Приложение. Положение о Единой системе электронного документооборота Алтайского края

Приложение

Утверждено
приказом Министерства
цифрового развития и связи
Алтайского края
от 19 октября 2020 N 92

Положение
о Единой системе электронного документооборота Алтайского края

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет организацию Единой системы электронного документооборота Алтайского края (далее - ЕСЭД, "система электронного документооборота").

Система электронного документооборота является элементом цифрового государственного управления в части обеспечения деятельности Правительства Алтайского края, органов исполнительной власти Алтайского края, органов местного самоуправления Алтайского края и подведомственных организаций при работе с документами, в том числе юридически значимыми, и межведомственном электронном взаимодействии.

1.2. В настоящем положении используются следующие термины и аббревиатуры:

участники системы электронного документооборота (далее - "участники ЕСЭД") - органы исполнительной власти Алтайского края, органы местного самоуправления, подведомственные и иные организации;

участники системы межведомственного электронного документооборота (далее - "участники МЭДО") - федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы и организации;

пользователь - сотрудник участника ЕСЭД, наделенный в установленном порядке правами доступа к системе электронного документооборота;

локальный системный технолог - сотрудник, ответственный за сопровождение работы пользователей участника ЕСЭД, наделенный правами доступа к справочникам системы электронного документооборота;

усиленная квалифицированная электронная подпись - электронная подпись, которая соответствует следующим признакам:

получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

МЭДО (система межведомственного электронного документооборота) - федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников системы межведомственного электронного документооборота;

ССТУ.РФ (сетевой справочный телефонный узел) - информационный ресурс для размещения государственными органами и органами местного самоуправления, государственными и муниципальными учреждениями и иными организациями, осуществляющими публично значимые функции, результатов рассмотрения обращений граждан;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронная копия документа - документ на электронном носителе, полученный путем сканирования подлинника документа и содержащий подпись должностного лица и (или) печать соответствующей организации;

юридически значимый электронный документ - электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью.

1.3. В системе электронного документооборота создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные копии документов;

документы, полученные по системе МЭДО.

1.4. В системе электронного документооборота применяется усиленная квалифицированная электронная подпись:

для заверения электронных копий документов, визирования и подписания проектов документов;

для признания электронных документов равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью должностного лица.

1.5. Система электронного документооборота призвана решать следующие задачи:

вовлечение участников ЕСЭД в процесс обмена документами, в том числе юридически значимыми электронными документами;

соблюдение унифицированных правил регистрации, управления, доступа к электронным документам, а также проектам к ним;

осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения документов;

оперативная доставка документов и проектов к ним;

хранение документов, передача их в архив и последующее уничтожение в ЕСЭД.

1.6. ЕСЭД является государственной информационной системой Алтайского края.

1.7. Участники ЕСЭД осуществляют свою работу в системе электронного документооборота в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации в сфере информационной безопасности.

2. Назначение ЕСЭД

2.1. ЕСЭД создана на основе программного продукта "Система электронного документооборота "Дело" и предназначена:

для регистрации, обработки и хранения образующихся в деятельности документов;

для размещения электронных документов, в том числе юридически значимых, и поручений к ним;

для организации работы с проектами документов;

для однократного ввода и многократного использования документов в электронном виде;

для поиска электронных документов и поручений к ним;

для контроля за прохождением, исполнением документа и качеством подготовки проектов документов;

для получения оперативной аналитической и статистической отчетности;

для организации юридически значимого электронного документооборота между участниками ЕСЭД;

для осуществления планирования и организации деятельности участников ЕСЭД.

2.2. Работа с документами в ЕСЭД осуществляется в соответствии с федеральным законодательством, нормативными правовыми актами Алтайского края, регламентами, методическими рекомендациями и инструкциями.

2.3. Использование ЕСЭД обеспечивает:

доступ пользователей к электронным документам, а также проектам к ним с момента их регистрации или внесения изменений;

разграничение прав доступа пользователей к электронным документам, а также проектам к ним;

протоколирование работы пользователей.

3. Порядок подключения к ЕСЭД

3.1. Подключение участников ЕСЭД осуществляется путем подачи заявки в уполномоченный орган. Форма заявки определяется приказом уполномоченного органа.

3.2. Подключение органов местного самоуправления Алтайского края осуществляется на основании соглашения о присоединении. Форма соглашения определяется приказом уполномоченного органа.

3.3. Присоединение к системе электронного документооборота подведомственных организаций осуществляется по согласованию с органами исполнительной власти Алтайского края, являющимися их учредителями.

3.4. Присоеди