Приложение 1. Регламент организации закупочной деятельности

Приложение 1
к постановлению администрации
городского округа Троицк в городе Москве
от 13.11.2020 N 867

Регламент
организации закупочной деятельности

______________________________________________________

(полное наименование заказчика)

(______________________________________________________)

(сокращенное наименование заказчика)

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом

______________________________________________________________________

(указывается Заказчик)

(далее - Заказчик), Положением о закупке товаров, работ, услуг Заказчика (далее - Положение о закупке, Положение) и иными внутренними нормативными документами Заказчика.

2. Настоящий Регламент распространяется на все сделки, в результате которых

______________________________________________________________________

(указывается Заказчик)

на возмездной основе приобретает объекты гражданских прав, в т.ч. вещи, иное имущество и имущественные права: результаты работ и оказание услуг; охраняемые результаты интеллектуальной деятельности и приравненные к ним средства индивидуализации (интеллектуальная собственность); нематериальные блага. Действие Регламента не распространяется на финансовые сделки, выведенные из-под действия Федерального закона от 18.07.2011 г. N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (далее - Федеральный закон N 223-Ф3, Закон 223-ФЗ).

3. Цель настоящего Регламента - комплексное регулирование вопросов взаимодействия работников Заказчика при планировании, принятии решений, документальном оформлении, проявлении должной осмотрительности при выборе контрагента, осуществлении и контроле, а также при подготовке регуляторной отчетности при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для нужд Заказчика.

4. Закупки в _________________________________________________________

(указывается Заказчик)

подразделяются на две основные категории:

а) закупки, не превышающие порога закупки - закупки в размере, не превышающем или равном 100 000 (сто тысяч) рублей с учетом налогов (далее - порог закупки) ¹ и иные закупки указанные в ч. 15 ст. 4 Закона 223-ФЗ, в том числе:

- закупки услуг по привлечению во вклады (включая размещение депозитных вкладов) денежных средств Заказчика, получению кредитов и займов, доверительному управлению денежными средствами и иным имуществом, выдаче банковских гарантий и поручительств, предусматривающих исполнение обязательств в денежной форме, открытию и ведению счетов, включая аккредитивы, о закупке брокерских услуг, услуг депозитариев;

- закупки, связанные с заключением и исполнением договора купли-продажи, аренды (субаренды), договора доверительного управления государственным или муниципальным имуществом, иного договора, предусматривающего переход прав владения и (или) пользования в отношении недвижимого имущества;

б) закупки в размере свыше порога закупки.

4.1. Закупки, не превышающие порога закупки.

4.1.1. Закупка у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) в случаях, указанных в п. 8.7.4 Положения о закупке, в том числе, на сумму, не превышающую порога закупки, закупки путем участия в процедурах, организованных продавцами продукции (предусмотренные п. 6.1.6 п. 6.1 Положения о закупке), а также иные закупки, указанные в пп. "а" п. 4 настоящего Регламента, осуществляются на основании решения руководителя Заказчика или иного уполномоченного им лица по представлению Специалиста по закупкам или уполномоченного им лица без привлечения Комиссии по осуществлению закупок (Комиссии по закупкам).

4.1.2. Запрещается искусственное "дробление" закупок, то есть разделение одной закупки (одного предмета закупки) на несколько отдельных закупок осуществляемых способом у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика). Неоднократная закупка в течение года одного и того же предмета закупки конкурентными способами допустима;

4.1.3. Процедура закупок по закупкам менее порога закупки и равным ему, а также иных закупок, указанных в п. 4.1.1 настоящего Регламента, состоит из следующих этапов:

1) выявление потребностей Заказчика и инициирование закупки, в т.ч. выбор контрагента и его проверка, включая проверку контрагента в рамках проявления Заказчиком должной осмотрительности;

2) обоснование и определение цены договора (при необходимости и в целях экономичного расходования средств Заказчика);

3) согласование заявки на закупку и проекта договора, утверждение заявки у руководителя Заказчика или уполномоченного им лица;

4) оформление закупки (заключение договора по итогам закупки);

5) при необходимости изменение и продление договоров, расторжение договоров;

6) исполнение договоров;

7) составление отчетности о закупках.

4.1.4. Контроль за проведение закупок осуществляется Специалистом по закупкам Заказчика, который подчиняется руководителю Заказчика.

4.2. Закупки, превышающие порог закупки.

4.2.1. Закупки, превышающие порог закупки и закупки, проводимые конкурентными способами (конкурс (открытый конкурс, конкурс в электронной форме, закрытый конкурс), аукцион (открытый аукцион, аукцион в электронной форме, закрытый аукцион), запрос котировок (запрос котировок в электронной форме, закрытый запрос котировок), запрос предложений (запрос предложений в электронной форме, закрытый запрос предложений), осуществляются на основании Плана закупки посредством проведения закупочных процедур с участием Комиссии (комиссий) по осуществлению закупок, назначаемых руководителем Заказчика.

4.2.2. Процедура закупки по закупкам, указанным в п. 4.2.1 настоящего Регламента, состоит из следующих этапов:

1) выявление потребностей Заказчика и инициирование закупки;

2) планирование закупки - формирование планов закупки (корректировка планов закупки);

3) согласование планов закупки;

4) утверждение планов закупки и их изменений;

5) размещение в ЕИС (единой информационной системе в сфере закупок) планов закупки и их изменений;

6) составление и согласование извещений, закупочной документации, проектов договоров и договоров;

7) утверждение извещений, закупочной документации, проектов договоров и договоров;

8) размещение извещений, закупочной документации и проектов договоров в ЕИС;

9) размещение извещений, закупочной документации и проектов договоров на ЭТП (электронной торговой площадке) при проведении закупочной процедуры в электронной форме;

10) проведение Комиссией (комиссиями) по осуществлению закупок процедур закупок в соответствии с планом закупки. Подведение итогов закупочных процедур, в т.ч. выбор контрагента и его проверка, включая проверку контрагента в рамках проявления Заказчиком должной осмотрительности;

11) оформление закупки (заключение договора по итогам закупки);

12) при необходимости изменение и продление договоров, расторжение договоров;

13) исполнение договоров;

14) составление отчетности о закупках;

15) размещение в ЕИС и реестре договоров необходимых сведений и документов о закупках, в том числе о заключении договоров, их расторжении, изменении и исполнении.

