Приложение. Изменения, вносимые в приложение к постановлению администрации муниципального образования Тихорецкий район от 9 января 2020 г. N 1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования Тихорецкий район"

Приложение

Утверждены постановлением
администрации муниципального
образования Тихорецкий район
от 7 октября 2020 г. N 1688

Изменения,
вносимые в приложение к постановлению администрации муниципального образования Тихорецкий район от 9 января 2020 года N 1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования Тихорецкий район"

1. В разделе 3 "Документирование управленческой деятельности":

1) пункт 3.3.4 подраздела 3.3 "Общие требования к оформлению документов" дополнить абзацем следующего содержания:

"При оформлении текста одного документа рекомендуется использовать одинаковые кавычки ("..." или "....").";

2) в подразделе 3.6 "Оформление реквизитов документов":

в пункте 3.6.8 абзац "Все регистрационные отметки вносятся рукописным способом с использованием чернил черного (синего) цвета или с помощью штрих-кода." изложить в следующей редакции:

"Все регистрационные отметки (регистрационный номер и дата документа) проставляются на подлиннике документа, оформленного на бумажном носителе, в реквизитах бланка рукописным способом с использованием чернил черного (синего) цвета четко читаемыми цифрами и буквами. На втором экземпляре, остающемся в деле, регистрационные отметки проставляются слева, над заголовком к тексту, рукописным способом или с помощью штрих-кода (штампа).";

в пункте 3.6.12 абзац "Список рассылки составляется исполнителем, содержит фамилию, инициалы получателей, их должности, при необходимости - адреса и номера бланков и помещается в дело со вторым экземпляром документа (приложение 11)." изложить в следующей редакции:

"Список рассылки составляется исполнителем, содержит информацию об адресате, при необходимости - адреса и номера бланков и включается в РКПД документа в ЕМСЭД вместе с текстом рассылаемого письма. Если документ направляется адресатам не через ЕМСЭД, то список рассылки подписывается исполнителем, прилагается к тексту рассылаемого документа и помещается в дело со вторым экземпляром (приложение 11).";

в пункте 3.6.17 абзац "если приложением являются документы, которые направляются адресату без сканирования (без внесения их электронных копий в ЕМСЭД):" изложить в следующей редакции:

"если приложение (копии правовых актов, личные дела, трудовые книжки, брошюры и книги) направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:".

2. В разделе 4 "Подготовка и оформление правовых актов администрации муниципального образования Тихорецкий район, главы муниципального образования Тихорецкий район":

1) абзац пятый пункта 4.3.8 подраздела 4.3 "Оформление проектов решений Совета муниципального образования Тихорецкий район, вносимых главой в Совет муниципального образования Тихорецкий район" изложить в следующей редакции:

"пояснительная записка к проекту решения, содержащая обоснование необходимости его принятия, указание на место предполагаемого решения в системе муниципальных правовых актов, на соответствие основных положений проекта решения действующему законодательству: в одном подлинном экземпляре, подписанном первым заместителем (заместителем) главы, курирующим отдел, управление администрации, внесший проект правового акта (или начальником отдела, управления администрации, находящегося в непосредственном подчинении главы), - на листах формата А4, 1 экземпляр - на листах формата А5 и электронная копия (приложение 21 к Инструкции);";

2) в подпункте 4.4.4.1 пункта 4.4.4 подраздела 4.4 "Оформление проектов распоряжений, приказов" слова "пункт 6.6.10" заменить словами "пункт 6.4.8".

3. В разделе 5 "Оформление отдельных видов документов":

1) пункт 5.3.11 подраздела 5.3 "Протокол заседания (совещания). Выписка из протокола" изложить в следующей редакции:

"5.3.11. Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа или размещаются на официальном сайте администрации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам на бумажном носителе в соответствии с заявкой на рассылку, которую составляет и подписывает работник соответствующего отдела, управления администрации, готовивший рассмотрение вопроса.";

2) пункт 5.6.10 подраздела 5.6 "Служебная переписка" дополнить абзацем следующего содержания:

"Все подготовленные и направляемые с сопроводительным письмом документы-приложения должны быть подписаны. Реквизит "подпись" оформляется согласно пункту 3.6.20 Инструкции.".

4. В разделе 6 "Согласование, подписание (утверждение) проектов документов, регистрация документов":

1) абзац первый пункта 6.1.18 подраздела 6.1 "Порядок и сроки согласования, подписания (утверждения) проектов документов, заверение печатью" дополнить словами ", и оформлено в соответствии с пунктом 5.6.10 Инструкции";

2) абзац второй пункта 6.3.1 подраздела 6.3 "Порядок регистрации правовых актов (постановлений и распоряжений администрации, постановлений и распоряжений главы) и доведения их копий до адресатов" изложить в следующей редакции:

"Правовые акты регистрируются в день подписания или на следующий рабочий день в общем отделе в соответствующих журналах регистрации.";

3) абзац первый пункта 6.4.6 подраздела 6.4 "Порядок согласования, подписания, регистрации проектов распоряжений и приказов и доведения копий распоряжений и приказов до исполнителей" дополнить предложением следующего содержания: "Приказы регистрируются в день подписания или на следующий рабочий день.".

