Приложение N 1

Приложение N 1
к постановлению
Губернатора
Астраханской области
от 20.10.2020 N 114

13. Организация документооборота

Организация документооборота в администрации осуществляется в СЭД.

13.1. Прием, обработка и регистрация поступающей корреспонденции.

Прием и обработка поступающей Губернатору и в Правительство служебной корреспонденции осуществляется в отделе служебной корреспонденции.

Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой, через почтовые отделения, курьерами, с использованием факсимильной, телеграфной связи, электронной почты и посредством системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).

Узел МЭДО располагается в отделе служебной корреспонденции.

Письма от структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти принимаются в СЭД.

При приеме документов, доставленных фельдъегерской службой, на реестрах проставляется дата, время, подпись принявшего и печать "Для пакетов".

При поступлении служебной корреспонденции от курьеров в разносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленного письма ставится дата и подпись работника, принявшего документ.

При поступлении по электронной почте документ не удаляется из электронной почты работника, получившего документ, до окончания работы с ним и списания его в дело.

13.1.1. При поступлении корреспонденции проверяется правильность ее доставки: целостность конвертов и другой упаковки, соответствие содержимого указанному на конверте. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью "лично", вскрываются. ЭП документа идентифицируется работником, принявшим документ.

13.1.2. В случае отсутствия в конверте документа или приложения к нему, несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа или обнаружения существенного повреждения документа составляется акт в двух экземплярах (в случае получения ошибочно доставленной корреспонденции - в трех экземплярах), один экземпляр акта отсылается отправителю.

13.1.3. Сохраняются конверты с корреспонденцией по судебным вопросам, а также в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документов. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются.

13.1.4. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности с одним экземпляром акта, составленного в соответствии с подпунктом 13.1.2 настоящего пункта, один экземпляр акта отсылается отправителю.

13.1.5. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается ответственными дежурными при Губернаторе и передается в отдел служебной корреспонденции для регистрации. Документы регистрируются как поступившие в рабочий день, следующий за соответствующим выходным или праздничным днем.

Документы, поступившие после 17:00 рабочего дня, передаются на регистрацию на следующий день. Документы, поступившие с отметками "срочно", "оперативно", а также телеграммы передаются на регистрацию незамедлительно.

13.2. Контроль поступающей корреспонденции на безопасность.

13.2.1. При вскрытии почтовых отправлений соблюдаются меры безопасности. При этом необходимо обращать внимание на следующие подозрительные детали:

- отсутствие адреса или фамилии отправителя или неразборчивое их написание;

- смещение центра тяжести письма к одной из его сторон;

- наличие самодельного конверта;

- чрезмерная масса письма для его размеров;

- следы проколов;

- адрес и наименование организации нанесены при помощи наклеенных букв из газет и журналов;

- есть ощущение, что в посылке или конверте что-то мягкое, похожее на глину или оконную замазку;

- посылка или письмо кривые или слишком тяжелые для своих размеров;

- посылка или письмо имеет грязные пятна или выглядит так, как будто из него что-то сочится;

- от письма или посылки исходит запах марципана или миндаля;

- на посылке или письме просматриваются очертания механизма, состоящего из тонкой пружины и имеющего очертания монеты.

13.2.2. Если в результате предварительного исследования установлено, что вложения почтовых отправлений содержат предметы или вещества, которые при вскрытии могут представлять опасность для жизни и здоровья людей, запрещается трогать подозрительную посылку или конверт. Если же данная корреспонденция взята в руки, необходимо осторожно отнести ее в угол, положить на пол. В обязательном порядке эвакуировать весь персонал из помещения и незамедлительно сообщить по телефонам экстренных служб: 101 - МЧС, 102 - полиция, 112 - единый номер вызова экстренных оперативных служб.

13.2.3. При получении корреспонденции, в которой содержится угроза о взрыве, необходимо положить это письмо в пластиковый пакет, стараясь по возможности трогать его как можно меньше, и незамедлительно сообщить по телефонам экстренных служб: 101 - МЧС, 102 - полиция, 112 - единый номер вызова экстренных оперативных служб.

13.3. Предварительное рассмотрение корреспонденции в отделе служебной корреспонденции.