5. В случае осуществления расчетов с поставщиком в иностранной валюте, либо номинирования цен в договоре в иностранной валюте, пересчет суммы закупки в рубли для целей определения порога закупки осуществляется по курсу Центрального банка Российской Федерации (далее - Банк России) на дату заявки на закупку или акцепта договора-оферты.

6. Формирование и учет заявок на закупки может осуществляться посредством программного обеспечения при его наличии, если иное не установлено настоящим Регламентом. Согласование и утверждение документов может также осуществляться также посредством программного обеспечения, если иное не установлено настоящим Регламентом.

----------------------

¹ Если по данным утвержденной бухгалтерской (финансовой) отчетности Заказчика годовая выручка Заказчика за предыдущий финансовый год составляет более 5 млрд (пяти миллиардов) рублей, для целей осуществления закупочной деятельности применяется порог закупки в размере 500 тыс. (пятьсот тысяч) рублей с учетом налогов.

II. Термины, сокращения и определения

Заказчик - ___________________________________________________________

(наименование Заказчика)

- юридическое лицо, осуществляющее деятельность на территории Российской Федерации.

добросовестность участника закупки (победителя процедуры закупки, поставщика) - соответствие участника закупки (победителя процедуры закупки, поставщика) критериям (требованиям), которые Заказчик к нему предъявляет в рамках проявления должной осмотрительности. Данные критерии / требования должны носить измеримый характер и быть одинаковыми для всех участников закупки в рамках соответствующей процедуры закупки. В отличие от квалификационного отбора проверка добросовестности производится не только на стадии закупки, но и в процессе исполнения победителем процедуры закупки своих договорных обязательств (в случае, если срок действия договора превышает полгода).

договор закупки (договор) - договор, предметом которого является Закупка, составляемый в виде одного документа, подписываемого сторонами, либо в виде договора-оферты, либо в иной форме, предусмотренной статьей 434 "Форма договора" Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ).

договорная документация - совокупность документов, предусмотренная договором, законодательством Российской Федерации или обычаями делового оборота. Для целей настоящего Регламента подразделяется на техническую документацию, закрывающие документы и расчетные документы.

Единая информационная система в сфере закупок (ЕИС) - сайт в информационно-коммуникационной сети "Интернет" для публикации информации о закупках в соответствии с Федеральным законом N 223-ФЗ.

закрывающие документы - документы, подтверждающие факт хозяйственной операции и требующие двустороннего согласования и подписания: акт выполненных работ (оказанных услуг), акт приемки продукции, отчет посредника, товарно-транспортная накладная, формы КС-2, КС-3 и др.

закупка - приобретение продукции (товаров, работ, услуг).

закупочная документация, документация о закупке - совокупность утвержденных руководителем Заказчика или уполномоченным им лицом документов, определяющих процедуру и условия конкурентной закупки, а также требования, предъявляемые к участникам Закупки и иные требования в соответствии с ч. 10 ст. 4 Закона 223-ФЗ и Положением о закупке.

заявка, предложение - документ (комплект документов), содержащий предлагаемые участником условия закупки, составленный и переданный Заказчику в соответствии с требованиями закупочной документации и/или извещением о закупке.

инициатор закупки (платежа) - руководитель подразделения Заказчика и (или) уполномоченный таким руководителем работник из подразделения, ответственный за планирование и организацию закупки в соответствии со своими должностными обязанностями. Инициатор закупки обязан своевременно выявлять потребности вверенного подразделения не менее, чем на 1 год, при этом учитывать наличие остатков на складе. Инициатор закупки отвечает за недопустимость закупки излишней продукции. Инициатор закупки обязан своевременно уведомлять Специалиста по закупкам Заказчика о потребностях вверенного подразделения посредством подачи заявок на закупку продукции.

Комиссия по закупкам (Комиссия, Комиссия по осуществлению закупок) - коллегиальный орган, создаваемый Заказчиком для проведения конкурентных процедур закупки.

недобросовестность участника закупки (победителя процедуры закупки, поставщика) - несоответствие участника закупки (победителя процедуры закупки, поставщика) критериям (требованиям), которые Заказчик к нему предъявляет в рамках проявления должной осмотрительности.

Организатор закупки - структурное подразделение Заказчика (или Специалист по закупкам), непосредственно осуществляющее функции по подготовке закупочной документации, организации и проведению процедур закупки и действия, направленные на заключение договоров по результатам проведения процедур закупки, для нужд Заказчика. Все закупки согласовываются и контролируются Специалистом по закупкам.

План закупки - годовой план закупки товаров, работ и услуг для нужд Заказчика.

победитель (закупочной процедуры) - участник, заявка (предложение) которого признана наилучшей для Заказчика по результатам оценки и сопоставления с заявками других участников закупки.

Положение о закупке - Положение о закупке товаров, работ, услуг Заказчика.

поставщик (исполнитель, подрядчик) - продавец (поставщик товара), исполнитель (по оказанию услуг) или подрядчик (по выполнению работ) по подписанному с Заказчиком договору на куплю-продажу (поставку) товаров, оказание услуг, выполнение работ.

продукция (товары, работы, услуги) - любые объекты гражданских прав, в т.ч. вещи, иное имущество и имущественные права; результаты работ и оказание услуг; охраняемые результаты интеллектуальной деятельности и приравненные к ним средства индивидуализации (интеллектуальная собственность); нематериальные блага.

проявление должной осмотрительности - комплекс мер и действий Заказчика по проверке участника закупки (победителя процедуры закупки, поставщика, исполнителя, подрядчика) в целях выявления риска возможного неисполнении или ненадлежащего исполнения данным участником закупки (победителем процедуры закупки, поставщиком, исполнителем, подрядчиком) своих договорных и налоговых обязательств. Результаты мероприятий по проявлению должной осмотрительности должны завершаться:

- при закупке у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) - до заключения договора;

- при конкурентной закупке - до окончания рассмотрения заявок участников Комиссией;

- на стадии исполнения заключенного договора - постоянно, в любое время на предмет выявления возможных признаков недобросовестности поставщика (исполнителя, подрядчика), например, если в ходе исполнения договора установлено, что поставщик (исполнитель, подрядчик) и (или) поставляемая им продукция (товар, работа, услуга) не соответствуют установленным извещением об осуществлении закупки и (или) документацией о закупке требованиям к участникам закупки и (или) поставляемой продукции или представил недостоверную информацию о своем соответствии и (или) соответствии поставляемой продукции таким требованиям, что позволило ему стать победителем конкурентной закупки и пр.