5. В разделе 7 "Организация документооборота":

1) в подразделе 7.2 "Прием, первичная обработка поступающих документов":

пункт 7.2.2 дополнить абзацем следующего содержания: "Письменные обращения граждан, включая обращения объединений граждан, поступившие в администрацию, после регистрации в канцелярии общего отдела администрации передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан администрации муниципального образования Тихорецкий район. Письменные обращения граждан, поступившие в отделы, управления администрации, обладающие правами юридического лица, регистрируются и рассматриваются в этих отделах, управлениях самостоятельно.";

пункт 7.2.7 изложить в следующей редакции:

"7.2.7. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично" ("Private"), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой "Лично" - непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа - в приемную главы.";

2) абзац первый пункта 7.3.1 подраздела 7.3 "Регистрация входящих документов" дополнить предложением следующего содержания: "Регистрация документов ведется в пределах календарного года.";

3) в подразделе 7.5 "Организация работы с исходящими документами, их регистрация и отправка":

абзац третий пункта 7.5.2 дополнить предложением следующего содержания: "Регистрация документов ведется в пределах календарного года.";

пункт 7.5.4 дополнить абзацем следующего содержания:

"При регистрации исходящего документа работник канцелярии общего отдела администрации проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.";

дополнить пунктом 7.5.4.1 следующего содержания:

"7.5.4.1. При включении в ЕМСЭД внутренних документов (служебные, объяснительные записки, справки и др.) в РК вносятся следующие сведения о документе (конкретный состав сведений, вносимых при регистрации, определяется видом внутреннего документа):

наименование подразделения, подготовившего проект документа;

наименование вида документа;

дата документа (проставляется автоматически);

регистрационный номер документа (проставляется автоматически);

индекс дела по номенклатуре дел (проставляется автоматически);

доступ (гриф ограничения доступа к документу);

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

содержание (заголовок к тексту);

подразделение (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

состав (количество листов основного документа и количество приложений, общее количество листов приложений, например: 4/1+3);

резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

отметка о контроле;

связки (сведения о связанных документах - наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи); адресат;

файл документа (электронная копия отправляемого документа прикрепляется к РК документа).";

в абзаце втором пункта 7.5.7 и абзаце первом пункта 7.5.10 цифры "3.6.13" заменить цифрами "3.6.12".

6. В подразделе 8.1 "Общие принципы организации контроля" раздела 8 "Контроль исполнения документов (поручений)":

1) в пункте 8.1.5:

абзац второй изложить в следующей редакции:

"Срок исполнения служебного документа исчисляется в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа.";

в абзаце девятом слова "весьма срочно" - в течение одного дня" заменить словами "весьма срочно" - в течение одного - двух дней";

2) в пункте 8.1.6:

абзац четвертый дополнить словами ", а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение первого месяца срока, отведенного на исполнение поручения.";

дополнить абзацем следующего содержания:

"Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.";

3) абзац шестой пункта 8.1.7 дополнить словами "и остаются на контроле. Обязанность по их исполнению сохраняется за исполнителями.".

7. В разделе 10 "Формирование документального фонда администрации":

1) в подразделе 10.1 "Разработка и ведение номенклатуры дел":

пункт 10.1.4 дополнить абзацами следующего содержания:

"Номенклатура дел вновь созданного отдела, управления администрации согласовывается и утверждается в соответствии с настоящим пунктом и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел администрации.

Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел отделов, управлений администрации. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел отделов, управлений администрации, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в отделе, управлении администрации в течение года, передаются в общий отдел администрации.

Общим отделом администрации на основе полученных из отделов, управлений администрации данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается начальником общего отдела администрации и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в администрации в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.";

в пункте 10.1.5:

абзац первый дополнить предложением следующего содержания: "Рабочий экземпляр номенклатуры дел администрации хранится в общем отделе администрации до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив администрации.";

дополнить абзацем следующего содержания:

"Номенклатура дел администрации включается в ЕМСЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в ЕМСЭД.";

пункт 10.1.6 изложить в следующей редакции:

"10.1.6. Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования отделов, управлений администрации, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов (далее - коллегиальные органы). Расположение разделов в номенклатуре дел администрации соответствует утвержденной структуре администрации. Каждый раздел номенклатуры дел печатается с нового листа.";

в пункте 10.1.7 слова "(направления деятельности)" заменить словами "(коллегиального органа)";

пункт 10.1.8 изложить в следующей редакции:

