Приложение

Приложение
к приказу ФНС России
от 20 октября 2020 г. N ЕД-7-10/762@

Требования
к оформлению и отправке служебных писем в системе Федеральной налоговой службы

1. Настоящие Требования к оформлению и отправке служебных писем в системе Федеральной налоговой службы (далее - Требования) регламентируют некоторые вопросы оформления и отправки служебных писем территориальных органов ФНС России (за исключением писем, составляющих внутреннюю переписку).

Настоящий порядок не распространяется на обмен документами, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами, и на обмен технологическими данными.

2. На бумажных носителях согласуются ¹, утверждаются и направляются следующие виды документов:

- письма в органы государственной власти, с которыми не налажен обмен в электронной форме либо с пометкой "Для служебного пользования";

- письма заявителю, обратившемуся в налоговый орган в бумажном виде (ответы на обращения, уведомления о перенаправлении обращения, уведомления о продлении срока и др.);

- письма в налоговые органы, входящие в Перечень документов, подлежащих обмену в бумажном виде между центральным аппаратом ФНС России, управлениями ФНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональными инспекциями ФНС России, утвержденный приказом ФНС России от 25.07.2011 N ММВ-7-10/463, а также в Перечень документов, подлежащих обмену на бумажных носителях между управлениями ФНС России по субъектам Российской Федерации (межрегиональными инспекциями ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам) и нижестоящими инспекциями (далее - Перечни документов на бумажных носителях).

На бумажных носителях согласуются, утверждаются, но отправляются в электронной форме письма в налоговые органы с пометкой "Для служебного пользования". Отправка писем осуществляется по электронной почте, оснащенной средствами криптографической защиты информации.

В электронной форме согласуются, утверждаются и направляются все остальные документы.

3. Все служебные письма в электронной форме подготавливаются с использованием электронных шаблонов бланков налоговых органов.

Служебные письма, отправляемые на бумажном носителе в налоговый орган (организацию, находящуюся в ведении ФНС России), распечатываются без использования гербового бланка (бланка, содержащего изображение Государственного герба Российской Федерации изготовленного типографским способом) налогового органа (на чистых листах бумаги). В этом случае распечатывание осуществляется с воспроизведением электронного шаблона бланка налогового органа.

Служебные письма, отправляемые на бумажном носителе любому другому адресату, распечатываются с использованием гербового бланка налогового органа.

4. При оформлении служебного письма учитывается следующее.

4.1. Если письмо направляется в бумажном виде в один или несколько адресов (до 4 включительно), то оформляется несколько оригиналов (по числу адресатов):

- для адресатов - налоговых органов (организаций, находящихся в ведении ФНС России) - оригиналы, распечатанные с использованием электронных шаблонов бланков (без использования гербовых бланков, изготовленных типографским способом);

- для остальных адресатов - оригиналы, распечатанные с использованием гербовых бланков.

4.2. Если письмо направляется в бумажном виде в несколько адресов (свыше 4), то оформляется один оригинал документа:

- если все адресаты являются налоговыми органами (организациями, находящимися в ведении ФНС России) - оригинал, распечатанный без использования гербового бланка;

- в остальных случаях - оригинал, распечатанный с использованием гербового бланка.

4.3. Если письмо направляется в бумажном виде физическому или юридическому лицу (включая органы власти) и в электронной форме в налоговый орган (организацию, находящуюся в ведении ФНС России), то оформляется один оригинал, распечатанный с использованием гербового бланка;

Физическому или юридическому лицу (включая органы власти) направляется оригинал, распечатанный с использованием гербового бланка.

В налоговый орган направляется сканированный образ бумажного оригинала.

4.4. Если письмо направляется в электронной форме физическому или юридическому лицу (включая органы власти) и в электронной форме в налоговый орган (организацию, находящуюся в ведении ФНС России), то письмо оформляется в электронной форме (без бумажного документирования).

4.5. Если письмо направляется в электронной форме в один или несколько адресов физическому или юридическому лицу (включая органы власти), то письмо оформляется в электронной форме (без бумажного документирования).

4.6. Если письмо направляется в электронной форме в один или несколько налоговых органов (организаций, находящихся в ведении ФНС России), то письмо оформляется в электронной форме (без бумажного документирования).

Если ДСП-письмо направляется в электронной форме в один или несколько налоговых органов (организаций, находящихся в ведении ФНС России), то оформляется один оригинал письма, распечатанный без использования гербового бланка. ДСП-письмо отправляется по электронной почте, оснащенной средствами криптографической защиты информации.

4.7. Если письмо адресовано налоговому органу (организации, находящейся в ведении ФНС России), но впоследствии подлежит предоставлению третьему лицу, то оригинал оформляется с использованием гербового бланка.

5. Служебное письмо в электронной форме направляется в налоговые органы, в ФКУ "Налог-Сервис ФНС России" (филиалы ФКУ "Налог-Сервис ФНС России"), в АО "ГНИВЦ" одним из следующих способов:

- в форме электронного документа - файла документа, созданного в электронной форме с использованием электронного шаблона бланка. Исходящий электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП). Если файл документа имеет формат PDF/A, адресату документ поступает в визуализированном виде. При этом УКЭП не пересылается;

- в форме электронного образа документа - электронной копии документа, полученной в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе. Электронный образ документа должен содержать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронный образ документа УКЭП не подписывается.

Остальным адресатам документ в электронной форме направляется в виде электронного документа в формате PDF/A, подписанного УКЭП. Адресату документ поступает в визуализированном виде.

6. Копии документов, перечисленных в Перечнях документов на бумажных носителях, могут отправляться в электронной форме с учетом следующего:

- документы, совместные или согласованные с органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления, пересылаются в форме электронных образов документов без сопроводительного письма;

- остальные документы пересылаются с сопроводительным письмом, к которому прилагаются пересылаемые электронные образы документов. Файл сопроводительного письма должен быть подписан УКЭП.

------------------------------

¹ Допускается издание собственного приказа, предусматривающего осуществление согласования в электронной форме.