расчетные документы - счета на оплату.

Специалист по закупкам - сотрудник Заказчика, контролирующий отсутствие "дробления" закупок, осуществляющий закупки (организовывающий заключение договора с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) и/или организовывающий процедуру конкурентной закупки). Специалист по закупкам, в том числе, размещает в ЕИС сведения о проведении закупки (извещение, документация и пр.), протоколы, сформированные при проведении закупки, а также сведения о заключении договоров, об их изменении, расторжении и исполнении.

техническая документация - документация, сопутствующая поставляемой продукции либо выполненным работам (оказанным услугам): паспорт, сертификат, аналитические материалы, отчет, презентация, разработанный макет, программа конференции и пр.

участник (закупочной процедуры) - любое юридическое лицо или несколько юридических лиц, выступающих на стороне одного участника закупки, независимо от организационно-правовой формы, формы собственности, места нахождения и места происхождения капитала либо любое физическое лицо или несколько физических лиц, выступающих на стороне одного участника закупки, в том числе индивидуальный предприниматель или несколько индивидуальных предпринимателей, выступающих на стороне одного участника закупки.

финансовый менеджер - сотрудник, контролирующий исполнение договоров, в том числе, в части оплаты, размещающий информацию, сведения, отчеты и документы в единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС), а также осуществляющий иные функции, связанные с данным процессом. Финансовый менеджер контролирует все, в том числе, устные сделки. На финансового менеджера может быть возложено руководителем Заказчика исполнение обязанностей Финансово-экономического отдела.

Финансово-экономический отдел (ФЭО) - подразделение Заказчика, ответственное за финансовый контроль закупок, согласовывающее План закупки, проекты договоров и договоры в установленной части, контролирующее своевременные оплаты и осуществляющее размещение в ЕИС сведений, документов и информации об исполнении договоров. Исполнение обязанностей ФЭО может быть возложена руководителем Заказчика на должностное лицо.

электронная торговая площадка (ЭТП) - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для проведения процедур закупки в электронной форме на сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

юридический отдел (ЮО) - подразделение Заказчика, ответственное за правовой контроль и юридическую безопасность закупок, согласовывающее План закупки, извещения, закупочные документации, проекты договоров и договоры. Исполнение обязанностей ЮО может быть возложена руководителем Заказчика на одно должностное лицо.

III. План закупки

1. Все закупки на сумму свыше порога закупки, а также не указанные в части 15 и части 16 статьи 4 Закона 223-ФЗ, осуществляются при условии включения такой закупки в план закупки на очередной календарный год. Если Заказчик подпадает под действие Правительства Российской Федерации от 11.12.2014 г. N 1352 "Об особенностях участия субъектов малого и среднего предпринимательства в закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (далее - ПП РФ N 1352), то одновременно с составлением плана закупки на очередной календарный год формируется перечень закупок, осуществляемых у субъектов МСП (субъектов малого и среднего предпринимательства), а также, при необходимости, иные планы и перечни закупок (далее совместно - План закупки). План закупки формируется на период не менее 1 года, а в части закупок у субъектов МСП - на срок 3 года. Кроме Плана закупки, формируется и размещается в ЕИС на период от 5 до 7 лет план закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств (план закупки инновационной продукции). В случае отсутствия необходимости в закупке инновационной продукции, высокотехнологичной продукции и лекарственных средств, такой план размещается в ЕИС на указанный период с нулевыми показателями. При наличии таких закупок они также отражаются в обязательном порядке и в Плане закупки. План закупки (на год) является основанием для осуществления закупок.

2. План закупки составляется на основании потребности в товарах, работах, услугах, планирование которых осуществляется Специалистом по закупкам в натуральных и денежных выражениях в рамках планирования на предстоящий календарный год.

3. Раздел Плана закупки об участии субъектов малого и среднего предпринимательства в закупке осуществляется на 3 года в случае подпадания Заказчика под действие ПП РФ N 1352 в соответствии с общим порядком утверждения Плана закупки. При этом Специалистом по закупкам отдельно формируется и утверждается у руководителя Заказчика или у уполномоченного им лица перечень товаров, работ, услуг, закупки которых осуществляются у субъектов малого и среднего предпринимательства.

4. В срок до 1 октября каждого года для формирования Плана закупки руководители подразделений (инициаторы закупок, инициаторы) направляют Специалисту по закупкам заявки на осуществление закупок продукции необходимой на планируемый период. Указанные заявки должны отражать в полном объёме потребности каждого подразделения на планируемый год.

5. План закупки формируется Специалистом по закупкам на основании заявок инициаторов на закупки на следующий календарный год, созданных руководителями структурных подразделений, согласованных со Специалистом по закупкам и утвержденных руководителем Заказчика или уполномоченным им лицом в срок до 10 октября текущего года. Кроме того, План закупки может формироваться также на основании иных источников информации о потребностях Заказчика:

- инвестиционные проекты;

- планы ремонтов;

- сведения из открытых источников информации о появлении новых видов продукции;

- прочие источники информации.

При формировании Плана закупки Специалист по закупкам обобщает вышеуказанные сведения о потребностях Заказчика на планируемый год, проверяет наличие или отсутствие имеющейся в наличии продукции (складских остатков), контролирует действительность необходимости в продукции и отсутствие в заявках требований закупить продукцию с излишними требованиями и (или) предметов роскоши.

6. Руководители подразделений несут ответственность за сроки предоставления информации, корректность и обоснованность заявок на закупки, представленных Специалисту по закупкам для составления Плана закупки. При формировании заявок на закупку, руководители подразделений и (или) должностные лица несут также ответственность за обоснование выбора способа закупки, если в заявке ими указан способ закупки, в том числе у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика).