"10.1.8. Заголовок дела (графа 2) четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы и др.);

авторский - наименование органа власти, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;

хронологический - дата (период), к которой(ому) относятся документы

дела;

географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.";

абзац первый пункта 10.1.11 изложить в следующей редакции:

"10.1.11. Сроки хранения документов (графа 4) устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, перечнями.";

2) в пункте 10.2.4 подраздела 10.2 "Формирование дел на бумажном носителе и электронных дел и организация их текущего хранения":

абзац десятый дополнить словами "(за исключением особо ценных)";

абзац тринадцатый дополнить предложением следующего содержания:

"Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.";

абзац девятнадцатый изложить в следующей редакции:

"Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 250 листов.";

абзац "Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов." изложить в следующей редакции:

"Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.";

абзац "Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела согласно утвержденной номенклатуре дел в той информационной системе, в которой они были созданы или в которую были включены." дополнить предложением следующего содержания:

"Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.";

3) в пункте 10.3.2 подраздела 10.3 "Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив":

после абзаца "Отбор электронных документов для передачи в архив администрации осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из баз данных ЕМСЭД по признаку "Индекс дела" ("Срок хранения")." дополнить абзацем следующего содержания:

"В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктом 10.2.4 Инструкции включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе.";

дополнить абзацем следующего содержания:

"В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.";

4) в абзаце втором пункта 10.5.2 подраздела 10.5 "Составление и оформление описей дел" после слов "для подготовки сводной описи дел администрации" дополнить словами "(приложение 44).

5) абзац второй пункта 10.7.1 подраздела 10.7 "Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения" дополнить предложением следующего содержания: "На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт.".

8. В приложении 11 к Инструкции список рассылки к письму изложить в следующей редакции:

"Список рассылки к письму N__________

N п/п	Адресат	Почтовый (электронный) адрес (при необходимости)	Номер бланка
1	2	3	4
1	Фамилия И.О. (в дательном падеже)	352120, г. Тихорецк, ул. Энгельса, 100, кв. 4	000123
2	Администрация Тихорецкого городского поселения		000124
3	ПАО "Кубаньэнерго" Тихорецкие электрические сети	352122, г. Тихорецк, ул. Дзержинского, 62	000125
4
5
6

Подпись составителя И.О. Фамилия".

9. Пункт 9 приложения 14 к Инструкции изложить в следующей редакции:

"9. Наградной лист, характеристика представляемого к награждению, документы о награждении (удостоверение, диплом, почетная грамота, благодарность и т.д.).".

10. В приложении 25 к Инструкции слова "приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" заменить словами "приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".

11. Приложение 34 к Инструкции изложить в следующей редакции:

"Приложение 34
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования Тихорецкий район

Перечень
документов, не подлежащих сканированию и отправке по каналам электронной связи

1. Документы с пометками "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна".

2. Документы, содержащие персональные данные* (любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)), в том числе кадровые документы и наградные материалы.

3. Нотариально заверенные, а также скрепленные (прошитые или опечатанные (в том числе в папке)) документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации.

4. Документы, прилагаемые к ходатайству о переводе земли из одной категории в другую.

5. Объемные приложения к документам (приложения объемом более 200 листов), а также брошюры, книги, газеты, журналы (иные периодические издания), каталоги, рекламные проспекты, карты, фотографии, рисунки, открытки, приглашения графические материалы и другие нестандартные приложения (текстовые и иные материалы формата, превышающего А4; материалы, состоящие из листов разного формата), материалы, написанные рукописным текстом, или имеющие неразборчивый текст.

6. Другие документы, сканирование которых затруднено технически или доступ к содержанию которых ограничен законодательством.

__________________

* Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных".".

12. Дополнить приложением 44.1 к Инструкции следующего содержания:

"Приложение 44.1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования Тихорецкий район

Форма сводной описи дел постоянного хранения

Администрация                    Утверждаю

муниципального                   Заместитель главы

образования                      муниципального образования

Тихорецкий район                 Тихорецкий район

                                 (или начальник отдела,

Фонд N                           управления администрации,

Опись N                          обладающего правами

дел постоянного хранения         юридического лица)

за __________ год                _______ _______________________

                                (подпись)   (инициалы, фамилия)

                                "___"______________20 _______г.

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	6	7
Название раздела

В данный раздел описи внесено _______________________ дел,

                                 (цифрами и прописью)

с N ______________________ по N________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Опись составил: __________________________________________________

 Наименование должности работника,

ответственного за архив

"____"_____________ 20 ____г.

                                 Подпись              И.О. Фамилия

Согласовано                       Утверждено

протоколом экспертной             протоколом экспертно-проверочной

комиссии администрации            комиссии при администрации

муниципального образования        Краснодарского края

Тихорецкий район                  от __________N ________________

от ____________N____