 5 признать утратившим силу;

5) пункт 6 изложить в следующей редакции:

"6. ...................................".

2.4.3.7. При внесении дополнений в структурную единицу постановления указываются слова, после которых это дополнение должно находиться, например:

Пункт 3 после слов "......" дополнить словами ".......".

2.4.3.8. Если дополнение вносится в конец структурной единицы, применяется следующая формулировка:

Пункт 1 дополнить словами ".......".

При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.

2.4.3.9. Если дополнения вносятся в конец постановления, то необходимо продолжать нумерацию пунктов, разделов, (например, последним был пункт 4 - дополнить пунктом 5 и т.д.).

Если дополнения вносятся в конец структурной единицы, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию (например, в разделе был пункт 7 - дополнить пунктом 8; в пункте 4 последним был подпункт 4.3 - дополнить подпунктом 4.4 и т.д.).

2.4.3.10. В случае дополнения постановления новой структурной единицей нумерация последующих структурных единиц также не изменяется. Новые структурные единицы обозначаются дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями (пункт 2.2, подпункт б.1), например:

Внести в постановление избирательной комиссии Амурской области от ..... N ..... "О ......." (в редакции постановления избирательной комиссии Амурской области от ...... N .....) следующее изменение:

дополнить пунктом 2.1 следующего содержания:

"2.1. .....................................................".

2.4.3.11. Дополнение абзацами структурной единицы может производиться как в конец структурной единицы, так и между имеющимися абзацами.

Если абзац или пункт признаются утратившими силу, они участвуют в подсчете абзацев или пунктов при последующем внесении изменений в данную структурную единицу, перенумерация следующих абзацев или пунктов не производится.

2.4.3.12. При изменении количественных значений рекомендуется употреблять цифровые обозначения вместе с единицами измерения, например: слова "в 20 раз" заменить словами "в 50 раз", слова "в сумме 125 рублей" заменить словами "в сумме 78 рублей", сумму "50 тыс. рублей" заменить суммой "70 тыс. рублей".

В таблице, где единицы измерения указываются в заголовке графы (столбца), изменения количественных значений можно оформлять следующим образом: цифры "25" заменить цифрами "27".

В тексте постановления количественные значения указываются как цифрами, так и прописью, например: 3456169 (три миллиона четыреста пятьдесят шесть тысяч сто шестьдесят девять) рублей.

2.4.3.13. Структурная единица документа излагается в новой редакции в случаях, если:

необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

неоднократно вносились изменения в текст данной структурной единицы.

2.4.3.14. Изложение постановления в новой редакции не допускается. Необходимо принять новое постановление с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего.

2.4.3.15. Если документ признается утратившим силу, отдельными позициями указываются как первоначальный акт, так и все изменяющие его редакции в хронологическом порядке, например:

Признать утратившими силу постановления губернатора области от 12.10.2005 N 678, от 04.07.2006 N 417, от 17.03.2007 N 235.

2.4.3.16. Изменения могут вноситься как в текст документа, так и в приложения к нему. В этом случае в тексте документа, которым вносятся изменения, необходимо указывать, куда вносятся изменения, соблюдая последовательность изложения, например:

Внести в постановление избирательной комиссии Амурской области от ..... N ..... "О ....." следующие изменения:

1. В преамбуле слова "....." заменить словами "......".

2. В тексте постановления:

1) в пункте 1 слова "......" исключить;

2) пункт 3 после слов "....." дополнить словами ".....";

3) пункт 6 изложить в следующей редакции:

"6. ...........................................".

3. В приложении 2 к постановлению:

1) в разделе 1:

а) в пункте 3 слова "....." заменить словами ".......";

б) в абзаце четвертом пункта 8 последнее предложение исключить;

2.4.3.17. Приложения к постановлению возможно излагать в новой редакции. При этом указывается номер приложения (если оно пронумеровано), слово "приложение" или наименование приложения, например:

приложение 4 к постановлению изложить в новой редакции согласно приложению 1 к настоящему постановлению;

приложение 5 к постановлению изложить в новой редакции согласно приложению 2 к настоящему постановлению;

или:

Порядок использования эмблемы, утвержденный постановлением избирательной комиссии Амурской области от ... N .... "О ........" (в редакции постановления избирательной комиссии Амурской области от .... N ...), изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему постановлению.

2.4.4. Оформление постановлений, утверждающих составы коллегиальных органов

2.4.4.1. Если постановлением утверждается состав какого-либо коллегиального органа, данный состав оформляется, как правило, отдельным приложением к данному постановлению, например:

"Утвердить прилагаемый состав рабочей группы по ......", или:

"Утвердить состав рабочей группы по ...... согласно приложению к настоящему распоряжению.", или:

"Утвердить состав рабочей группы по ...... (приложение 2).".

2.4.4.2. Первым в составе коллегиального органа указывается председатель (руководитель) данного коллегиального органа, затем - заместитель председателя (руководителя), секретарь (при их наличии), остальные члены коллегиального органа - по алфавиту независимо от занимаемой должности.

2.4.4.3. Фамилии и должности в составе коллегиального органа располагаются в виде таблицы: слева - фамилия, имя, отчество, справа - со строчной буквы наименование должности. Между строчками знаки препинания не ставятся, например:

Иванов

Иван Иванович

- член избирательной комиссии Амурской области (председатель Комиссии)

Петров

Василий Николаевич

- консультант группы кадрового и правового обеспечения аппарата избирательной комиссии Амурской области (секретарь Комиссии)

2.4.4.4. Если в состав коллегиального органа входят должностные лица органов государственной власти, местного самоуправления, представители общественных, научных и иных организаций, учреждений и т.п., необходимо указывать, что данные лица введены в состав по согласованию, например:

Сидорова

Людмила Ивановна

начальник финансового отдела Управления Федерального казначейства по Амурской области (по согласованию)

2.4.4.5. Если в составе коллегиального органа произошли изменения (необходимо включить или исключить должностное лицо, изменить его должность), в правовой акт, которым утвержден данный состав, вносятся соответствующие изменения, например:

Внести в состав комиссии по ......., утвержденный постановлением избирательной комиссии Амурской области от ..... N ..... "О ..........", следующие изменения:

1) ввести в состав Комиссии следующих лиц:

Иванов Андрей Васильевич - член избирательной комиссии Амурской области с правом решающего голоса;

Калинин Сергей Иванович - член территориальной избирательной комиссии города Благовещенск;

2) оставить в составе Комиссии назначенного на новую должность Пряникова Александра Дмитриевича - консультанта группы кадрового и правового обеспечения аппарата избирательной комиссии Амурской области, утвердив его секретарем Комиссии;

3) вывести из состава Комиссии Антонова И.В. - члена избирательной комиссии Амурской области с правом решающего голоса, Заварзину В.Н. - член территориальной избирательной комиссии Ивановского района

2.4.5. Оформление приложений к постановлению

2.4.5.1. В постановлениях отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: .... (приложение) или .... (приложение 1) без указания знака "N".

