Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности в администрации города Хабаровска

Приложение N 1

Положение
об организации проектной деятельности в администрации города Хабаровска
(утв. постановлением администрации города Хабаровска от 25 марта 2020 года N 1081)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о проектной деятельности (далее - Положение) определяет цели, условия и порядок организации проектной деятельности в администрации города Хабаровска (далее - проектная деятельность).

1.2. Термины, используемые в настоящем Положении:

1) проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

2) проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов;

3) муниципальный проектный офис - координационно-контрольный орган в сфере управления проектной деятельностью, принимающий ключевые управленческие решения в части планирования и контроля проектной деятельности, а также организующий планирование, реализацию и контроль проектной деятельности в администрации городского округа "Город Хабаровск";

4) приостановление проекта - временное прекращение реализации мероприятий проекта с возможностью последующего возобновления их выполнения;

5) управление проектом - деятельность, связанная с планированием, организацией и контролем за использованием трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов, выделенных для реализации проекта;

6) проектная документация - предложение по проекту, паспорт проекта, сводный план проекта, итоговый отчет по проекту;

7) этап реализации проекта - ограниченный во времени набор мероприятий проекта, объединенных с целью достижения основного результата выделенной (обособленной) части проекта;

8) мероприятие проекта - имеющий сроки начала и окончания комплекс связанных действий, выполняемых для достижения результата проекта;

9) блок мероприятий проекта - часть проекта, объединяющая несколько мероприятий проекта с целью достижения цели проекта;

10) результат проекта - измеримое выражение социальных, экономических и иных эффектов, полученных в результате реализации проекта;

11) контрольная точка проекта - значимое событие проекта, отражающее получение измеримых результатов проекта и имеющее срок окончания;

12) бюджет проекта - сумма финансовых средств, необходимых для реализации проекта;

13) мониторинг проектной деятельности - систематический сбор информации и ее анализ с целью прогнозирования и оценки хода реализации проекта.

Иные термины, используемые в настоящем Положении, применяются в значениях, определенных Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.2018 N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации".

1.3. Основной целью организации проектной деятельности является обеспечение достижения запланированных результатов при осуществлении деятельности, которая характеризуется как имеющая определенные и достижимые сроки реализации, направленная на достижение конкретных целей и предполагающая координированное выполнение взаимосвязанных действий.

1.4. Иные цели организации проектной деятельности:

- соблюдение и сокращение сроков достижения результатов;

- повышение эффективности использования ресурсов;

- прозрачность, обоснованность и своевременность принимаемых решений;

- повышение эффективности внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия между участниками проектной деятельности за счет использования единых подходов проектного управления.

1.5. Уполномоченным органом по вопросам внедрения проектной деятельности в администрации города Хабаровска является управление экономического развития.

1.6. Реализации, в соответствии с настоящим Положением, подлежат проекты, направленные на достижение целей и задач, определенных в документах стратегического планирования городского округа "Город Хабаровск" и (или) нормативных правовых актах городского округа "Город Хабаровск", и проекты, инициируемые в соответствии с поручениями мэра города Хабаровска.

1.7. Факторами, свидетельствующими о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, являются:

- результаты проекта уникальные и (или) инновационные;

- выполнение работ по проекту имеет сложность, требующую тщательного планирования и контроля реализации либо необходимость межведомственного взаимодействия;

- высокие риски выполнения работ проекта;

- ограниченность ресурсов (временные, материальные и пр.);

- реализация мероприятий в виде проекта принесет дополнительные эффекты (экономию ресурсов, повышение результативности работ и пр.).

2. Организационная структура управления проектной деятельностью

2.1. Управление проектной деятельностью предполагает планирование, организацию и контроль проектной деятельности, в том числе установление правил проектной деятельности, обеспечение взаимодействия между участниками проектной деятельности.

