Распоряжение ОАО "РЖД" от 23 сентября 2020 г. N 2063/р "Об утверждении Порядка учета первичных документов, отсутствующих в электронном виде, в ЕАСАПР СФТО"

В целях обеспечения своевременного ввода в эксплуатацию модуля "Электронная претензионная работа" и его бесперебойного функционирования:

1. Утвердить прилагаемый Порядок учета первичных документов, отсутствующих в электронном виде, в ЕАСАПР СФТО и приложения к нему.

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя генерального директора ОАО "РЖД" - начальника Центра фирменного транспортного обслуживания Шило А.Н.

Первый заместитель генерального директора ОАО "РЖД"

А. Краснощек

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
N 2063/р от 23.09.2020 г.

Порядок учета первичных документов, отсутствующих в электронном виде, в ЕАСАПР СФТО

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок учета первичных документов в ЕАСАПР СФТО, необходимых для автоматического рассмотрения претензий и отсутствующих в электронном виде в автоматизированных системах ОАО "РЖД" (далее - Порядок), разработан в рамках реализации Технологии рассмотрения ОАО "РЖД" входящих претензий пользователей услуг железнодорожного транспорта в сфере грузовых перевозок с использованием автоматизированных систем, утверждённой распоряжением ОАО "РЖД" от 13.09.2019 г. N 2032/р).

1.2. Настоящий Порядок устанавливает:

- перечень первичных документов, отсутствующих в электронном виде в автоматизированных системах ОАО "РЖД", подлежащих регистрации в модуле учета первичных документов системы ЕАСАПР СФТО (далее - первичные документы);

- подразделения ОАО "РЖД", ответственные за регистрацию первичных документов.

- процесс регистрации первичных документов.

1.3. В настоящем Порядке использованы следующие сокращения:

АС - автоматизированная система;

ДС - начальник железнодорожной станции;

ВЧД - вагоноремонтное депо;

ОАО "РЖД" - открытое акционерное общество "Российские железные дороги";

ЕАСАПР М - единая автоматизированная система актово-претензионной работы хозяйства коммерческой работы в сфере грузовых перевозок;

ЕАСАПР СД - единая автоматизированная система мониторинга и управления рисками нарушений сроков доставки грузов и порожних собственных вагонов;

ЕАСАПР СФТО - единая автоматизированная система претензионной работы;

ТЦФТО - начальник территориального центра фирменного транспортного обслуживания;

ФГП ВО ЖДТ - федеральное государственное предприятие "Ведомственная охрана железнодорожного транспорта";

Д - Дирекция управления движением;

ДМ - Дирекция по управлению терминально-складским комплексом;

ДИ - Дирекция инфраструктуры;

ЦФТО - Центр фирменного транспортного обслуживания;

ЭДО - электронный документооборот;

ЭП - электронная подпись.

1.4. Перечень документов с набором необходимых полей, подлежащих регистрации, автоматизированные системы для регистрации, сроки регистрации, пользователи, ответственные за регистрацию приведены в приложениях N 1, 2 к Порядку.

1.5. Требования Порядка обязательны для применения филиалами и структурными подразделениями ОАО "РЖД", указанными в приложениях N 1, 2.

1.6. Регистрация первичных документов осуществляется в модуле учета первичных документов системы ЕАСАПР СФТО. При необходимости доступ пользователей к интерфейсу модуля учета первичных документов будет осуществлен из системы ЕАСАПР М и ЕАСАПР СД.

1.7. Модуль учета первичных документов обеспечивает предоставление пользователю интерфейса для регистрации документа с возможностью выбора типа документа с набором формализованных полей, прикрепление электронных копий документа, подписание ЭП карточки регистрации документа*.

1.8. Зарегистрированные первичные документы используются при автоматическом рассмотрении поступающих претензий и при формировании пакета документов для защиты интересов компании в судебных инстанциях.

1.9. ЦФТО несет ответственность за обеспечение внесения в модуль учета первичных документов ЕАСАПР СФТО причастными структурными подразделениями всех необходимых данных из документов, отсутствующих в автоматизированных системах ОАО "РЖД".