7. ФЭО несет ответственность за соответствие статей расходов на продукцию, указанную в заявках на закупку, лимитам, предусмотренным и согласованным в рамках процесса расходов средств по статьям/подстатьям/мероприятиям расходов. Соответственно, Специалист по закупкам согласовывает с ФЭО План закупки в части наличия и расходования средств на закупки.

8. ЮО осуществляет юридический контроль и несет ответственность за правовую безопасность закупок. Соответственно, Специалист по закупкам согласовывает с ЮО План закупки в части их законности с целью минимизации рисков.

9. В случае необходимости доработки проекта Плана закупки Специалист по закупкам направляет Инициаторам комментарии по необходимым доработкам заявок. Инициаторы в срок до 15 октября должны устранить замечания и повторно направить заявки Специалисту по закупкам.

10. Специалист по закупкам в срок до 20 октября обеспечивает сведение, согласование и передачу проекта Плана закупки на рассмотрение и утверждение руководителю Заказчика или уполномоченному им лицу.

11. Руководитель Заказчика (или уполномоченное им лицо) в течение 5 рабочих дней рассматривает проект Плана закупки и принимает решение об утверждении Плана закупки либо направляет его на доработку Специалисту по закупкам, который затем обязан вынести доработанный проект Плана закупки на повторное рассмотрение руководителю Заказчика.

12. Утвержденный План закупки на следующий календарный год после утверждения направляется руководителем Заказчика Специалисту по закупкам для дальнейшего размещения в ЕИС. План закупки должен быть размещен Специалистом по закупкам в ЕИС не позднее 31 декабря текущего года.

13. Для наглядности порядка планирования см. схему 1 "ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК".

IV. Закупка

1. Инициирование закупки

1.1. В текущем календарном году Специалист по закупкам осуществляет закупки на основании утвержденного Плана закупки. Закупки, не учтенные при формировании Плана закупки, могут быть осуществлены на основании внеплановых (оперативных) заявок Инициаторов при условии сопровождения таких заявок пояснениями и документами, подтверждающими, что в период формирования Плана закупки потребность в той или иной продукции невозможно было предусмотреть и, следовательно, своевременно запланировать её закупку. В случае отсутствия у Инициатора объективных причин подачи внеплановой (оперативной) заявки, то есть когда закупку продукции можно было запланировать своевременно при формировании первоначального Плана закупки, а не внепланово, то Инициатор обязан к такой оперативной заявке приложить пояснительную записку, разъясняющую по каким причинам он не исполнил свои должностные обязанности и нарушил настоящий Регламент.

1.2. Специалист по закупкам, предполагающий осуществить закупку за счет средств Заказчика или иных средств (инвестиционные программы, субсидии и пр.), должен определить источник финансирования и наличие средств при согласовании закупки с ФЭО, то есть согласовать возможность и порядок финансирования данной закупки.

1.3. Инициатор несет ответственность за своевременную подачу корректирующей (оперативной, внеплановой) заявки для внесения изменений в ранее утвержденный и размещенный в установленные законодательством Российской Федерации сроки в ЕИС План закупки. При этом Инициатор при согласовании со Специалистом по закупкам заявки на закупку должен учитывать сроки проведения процедуры закупки, сроки заключения договора на поставку продукции и сроки поставки в соответствии с договором, чтобы рассчитать и знать сроки поставки продукции приобретенной по его заявке.

1.4. При возникновении необходимости совершить закупку товаров, работ или услуг, предусмотренную Планом закупки, но отличающуюся от условий, ранее включенных в План закупки, Инициатор составляет и подает Специалисту по закупкам корректирующую заявку на закупку, в которой указываются уточненные сведения о закупке. При этом такая заявка должна сопровождаться пояснениями и документами, подтверждающими необходимость корректировки закупки и, соответственно, Плана закупки.

1.5. При возникновении необходимости совершить закупку товаров, работ или услуг, ранее не предусмотренную Планом закупки, Инициатор составляет новую заявку на закупку с учетом требований п. 1.1 и п. 1.3 раздела IV настоящего Регламента и направляет её на согласование Специалисту по закупкам.

1.6. При возникновении необходимости совершить закупку товаров, работ или услуг, предусмотренную Планом закупки и в полном соответствии с ним, Специалист по закупкам заблаговременно инициирует закупку.

1.7. В случае изменения содержащихся в согласованной Заявке условий закупки Инициатор готовит корректирующую заявку на закупку и направляет ее на повторное согласование в порядке, установленном п. 3 раздела IV настоящего Регламента.

1.8. Специалистом по закупкам должны быть внесены корректировки в План закупки в соответствии с полученной от Инициатора корректирующей заявкой на закупку или новой заявкой на закупку (п. 1.1, п. 1.3 и п. 1.4 раздела IV настоящего Регламента) в случае:

1) изменения потребности в товарах, работах, услугах, включая сроки их приобретения, способа закупки и срок исполнения договора;

2) изменения более чем на 10 (десять) процентов стоимости планируемых к приобретению товаров, работ, услуг, выявленного в результате подготовки к процедуре проведения конкретной Закупки, вследствие чего невозможно осуществление Закупки в соответствии с планируемым объемом денежных средств, предусмотренным Планом закупки;

3) изменения бюджета Заказчика;

4) в иных случаях, в том числе установленных Положением о закупке и другими документами.

1.9. На основании согласованной заявки на закупку (или корректирующей заявки на закупку) Специалистом по закупкам в течение 2 рабочих дней готовятся изменения в текущий План закупки для рассмотрения и утверждения руководителем Заказчика или уполномоченным им лицом.

1.10. Вносимые в План закупки изменения после утверждения их руководителем Заказчика (или уполномоченным им лицом) в тот же день размещаются в ЕИС Специалистом по закупкам с соблюдением требований постановления Правительства РФ от 10.09.2012 г. N 908 "Об утверждении Положения о размещении в единой информационной системе информации о закупке" (далее - ПП РФ N 908).

2. Порядок формирования Заявки на закупку

2.1. Заявки на закупку и корректирующие заявки на закупку формируются Инициатором.

