Приложение N 3

Приложение N 3
к постановлению
Губернатора
Астраханской области
от 20.10.2020 N 114

20. Порядок обращения с информацией ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну

20.1. Подготовка, прием, регистрация, передача (пересылка) и хранение документов, содержащих информацию ограниченного доступа, не содержащую сведений, составляющих государственную тайну (далее - информация ограниченного доступа), осуществляются в соответствии с требованиями и по формам учета, определенным настоящим разделом, а также иными нормативными документами, в том числе с использованием автоматизированных систем.

Автоматизированная обработка информации ограниченного доступа в администрации допускается только на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.

20.2. На документах (проектах), содержащих информацию ограниченного доступа, проставляется ограничительная пометка "Для служебного пользования".

Ответный документ на входящий документ с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" может иметь аналогичную ограничительную пометку либо не содержать ее. Решение принимается исполнителем в соответствии с характером направляемой информации, а также перечнем сведений конфиденциального характера в администрации.

Ограничительная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Пометка помещается в правом верхнем углу, на расстоянии 1 см от верхнего края поля. Номер экземпляра проставляется ниже ограничительной пометки:

Для служебного пользования
Экз. N

20.3. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой "Для служебного пользования". При этом документы на бумажных носителях учитываются по количеству листов и экземпляров, а издания (книги, брошюры, журналы) и машинные носители информации - поэкземплярно.

20.4. Документы с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" учитываются, как правило, отдельно от документов, не имеющих ограничительных пометок, в журнале регистрации документов для служебного пользования (приложение N 40). При незначительном объеме таких документов исходя из специфики работы разрешается вести их учет совместно с другими документами, не имеющими ограничительных пометок.

20.5. Движение документов с пометкой "Для служебного пользования" с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения должно своевременно отражаться в журналах учета.

20.6. Ограничения на распространение (конфиденциальность) информации, возникающие в результате совместной деятельности с юридическими лицами, должны быть оговорены в договорах о сотрудничестве, взаимной деятельности, обслуживании, в которых отражаются взаимные обязательства и ответственность сторон за сохранность конкретных сведений.

20.7. При наличии приложения в сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется в соответствии с пунктом 4.14 раздела 4 настоящей Инструкции с указанием ограничительной пометки, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз., для служебного пользования.

или

Приложение: 1. Положение об управлении_ на 5 л. в 1 экз., для служебного пользования.

2. Справка о кадровом составе управления_ на 2 л. в 1 экз., для служебного пользования.

В случае использования в качестве приложения машинного носителя информации указывается вид носителя, его учетный номер и (при наличии) номер экземпляра, наименование файлов (в случае если на носителе находится больше трех файлов, то указывается общее содержание), находящихся на носителе, например:

Приложение: 1. CD диск N СБ 23-3/25 дсп, файл "СтатСвед. doc", файл "СтатСвед. xls", в 1 экз.; для служебного пользования.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, или на самом носителе указываются учетный номер, пометка "ДСП", дата регистрации, фамилия и инициалы исполнителя, а также наименования документов или файлов, записанных на носитель.

Приложения отдельно от сопроводительного письма не регистрируются.

На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу указываются номер приложения (при необходимости), дата и регистрационный номер сопроводительного документа, например:

Приложение N 1 к письму
от 05.08.2020
N 01-02-2050дсп

В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа первого экземпляра должны быть указаны фамилия, имя и отчество исполнителя письма, его телефон в соответствии с требованиями пункта 12.1 раздела 12 настоящей Инструкции.