2.2. Организационная структура системы управления проектной деятельностью включает в себя:

а) постоянные органы управления проектной деятельностью:

- муниципальный проектный офис (далее - МПО);

б) временный орган управления проектной деятельностью - проектная команда, в которую входят:

- руководитель проекта;

- проектная команда, состоящая из специалистов, ответственных за реализацию блоков мероприятий проекта, специалистов, ответственных за реализацию входящих в блоки мероприятий проекта отдельных мероприятий проекта;

в) вспомогательные органы управления проектной деятельностью:

- экспертные группы.

2.3. Участники проектной деятельности:

- структурные подразделения администрации города Хабаровска, должностные лица и муниципальные служащие;

- подведомственные администрации города Хабаровска организации и их представители;

- иные физические и юридические лица, которые участвуют в управлении проектной деятельностью в администрации города Хабаровска и ее реализации (далее - участники проектной деятельности).

3. Функции органов управления проектной деятельностью

3.1. Муниципальный проектный офис.

3.1.1. Функции муниципального проектного офиса:

1) принимает решения:

- об открытии проекта, подготовке паспорта проекта и утверждении состава группы управления проектом;

- об отклонении проекта;

- о закрытии проекта с соответствующим статусом его реализации и утверждении итогового отчета по проекту;

2) координирует деятельность участников проекта по вопросам, отнесенным к компетенции муниципального проектного офиса;

3) сопровождает реализацию проекта на всех этапах его жизненного цикла;

4) оказывает консультационное содействие команде проекта;

5) обеспечивает мониторинг реализации проектов, инициирует рассмотрение вопросов, требующих решений руководителей проектов;

6) координирует работу по накоплению опыта и развитию профессиональной компетентности в сфере проектной деятельности.

3.2. Временный орган управления проектной деятельностью - проектная команда.

3.2.1. Руководитель проектной команды.

- оказывает всестороннее содействие успешной реализации проекта;

- рассматривает информацию о ходе реализации проекта;

- обеспечивает формирование проектной команды и организует ее работу;

- руководит проектной команды;

- оценивает эффективность и результативность деятельности проектной команды;

- осуществляет управление реализацией проекта;

- обеспечивает достижение показателей проекта в соответствии с контрольными точками, предусмотренными сводным планом проекта.

3.2.2. Проектная команда:

- обеспечивает выполнение работ по проекту в соответствии с планами и иными документами проекта, указаниями руководителя проекта;

- специалисты, ответственные за реализацию блока мероприятий проекта, обеспечивают выполнение блока мероприятий проекта согласно сводному плану проекта;

- специалисты, ответственные за реализацию отдельных мероприятий проекта, выполняют отдельные мероприятия проекта, предусмотренные блоком мероприятий проекта согласно сводному плану проекта.

3.3. Экспертная группа

Экспертная группа проекта может формироваться в целях внешнего экспертного сопровождения реализации проекта.

Экспертная группа проекта оказывает содействие руководителю проекта в разработке наиболее эффективных путей достижения целей и результатов проекта, мер реагирования на риски и открывшиеся возможности в разрешении сложных вопросов в содержательной части проекта.

Экспертная группа проекта готовит заключения о сводном плане проекта, а также представляет муниципальному проектному офису и руководителю проекта предложения по совершенствованию содержательных и технологических решений, а также иные предложения по эффективной реализации проекта.

4. Жизненный цикл проекта

4.1. Жизненный цикл проекта - последовательность логически взаимосвязанных стадий проекта: инициирование, планирование, реализация, завершение.

4.2. Инициирование проекта

4.2.1. Началом этапа инициирования проекта является направление инициатором проекта предложения по проекту в муниципальный проектный офис (приложение N 1 к Положению об организации проектной деятельности в городском округе "Город Хабаровск").

4.2.2. Предложения по проектам инициируются структурными подразделениями администрации городского округа "Город Хабаровск".