2.2. Заявки формируются до 1 октября текущего года при планировании закупок на следующий год. Корректирующие (оперативные, внеплановые) заявки на закупку формируются и направляются на согласование Инициатором Специалисту по закупкам заблаговременно в соответствии с нормативными сроками, установленными для конкретного вида закупочной процедуры: при закупке запросом котировок - за 43 рабочих дня до заключения договора, при закупке запросом предложений - за 45 рабочих дней до заключения договора, при закупке конкурсом или аукционом - за 49 рабочих дней до заключения договора. Инициатор несет персональную ответственность за соблюдение нормативных сроков инициирования процедуры. При этом Инициатор должен учитывать сроки исполнения договора и, соответственно, учитывать реальный срок поставки продукции по его заявке.

2.3. В отчетной документации по инициации закупки должен содержаться, в том числе, следующий пакет документов:

1) заявка на закупку;

2) документальное обоснование необходимости закупки, не внесенной в План закупки (при подаче Инициатором корректирующей заявки);

3) требования к предмету закупки (подробное описание предмета закупки (техническое задание), составляемое Инициатором закупки (при необходимости совместно со Специалистом по закупкам);

4) при необходимости дополнительные требования к Участнику закупки, установленные настоящим Регламентом (в соответствии с п. 2.4 раздела IV настоящего Регламента);

5) проект договора;

6) документ, подтверждающий полномочия подписанта контрагента (в случае закупки у единственного поставщика);

7) обоснование применения ретроспективной оговорки (если проект договора содержит ретроспективную оговорку).

Договор с применением ретроспективной оговорки может быть заключен в исключительных случаях.

Инициатор несет персональную ответственность за обоснование применения ретроспективной оговорки в проекте договора.

Если применение ретроспективной оговорки обусловлено несвоевременным инициированием закупки, работник, ответственный за своевременное инициирование закупки, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности;

8) 3 (три) и более коммерческих предложений от потенциальных поставщиков для формирования начальной (максимальной) цены договора (НМЦД);

9) расчет НМЦД с указанием методики расчета;

10) обоснование способа проведения Закупки (с указанием конкретного пункта Положения о закупке).

2.4. Специалист по закупкам может сформулировать, в том числе по ходатайству Инициатора, дополнительные требования к поставщикам, предусмотренные Положением о закупке:

1) наличие финансовых, материальных средств, оборудования, транспорта, а также иных возможностей (ресурсов), необходимых для выполнения условий договора;

2) положительная деловая репутация, наличие опыта осуществления поставок, выполнения работ или оказания услуг;

3) иные квалификационные требования, связанные с предметом закупки.

2.5. Требования к поставщикам, а также требования к товарам, работам, услугам, являющимся предметом закупки, могут быть также установлены к соисполнителям (субподрядчикам), привлекаемым поставщиком для исполнения договора закупки, и к поставляемым ими товарам, выполняемым работам, оказываемым услугам, но только в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Положением о закупке.

2.6. По запросу Инициатора Специалист по закупкам обязан оказать методологическую поддержку по формированию заявки и подготовке документов для закупки. Специалист по закупкам совместно с Инициатором обязан сформировать требования к предмету закупки, требования к участнику закупки и условиям договора для обеспечения формирования наиболее эффективных критериев оценки участников закупки.

2.7. Инициатор и Специалист по закупкам несут персональную ответственность за формирование требований, обеспечивающих выбор в интересах Заказчика оптимального поставщика с точки зрения стоимости, качества и сроков исполнения обязательств.

2.8. Инициатор несет персональную ответственность за действительность потребности в продукции, указанной в заявке. Специалист по закупкам несет персональную ответственность за комплектность, полноту и достоверность сведений, содержащихся в отчетном пакете документов к заявке на закупку.

2.9. Порядок формирования проекта договора:

2.9.1. в преимущественном и приоритетном порядке Специалист по закупкам должен использовать утвержденные типовые формы договоров;

2.9.2. при необходимости в типовую форму договора могут быть внесены изменения. В исключительных случаях допускается использование договора по форме поставщика. Обязательным требованием в таких случаях является подтверждение целесообразности и соответствия условий договора интересам Заказчика. Ответственность за обоснование использования нетиповой формы договора или договора по форме поставщика лежит на Специалисте по закупкам;

2.9.3. если договор заключается не в соответствии с типовой формой Заказчика, Специалист по закупкам готовит проект договора по форме поставщика или собственный проект договора и направляет на согласование в соответствии с п. 3 раздела IV настоящего Регламента;

2.9.4. ответственность за разработку и актуализацию типовых форм договоров, включая формы закрывающих и отчетных документов, несет руководитель ЮО.

2.10. Требования к проекту договора.

В тексте договора помимо существенных условий в обязательном порядке должны быть предусмотрены:

1) указание основания заключения договора - реквизиты итогового протокола при осуществлении закупки конкурентным способом или соответствующий пункт Положения о закупке при закупке у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);

2) необходимость обязательного предоставления поставщиком документов, предусмотренных в настоящем Регламенте;

3) соответствие поставщика критериям добросовестности;

4) сведения о том, что невыполнение поставщиком двух предыдущих положений будет являться грубым нарушением существенных условий договора. Данное нарушение признается основанием для одностороннего расторжения договора по инициативе Заказчика без уплаты какой-либо неустойки в адрес поставщика (исполнителя, подрядчика);

5) положение о возмещении потерь (статья 406.1 ГК РФ) и (или) заверение об обстоятельствах (статья 431.2 ГК РФ), предусматривающие возмещение Заказчику потерь и (или) возмещение убытков и (или) уплату неустойки в случае предъявления к Заказчику налоговых претензий налоговым органом, обоснованных недобросовестностью поставщика и (или) его субпоставщиков (субподрядчиков, соисполнителей) 1-го, 2-го и далее уровней либо исполнением сделки не указанными, а иными лицами. Такие положения должны предусматривать размер возмещения таких потерь и (или) убытков и (или) неустойки (или порядок его определения), который должен обеспечивать полное возмещение налоговых претензий (недоимка, пени, штрафы), предъявленных Заказчику.