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение

к постановлению избирательной

комиссии Амурской области

от _______________ N ______

Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки.

2.4.5.2. Если приложением к постановлению является документ, утверждаемый данным постановлением, на первом листе приложения проставляются отметка о приложении (без ссылки на правовой акт) и гриф утверждения, в котором указываются данные постановления, которым утвержден документ-приложение, например:

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

постановлением избирательной комиссии Амурской области

от _______________ N ______

2.4.5.3. Приложения к постановлениям печатаются на отдельных листах бумаги.

В приложениях помещаются положения, порядки, планы, перечни, образцы документов, схемы и т.д.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов.

Листы приложения нумеруются отдельно от основного правового акта, начиная со второго листа, валовым порядком.

Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение 2

к постановлению избирательной комиссии Амурской области

от _______________ N ______

2.4.5.4. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом через 1 межстрочный интервал. Наименование вида документа-приложения может быть выделено полужирным шрифтом (Перечень, Положение, АКТ, Порядок, ФОРМЫ).

Заголовок приложения отделяется от текста приложения дополнительным интервалом.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов и подразделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Заголовки разделов и подразделов также могут выделяться полужирным шрифтом.

Точка в конце заголовка не ставится.

2.4.5.5. Разделы, подразделы, пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от общих положений к более конкретным.

2.4.5.6. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов - заголовки и подзаголовки строк таблицы.

N п/п	Заголовок строки	Заголовок графы			Заголовок графы
		подзаголовок графы		подзаголовок графы	подзаголовок графы		подзаголовок графы
1	2	3		4	5		6
1.	подзаголовок строки	с	т	р	о	к	а

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Заголовки и подзаголовки граф выделяются полужирным шрифтом. Все заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки граф - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком графы, т.е. поясняют его. Если подзаголовок графы имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в конце заголовков не ставятся.

В заголовке "Единица измерения" наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа.

Текст каждой строки, как правило, начинается с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Числа, однострочные текстовые элементы в графах печатаются центрированным способом и равняются по первой (верхней) строке таблицы.

Текст таблицы печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом не менее N 12.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

2.4.5.7. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается шрифтом N 10 через один межстрочный интервал в конце таблицы.

После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста ставится точка.

2.4.6. Требование к оформлению протоколов

2.4.6.1. В ходе обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях избирательной комиссии, Рабочих групп избирательной комиссии составляется протокол.

2.4.6.2. Протокол заседания (далее - протокол) оформляется на бланке установленной формы (приложения 1, 6).

Протокол заседания составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

2.4.6.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

2.4.6.3.1. Во вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя избирательной комиссии (председательствующего) секретаря избирательной комиссии, а также присутствующих членов избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, приглашенных.

Лица, которых пригласили на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова "Приглашенные:" с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, т.е. перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке обсуждения, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

В повестке дня перечисляются все вопросы, внесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля. После каждого вопроса повестки дня указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.

2.4.6.3.2. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ

Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" печатаются от левого поля прописными буквами и заканчиваются двоеточием.

После слова "СЛУШАЛИ:" с абзацного отступа в именительном падеже указывается фамилия и инициалы докладчика и кратко излагается текст выступления. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии и инициалов тире.

Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ:" последовательно указываются фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилия и инициалы выступающего печатаются с абзацного отступа в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного или множественного числа: "считает", "предлагает" или "считают", "предлагают".

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В части "ПОСТАНОВИЛИ:" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу и результаты голосования.

2.4.6.4. В случае, когда протокол фиксирует решение о принятии проекта постановления избирательной комиссии, делается ссылка на этот проект постановления, а сам проект постановления прилагается к протоколу.

2.4.6.5. Содержание особого мнения, высказанного во время заседания, излагается в письменной форме на отдельном листе и прикладывается к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: "Особое мнение Петрова А.П. прилагается".

2.4.6.6. В каждом разделе протокола указываются результаты голосования: количество голосов, поданных "за", "против", "воздержались", а также, если голосование было тайным, - количество выданных бюллетеней. Фамилии и инициалы проголосовавших "против", "воздержались" перечисляются напротив соответствующих позиций.

2.4.6.7. Протокол заседания избирательной комиссии подписывается председателем избирательной комиссии (председательствовавшим на заседании) и секретарем избирательной комиссии (или членом избирательной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря избирательной комиссии).

2.4.6.8. После подписания протоколы регистрируются.

Протоколы нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.

Протоколы, приобщенные к ним постановления вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями участников заседания, хранятся у секретаря избирательной комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив избирательной комиссии.

Пункт 2.4.6.9 изменен. - Постановление Избирательной комиссии Амурской области от 4 февраля 2021 г. N 207/1403-6

См. предыдущую редакцию

2.4.6.9. Принимаемые избирательной комиссией решения могут быть оформлены выпиской из протокола заседания.

Номер выписки из протокола заседания состоит из номера протокола заседания и порядкового номера состава избирательной комиссии Амурской области, разделенных тире (например: 47-6).

Выписка из протокола заседания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем (секретарем заседания) избирательной комиссии.

2.4.7. Оформление решений рабочих групп избирательной комиссии

2.4.7.1. Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на заседании, оформляются в соответствии с установленной формой (приложение 1).

Решения подписываются председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

2.4.7.2. Решения нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока деятельности рабочей группы.

После подписания решения рабочих групп регистрируются как внутренние документы.

2.4.7.3. Решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел избирательной комиссии.

2.4.7.4. В случае рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.

2.4.8. Особенности оформления распоряжения председателя избирательной комиссии

2.4.8.1. Оформление распоряжений председателя избирательной комиссии по основной деятельности.

2.4.8.1.1. Распоряжение председателя избирательной комиссии по основной деятельности (далее - распоряжение) оформляется на бланке установленной формы (приложение 1).

2.4.8.1.2. Проекты распоряжений готовятся аппаратом избирательной комиссии по поручению председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии либо по инициативе структурного подразделения аппарата избирательной комиссии.

2.4.8.1.3. Распоряжение имеет следующие реквизиты: эмблема избирательной комиссии; наименование государственного органа Амурской области ("избирательная комиссия Амурской области"); вид документа (распоряжение); дата, регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись должностного лица, издавшего распоряжение.

2.4.8.1.4. Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать основное содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Заголовок выравнивается по центру документа.

2.4.8.1.5. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей, и может иметь заголовок.

Текст распоряжения отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами.

Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые не имеют заголовков. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, подпункты закрываются круглой скобкой.