На оборотной стороне листа экземпляра документа, остающегося в деле, указываются следующие данные:

- количество отпечатанных экземпляров документа;

- дата печати;

- регистрационный номер машинного носителя информации, с которого производилось печатание документа, состоящий из указания типа носителя и порядкового номера по журналу учета;

- рассылка экземпляров документа (если к документу не прилагается список рассылки);

- фамилия, имя, отчество исполнителя;

- номер его телефона, например:

Отп. в 2 экз. 12.06.2020

с НЖМД ОД23-3/25 дсп

экз. N 1 - адресату;

экз. N 2 - в дело

Петров Иван Иванович

8 (8512) 51-00-00

или

Отп. в 3 экз. 12.06.2020

с НЖМД ОД23-3/25 дсп

экз. N 1 - адресату;

экз. N 2 - в отдел по защите информации администрации Губернатора Астраханской области;

экз. N 3 - в дело

Петров Иван Иванович

8 (8512) 51-00-00

При печатании документа с экрана видеомонитора без записи информации в файл в позиции, где указывается машинный носитель информации, проставляются слова "с экрана".

20.8. Отправка документов, содержащих информацию ограниченного доступа, осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. При необходимости направления таких документов в несколько адресов составляется список рассылки, в котором у каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа.

Список рассылки составляется на обороте последнего листа экземпляра, остающегося в деле, или прикладывается к этому экземпляру на отдельном листе, подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

20.9. Входящие документы с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" при необходимости копируются в управлении документационного обеспечения и контроля в соответствии с резолюцией Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, руководителя администрации. Учет размноженных (тиражированных) копий осуществляется поэкземплярно. В учетных формах (журнале) делается отметка о количестве экземпляров и их местонахождении (кому переданы или разосланы). На копиях под номером экземпляра ставится номер копии, например:

Для служебного пользования
Экз. N 35
Копия
Экз. N 1

Копии могут сниматься с любых видов носителей информации. Копирование входящих документов (иных носителей информации) допускается в том случае, если нет запрещения (ограничения) на изготовление копий в тексте документа или в сопроводительном письме.

20.10. Допускается изготовление и направление выписок из документов с пометкой "Для служебного пользования".

Выписка относится к документам, содержащим информацию ограниченного доступа, в случае если в ней содержится информация, послужившая причиной установления пометки ограничения доступа. Должностное лицо, принявшее решение о подготовке выписки и включении в ее состав информации из документа, содержащего информацию ограниченного доступа, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

20.11. Документы с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" хранятся в надежно запираемых хранилищах (сейфах, шкафах, ящиках).

Запрещается оставлять ключи от хранилищ на рабочем месте.

По окончании рабочего дня все документы с пометкой "Для служебного пользования" убираются в хранилища, а сами хранилища и входные двери от этих помещений закрываются на замок.

20.12. Сброшюрованные материалы, издания, информационные материалы, планшеты и прочие материалы с пометкой "Для служебного пользования", которые невозможно подшить в дела, хранятся отдельно. Одновременно заводится карточка учета выдачи (приложение N 41), которая помещается в бумажный карман (конверт), приклеенный к внутренней стороне обложки, или хранится в специальном ящике-картотеке. Все карточки хранятся до уничтожения дела, брошюры, издания.

20.13. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" с целью отбора их на государственное хранение, установления сроков хранения, возможного снятия с них пометки "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с требованиями и порядком, установленными настоящей Инструкцией.

20.14. Уничтожение документов и дел с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту (приложение N 42). Дела и документы уничтожаются с учетом сроков хранения. Акт составляется и подписывается не менее чем тремя работниками и утверждается руководителем структурного подразделения администрации. Об уничтожении делается отметка в учетных формах со ссылкой на соответствующий акт.

Черновики, варианты и не подписанные по каким-либо причинам проекты уничтожаются исполнителем, который несет за их уничтожение персональную ответственность.

При уничтожении документов одновременно уничтожаются путем стирания на машинном носителе их электронные копии, если они не были уничтожены ранее.

20.15. При увольнении работников, имеющих в пользовании документы (иные носители информации) с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", осуществляется проверка их наличия и передача другому лицу через руководителя структурного подразделения администрации с отметкой в учетных формах.

20.16. Проверка наличия документов, дел и изданий, машинных и иных носителей информации с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя администрации. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов, в проверке также могут принимать участие работники управления документационного обеспечения и контроля и отдела по защите информации администрации.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке, а также принимает меры по восстановлению утраченного документа.