2.11. Порядок запроса коммерческих предложений:

2.11.1. для целей расчета начальной (максимальной) цены договора могут быть приняты только коммерческие предложения, запрошенные и полученные в соответствии с требованиями настоящего Регламента (см. Приложение 1 "Методика обоснования (расчёта) начальной (максимальной) цены закупки");

2.11.2. инициатор обязан направить запрос на предоставление коммерческих предложений не менее чем в 5 различных организаций, не связанных и не аффилированных между собой. В случае необходимости, Специалист по закупкам вправе обосновать (рассчитать) цену закупки самостоятельно, например, при объединении в одну закупку (один лот) нескольких закупок по двум и более заявкам Инициаторов (объединение потребностей в одноименной продукции для нескольких подразделений) или для актуализации ранее обоснованной НМЦД и пр.;

2.11.3. инициатор при выборе компаний для запроса коммерческих предложений руководствуется принципами выбора наилучших поставщиков, принимая во внимание рейтинги, опыт предыдущего взаимодействия, уровень квалификации, опыт оказания аналогичных услуг на рынке, деловую репутацию потенциальных поставщиков;

2.11.4. в случае возникновения ситуации, при которой Инициатор (или Специалист по закупкам) оказывается лично заинтересованным в отношении одной из компаний, предоставившей коммерческое предложение, он должен незамедлительно уведомить об этом Специалиста по закупкам. В указанном случае Специалист по закупкам, соответственно, уведомляет руководителя Заказчика;

2.11.5. запрос на предоставление коммерческих предложений (в содержании которого излагается техническое задание) может быть зарегистрирован как исходящий документ в соответствии с требованиями о делопроизводстве и электронном документообороте Заказчика;

2.11.6. все коммерческие предложения, полученные в ответ на запрос по почте (не электронной) или доставленные курьером, должны быть зарегистрированы как входящие документы в соответствии с требованиями о делопроизводстве и электронном документообороте Заказчика;

2.11.7. инициатор (или Специалист по закупкам) несет персональную ответственность за достоверность сведений, содержащихся в коммерческих предложениях, представленных в составе пакета документов, прилагаемых к Заявке на закупку;

2.11.8. запросы на предоставление коммерческих предложений с приложением ТЗ, направленные участникам рынка, и переписка с поставщиками в обязательном порядке сохраняются Специалист по закупкам в течение 3 лет;

2.11.9. более детально порядок обоснования и определения начальных (максимальных) цен договоров см. Приложение 1 "Методика обоснования (расчёта) начальной (максимальной) цены закупки";

2.11.10. при необходимости Специалист по закупкам может обратиться к руководителю Заказчика с ходатайством о непроведении действий по обоснованию и определению НМЦД, например, при их нецелесообразности. Кроме того, при закупке продукции, которая может быть поставлена только одним поставщиком, например, закупка услуг оказываемых конкретным физическим лицом, конкретным адвокатом, в случае заинтересованности Заказчика в услугах конкретной юридической, консалтинговой или иной компании, при необходимости посещения конкретного мероприятия (семинара, спортивного мероприятия, театра, зоопарка, музея, выставки, конференции, конгресса, фестиваля, форума и пр.) сбор ценовой информации не осуществляется. Договор в таком случае заключается по цене поставщика (исполнителя, подрядчика) или по цене, о которой условились стороны договора.

3. Порядок согласования заявки на закупку и проекта договора

3.1. Инициатор направляет заявку на закупку Специалисту по закупкам на поэтапное согласование в следующем порядке:

1) Специалисту по закупкам;

2) на параллельное согласование: ЮО и ФЭО;

3) руководителю Заказчика или уполномоченному им лицу.

3.2. Прилагаемые Инициаторами в целях расчета начальной (максимальной) цены коммерческие предложения, при необходимости могут быть проверены Специалистом по закупкам.

3.3. Ответственность между работниками Заказчика при согласовании заявки на закупку и (или) проекта договора распределяется следующим образом:

Согласующий	Ответственность		Срок принятия итогового решения
	Заявка на закупку	Проект договора
Специалист по закупкам	1. Контроль наличия заявки на закупку в Плане закупки. 2. Подтверждение полноты пакета документов и данных в заявке на закупку в соответствии с п. 2.3 раздела IV настоящего Регламента. 3. Проверка расчета НМЦД в соответствии с требованиями п. 3.10 раздела IV настоящего Регламента. 4. Соответствие Технического задания предмету договора и требованиям настоящего Регламента. 5. Проверка отсутствия в Техническом задании излишних либо ограничивающих конкуренцию требований. 6. Соответствие выбора способа закупки Положению о закупке. 7. Экспертиза Заявки и Технического задания на наличие достаточных квалификационных требований к участникам закупки в целях обеспечения эффективности Закупки в интересах Заказчика. 8. Проверка корректности и полноты заполнения всех полей в Заявке на закупку, а также корректного отображения атрибутов документов. 9. Контроль выбора Поставщика в целях исполнения плана закупок. 10. Контроль отсутствия дробления закупок (первичная проверка).	1. Проверка соответствия и идентичности информации в Заявке на закупку и в проекте договора. 2. Контроль за соблюдением требований к договору, установленных настоящим Регламентом и/или Положением о закупке; 3. Контроль за соблюдением норм, установленных настоящим Регламентом и Положением о закупке в части внесения изменений и дополнений в договор.	до 2 раб. дней
Юридический отдел по представлению Специалиста по закупкам	Контроль отсутствия дробления закупок (повторная после Специалиста по закупкам проверка) и иных возможных нарушений требований действующего законодательства.	В случае использования типовой формы - подтверждение полного соответствия приложенного проекта типовой форме и ее соответствие типу закупки. В случае использования нетиповой формы или договора по форме Поставщика проверка: - обоснованности использования нетиповой формы договора, - соответствие законодательству Российской Федерации и внутренним нормативным документам Заказчика; - на наличие в проекте договора всех существенных условий, включаемых в договор соответствующего вида; - на наличие в проекте договора требований, предусмотренных п. 2.10 раздела IV настоящего Регламента; - в случае наличия ретроспективной оговорки в проекте договора - подтверждение обоснованности применения ретроспективной оговорки с точки зрения легализации уже совершенных закупок; - на наличия в проекте договора всех условий, необходимых для договора применительно к конкретной ситуации; - подтверждение полномочий на заключение договора; - принятие разумных мер по минимизации правовых рисков Заказчика и защите его интересов, в т.ч. в целях осуществления должной осмотрительности; - проверка текста договора на соответствие его требованиям юридической техники (правомерность использования терминов, полноту и четкость изложения текста договора).	до 2 раб. дней
Финансово-экономический отдел по представлению Специалиста по закупкам	Наличие средств на закупку, уточнение источников финансирования и статей расходов.	Согласование проекта договора в части расчетов, налоговых формулировок, а также на предмет соответствия требованиям бухгалтерского, налогового и валютного законодательства Российской Федерации, в том числе: - наличия в договоре порядка и сроков оплаты; - указания в договоре применимых налогов; - проверки условий договора на соблюдение требований законодательства о валютном контроле; - порядок документирования результатов исполнения обязательств поставщиком, предусмотренный проектом договора, в т.ч. формы договорных и закрывающих документов.	до 2 раб. дней
Руководитель Заказчика (или уполномоченное им лицо)	1. Контроль целесообразности и обоснованность закупки. Контроль наличия согласования закупки структурными подразделениями. 2. Утверждение закупки.	1. Контроль соответствия условий договора интересам Заказчика. Контроль наличия согласования договора (проекта договора) структурными подразделениями и утверждение.	до 2 раб. дней

