Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве энергетики Российской Федерации

1. Правила обработки персональных данных в Министерстве энергетики Российской Федерации (далее - Правила, Министерство соответственно) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Министерстве.

Правила определяют политику Министерства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, и определяют цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

2. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, а также Правил.

3. Обработка персональных данных в Министерстве выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

4. При обработке персональных данных в Министерстве, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны соблюдаться требования Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 38, ст. 4320).

5. Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с возложенными обязанностями федеральными государственными гражданскими служащими Министерства (далее - гражданские служащие Министерства), замещающими должности, предусмотренные перечнем должностей федеральной государственной гражданской службы Министерства энергетики Российской Федерации, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, утвержденным приказом Министерства в соответствии с подпунктом "б" пункта 1 перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211.

6. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется путем:

7. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных частями 2 и 2.1 статьи 10 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3451; 2020, N 17, ст. 2701) (далее - Федеральный закон "О персональных данных").

8. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, за исключением случаев, указанных в пунктах 2 - 11 части 1 статьи 6, пунктах 2 - 10 части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных".

9. К субъектам персональных данных, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве в соответствии с Правилами, относятся:

10. Персональные данные субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 9 пункта 9 Правил, обрабатываются в целях обеспечения задач кадровой работы, в том числе кадрового учета, делопроизводства, содействия в осуществлении служебной (трудовой) деятельности, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности субъектов персональных данных, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, а также в целях противодействия коррупции.

11. Персональные данные субъектов персональных данных, указанных в подпункте 11 пункта 9 Правил, обрабатываются в целях предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций.

12. Перечень персональных данных, обрабатываемых в Министерстве энергетики Российской Федерации в связи с реализацией служебных или трудовых отношений, а также в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций, утверждается приказом Министерства в соответствии с подпунктом "б" пункта 1 перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211.

13. Обработка персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от гражданского служащего Министерства.

В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего Министерства у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего Министерства заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему Министерства о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

14. В Министерстве осуществляется обработка персональных данных гражданских служащих Министерства и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - лица, заинтересованные в субсидии, единовременная субсидия соответственно).

15. Перечень персональных данных, подлежащих обработке в связи с предоставлением единовременной субсидии, включает в себя:

16. Обработка персональных данных в соответствии с настоящей главой осуществляется на основании заявления гражданского служащего Министерства о постановке на учет для предоставления единовременной субсидии, представляемого в комиссию по рассмотрению вопросов предоставления государственным гражданским служащим Министерства энергетики Российской Федерации единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - комиссия Министерства).

17. Обработка персональных данных лиц, заинтересованных в субсидии, осуществляется гражданскими служащими Министерства, входящими в состав комиссии Министерства.

18. В Министерстве обработка персональных данных граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и в полном объеме рассмотрения их устных и письменных обращений в порядке, установленном Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

19. Персональные данные граждан, обратившихся в Министерство лично, а также направивших индивидуальные или коллективные обращения в письменной форме или в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.

20. В связи с рассмотрением поступивших в Министерство обращений граждан обработке подлежат следующие персональные данные:

21. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных" и Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

22. Обработка персональных данных в Министерстве может осуществляется с использованием автоматизированных информационных систем.

23. Доступ к автоматизированным информационным системам гражданских служащих Министерства, осуществляющих обработку персональных данных в автоматизированных информационных системах, реализуется посредством учетной записи, состоящей из имени пользователя и пароля.

24. Доступ к автоматизированным информационным системам предоставляется в соответствии с должностными обязанностями гражданских служащих Министерства.

25. Информация может размещаться в автоматизированных информационных системах как в автоматическом, так и в ручном режиме, при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

26. Обеспечение безопасности при обработке персональных данных в автоматизированных информационных системах Министерства осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 45, ст. 6257) и достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также иных неправомерных действий в отношении персональных данных согласно статье 19 Федерального закона "О персональных данных".

27. Обработка персональных данных гражданских служащих Министерства, работников Министерства, руководителей организаций и работников организаций осуществляется в течение всего периода прохождения федеральной государственной гражданской службы (работы) в Министерстве и работы в организациях, подведомственных Министерству.

28. Обработка персональных данных претендентов на замещение вакантной должности федеральной государственной гражданской службы в Министерстве, лиц, допущенных к участию в конкурсе на замещение указанной должности, осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 6, ст. 439; 2017, N 37, ст. 5506).

29. Срок хранения персональных данных лиц, заинтересованных в субсидии, а также срок хранения персональных данных в автоматизированных информационных системах Министерства определяется в соответствии с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 сентября 2007 г., регистрационный N 10194), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28 апреля 2011 г. N 412 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20 мая 2011 г., регистрационный N 20831).

30. Персональные данные хранятся в структурных подразделениях Министерства у гражданских служащих Министерства, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным.

31. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

32. При обработке персональных данных должно обеспечиваться раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных Правилами.

33. Контроль за хранением и использованием материальных носителей, содержащих персональные данные, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют непосредственные руководители гражданских служащих Министерства, осуществляющих обработку персональных данных.

34. Документы, содержащие персональные данные, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению.

35. Документы, содержащие персональные данные, на бумажном носителе до истечения срока их хранения передаются в архив Министерства для хранения или уничтожения.

36. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

37. Вопрос об уничтожении документов, содержащих персональные данные, по истечении срока их хранения в Министерстве рассматривается на заседании Центральной экспертной комиссии Министерства энергетики Российской Федерации (далее - экспертная комиссия Министерства). На основании представленного лицом, ответственным за архивную обработку документов, в экспертную комиссию Министерства акта о выделении документов к уничтожению выносится решение о его согласовании (несогласовании).

38. Уничтожение персональных данных на электронных носителях производится под контролем гражданского служащего Министерства, осуществляющего мероприятия по защите государственной тайны, гражданским служащим Департамента информационного обеспечения и цифровой трансформации ТЭК Министерства путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

39. Уничтожению подлежат обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральными законами.

40. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение срока, указанного в частях 3 - 5 статьи 21 Федерального закона "О персональных данных", осуществляется блокирование таких персональных данных или обеспечивается их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Министерства) и обеспечивается уничтожение персональных данных в срок не более чем 6 (шесть) месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами.

41. Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

42. Формирование, ведение и хранение в течение установленного срока личных дел гражданских служащих Министерства, руководителей организаций, иных материалов, содержащих их персональные данные, ведение и хранение личных карточек гражданских служащих Министерства, личных карточек руководителей организаций, а также хранение личных дел лиц, уволенных с гражданской службы из Министерства, руководителей организаций, с дальнейшей их передачей в архив, осуществляются кадровой службой Министерства в порядке, определенном Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2242; 2019, N 30, ст. 4291).