2. Регистрация документов, отсутствующих в автоматизированных системах ОАО "РЖД"

2.1. По факту составления документа, отсутствующего в автоматизированной системе, или поступления документа от сторонней организации (клиент, ФГП ВО ЖДТ, таможенный орган, экспертная организация) на бумажном носителе ответственный пользователь ОАО "РЖД" должен зарегистрировать документ в ЕАСАПР М, ЕАСАПР СД, ЕАСАПР СФТО (в зависимости от конечного пользователя держателя документа).

2.2. Перечень документов, отсутствующих в автоматизированных системах, состав полей для регистрации, функциональный филиал ОАО "РЖД", обеспечивающий работу ответственного пользователя ЕАСАПР М, ЕАСАПР СД, ЕАСАПР СФТО (в зависимости от конечного пользователя держателя документа), ответственный пользователь за регистрацию в модуле учета первичных документов приведены в приложении N 1 к Порядку.

2.3. Срок на регистрацию с момента составления (поступления) документа 1 сутки.

2.4. Карточка регистрации документа с прикреплением его электронной копии заверяется ЭП ответственного сотрудника ОАО "РЖД".

3. Регистрация документов, отсутствующих в автоматизированных системах ОАО "РЖД", при поступлении запроса на регистрацию

3.1. По документам отсутствующих в автоматизированных системах, приведенным в приложении N 2, из ЕАСАПР СФТО после поступления претензии ответственным пользователям автоматизированных систем ОАО "РЖД" направляется запрос на регистрацию документа.

3.2. Запрос поступает в форме уведомления пользователю систем ЕАСАПР М, ЕАСАПР СД, ЕАСАПР СФТО в зависимости от типа запрашиваемого документа.

3.3. Срок на регистрацию с момента поступления уведомления - пять рабочих дней.

3.4. Карточка регистрации документа с прикреплением его электронной копии заверяется ЭП ответственного сотрудника ОАО "РЖД".

______________________________

* В зависимости от прав конкретного пользователя при входе в режим карточки регистрации автоматически будут формироваться поля "Место регистрации" (наименование станции, ТЦФТО) и "Дата регистрации"

Приложение N 1
к Порядку учета первичных
документов, отсутствующих в
электронном виде, в ЕАСАПР СФТО

Перечень документов, отсутствующих в автоматизированных системах, подлежащих регистрации после составления или поступления документа от сторонней организации на бумажном носителе

N п/п	Тип документа	Состав полей	Ответственный пользователь АС	Функциональный филиал ОАО "РЖД", обеспечивающий работу ответственного пользователя АС
1	2	3	4	5
1	Распоряжение собственника (владельца) вагона о направлении его в ремонт (гарантийное письмо)	Номер документа Дата документа Дата поступления Номер вагона Наименование собственника (владельца)	ВЧД или уполномоченное им лицо	ДИ
2	Извещение в адрес собственника (владельца) вагона о задержке с доказательствами отправки и получения	Номер документа Дата документа Номер вагона Дата отправки Дата получения
3	Дефектная ведомость	Номер документа Дата документа Номер вагона
4	Расчетно-дефектная ведомость	Номер документа Дата документа Номер вагона
5	Акт браковки запасных частей, узлов и деталей вагона	Номер документа Дата документа Номер вагона
6	Акт замены и установки узлов и деталей грузового вагона	Номер документа Дата документа Номер вагона
7	Акт оказанных услуг (о выполненных работах) (ремонт вагонов)	Номер документа Дата документа Номер вагона
8	Уведомление (предписание) таможенного органа или указание другого органа государственного контроля, на основании которых осуществляется задержка вагонов	Номер документа Дата документа Дата поступления Номер вагона	ДС или уполномоченное им лицо	Д
9	Акт таможенного досмотра	Номер документа Дата документа Дата поступления Номер вагона (контейнера)
10	Извещение в адрес грузоотправителя о задержке таможенным или другими органами государственного контроля с доказательствами его отправки и получения	Номер документа Дата документа Номер вагона (контейнера) Дата отправки Дата получения
11	Двусторонний акт, подтверждающий занятость фронта погрузки или выгрузки по вине порта (пристани)	Номер документа Дата документа
12	Письменный отказ грузоотправителя от погрузки	Номер документа Дата документа Дата поступления
13	Опись груза для личных (бытовых) нужд	Наименование отправителя Номер контейнера Наименование груза по описи Наименование вида упаковки груза по описи Количество мест по описи
14	Акт экспертизы	Номер документа Дата документа Дата поступления Номер вагона (контейнера) Процент повреждения груза Процент утраты качества
15	Акт об уничтожении (утилизации груза)	Номер документа Дата документа Дата поступления
16	Запрос на реализацию	Номер документа Дата документа Номер вагона (контейнера)
17	Акт служебного расследования пожара	Номер документа Дата документа Дата поступления Номер вагона (контейнера)
18	Заключение о непосредственной (технической) причине пожара	Номер документа Дата документа Дата поступления Номер вагона (контейнера)
19	Акт осмотра места пожара	Номер документа Дата документа Дата поступления Номер вагона (контейнера)
20	Заявление представителя ФГП "ВО ЖДТ России" на устранение коммерческой неисправности	Номер документа Дата документа Дата поступления Номер вагона (контейнера)
21	Письменное заявление в случае отказа перевозчика от составления коммерческого акта	Номер документа Дата документа Дата поступления Номер вагона (контейнера)
22	Мотивированный ответ перевозчика на письменное заявление в случае отказа от составления коммерческого акта	Номер документа Дата документа Номер вагона (контейнера)
23	Заявка на оказание услуги по взвешиванию	Номер документа Дата документа Дата поступления Номер вагона
24	Уведомление в адрес собственника (владельца) вагонов о коммерческой неисправности вагонов с доказательствами отправки и получения (в случае обеспечения погрузки перевозчиком)	Номер документа Дата документа Номер вагона
25	Разрешение на реализацию	Номер документа Дата документа Номер вагона (контейнера)	ТЦФТО или уполномоченное им лицо	ЦФТО
26	Договор купли-продажи по реализации	Номер документа Дата документа Наименование контрагента
27	Узловое соглашение между организацией железнодорожного транспорта и пароходством (порт или пристань)	Номер документа Дата документа Наименование пароходства	ДС или уполномоченное им лицо	Д