Вся входящая корреспонденция предварительно сортируется для передачи:

- на рассмотрение Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации в соответствии с распределением обязанностей;

- в структурные подразделения администрации;

- в управление по работе с обращениями граждан администрации - обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, адресованные Губернатору, в Правительство (далее соответственно - управление по работе с обращениями, обращения граждан, организаций).

Основанием для принятия решения при предварительном рассмотрении является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

13.4. Регистрация поступающей корреспонденции.

13.4.1. Поступившие и прошедшие предварительную сортировку документы независимо от способа их доставки подлежат регистрации.

Документы, направляемые на рассмотрение Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства, заместителям председателя Правительства и руководителю администрации, регистрируются в отделе служебной корреспонденции, документы, поступившие на имя руководителей структурных подразделений администрации, - в соответствующих структурных подразделениях администрации. По отдельным вопросам документы не регистрируются (приложение N 23).

13.4.2. Документы на иностранных языках, поступившие в администрацию, направляются для перевода текстов в агентство международных связей Астраханской области. Датой регистрации является день поступления перевода текста в отдел служебной корреспонденции.

13.4.3. На документе, поступившем на бумажном носителе, в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп. На регистрационном штампе проставляется дата регистрации и входящий номер, состоящий из индекса секретариата и порядкового номера в пределах года.

13.4.4. Регистрация осуществляется в СЭД. При регистрации документа создается РКК, в которую вносятся следующие сведения:

- корреспондент (с указанием почтового адреса, адреса электронной почты и номера телефона (при наличии);

- автор;

- тематика;

- вид документа;

- номер документа;

- дата документа;

- краткое содержание;

- исполнитель;

- способ доставки;

- подразделение регистрации (соответствующий номер секретариата);

- количество листов основного документа и приложения.

Корреспонденция, поступившая повторно (корреспонденция, адресованная Губернатору, в Правительство от одного и того же автора по одному и тому же вопросу), в период рассмотрения первоначально поступившей, регистрируется и приобщается к ранее поступившей.

Электронные копии документов, поступивших на бумажных носителях, присоединяются к РКК указанных документов.

Не создаются электронные копии: документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", распоряжений Губернатора, Правительства, администрации по кадровым вопросам (за исключением награждения, назначения и освобождения от замещаемой должности, присвоения классных чинов), документов, содержащих персональные данные, документов по вопросам проведения служебных проверок в отношении лиц, замещающих государственные должности и должности государственной гражданской службы Астраханской области, а также документов, сканирование которых технически невозможно.

13.4.5. Поступившие электронные документы регистрируются в СЭД с соблюдением требований настоящей Инструкции, установленных для документов на бумажных носителях.

13.4.6. После регистрации электронная копия документа или электронный документ включается в СЭД и направляется по маршруту в соответствующий секретариат на рассмотрение.

Документ на бумажном носителе также передается в соответствующий секретариат на рассмотрение.

13.5. Порядок рассмотрения документов Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителями председателя Правительства и руководителем администрации и доведение документов до исполнителей.

13.5.1. На поступивший в электронной форме документ в течение трех рабочих дней в соответствующем секретариате готовится проект резолюции (в РКК во вкладке "Исполнение и контроль" указываются контролер, исполнители, отметка о постановке на контроль и плановая дата исполнения), который направляется руководителю на согласование. Руководитель знакомится с содержанием электронной версии документа и проектом резолюции, при необходимости корректирует проект резолюции, и после ее утверждения электронная версия документа направляется по СЭД исполнителям. В резолюции определяются ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с документами, дается указание по исполнению документа и определяются промежуточный (раздельный) и плановый (конечный) сроки исполнения.

При подготовке проекта резолюции на документе с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" и в случае отсутствия в документе запрета на его копирование в резолюции предусматривается количество экземпляров, которое необходимо для передачи исполнителям (соискателям).

При необходимости внесения изменений в резолюцию Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации ответственный исполнитель вправе направить письменное обращение к руководителю, утвердившему резолюцию, в течение четырех рабочих дней со дня передачи документов ответственному исполнителю.

В обращении указываются обоснование необходимости изменения резолюции, а также структурное подразделение администрации или исполнительный орган государственной власти, в компетенцию которого входит решение поставленных в документе вопросов, в случае необходимости изменения ответственного исполнителя (соисполнителя).

До принятия соответствующим руководителем решения об изменении резолюции в соответствии с абзацем шестым настоящего подпункта ответственный исполнитель организует работу с поступившим документом в соответствии с подпунктом 13.5.6 настоящего пункта.