2.4.8.1.6. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты и номера. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу_" либо "Считать утратившим силу_".

2.4.8.1.7. В последнем пункте распорядительного документа, при необходимости, указывается наименование должности лица, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения, с указанием фамилии и инициалов.

2.4.8.1.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

2.4.8.1.9. Распоряжение и приложения к нему визируются непосредственным исполнителем, начальниками структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, ответственными за подготовку и исполнение документа, консультантом группы кадрового и правового обеспечения, осуществляющим юридическое сопровождение документов.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (распоряжения, приложения к нему) по установленной форме (приложение 9).

К распоряжению прикладывается список рассылки, аналогичный списку рассылки постановления избирательной комиссии (приложение 10), подписанный исполнителем и утвержденный председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

2.4.8.1.10. В случае временного отсутствия председателя избирательной комиссии распоряжения подписываются заместителем председателя избирательной комиссии в соответствии с Регламентом избирательной комиссии.

2.4.8.1.11. Распоряжения регистрируются консультантом группы кадрового и правового обеспечения избирательной комиссии и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения. К РК присоединяются файл распоряжения в формате MS Word(для таблиц допускаются файлы формата MS Excel), электронный образ распоряжения в формате .pdf (при необходимости) и делаются ссылки на документы, послужившие основанием для издания распоряжения.

2.4.8.1.12. Распоряжения вместе с приобщенными к ним документами, послужившими основанием для их издания, формируются в дела согласно номенклатуре дел избирательной комиссии, хранятся у консультанта группы кадрового и правового обеспечения, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив избирательной комиссии.

2.4.8.2. Оформление распоряжений председателя избирательной комиссии по кадровым вопросам.

2.4.8.2.1. Распоряжения председателя избирательной комиссии по кадровым вопросам (далее - распоряжения) издаются по конкретным вопросам, связанным с деятельностью членов избирательной комиссии, приемом на гражданскую службу в аппарат избирательной комиссии, прохождением гражданской службы и увольнением с гражданской службы в аппарате избирательной комиссии.

2.4.8.2.2. Распоряжения председателя избирательной комиссии по кадровым вопросам оформляются и визируются аналогично распоряжениям председателя избирательной комиссии по основной деятельности.

2.4.8.2.3. Распоряжениями оформляются начало исполнения обязанностей по замещению государственной должности и прекращение полномочий членов избирательной комиссии, работающих в избирательной комиссии на постоянной (штатной) основе, прием на гражданскую службу, заключение служебного контракта, исчисление стажа гражданской службы гражданским служащим аппарата избирательной комиссии, присвоение классных чинов гражданской службы, установление новых условий оплаты труда, перевод (назначение) на иную должность гражданской службы, исполнение обязанностей начальника отдела (управления), изменение фамилии, имени, отчества, установление неполного рабочего дня, выплаты единовременного поощрения в связи с увольнением и выходом на пенсию за выслугу лет, выплаты единовременного поощрения в связи с юбилеем, премирование, предоставление ежегодных, учебных, дополнительных отпусков, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения денежного содержания, выход из отпуска по уходу за ребенком, наложение взыскания, командирование, прекращение служебного контракта, освобождение от должности гражданской службы и увольнение с гражданской службы.

Распоряжение является основанием для начисления денежного вознаграждения или содержания, осуществления выплат, доплат или удержаний.

2.4.8.2.4. Проекты распоряжений готовятся в отделе группы кадрового и правового обеспечения на основании поручений председателя избирательной комиссии, личных заявлений членов избирательной комиссии и гражданских служащих, представлений начальников структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, служебных записок, иных документов.

2.4.8.2.5. В распоряжении о приеме на гражданскую службу указываются фамилия, имя, отчество принимаемого гражданина, наименование замещаемой должности и структурного подразделения аппарата избирательной комиссии, дата начала исполнения обязанностей, условия оплаты труда (в том числе размер должностного оклада гражданского служащего, надбавки и другие выплаты), срок действия заключаемого служебного контракта, установленный срок испытания гражданского служащего в целях проверки соответствия его замещаемой должности гражданской службы, если это предусмотрено, основание выпуска распоряжения (поручение, заявление, представление).

2.4.8.2.6. В распоряжениях о продлении срока гражданской службы и заключении срочного служебного контракта, назначении на иную должность гражданской службы, увольнении с гражданской службы, отпуске и по другим кадровым вопросам указываются фамилия, имя, отчество гражданского служащего, наименование замещаемой должности гражданской службы и структурного подразделения избирательной комиссии, содержание распорядительного решения (продлить срок гражданской службы, уволить с гражданской службы, предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск и другое), если требуется, дается ссылка на законодательный акт, на основании которого принимается распорядительное решение, устанавливаются сроки (календарные даты) действия распорядительного решения (действия срочного служебного контракта, предоставления отпуска, командировки, дата увольнения и другое). В распоряжении, как правило, указывается основание его оформления (представление, заявление, график отпусков, план командировок, служебная записка).

2.4.8.2.7. Копии распоряжений по кадровым вопросам в обязательном порядке передаются главному бухгалтеру избирательной комиссии.

2.4.8.2.8. Распоряжения по кадровым вопросам формируются в дела согласно номенклатуре дел избирательной комиссии в соответствии со сроками хранения.

2.4.8.2.9. Распоряжениям присваиваются порядковые регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляются следующие буквенные индексы:

"р" - распоряжениям по основной деятельности

"лс" - распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении;

"к" - распоряжениям о дисциплинарных взысканиях, командировках, учебных и других отпусках.

3. Особенности работы с электронными документами

3.1. Электронные документы являются официальными документами. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ПИ ДЕЛО.

3.2. Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

3.3. В избирательной комиссии могут создаваться и использоваться:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ПИ ДЕЛО.

3.4. Для подтверждения подлинности при передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью должностного лица избирательной комиссии, подписавшего документ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

3.5. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

3.6. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, заверяются электронно-цифровой подписью должностного лица, подписавшего документ.

3.7. Прием и отправка электронных документов осуществляются ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы.

3.8. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, ведущий специалист-эксперт организационно-обеспечивающей службы осуществляет проверку действительности электронной подписи.

3.9. При включении электронных документов в ПИ ДЕЛО формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение и использование (приложение 7).

3.10. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии, направлении электронных документов исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

3.11. Документы, создаваемые в избирательной комиссии и (или) поступившие в избирательную комиссию на бумажном носителе, включаются в ПИ ДЕЛО после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в ПИ ДЕЛО возможно после его сравнения с подлинником документа.

3.12. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ПИ ДЕЛО.

Электронные документы, имеющие приложения, регистрируются и учитываются как один документ.