3.4. По усмотрению руководителя Заказчика, а также любого из согласующих работников, проект договора может проходить дополнительное согласование с иными работниками Заказчика (например, с Инициатором) в соответствии с компетенцией таких работников, при этом сроки согласования должны соответствовать пп. 3.7 раздела IV настоящего Регламента.

3.5. Работники Заказчика, принимающие участие в согласовании проекта договора, несут ответственность за соответствие интересам Заказчика отдельных положений договора, исходя из компетенции этих работников Заказчика.

3.6. Договор, в котором в качестве права, подлежащего применению (применимого права), определено право иностранного государства, должен быть согласован ЮО с учетом мнения привлеченных, в случае производственной необходимости, внешних экспертов, обладающих достаточными знаниями правовой и (или) налоговой системы соответствующего иностранного государства.

3.7. Срок исполнения каждого действия согласующим лицом или Специалистом по закупкам (согласование, отклонение, предоставление комментариев, запрос и предоставление дополнительной информации) не может превышать 1 рабочий день. Окончательное решение по заявке должно быть принято согласующим лицом не позднее нормативного срока, установленного пп. 3.3 раздела IV настоящего Регламента, отсчитываемого со дня направления заявки на согласование такому лицу.

3.8. В случае непредставления ответа согласующего лица в установленный настоящим Регламентом срок, согласование заявки приостанавливается и может быть возобновлено только по решению руководителя Заказчика (или уполномоченного им лица) после выявления причин неисполнения должностными лицами своих обязанностей, предусмотренных настоящим Регламентом.

3.9. При использовании нетиповой формы договора либо договора по форме Поставщика срок согласования проекта договора может быть однократно продлен согласующим работником на срок до 2 дополнительных рабочих дней, при этом Инициатор должен быть уведомлен о таком продлении, а согласующий работник должен указать причину такого продления. В этом случае общий срок согласования заявки увеличивается на срок продления.

3.10. Специалист по закупкам проверяет обоснование расчета НМЦД, предоставленного Инициатором. Инициатор вправе сформировать расчет (в том числе, дополнительный расчет) НМЦД следующими способами:

1) коммерческие предложения потенциальных поставщиков (не менее трех);

2) информация о цене на аналогичные товары, работы, услуги, полученные из открытых источников, в т.ч. в ЕИС;

3) информация о цене и результатах по заключенным ранее договорам (в т.ч. Заказчиком) за аналогичные товары, работы, услуги.

При необходимости НМЦД может быть также рассчитана на основании отчета о рыночной оценке.

При необходимости Специалист по закупкам вправе организовать проверку НМЦД с привлечением третьих лиц и использованием соответствующих услуг электронных площадок.

Специалист по закупкам вправе дополнить пакет документов, представляемый руководителю Заказчика в рамках согласования и последующего утверждения документации о закупке дополнительным расчетом НМЦД для обеспечения формирования НМЦД, максимально учитывающей интересы Заказчика.

3.11. По решению руководителя Заказчика срок согласования заявки Специалистом по закупкам может быть однократно продлен на 1 рабочий день. В этом случае общий срок согласования заявки увеличивается на срок продления.

3.12. В ходе согласования заявки на закупку и проекта договора согласующий работник вправе запросить у Инициатора дополнительные документы либо информацию. Инициатор обязан предоставить такие документы или информацию согласующему работнику. Непредставление перечисленных выше документов и (или) информации делает невозможным согласование заявки на закупку и проекта договора, приостанавливает процедуру согласования в соответствии с пп. 3.8 раздела IV настоящего Регламента и дает право согласующему лицу на принятие решения "не согласовано" по причине непредоставления запрошенных документов/информации.

3.13. Заявка на закупку и (или) проект договора могут быть согласованы соответствующим согласующим работником только при отсутствии замечаний к заявке на закупку и (или) проекту договора. Результат согласования должен быть однозначным "согласовано" или "не согласовано"; не допускается согласование с замечаниями. Если замечания к проекту договора носят технический, редакционный характер и не вносят изменений в согласованные формулировки и существо сделки, проект договора может быть согласован, а замечания направлены Специалисту по закупкам в рабочем порядке. В случае отрицательной визы ("не согласовано") согласующее лицо в обязательном порядке указывает причину несогласования.

4. Подготовка и согласование документации о закупке (закупочная документация)

4.1. Если сумма заявки на закупку равна или не превышает порог закупки, Специалист по закупкам осуществляет заключение договора на основании согласованных и утвержденных заявки на закупку и проекта договора без проведения закупочных процедур.

4.2. Если сумма заявки на закупку превышает порог закупки, подготовка документации о закупке и изменений к ней осуществляется Специалистом по закупкам в соответствии с Планом закупки, согласованной заявкой на закупку и на основании следующих сведений:

1) требования к предмету закупки (техническое задание);

2) требования и дополнительные требования к Участникам закупки, установленные Положением о закупке;

3) сведений о начальной (максимальной) цене договора (цене лота) на основании коммерческих предложений участников рынка или иных сведений в соответствии с Приложением 1 "Методика обоснования (расчёта) начальной (максимальной) цены закупки";

4) обоснования способа проведения Закупки (в соответствии с Положением о закупке);

5) сведений о ранее заключенном договоре в случае пролонгации или изменения условий договора, заключенного на основании ранее проведенных конкурентных закупочных процедур.