По результатам рассмотрения обращения соответствующим руководителем в течение трех рабочих дней со дня поступления обращения принимается решение об изменении резолюции либо об отказе во внесении изменений в резолюцию.

Положения абзацев третьего-шестого настоящего подпункта не распространяются на документы с резолюцией "срочно", "оперативно".

13.5.2. В случае если документ поступил к руководителю, минуя регистрацию в отделе служебной корреспонденции, и на него наложена резолюция, документ подлежит обязательной последующей регистрации, включению в СЭД с внесением резолюции в РКК.

13.5.3. Подлинник документа согласно резолюции передается отделом служебной корреспонденции ответственному исполнителю с проставлением соответствующей отметки во вкладке "Местонахождение" РКК. Соисполнители работают с электронной версией документа. Соисполнителям, не являющимся пользователями СЭД, ответственным исполнителем направляется копия документа на бумажном носителе.

13.5.4. Документы с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" и подлежащие контролю направляются в структурное подразделение администрации, исполнительного органа государственной власти, уполномоченное осуществлять контроль за исполнением служебных документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", для проведения контроля.

13.5.5. Ответственным исполнителем считается исполнитель, который указан в резолюции руководителя первым.

В случае отсутствия заместителя председателя Правительства документы, относящиеся к компетенции членов Правительства, рассматриваются в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства Астраханской области, утвержденным постановлением Губернатора Астраханской области от 11.03.2020 N 44. Документы, относящиеся к компетенции исполнительного органа государственной власти, рассматриваются лицом, исполняющим обязанности руководителя соответствующего исполнительного органа государственной власти.

13.5.6. Ответственный исполнитель организует работу с поступившим документом, контролирует качество и своевременность исполнения поручений и обеспечивает подготовку отчетных и при необходимости ответных документов в соответствии с резолюцией.

13.5.7. Соисполнители при необходимости готовят информацию об исполнении документа ответственному исполнителю.

13.5.8. Ответственный исполнитель обобщает информацию, поступившую от соисполнителей, готовит проект ответа адресату, обобщенный отчетный документ.

Обобщенный отчетный документ представляется на подпись соответствующему руководителю исполнителем документа по согласованию с соисполнителями (при необходимости).

Обобщенная справка на бумажном носителе или второй экземпляр ответа прикладывается к подлиннику входящего документа для списания в дело.

13.5.9. Документ считается исполненным в том случае, когда выполнены все содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы, направлены ответы всем заинтересованным адресатам, представлен отчетный документ и результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение, и документ снят с контроля.

13.5.10. При работе с документами (поручениями), не требующими детальной проработки и подготовки отчетного документа, исполнитель указывает результат рассмотрения в краткой форме, например: "Принято к руководству", "Принято к сведению", "Дан устный ответ", "Включено в план работы", "Принял участие" и т.п., и при списании в дело прилагает к документу распечатку отчета "Состояние исполнения документа".

13.5.11. На исполненном документе, на нижнем поле первого листа или приложенной к нему справки (информации), руководителем, осуществляющим контроль (Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителем председателя Правительства, руководителем администрации, руководителями соответствующих секретариатов, начальником управления документационного обеспечения и контроля администрации), проставляется отметка "В дело", дата и подпись. Работником соответствующего секретариата к отметке "В дело" проставляется номер дела по номенклатуре и отметка о положительном, отрицательном или ином результате решения вопроса. Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

13.5.12. Для списания в дело электронного документа, если не предполагается хранение в электронном виде в соответствии с номенклатурой, его необходимо распечатать, поставить реквизиты, заверить копию электронного документа, приложить отчетные документы (или их заверенные копии) с отметкой о снятии с контроля, ответы адресатам (заявителям) и списать по требованиям настоящей Инструкции, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

13.5.13. Сведения о завершении работы над документом вносятся отделом служебной корреспонденции в РКК при условии корректного заполнения всеми исполнителями соответствующих отчетов в РКК во вкладке "Исполнение и контроль", проставления фактических дат исполнения с приложением электронных версий отчетных документов (справок, ответов, информаций). При несоблюдении этих условий документ возвращается в соответствующий секретариат.

Сведения об окончании работы над служебной корреспонденцией, не поставленной на контроль, вносятся секретариатом, завершающим работу над документом (приложение N 24).

13.6. Организация работы с исходящими документами.