4.2.3. Предложение по проекту должно содержать следующие сведения о проекте:

- наименование проекта;

- цель проекта;

- примерное местонахождение земельного участка, на котором предполагается реализация проекта (при необходимости);

- бюджет проекта и источники его финансирования (при необходимости);

- основные мероприятия, необходимые для реализации проекта;

- результат проекта;

- факторы, свидетельствующие о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности;

- должностные лица, хозяйствующие субъекты, специалисты в определенной сфере деятельности, участие которых, по мнению инициатора проекта, необходимо для реализации проекта (далее - предполагаемые участники проекта);

- предполагаемый руководитель проекта;

- иные сведения, касающиеся реализации проекта.

4.2.4. Муниципальный проектный офис в течение 10 рабочих дней со дня получения предложения по проекту:

1) осуществляет рассмотрение предложения по проекту на предмет наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности;

2) в случае отсутствия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, отклоняет предложение по проекту и уведомляет инициатора проекта об отклонении предложения по проекту с указанием причин;

3) в случае наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, направляет предложение по проекту на согласование участникам проектной деятельности, указанным в предложении по проекту, должностным лицам, к сфере деятельности которых относится решение вопросов, связанных с реализацией проекта, для согласования в части целесообразности реализации проекта на территории городского округа город Хабаровск, а также участия должностных лиц в реализации проекта.

4.2.5. Предполагаемые участники проекта, курирующие сферу деятельности, к которой относится проект, в срок, не превышающий 7 рабочих дней с даты поступления к ним предложения по проекту:

1) рассматривают предложение по проекту;

2) по результатам рассмотрения направляют в муниципальный проектный офис заключение, которое должно содержать выводы о целесообразности реализации проекта на территории городского округа "город Хабаровск" (далее - выводы о целесообразности реализации проекта) с предложениями по кандидатурам для включения в предполагаемый состав проектной команды и при наличии замечания к предложению по проекту с мотивированным обоснованием (далее - замечания) либо выводы о нецелесообразности реализации проекта на территории городского округа "Город Хабаровск" (далее - выводы о нецелесообразности реализации проекта) с мотивированным обоснованием. К выводам о нецелесообразности реализации проекта могут прилагаться замечания.

4.2.6. При согласии с выводом о нецелесообразности реализации проекта муниципальный проектный офис отклоняет предложение по проекту.

4.2.7. При согласии с замечаниями муниципальный проектный офис в течение пяти рабочих дней с даты поступления заключения направляет предложение по проекту с замечаниями инициатору проекта на доработку.

4.2.8. В случае несогласия с замечаниями и (или) несогласия с выводами о нецелесообразности реализации проекта муниципальный проектный офис обеспечивает обсуждение предложения по проекту.

В случае принятия решения о реализации проекта муниципальный проектный офис на следующий рабочий день после принятия указанного решения возвращает предложение по проекту предполагаемому участнику проекта, давшему заключение, содержащее выводы о нецелесообразности реализации проекта (при условии отсутствия замечаний), для подготовки предложений по кандидатурам для включения в предполагаемый состав проектной команды и при необходимости замечаний. Предполагаемый участник проекта не позднее трех рабочих дней после поступления к нему предложения по проекту осуществляет его повторное рассмотрение, по результатам которого подготавливает дополнительное заключение, содержащее предложения по кандидатурам для включения в предполагаемый состав проектной команды и при необходимости замечания. Замечания предполагаемого участника проекта, поступившие после повторного рассмотрения предложения по проекту, рассматриваются в порядке, установленном пунктами 4.2.6 - 4.2.7 настоящего Положения.

4.2.9. При наличии в заключении выводов о целесообразности реализации проекта и при отсутствии замечаний к предложению по проекту муниципальный проектный офис в течение трех рабочих дней с даты поступления заключения принимает одно из следующих решений: об открытии проекта, подготовке паспорта проекта (приложение N 2 к Положению об организации проектной деятельности в городском округе "Город Хабаровск") и утверждении состава проектной команды; об отклонении проекта.