Приложение N 2
к Порядку учета первичных документов,
отсутствующих в электронном виде,
в ЕАСАПР СФТР

Перечень документов, отсутствующих в автоматизированных системах, подлежащих регистрации после поступления запроса на регистрацию по факту предъявленной претензии

N п/п	Тип документа	Состав полей	Ответственный пользователь АС	Функциональный филиал ОАО "РЖД", обеспечивающий работу ответственного пользователя АС
1	2	3	4	5
1	Официальное письменное обращение собственника/арендатора вагонов в адрес ЦФТО с информацией о возможности предоставления вагонов для перевозок в соответствии с предварительной заявкой	Номер документа Дата документа Наименование собственника	ТЦФТО или уполномоченное им лицо	ЦФТО
2	Решение федерального органа исполнительной власти в области железнодорожного транспорта или владельца инфраструктуры в случае прекращения либо ограничения перевозки грузов, согласно ст. 29 Устава	Номер документа Дата документа Дата поступления Наименование органа или владельца
3	Уведомление в адрес перевозчика об установлении сроков действия прекращения или ограничения перевозки грузов	Номер документа Дата документа
4	Уведомление в адрес руководителя федерального органа исполнительной власти о прекращении или ограничении перевозки	Номер документа Дата документа
5	Счет-фактура на оплату оказанных услуг (по клиентам, не подключенным к ЭДО)	Номер документа Дата документа
6	Акт оказанных услуг (по клиентам, не подключенным к ЭДО)	Номер документа Дата документа
7	Перечень к акту оказанных услуг (по клиентам, не подключенным к ЭДО)	Номер документа Дата документа
8	Разнарядка порта (пристани)	Номер документа Дата документа	ДС или уполномоченное им лицо	Д
9	Уведомление на ремонт контейнеров ф. ВУ-23к	Номер документа Дата документа Номер контейнера	ДС (МЧУ) или уполномоченное им лицо	Д, ДМ
10	Уведомление на приемку контейнеров из ремонта ф. ВУ-36к	Номер документа Дата документа Номер контейнера
11	Акт о повреждении контейнера ф. ВУ-25к	Номер документа Дата документа Номер контейнера Наименование поврежденных деталей контейнера Количество поврежденных деталей Стоимость материалов (детали, узла), без НДС, руб. Стоимость работ на ед. изм., без НДС, руб. Затраты на ремонт контейнера, руб. Стоимость замененных деталей у контейнера, руб. Стоимость ремонта контейнера, руб. Причина повреждения контейнера Ответственность по акту