13.6.1. Организация работы с исходящими документами включает: составление и оформление проекта документа, согласование, подписание, регистрацию, отправку.

13.6.2. Ответственность за составление и оформление проекта документа в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными государственными органами и должностными лицами возлагается на исполнителя документа.

Секретариаты Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации при поступлении документов на подпись соответствующему руководителю проверяют правильность их оформления и на соответствие ГОСТ Р 7.0.97-2016, регламентам Губернатора, Правительства и настоящей Инструкции.

13.6.3. Регистрация осуществляется:

- исходящих документов Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства (инициативных или ответных документов в федеральные органы государственной власти), руководителя администрации - в отделе служебной корреспонденции;

- документов структурных подразделений администрации - специалистами, отвечающими за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях администрации.

13.6.4. Регистрация осуществляется в СЭД путем создания РКК, в которой указываются: адресат, краткое содержание документа, фамилия лица, подписавшего документ, и исполнителя, дата регистрации, регистрационный номер (устанавливается автоматически), номер дела, в которое будет помещен второй экземпляр, и другие необходимые данные. Первый экземпляр документа сканируется и прикрепляется к РКК для включения в СЭД.

13.6.5. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах года. Регистрационный номер документа и дата проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на втором экземпляре.

13.6.6. При регистрации ответного документа РКК исходящего документа связывается с РКК входящего документа-запроса.

13.6.7. Переписка между исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями администрации, включенными в СЭД, осуществляется в электронной форме с использованием ЭП.

13.6.8. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

13.6.9. Исходящие письма на бумажном носителе отправляются с подлинной подписью. Второй экземпляр зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющий все необходимые визы и приложения, хранится в деле согласно номенклатуре дел. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания передается на рассылку необходимое количество его копий.

13.6.10. Служебные документы, в реквизиты которых не входят адресат, другие элементы, необходимые для рассылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации, должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.

13.6.11. Отделом служебной корреспонденции осуществляется проверка правильности оформления документа, его комплектность и соответствие количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

13.6.12. В отделе служебной корреспонденции производится сортировка документов по способу отправки адресату (фельдъегерской службой, через почтовое отделение простой или заказной корреспонденцией, электронной почтой, посредством МЭДО).

13.6.13. Структурные подразделения администрации обрабатывают служебную корреспонденцию, предназначенную для отправки по почте. Оформление адреса на корреспонденции, направляемой юридическим и физическим лицам, должно соответствовать пункту 4.11 раздела 4 настоящей Инструкции. Указанная корреспонденция сдается на конвертирование и отправку в отдел служебной корреспонденции под подпись в учетном журнале.

13.6.14. Документы подлежат отправке не позднее трех дней с момента их передачи в отдел служебной корреспонденции на конвертирование и отправку.

13.6.15. Исходящие документы, подписанные Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства, адресованные в федеральные органы государственной власти, отправляются в электронном виде посредством системы МЭДО, если не требуется иное. Отправка электронных сообщений из СЭД посредством системы МЭДО осуществляется в тестовом режиме с дублированием документов на бумажном носителе не менее одного месяца с момента подключения участника МЭДО. При отсутствии технической возможности формирования указанных документов в электронном виде их отправка осуществляется на бумажном носителе фельдъегерской службой.

Необходимость использования фельдъегерской службы в других случаях определяется начальником управления документационного обеспечения и контроля администрации, начальником отдела служебной корреспонденции.

13.6.16. Передача корреспонденции на бумажных носителях исполнительным органам государственной власти и структурным подразделениям администрации производится через адресные ячейки, находящиеся в отделе служебной корреспонденции, под подпись в журналах учета. Выемка указанной корреспонденции работниками исполнительных органов государственной власти и структурных подразделений администрации должна производиться ежедневно. О наличии срочных документов сообщается в соответствующий исполнительный орган государственной власти и структурное подразделение администрации.

13.6.17. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом служебной корреспонденции в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

Документы, отправленные почтовой связью, но не полученные адресатом и возвращенные в отдел служебной корреспонденции, передаются исполнителю для направления адресату.

13.6.18. Реестры на отправляемую корреспонденцию составляются в СЭД. Наименования организаций, адреса берутся из справочников.

13.6.19. Работа со служебной корреспонденцией при необходимости осуществляется только с использованием официального адреса электронной почты работника администрации, структурного подразделения администрации.