4.2.10. Цель проекта после принятия решения об открытии проекта не подлежит изменению на протяжении всего жизненного цикла проекта.

4.2.11. Проектная команда совместно с инициатором проекта в срок, не превышающий 30 рабочих дней со дня принятия решения об открытии проекта, обеспечивает подготовку паспорта проекта и утверждение его муниципальным проектным офисом.

4.2.12. При отсутствии утвержденного паспорта проекта более 30 рабочих дней со дня принятия решения об открытии проекта муниципальным проектным офисом обеспечивается закрытие проекта.

4.2.13. С даты утверждения паспорта проекта завершается этап инициирования проекта и начинается этап планирования проекта.

4.3. Планирование проекта

4.3.1. Началом этапа планирования проекта является подготовка проектной командой сводного плана проекта (приложение N 3 к Положению об организации проектной деятельности в городском округе "Город Хабаровск") на основе утвержденного паспорта проекта.

4.3.2. Сводный план проекта должен предусматривать календарный план-график проведения мероприятий проекта (далее - план-график), бюджет проекта (при наличии), риски проекта.

4.3.3. Подготовленный сводный план проекта согласовывается руководителем проекта и представляется им на утверждение в муниципальный проектный офис.

4.3.4. С даты утверждения сводного плана проекта завершается этап планирования проекта и начинается этап реализации проекта.

4.4. Реализация проекта

4.4.1. Этап реализации проекта состоит из следующих стадий: выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком; внесение изменений в проект (при необходимости).

4.4.2. Выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком организует руководитель проекта.

4.4.3. Проектная команда под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком.

4.4.4. Стадия внесения изменений в проект включает в себя внесение изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта.

4.4.4.1. Основаниями для внесения изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта являются установленные в ходе реализации проекта членами проектной команды: отклонения фактических показателей выполнения мероприятий проекта, достигнутых в ходе реализации проекта (далее - фактические показатели), от плановых показателей, предусмотренных планом-графиком и паспортом проекта (далее - плановые показатели); необходимость совершения опережающих действий с целью предупреждения возникновения возможных (ожидаемых) отклонений фактических показателей от плановых показателей.

4.4.4.2. Для внесения изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта проектная команда готовит ведомость изменений проекта, которая согласовывается руководителем проекта. Согласованная ведомость изменений подлежит утверждению муниципальным проектным офисом. Утвержденная ведомость изменений проекта является неотъемлемой частью сводного плана проекта и (или) паспорта проекта, в который вносятся изменения.

4.4.5. В случае если внесение изменений в проект повлекло включение в план-график новых мероприятий проекта и (или) детализацию мероприятий проекта, включенных в план-график, руководитель проекта при необходимости принимает меры к изменению состава проектной команды.

4.4.6. Этап реализации проекта завершается после выполнения всех мероприятий проекта и получения всех результатов проекта, предусмотренных сводным планом проекта и паспортом проекта.

4.5. Закрытие проекта

4.5.1. Началом этапа закрытия проекта является подготовка проектной командой итогового отчета по проекту (приложение N 4 к Положению об организации проектной деятельности в городском округе "Город Хабаровск"). Подготовка и согласование итогового отчета по проекту осуществляется не позднее 10 рабочих дней с даты выполнения последнего мероприятия проекта в соответствии со сводным планом проекта.

4.5.2. Итоговый отчет по проекту должен содержать следующую информацию:

1) о достижении результатов проекта, цели проекта;

2) об использовании выделенных для реализации проекта ресурсов;

3) о факторах, повлиявших на реализацию проекта;

4) о статусе реализации проекта: "проект реализован успешно без отклонений" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, выполнены требования к результатам проекта, отсутствуют отклонения по срокам выполнения работ и использованию бюджета проекта; "проект реализован успешно с отклонениями" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, но имеются отклонения по одному из условий: выполнение требований к результату проекта или соблюдение сроков проекта или бюджета проекта; "проект не реализован, ресурсы не использованы" - в случае если цель проекта не достигнута, все ресурсы не использованы; "проект не реализован, ресурсы использованы" - в случае если цель проекта не достигнута, часть ресурсов или все ресурсы использованы.