3.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, что отмечается в графе "Примечание", например:

Журнал регистрации постановлений избирательной комиссии Амурской области. Ведется в электронном виде

3.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.15. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

3.16. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), проведения экспертизы их ценности и согласования с экспертной комиссией избирательной комиссии Амурской области (далее - ЭК избирательной комиссии), они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы (приложение 8).

3.17. Документы, подлежащие длительному хранению, передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи (приложение 9).

4. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (в том числе сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации)

4.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, независимо от вида ее носителя, ограничения на распространение которой диктуются ее служебной необходимостью.

4.2. Необходимость проставления грифа "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

4.3. Гриф "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа лицевой стороны первого листа документа на границе верхнего поля (в случае необходимости - и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

4.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в том числе их прием, учет (регистрация), осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

4.5. Документы с пометкой "ДСП" регистрируются (учитываются) вместе с другими несекретными документами. В РК документа производится запись "ДСП".

4.6. Сканирование, копирование (тиражирование) документов с пометкой "ДСП", а также размещение их в ПИ ДЕЛО производится исполнителем документа с письменного разрешения председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов. В левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа.

4.7. Документы с пометкой "ДСП" передаются членам избирательной комиссии и гражданским служащим аппарата избирательной комиссии под подпись.

4.8. Документы с пометкой "ДСП" направляются в другие органы и организации органами федеральной фельдъегерской связи, службой специальной связи либо нарочным. Запрещается передавать документы с пометкой "ДСП" по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи.

Документы с пометкой "ДСП" рассылаются нескольким адресатам согласно списку рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Список рассылки подписывается исполнителем и секретарем избирательной комиссии.

4.9. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы группируются в дела вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. В правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

4.10. Документы с пометкой "ДСП" хранятся у исполнителя в закрывающихся шкафах.

4.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится по акту установленной формы с указанием номеров экземпляров (приложение 8). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

4.12. Решение о снятии пометки "ДСП" с документа принимает должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Снятие пометки "ДСП" с присланного в избирательную комиссию документа может быть произведено только по согласованию с организацией, направившей документ.

Снятие пометки "ДСП" с документа производится ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы на основании письменного указания должностного лица, принявшего такое решение. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в РК делаются соответствующие отметки.

О снятии пометки "ДСП" уведомляются все адресаты, которым документ направлялся, либо организация, его направившая.

4.13. В случае утраты дел, документов или изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения содержащейся в них информации назначается служебная проверка, о результатах которой докладывается председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.

Об утрате дел, документов и изданий с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

4.14. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

4.15. К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, относятся документы, поступающие в избирательную комиссию от глав местных администраций муниципальных районов, муниципальных и городских округов, а в случаях, предусмотренных законом Амурской области - органов регистрационного учета населения, направляемые избирательной комиссией главам местных администраций, органам регистрационного учета, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее - КСА ТИК), КСА ИКСРФ и КСА ЦИК России в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут оформляться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

4.16. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 6 ноября 1997 года N 134/973-II, Регламента использования подсистемы "Регистр избирателей, участников референдума" Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 26 марта 2014 года N 223/1437-6, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года N 19/137-4.

4.17. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

4.18. Регистрацию и хранение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, поступающих от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и направляемых им, осуществляют гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, выполняющие функции системных администраторов КСА ТИК.

4.19. Список лиц, уполномоченных получать от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и передавать им документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, утверждается постановлением избирательной комиссии, определяющим порядок функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Амурской области.

4.20. Получив от главы местной администрации или от органа регистрационного учета населения документ на бумажном либо машиночитаемом носителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, системный администратор КСА ТИК проставляет в правом верхнем углу первой страницы (правой верхней части) документа пометку "ДСП".

Пометка "ДСП" проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума.

4.21. Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются системным администратором КСА ИКСРФ и КСА ТИК в отдельном журнале. При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП".

4.22. Сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, а, при необходимости и другие сведения об избирателях, участниках референдума, регистрируются системным администратором КСА ТИК, а сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения региональных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, - ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы. При этом на сопроводительном письме и машиночитаемом носителе проставляется пометка "ДСП".

Машиночитаемые носители, содержащие изменения региональных, территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, сопроводительные письма к ним доставляются в избирательную комиссию посредством защищенных сертифицированными средствами криптографической защиты телекоммуникационных каналов ГАС "Выборы", органами федеральной фельдъегерской связи либо нарочным.

4.23. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

По истечении срока хранения и рассмотрения на ЭК избирательной комиссии указанные документы уничтожаются по акту об уничтожении документов, который составляется в двух экземплярах: один хранится у системного администратора КСА ИКСРФ, а второй помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

4.24. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, передаются работникам избирательных комиссий под подпись.

Передача документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, от одного работника другому осуществляется с разрешения председателя избирательной комиссии или лица, его замещающего.

Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, тиражируются с письменного разрешения председателя избирательной комиссии или лица, его замещающего. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату тиражирования документов.

4.25. О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность председатель избирательной комиссии или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются председателю избирательной комиссии или лицу, его замещающему.

5. Организация документооборота

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

5.1.1. Документы в избирательную комиссию доставляются через отделение связи (почтовой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, нарочным или передаются председателю (заместителю председателя, секретарю, членам) избирательной комиссии во время личного приема.

Документы могут поступать в избирательную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по системе электронного документооборота Амурской области, на официальный сайт избирательной комиссии, на адрес электронной почты в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и по факсимильной связи.

5.1.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы с использованием ПИ ДЕЛО ежедневно в часы работы избирательной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний определяется председателем избирательной комиссии, в случае отсутствия председателя - заместителем председателя либо секретарем избирательной комиссии.

Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

На корреспонденции, поступившей в избирательную комиссию после 16.00, проставляется штамп с указанием времени поступления.

5.1.3. В целях выявления корреспонденции, доставленной не по назначению, все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "лично", вскрываются.

5.1.4. При наличии поврежденного документа на оборотной стороне последнего листа данного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

При обнаружении некомплектности или повреждении конверта (бандероли) составляется акт в двух экземплярах: первый экземпляр остается в избирательной комиссии, второй - направляется отправителю документа (приложение 10).

5.1.5. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО (приложение 11).

5.1.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с осуществлением закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

5.1.7. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид и тематика документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, вид доставки.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты, времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка).

К повторному документу прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за исполнение документа.

После регистрации документ на бумажном носителе сканируется, а затем к РК присоединяется его электронный образ и приложения к нему в формате pdf.

При регистрации документов, имеющих сброшюрованные приложения, сканируется только сопроводительное письмо.

5.1.8. Документы, поступившие посредством ПИ ДЕЛО и подписанные электронной подписью, распечатываются ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы.

5.1.9. Зарегистрированные документы передаются ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы на рассмотрение председателю избирательной комиссии.