Комиссия:

- проверяет наличие документов, дел, журналов, предусмотренных номенклатурой, иных носителей информации ограниченного доступа;

- проверяет правильность проставления отметок о движении носителей, документов и дел.

Результаты проверки оформляются актом, в котором члены комиссии констатируют соответствие (несоответствие) наличия документов (дел), носителей информации учетным данным, приводятся типичные недостатки, выявленные в ходе проверки. При выявлении грубых нарушений (недостатков) к акту прикладывается план мероприятий по их устранению. Акт утверждается руководителем администрации.

20.17. Передача документов и дел с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" в другие организации, учреждения, ведомства осуществляется с письменного разрешения руководителя администрации или лица, которому он делегировал это право, в части сведений, относящихся к их компетенции, с соответствующей отметкой в формах учета.

20.18. Снятие с учета машинных носителей с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" производится по акту (приложение N 43) при их уничтожении или при уничтожении на них информации средствами гарантированного стирания. Уничтожение машинных носителей информации производится путем их физического разрушения. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

20.19. Учет, хранение и передача (рассылка) машинных носителей, содержащих информацию ограниченного доступа, производятся аналогично учету, хранению и передаче (рассылке) документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" при следующих отличиях:

- учет машинных носителей осуществляется в журналах учета машинных носителей информации, содержащих информацию ограниченного доступа (приложение N 44);

- хранение несъемных машинных носителей осуществляется в условиях, исключающих возможность их хищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся на них защищаемой информации, а также несанкционированный доступ к ней;

- сроки хранения электронных копий документов (файлов) на архивных машинных носителях в структурных подразделениях администрации определяются лицом, принявшим решение об их электронном хранении, при этом они не должны превышать сроков хранения бумажных документов.

20.20. Отправка машинных носителей, содержащих информацию ограниченного доступа, оформленных в соответствии с пунктом 20.7 настоящего раздела, осуществляется с сопроводительным письмом.

На пересылаемых машинных носителях не должны содержаться файлы с информацией ограниченного доступа, не указанные в сопроводительном письме.

20.21. Содержание помещений, в которых ведется работа и хранятся документы, содержащие информацию ограниченного доступа, должно исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность документов.

Входные двери служебных помещений оборудуются замками, гарантирующими надежное их закрытие в нерабочее время.

20.22. При работе с информацией ограниченного доступа работники администрации обязаны:

соблюдать правила обращения с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, порядок их учета и хранения, установленные настоящим разделом, исключать доступ к ним посторонних лиц;

не разглашать известную им информацию ограниченного доступа, информировать руководителя структурного подразделения администрации о фактах нарушения порядка обращения с информацией ограниченного доступа, о попытках несанкционированного доступа к ней;

знакомиться с документами, доступ к которым получен в силу исполнения служебных обязанностей.

20.23. При работе с информацией ограниченного доступа работникам администрации запрещается:

разрабатывать проекты и распечатывать документы, содержащие информацию ограниченного доступа, на объектах информатизации, не прошедших процедуру аттестации по требованиям безопасности информации в установленном порядке;

использовать информацию ограниченного доступа при ведении переговоров по городской телефонной сети, а также с использованием мобильных средств связи;

передавать документы, содержащие информацию ограниченного доступа, по незащищенным каналам связи (телетайп, факсимильная связь, электронная почта и т.п.);

использовать информацию ограниченного доступа при общении с лицами, не допущенными к данной информации;

снимать копии с документов, содержащих информацию ограниченного доступа, за исключением случаев, указанных в подпункте 20.9 настоящего раздела;

выносить документы и другие материальные носители информации, содержащие информацию ограниченного доступа, из зданий резиденции Губернатора, без разрешения лица, принявшего решение о ее отнесении к информации ограниченного доступа;

использовать информацию ограниченного доступа в целях, не связанных с исполнением служебных обязанностей.