4.5.3. Подготовленный итоговый отчет по проекту подписывается руководителем проекта и представляется на утверждение в муниципальный проектный офис.

4.5.4. Муниципальный проектный офис в течение 7 рабочих дней с даты поступления итогового отчета принимает решение о закрытии проекта с соответствующим статусом реализации проекта.

4.5.5. Решение о закрытии проекта является основанием для расформирования проектной команды.

4.6. Приостановление проекта

4.6.1. Приостановление проекта возможно на этапах планирования или реализации проекта.

4.6.2. Решение о приостановлении проекта принимается проектной командой и оформляется протоколом.

4.6.3. Руководитель проекта в день принятия решения о приостановлении проекта направляет указанное решение в муниципальный проектный офис. Проект считается приостановленным в случае согласования его приостановления с муниципальным проектным офисом.

4.6.4. Решение о возобновлении проекта принимается проектной командой и оформляется протоколом.

4.6.5. Руководитель проекта в день принятия решения о возобновлении проекта направляет указанное решение в муниципальный проектный офис. Решение о возобновлении проекта согласовывается муниципальным проектным офисом не позднее пяти рабочих дней со дня его получения. Проект считается возобновленным в случае согласования его возобновления муниципальным проектным офисом.

4.7. Мониторинг проектной деятельности и контроль за реализацией проекта

4.7.1. Мониторинг проектной деятельности (далее - мониторинг) осуществляется муниципальным проектным офисом.

4.7.2. Мониторинг осуществляется на основании следующих документов: проектной документации; документов, касающихся формирования проектных команд; протоколов проектных команд; отчетных документов, подтверждающих выполнение мероприятий проектов по контрольным точкам проектов.

4.7.3. При проведении мониторинга осуществляется анализ соответствия фактических показателей плановым показателям, анализ хода реализации проектов на основании информации, содержащейся в документах, указанных в пункте 4.7.2 настоящего раздела. В целях проверки достоверности информации, муниципальный проектный офис вправе с привлечением руководителя проекта и (или) членов проектной команды осуществлять выездные мероприятия. Муниципальным проектным офисом по итогам анализа хода реализации проекта оформляется отчет о ходе реализации проекта, по итогам выездного мероприятия - протокол о ходе реализации проекта.

4.7.4. Муниципальный проектный офис на основании данных, полученных в результате мониторинга, представляет руководителю муниципального проектного офиса информацию о ходе реализации проектов и рекомендации по итогам мониторинга.

4.7.5. Контроль за реализацией проекта представляет собой проверку соответствия выполненных мероприятий проекта и фактически полученных результатов проекта сводному плану проекта и паспорту проекта.

4.7.6. Контроль за реализацией проекта осуществляется на двух уровнях: на первом уровне - руководителем проекта осуществляется анализ соответствия фактических показателей плановым показателям, по итогам которого оформляется отчет о результатах контроля за реализацией проекта, на втором уровне - муниципальным проектным офисом осуществляется проверка хода реализации проекта, по итогам которой муниципальным проектным офисом оформляется протокол о результатах проверки хода реализации проекта.

4.7.7. Контроль за реализацией проекта осуществляется на основании следующих документов: документов, указанных в пункте 4.7.2 настоящего Положения; отчетов о результатах мониторинга; отчетов о ходе реализации проекта; протоколов о ходе реализации проекта. В случае если по результатам мониторинга и контроля за реализацией проекта выявлены отклонения фактических показателей от плановых показателей, муниципальный проектный офис направляют руководителю проекта уведомление о необходимости внесения изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта.

4.7.8. Внесение изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта осуществляется в порядке, предусмотренном подпунктом 4.4.4.2 настоящего Положения.