Подлинники документов с резолюциями по их исполнению остаются у ведущего специалиста-эксперта организационно-обеспечивающей службы. Исполнителю передается копия документа.

5.1.10. Ответственный за исполнение документа организует его исполнение в установленные законодательством сроки. Соисполнители представляют все необходимые материалы ответственному за исполнение.

Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

5.2. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

5.2.1. Документы после их подписания председателем избирательной комиссии или иным уполномоченным лицом передаются ведущему специалисту-эксперту организационно-обеспечивающей службы для регистрации и отправки.

5.2.2. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Отправка документов из избирательной комиссии осуществляется органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, почтовой, телеграфной связью, по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по системе электронного документооборота Амурской области, каналам факсимильной связи, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, по факсимильной связи или информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" принимает исполнитель по согласованию с руководителем избирательной комиссии (руководителем структурного подразделения аппарата избирательной комиссии), отвечающим за исполнение документа.

5.2.3. При оформлении отправляемых (исходящих) писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.

5.2.4. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии на бланках установленной формы.

5.2.5. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, передаются для регистрации и отправки ведущему специалисту-эксперту организационно-обеспечивающей службы.

Если отправляемый (исходящий) документ является ответом на входящий документ, исполнитель либо ведущий специалист-эксперт организационно-обеспечивающей службы приобщает подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

5.2.6. С использованием ПИ ДЕЛО документам присваивается исходящий регистрационный номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий регистрационный номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.

При регистрации исходящего документа в РК необходимо сделать связку с входящим документом (если таковой имеется).

5.2.7. Отправка исходящих документов в ЦИК России по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО осуществляется ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы.

Подлинные документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппаратов избирательных комиссий, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются в ЦИК России органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью.

Иные документы могут быть отправлены в ЦИК России органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

5.2.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или электронной почтой информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" исполнитель представляет ведущему специалисту-эксперту организационно-обеспечивающей службы отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции и его электронную версию.

После регистрации документа к РК в ПИ ДЕЛО прикрепляется файл формата .doc (.xls) или .docx (.xlsx) (при необходимости - .pdf). Документы и приложения в формате MS Word и MS Excel заверяются электронной подписью лица, подписавшего данные документы.

5.2.9. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса ведущему специалисту-эксперту организационно-обеспечивающей службы предоставляется ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.

5.2.10. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение 2), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и исполнителем. Письмо и список рассылки передаются ведущему специалисту-эксперту организационно-обеспечивающей службы для регистрации. После регистрации письма ведущий специалист-эксперт организационно-обеспечивающей службы тиражирует его и отправляет.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

Если одному и тому же адресату направляются одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие регистрационные номера всех вложенных документов.

5.2.11. Отправка документов производится ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы ежедневно в часы работы избирательной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний определяется председателем избирательной комиссии, в случае отсутствия председателя - заместителем председателя, секретарем избирательной комиссии.

5.2.12. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО или передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов фельдъегерей.

5.2.13. Документы без отметок оформляются и отправляются по мере поступления ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы.

5.2.14. Исполнитель определяет способ отправки документов: посредством электронной почты, нарочным либо по указанному им почтовому адресу простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами.

5.2.15. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

5.2.16. Копии исходящих документов, содержащие визы, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

5.3. Контроль исполнения документов и поручений

5.3.1. Контроль исполнения документов включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

5.3.2. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы избирательной комиссии, осуществляют работники аппарата избирательной комиссии, ответственные за подготовку данных документов.

5.3.3. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 5.3.4. настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно" - в десятидневный срок.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения либо регистрации документа.

5.3.4. Сроки исполнения входящих документов устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении 12.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные федеральным законом от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

5.3.5. Ответственность за своевременное и полное внесение в РК сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагается на ведущего специалиста-эксперта организационно-обеспечивающей службы.

5.3.6. В планах мероприятий, утвержденных постановлениями избирательной комиссии, распоряжениями председателя избирательной комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в РК.

5.3.7. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

Регистрационный номер и дата докладной записки с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносятся в РК.

5.3.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ ДЕЛО отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

6. Работа с обращениями граждан

6.1. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", а также адресованные членам избирательной комиссии рассматриваются в общем порядке в соответствии с Инструкцией.

6.2. Обращения регистрируются ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы с использованием ПИ Дело отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления.

При регистрации обращениям присваивается регистрационный номер, состоящий из аббревиатуры "ОГ" (обращения граждан), через косую черту проставляется первая буква фамилии заявителя, через дефис проставляется порядковый номер в текущем году (ОГ/Д-02).

Регистрационный штамп ставится, как правило, на первом листе обращения на свободном от текста месте.

Обращения, перенаправленные в избирательную комиссию государственными органами, органами местного самоуправления или должностными лицами в порядке п. 3 ст. 8 федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", регистрируются как обращения.

6.3. Повторным обращениям присваивается очередной регистрационный номер, а в РК в графе "примечание" указывается регистрационный номер первого обращения и приобщаются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ ДЕЛО. В правом верхнем углу на документе и в РК делается отметка "повторно".

При этом повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в случаях, если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по предыдущему обращению либо со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения.

При работе с повторными обращениями формируется дело с уже имеющимися ранее документами по обращениям данного заявителя.

Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам.

6.4. Если обращение поступило от коллектива заявителей, то при регистрации в РК ставится отметка "Коллективное".

6.5. После регистрации обращения на бумажном носителе оно сканируется, а затем к его РК присоединяется электронный образ документа и приложения к нему в формате .pdf.

6.6. Обращения, поступившие в форме электронных документов на адрес электронной почты избирательной комиссии, регистрируются и рассматриваются в общем порядке.

Ответы на такие обращения направляются в форме электронных документов, в том числе в форме электронных образов документов в формате .pdf по адресам электронной почты, указанным в обращении.

6.7. После регистрации обращения докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.

6.8. Обращения с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии передаются ведущему специалисту-эксперту организационно-обеспечивающей службы для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются исполнителю под подпись в распечатанной РК.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя избирательной комиссии (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.9. Обращения, поступившие в избирательную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные законодательством.

Если последний день рассмотрения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

6.10. Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее, чем за один день до истечения срока подготовки ответа представляет на имя председателя избирательной комиссии докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока рассмотрения обращения не должно превышать установленных законом сроков рассмотрения обращения.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.11. В случае поступления в избирательную комиссию письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте избирательной комиссии Амурской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, в порядке и сроках, предусмотренных законодательством.

6.12. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия заявителя или его почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ, а также если текст обращения не поддается прочтению, либо не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, не дается. Такое обращение регистрируется в общем порядке и списывается в дело. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение, по указанию председателя избирательной комиссии, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии, подлежит направлению в правоохранительные органы.

