Приказ Министерства социального развития Пермского края от 13 августа 2020 г. N СЭД-33-01-03/1-216 "Об утверждении Инструкции по ведению личных дел получателей мер социальной помощи и поддержки" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства социального развития Пермского края от 13 августа 2020 г. N СЭД-33-01-03/1-216
"Об утверждении Инструкции по ведению личных дел получателей мер социальной помощи и поддержки"

В целях обеспечения единого порядка ведения личных дел отдельных категорий граждан, имеющих право на получение государственной социальной помощи, мер социальной поддержки и иных социальных выплат, приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по ведению личных дел отдельных категорий граждан, имеющих право на получение государственной социальной помощи, мер социальной поддержки и иных социальных выплат, согласно приложению к настоящему Приказу.

2. Начальнику отдела документационного обеспечения Министерства социального развития Пермского края (далее - Министерство) Абышевой Т.В. обеспечить ознакомление с настоящим Приказом заместителей министра, начальника отдела информационных технологий и сопровождения регистра Министерства Косожихиной Е.И., руководителей территориальных управлений Министерства, подведомственного учреждения Министерства ГКУ "Центр социальных выплат и компенсаций Пермского края".

3. Настоящий Приказ вступает в силу с момента подписания.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Министр

П.С. Фокин

Инструкция
по ведению личных дел отдельных категорий граждан, имеющих право на получение государственной социальной помощи, мер социальной поддержки и иных социальных выплат
(утв. приказом Министерства социального развития Пермского края от 13 августа 2020 г. N СЭД-33-01-03/1-216)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к организации работы с документами отдельных категорий граждан, имеющих право на получение государственной социальной помощи, мер социальной поддержки и иных социальных выплат (далее - получатель государственных услуг), обращающихся в Министерство, территориальные органы Министерства, государственное казенное учреждение "Центр социальных выплат и компенсаций Пермского края" (далее - Министерство, учреждение, ТУ, ЦСВ).

1.2. Ответственность за организацию работы по оформлению, хранению, комплектованию, учету и использованию документов, заполняемых на получателей государственных услуг, несут заместители министра, руководители ТУ, директор ЦСВ.

1.3. Ведение работ по оформлению, хранению, комплектованию, учету и использованию документов закрепляется за сотрудником должностным регламентом Министерства, ТУ или приказом директора ЦСВ.

II. Состав подлежащих хранению документов и сроки хранения

2.1. К подлежащим хранению документам, заполняемым на получателей государственных услуг, относятся:

- заявление о предоставлении государственной услуги и необходимые документы, предусмотренные действующими административными регламентами;

- карточка личного дела получателя государственной услуги, которая формируется в Единой автоматизированной информационной системе "Социальный регистр населения" (далее - ЕАИС).

2.2. Заявление о предоставлении государственной услуги, прилагаемые к нему документы, карточка личного дела получателя государственной услуги составляют личное дело получателя государственных услуг (далее - Личное дело).

2.3. В Министерстве, ТУ, ЦСВ образуются следующие виды Личных дел, подлежащих хранению:

2.3.1. Личные дела получателей государственной социальной помощи;

2.3.2. Личные дела получателей мер социальной поддержки;

2.3.3. Личные дела получателей иных социальных выплат.

2.4. Личные дела хранятся 5 лет с момента последнего обращения получателя за государственной услугой.

III. Требования к оформлению Личных дел

3.1. Оформление Личных дел - проведение работ по их подготовке к хранению, представляет собой комплекс работ по их технической обработке, включающий: подшивку (переплет) дел, нумерацию листов дела, составление внутренней описи и листа-заверителя, оформление обложки дела.

3.2. На лицевой обложке Личного дела указываются наименование организации, территория, номер дела, фамилия, имя, отчество получателя, вид государственной услуги, а также льготный статус получателя (при наличии). Все надписи на обложке следует выполнять четко, без исправлений, помарок, приписок, подчисток, чернилами (пастой) либо в отпечатанном виде.

3.3. На внутренней стороне обложки указываются:

3.3.1. адрес регистрации (обращения);

3.3.2. домашний (сотовый) телефон;

3.3.3. способ получения государственный услуги.

3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка документов, включенных в Личное дело, все листы, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются. Номера листов проставляются простым (графитовым) карандашом в верхнем правом углу, не задевая текст документа. Внутри Личного дела документы (их копии) располагаются в хронологическом порядке.

3.5. Все ксерокопии документов в Личном деле должны быть заверены должным образом: надпись или штамп "копия верна", печать "для документов", дата, подпись специалиста с расшифровкой подписи.

3.6. Личные дела размещаются по нарастанию регистрационных номеров личных дел или в алфавитном порядке с разбивкой по годам. При наличии в Министерстве, ТУ, ЦСВ большого количества Личных дел допускается иной порядок их размещения.

IV. Подготовка и передача Личных дел на хранение в архив

4.1. Отбор, проверку оформления Личных дел, снятых с учета и подлежащих хранению в архиве, осуществляют уполномоченные сотрудники Министерства, ТУ и ЦСВ.

4.2. Личные дела в архивные учреждения не передаются и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

V. Обеспечение сохранности Личных дел

5.1. Для обеспечения сохранности Личных дел должен проводиться комплекс мероприятий, включающий:

- создание оптимальных условий хранения Личных дел;

- хранение Личных дел в специально выделенном и оборудованном помещении;

- обеспечение физико-химической сохранности документов.

5.2. Оптимальные условия хранения Личных дел обеспечиваются:

- выделением отдельного, специально оборудованного помещения (места);

- оборудованием помещения противопожарной сигнализацией, средствами пожаротушения;

- созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима, проведением санитарно-гигиенических и противоэпидемических мероприятий (уборка, ремонт, уничтожение грызунов и т.д.).

5.3. Для размещения Личных дел применяется специальное оборудование, обеспечивающее защиту от несанкционированного доступа, - сейфы, металлические шкафы и т.д.

5.4. В помещении, где хранятся Личные дела, на видном месте вывешиваются:

- инструкция о мерах пожарной безопасности;

- план эвакуации граждан, документов и имущества на случай пожара;

- списки лиц, допущенных в помещение хранения Личных дел.

5.5. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, злоумышленного проникновения в помещение посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране Личных дел.

5.6. В случае утери или порчи Личных дел по вине учреждения восстановление документов осуществляется учреждением, которое предоставляет данные государственные услуги.

Лица, по вине которых произошла утрата или порча Личных дел или документов (их копий) из Личных дел, несут ответственность в порядке, установленном законодательством.