6.13. Если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу в порядке, предусмотренном законодательством.

При этом в РК обращения делается запись (отметка) о том, что переписка с указанным заявителем по данному вопросу считается завершенной.

Если от заявителя, с которым переписка была прекращена, поступает очередное обращение по тому же вопросу, то письменный ответ на него может не даваться, а само обращение направляется в дело.

6.14. Ответам на обращения присваивается регистрационный номер, состоящий из аббревиатуры "ООГ" (ответ на обращения граждан), через косую черту проставляется индекс в соответствии с текущей номенклатурой дел избирательной комиссии и порядковый номер в текущем году (ООГ/01-28/725).

Ответ на обращение подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

6.15. Оригиналы обращений граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их рассмотрением, повторные обращения, формируются в хронологическом порядке в дела, которые хранятся в группе кадрового и правового обеспечения аппарата избирательной комиссии.

7. Изготовление и использование печатей и штампов

7.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам, в избирательной комиссии используются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати) и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, рассылке, постановке на контроль документов, других отметок применяются соответствующие штампы.

7.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи председателя, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии изготовляются по их поручению.

7.3. Оттиск гербовой печати проставляется на почетных грамотах и благодарностях избирательной комиссии, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах, сведениях об общей численности избирателей, участников референдума по состоянию на 1 января и 1 июля каждого года, удостоверениях членов избирательной и территориальной комиссий и в других предусмотренных законодательством случаях.

7.4. На рассылаемых копиях постановлений избирательной комиссии, распоряжений председателя избирательной комиссии, пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей на склад, на внос и вынос товарно-материальных ценностей на накладных проставляется печать с надписью "Избирательная комиссия Амурской области".

7.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов.

7.6. Печати и штампы подлежат учету в отдельном журнале учета печатей и штампов главным специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы. Печати и штампы выдаются под подпись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка "ДСП", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

7.7. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

7.8. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.

7.9. Главный специалист-эксперт организационно-обеспечивающей службы составляет акт о выделении к уничтожению пришедших в негодность печатей и штампов.

Уничтожение производится после утверждения акта председателем избирательной комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.

В журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении.

7.10. Главный специалист-эксперт организационно-обеспечивающей службы ежегодно производит сверку печатей и штампов, о чем проставляет отметку в журнале учета печатей и штампов.

8. Документальный фонд избирательной комиссии

Избирательная комиссия формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов.

Формирование документального фонда избирательной комиссии осуществляется главным специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности.

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел предназначена для систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (приложение 13).

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы избирательной комиссии, в том числе личные дела.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом избирательной комиссии Амурской области, Положением об аппарате избирательной комиссии Амурской области, штатным расписанием избирательной комиссии Амурской области, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательной комиссией, номенклатурами дел избирательной комиссии за предшествующие годы.

Номенклатуры дел в структурных подразделениях составляются государственными служащими, ответственными за обработку документов, подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения и представляются до 15 октября текущего года ведущему специалисту-эксперту организационно-обеспечивающей службы.

Сводная номенклатура дел избирательной комиссии на предстоящий календарный год составляется ведущим специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы в последнем квартале текущего года, согласовывается с секретарем избирательной комиссии, рассматривается на заседании ЭК избирательной комиссии, утверждается председателем избирательной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел избирательной комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией министерства культуры и национальной политики Амурской области (далее - ЭПМК министерства).

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел.

По окончании календарного года главный специалист-эксперт организационно-обеспечивающей службы в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается ЭК избирательной комиссии по согласованию с ЭПМК министерства.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

8.2. Формирование дел

Законченные делопроизводством документы оформляются в структурном подразделении в соответствии с требованиями Инструкции.

В архив избирательной комиссии сформированные дела сдаются по описям, подготовленным структурными подразделениями.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

Исполненные документы формируются в дела главным специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дела формируются с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело. В случае если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции к документам и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов.

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле
до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности, или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.

Протоколы заседаний избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию избирательной комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой "ДСП", то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой "ДСП".

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив избирательной комиссии дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

8.3. Текущее хранение дел

Дела с момента их заведения и до передачи в архив избирательной комиссии или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся в структурных подразделениях избирательной комиссии в соответствии с номенклатурой дел.

Протоколы заседаний, постановления избирательной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, выписки из протоколов, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив избирательной комиссии находятся у секретаря избирательной комиссии.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

На обложках дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в государственное бюджетное учреждение Амурской области "Государственный архив Амурской области" (далее - Государственный архив) проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене главного специалиста-эксперта организационно-обеспечивающей службы.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

8.4. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив избирательной комиссии.

Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя избирательной комиссии создается ЭК избирательной комиссии.

В ее функции входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел избирательной комиссии.

В состав ЭК избирательной комиссии включаются члены избирательной комиссии, гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, по согласованию, работники Государственного архива.

Экспертиза ценности документов осуществляется главным специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы в соответствии с требованиями законодательства и постановлениями ЦИК России, постановлениями избирательной комиссии по согласованию и под методическим руководством Государственного архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих архивному хранению; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в избирательной комиссии до истечения сроков их хранения; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Обнаруженные в делах с отметкой "ЭПК" документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК избирательной комиссии одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

Выделенные к уничтожению документы, в целях исключения возможности восстановления их текста производится путем их сжигания, измельчения на фрагменты размером не более 2,5 см², растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок в присутствии представителя соответствующей избирательной комиссии.

При уничтожении документов должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами.

По результатам экспертизы ценности документов главным специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложения 14, 15) и по личному составу (приложение 16), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 8). Эти документы рассматриваются на ЭК избирательной комиссии.

Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению, а описи дел по личному составу - согласованию ЭПМК министерства. После рассмотрения ЭПК описи дел утверждаются председателем избирательной комиссии.

При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", "1 год", "3 года" главным специалистом-экспертом организационно-обеспечивающей службы составляется акт, который подписывается не менее чем двумя гражданскими служащими аппарата избирательной комиссии и утверждается председателем избирательной комиссии без рассмотрения на ЭК избирательной комиссии.

Срок хранения "До минования надобности" не может быть менее одного года.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их физическое уничтожение или уничтожением программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении электронных документов к уничтожению.

Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

8.5. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Дела, подлежащие передаче на хранение в архив избирательной комиссии, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя систематизацию документов внутри дела, нумерацию листов, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплет) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (для особо ценных дел, личных дел, а также дел, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа), составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 17). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела оформляется черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений. Допускается оформление обложки дела с использованием компьютерной техники.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название избирательной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название избирательной комиссии указывается в соответствии с Регламентом избирательной комиссии. При изменении названия избирательной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома;

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты каждого тома.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел.

На торце дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в Государственный архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение 18).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение 19).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и т.д.), а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись гражданского служащего, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

8.6. Передача дел в Государственный архив

Передача дел постоянного хранения в Государственный архив осуществляется поединично по утвержденным ЭПМК министерства описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение 9).

При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в Государственный архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

При приеме дел в Государственном архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в избирательную комиссию с указанием недостатков для их устранения.

Избирательная комиссия имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                             Формы бланков,

                  используемых в избирательной комиссии

                 ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

                       ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ КОМИССИИ

дата __________                                              N __________

                             г. Благовещенск

Председатель

избирательной комиссии           _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

Секретарь

избирательной комиссии           _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

                 ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

дата __________                                              N __________

                             г. Благовещенск

Председатель

избирательной комиссии           _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

Секретарь

избирательной комиссии           _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

                 ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

дата __________                                              N __________

                             г. Благовещенск

Председатель                     _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

                 ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

                              ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

   ул. Ленина, 135, г. Благовещенск, 675023 тел./факс (4162) 51-83-68,

                amur.izbirkom.ru, official@amurizbirkom.ru

_______________ N ___________

На N __________ от __________

                                 _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

                 ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

                        ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

   ул. Ленина, 135, г. Благовещенск, 675023 тел./факс (4162) 51-83-68,

                amur.izbirkom.ru, official@amurizbirkom.ru

_______________ N ___________

На N __________ от __________

                                 _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

                 ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                СЕКРЕТАРЬ

   ул. Ленина, 135, г. Благовещенск, 675023 тел./факс (4162) 51-83-68,

                amur.izbirkom.ru, official@amurizbirkom.ru

_______________ N ___________

На N __________ от __________

                                 _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

                 ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

                              РАБОЧАЯ ГРУППА

                                (название)

                                ПРОТОКОЛ

___________________                                       N _____________

                             г. Благовещенск

Председательствующий

(руководитель рабочей группы)    _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

Секретарь                        _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

                 ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

                             РАБОЧАЯ ГРУППА

            _________________________________________________

                                (название)

                                 РЕШЕНИЕ

___________________                                       N _____________

                             г. Благовещенск

Председательствующий

(руководитель рабочей группы)    _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

Секретарь                        _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

                         ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                            АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

                ул. Ленина, 135, г. Благовещенск, 675023

               тел/факс (4162) 51-83-68, amur.izbirkom.ru,

                        official@amurizbirkom.ru

                    ОКПО 35051554, ОГРН 1022800526308

                       ИНН/КПП 2801030924/280010001

_______________ N ___________

На N __________ от __________

Председатель                     _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                             Список рассылки

                   к письму от ____________ N ________

                         "О ..."

N п/п	Наименование органа (организации)	Должность	Инициалы, фамилия	Почтовый адрес

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                               ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

                  (ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ, СЕКРЕТАРЬ)

                         ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

_____________________________

      ИНИЦИАЛЫ, ФАМИЛИЯ

____ _______________ _____ Г.

Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

Лист согласования

Должность	Дата	Подпись	Инициалы фамилия






Исполнители

Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                                  УТВЕРЖДАЮ

                                  Председатель (заместитель председателя,

                                  секретарь)    избирательной    комиссии

                                  Амурской области

                                  _______________________________________

                                            подпись, ФИО, дата

                                 СПИСОК

    должностных лиц (организаций), которым направляются постановления

                 избирательной комиссии Амурской области

                      от ___ __________ 20____ года

N п/п	N постановления	Наименование органа (организации)	Кол-во экз.	Исполнитель	Дата отправки	Примечание
1.


2.

Ответственный __________________________

                    (И.О. Фамилия)

Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                 ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

                       ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ КОМИССИИ

дата __________                                              N __________

                             г. Благовещенск

Председательствующий (руководитель рабочей группы) - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: (список прилагается)

     ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.

2.

     1. СЛУШАЛИ:

     ВЫСТУПИЛИ:

     ПОСТАНОВИЛИ:

     2. СЛУШАЛИ:

     ВЫСТУПИЛИ:

     ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель                     _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

Секретарь                        _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в ПИ ДЕЛО

1. Автор.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Наименование вида документа.

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер документа.

7.Дата поступления документа.

8. Регистрационный номер входящего документа.

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связки).

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11. Индекс дела по номенклатуре дел.

12. Сведения о переадресации документа.

13.Количество листов основного документа.

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

15. Резолюция к документу (исполнитель, поручение, дата исполнения).

16. Отметка о контроле.

17. Гриф ограничения доступа.

18. Проверка электронной подписи.

19. Подразделение - ответственный исполнитель документа.

20. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                              Председатель избирательной

                                              комиссии Амурской области

                                             ____________________________

                                             (подпись, инициалы, фамилия)

                                             ____ ______________ _____ г.

                        Избирательная комиссия

                            Амурской области

                                   АКТ

                      _____________ N ____________

                      ____________________________

                          (место составления)

      О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

     На  основании  Перечня  типовых  управленческих архивных документов,

образующихся  в  процессе  деятельности  государственных органов, органов

местного  самоуправления  и  организаций,  с  указанием  сроков хранения,

утвержденного  приказом  министерства  культуры  Российской  Федерации от

________  N  ____  и  номенклатуры  дел  избирательной  комиссии Амурской

области   отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической

ценности  и утратившие практическое значение следующие документы за _____

год:

Итого: __________________________________________ ед. хр. за _______ года

                  (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены, по

личному составу согласованы с ЭПМ _______________________________________

                                    (наименование архивного учреждения)

(протокол от __ _____________ _______ г. N _________) ___________________

_________________________________________________________________________

(наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов)

_______________                                     _____________________

   (подпись)                                         (инициалы, фамилия)

Дата

                                                СОГЛАСОВАНО

                                                Протокол ЭК избирательной

                                                комиссии Амурской области

                                                от __________ N _________

Документы в количестве _______________________________________ дел, томов

весом _________________ кг сданы в ______________________________________

                                         (наименование организации)

на переработку по приемосдаточной накладной от _________________ N ______

                                                   (дата)

Наименование должности

гражданского служащего,

сдавшего документы

Дата                             _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности

гражданского служащего,

внесшего изменения в

учетные документы

Дата                             _______________   ______________________

                                    (подпись)       (инициалы, фамилия)

Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

           УТВЕРЖДАЮ                                  УТВЕРЖДАЮ

  Председатель избирательной              Директор ГБУ Амурской области

   комиссии Амурской области                  "Государственный архив

                                                 Амурской области"

______________________________            _______________________________

 (подпись, инициалы, фамилия)              (подпись, инициалы, фамилия)

          дата печать                               дата печать

                               АКТ N

             приема-передачи архивных документов на хранение

_________________________________________________________________________

                           (основание передачи)

_________________________________________________________________________

                     (название передаваемого фонда)

___________________________________________________________________ сдал,

                (наименование организации-сдатчика)

_________________________________________________________________________

документы названного фонда и научно-справочного аппарата к ним:

п/п

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество ед. хр.

Примечание

Итого принято ____________________________________________________ ед.хр.

                           Передачу произвели

Должность __________________________ Должность __________________________

              (подпись, инициалы,                  (подпись, инициалы,

                  фамилия)                              фамилия)

Дата                                 Дата

Фонду присвоен N

Изменения в учетные документы внесены

___________________              _______________   ______________________

    Должность                       (подпись)       (инициалы, фамилия)

Дата

Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                                   АКТ

     Мы, нижеподписавшиеся ______________________________________________

_________________________________________________________________________

составили акт о том, что _____ ____________________ 20___ г. при вскрытии

пакета __________________________________________________________________

в нем не оказалось ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

      Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Подписи: __________________    __________________

Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в ПИ ДЕЛО

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Учебные программы, планы (учитываются в отделе кадров).

3. Рекламные извещения, плакаты (учитываются в структурных подразделениях аппарата избирательной комиссии по направлениям деятельности).

4. Поздравительные письма и телеграммы.

5. Пригласительные билеты, приглашения на различные мероприятия, не содержащие надлежащих реквизитов письма.

6. Бухгалтерские документы (учитываются в бухгалтерии).

7. Печатные издания (учитываются у секретаря избирательной комиссии).

8. Стенограммы заседаний органов государственной власти Амурской области.

9. Документы, поступившие от средств массовой информации с просьбой об интервью, перечень вопросов для интервью, тексты материалов, готовящихся к опубликованию в средствах массовой информации, и т.п.

10. Личная корреспонденция.

Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

Перечень
подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения

1. Федеральные конституционные законы, федеральные законы Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

2. Указы Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

3. Распоряжения Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

4. Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

5. Законы Амурской области - согласно указанному в них сроку.

6. Постановления, решения Законодательного Собрания Амурской области - согласно указанному в них сроку.

7. Постановления органа государственной власти Амурской области - согласно указанному в них сроку.

8. Распоряжения губернатора Амурской области - согласно указанному в них сроку.

9. Парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 15 календарных дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

10. Запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.

11. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, - безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее чем через 30 календарных дней со дня получения обращения).

12. Обращения депутатов Законодательного Собрания Амурской области - в срок, установленный законодательством Амурской области.

13. Письма из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, администрации субъекта Российской Федерации - в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии, если в них не указан срок - не позднее чем через 30 календарных дней.

14. Протест, представление, требование прокурора - в соответствии с Федеральным законом от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации".

15. Обращения граждан по вопросам выборов и референдумов, по вопросам отзыва губернатора Амурской области - до 30 календарных дней, а поступившие в период избирательной кампании - в соответствии с федеральным законом от 12.06.2020 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

16. Пересылка обращений граждан, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции избирательной комиссии, осуществляется в течение семи календарных дней.

17. Обращения средств массовой информации по вопросам предоставления информации - семь календарных дней. Если требуемые сведения не могут быть представлены в указанный срок, то допускается отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации с вручением в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации уведомления об отсрочке представителю редакции, в котором указываются причина отсрочки, дата, к которой будет представлена запрашиваемая информация, должностное лицо, установившее отсрочку, дата принятия решения об отсрочке.

18. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающего обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, предоставляются в течение 15 дней, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                                               УТВЕРЖДАЮ

                                               Председатель избирательной

                                               комиссии Амурской области

                                               __________________________

                                               ___ ______________ 2019 г.

                         ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                            АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

                            НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                           09.12.2019 N 05-02

                             г. Благовещенск

                               на 2020 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения дела, N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

составителя номенклатуры              _______________ ___________________

                                         (подпись)    (инициалы, фамилия)

Дата

            СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК избирательной комиссии    Протокол ЭПМК министерства культуры

от _______________ N _____________    от _______________ N ______________

 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году

                в избирательной комиссии Амурской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности

составителя номенклатуры             ____________    ____________________

                                       (подпись)     (инициалы, фамилия)

Дата

Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                      Председатель избирательной комиссии

                                               Амурской области

                                       ___________________________________

                                        ____ ________________ ________ г.

                          Избирательная комиссия

                             Амурской области

                            Фонд N __________

                           Опись N __________

                        дел постоянного хранения

                           за ___________ год

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Примечание

В данный раздел описи внесено ___________________________________________

                                         (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                    ____________    ____________________

                                       (подпись)     (инициалы, фамилия)

Дата

           СОГЛАСОВАНО                           УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК избирательной комиссии  Протокол ЭПМК министерства культуры и

         Амурской области           национальной политики Амурской области

от _______________ N _____________    от _______________ N _____________

Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                      Председатель избирательной комиссии

                                               Амурской области

                                       ___________________________________

                                        ____ ________________ ________ г.

                          Избирательная комиссия

                             Амурской области

                            Фонд N __________

                           Опись N __________

                        дел постоянного хранения

                           за ___________ год

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Срок хранения

Примечание

В данный раздел описи внесено ___________________________________________

                                         (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                    ____________    ____________________

                                       (подпись)     (инициалы, фамилия)

Дата

           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК избирательной комиссии

         Амурской области

от _______________ N _____________

Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                      Председатель избирательной комиссии

                                               Амурской области

                                       ___________________________________

                                        ____ ________________ ________ г.

                          Избирательная комиссия

                             Амурской области

                            Фонд N __________

                           Опись N __________

                        дел постоянного хранения

                           за ___________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5		6

В данный раздел описи внесено ___________________________________________

                                         (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                    ____________    ____________________

                                       (подпись)     (инициалы, фамилия)

Дата

           СОГЛАСОВАНО                           УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК избирательной комиссии  Протокол ЭПМК министерства культуры и

         Амурской области           национальной политики Амурской области

от _______________ N _____________    от _______________ N _____________

Приложение 17
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                         ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

                            АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                                    ДЕЛО N _____________ Том N __________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

                                             (крайние даты)

                                                      На ___________ лист

                                                      Хранить ___________

Приложение 18
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                            ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                       документов дела N _________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого: _______________________________________________________ документов

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                             (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                        ____________  ____________________

                                         (подпись)    (инициалы, фамилия)

Дата

Приложение 19
к Инструкции по делопроизводству
в избирательной комиссии
Амурской области

                         ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N

В дело подшито и пронумеровано _______________________________ листов(а),

                                    (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности                _____________   ___________________

                                        (подпись)     (инициалы, фамилия)

Дата

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Крайние даты

Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи

Кол-во ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

Открыть документ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.