Указанные сведения о закупке готовятся и согласовываются Специалистом по закупкам вместе с заявкой на закупку при инициировании закупки.

4.3. Специалист по закупкам готовит документацию о закупке в течение 2 рабочих дней с момента согласования заявки на закупку (при согласовании внеплановой заявки). При необходимости предоставления дополнительных документов или информации срок подготовки документации о закупке продлевается на срок, в течение которого указанные документы или информация предоставлялись Специалисту по закупкам. Срок предоставления дополнительной информации и документов Инициатором не может превышать 2 рабочих дней.

4.4. Срок подготовки документации может быть продлен на 2 дополнительных рабочих дня в случаях если:

1) стоимость закупки превышает 10 миллионов рублей;

2) формирование документации требует привлечения внутренних или внешних экспертов;

3) техническое задание содержит сложные или специфические требования, требующие детального анализа.

4.5. Специалист по закупкам несет ответственность за принятие разумных и достаточных мер по оптимизации условий закупки, в том числе в части соотношения цен, качества и возможных рисков при приобретении товаров, работ и услуг для Заказчика.

4.6. Инициаторы по запросу Специалиста по закупкам предоставляют разъяснения по представленным для формирования документации о закупке сведениям, включая необходимость использования в требованиях к предмету закупки (техническом задании) ссылок на товарные знаки, марки и модели, знаки обслуживания, фирменные наименования, патенты, полезные модели, промышленные образцы, габаритные размеры, ГОСТы, наименования мест происхождения товара, наименование производителя в случаях использования таких ссылок. Специалист по закупкам вправе рекомендовать закупку товаров, работ, услуг, аналогичных индивидуализированным одним из способов, предусмотренных Положением о закупке.

4.7. В целях формирования достаточного обоснования закупки товаров, работ и услуг конкретной марки/производителя, для которых существует сложившийся рынок, Специалист по закупкам вправе привлечь внешних экспертов. Ответственность за организацию привлечения экспертов, подтверждение квалификации привлеченных экспертов, порядок формирования экспертной группы (при необходимости) и своевременную передачу заключения/экспертизы Специалисту по закупкам для включения в документацию о закупке лежит на Специалисте по закупкам.

4.8. Неотъемлемой частью документации о закупке является согласованный проект договора, который будет заключен с поставщиком после проведения закупочной процедуры. Проект договора составляется и согласовывается в соответствии с п. 2 и 3 раздела IV настоящего Регламента до согласования документации о закупке.

4.9. Обязательным требованием в составе документации о закупке является предоставление участником закупки следующих документов:

a) Устав;

b) протокол / решение о создании;

c) протокол / решение о назначении руководителя;

d) свидетельство о государственной регистрации;

e) выписка из ЕГРЮЛ или выписка из ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей), сформированные не ранее чем за 3 месяца до даты представления;

f) протокол / решение об одобрении крупной сделки или справка в произвольной письменной форме о том, что данная сделка для поставщика не является крупной;

g) уведомление о возможности использования УСН (если применимо),

h) иных документов, в соответствии с Положением о закупке Заказчика.

4.10. Документация о закупке направляется Специалистом по закупкам для дальнейшего согласования в ЮО и ФЭО, а затем для утверждения руководителю Заказчика (или уполномоченному им лицу). В случае проведения очного согласования документации о закупке на бумажном носителе она должна быть завизирована Инициатором, ЮО, ФЭО и утверждена руководителем Заказчика (или уполномоченным им лицом).

4.11. Специалист по закупкам несет персональную ответственность за соответствие требований, содержащихся в закупочной документации, интересам Заказчика в целях выбора оптимального поставщика с точки зрения стоимости, качества и сроков исполнения обязательств.

4.12. Специалист по закупкам несет персональную ответственность за соответствие итоговой версии документации о закупке ранее согласованным документам в составе заявки на закупку.

4.13. Специалист по закупкам несет персональную ответственность за полноту и корректность заполнения всех необходимых атрибутов документов.

4.14. При необходимости, не реже 1 раза в неделю Специалист по закупкам направляет руководителю Заказчика (или уполномоченному им лицу) перечень закупочных процедур, по которым сформированы проекты документации о закупке, подлежащих внесению на рассмотрение в последующие 5 рабочих дней.

4.15. После согласования документации о закупке Специалист по закупкам в течение 1 рабочего дня вносит проект документации о закупке на рассмотрение руководителю Заказчика. Руководитель Заказчика принимает решение об утверждении документации о закупке либо о направлении ее на доработку Специалисту по закупкам. Доработанная документация о закупке повторно согласовывается с Инициатором, ЮО и ФЭО, после чего выносится на рассмотрение руководителю Заказчика в срок, установленный решением руководителя Заказчика.

4.16. Утвержденная документация о закупке в тот же день направляется руководителем Заказчика Специалисту по закупкам для размещения в ЕИС совместно с извещением и проектом договора.

4.17. В случае поступления запросов на разъяснение положений документации о закупке Специалист по закупкам в течение 2 календарных дней готовит проект разъяснений и при необходимости согласовывает его с Инициатором. После согласования разъяснения размещаются Специалистом по закупкам в ЕИС и, при необходимости, на ЭТП. Если разъяснения касаются только предмета закупки и содержат специальные вопросы, относящиеся к компетенции Инициатора, Специалист по закупкам вправе направить Инициатору запрос о подготовке разъяснений. Если вопросы касаются бухгалтерских и (или) юридических аспектов проект разъяснений также должен быть согласован с соответствующими подразделениями Заказчика. Разъяснения должны быть размещены в ЕИС в течение 3 рабочих дней со дня поступления запроса.

4.18. При необходимости внесения изменений в документацию о закупке после публикации Специалист по закупкам вносит соответствующие изменения в текст документации и вносит на рассмотрение и дальнейшее согласование руководителю Заказчика. Руководитель Заказчика по представлению Специалиста по закупкам принимает решение об утверждении изменений в документацию о закупке либо о направлении ее на доработку Специалисту по закупкам.

4.19. Утвержденная документация о закупке с внесенными изменениями направляется руководителем Заказчика Специалисту по закупкам, который в установленные Законом сроки размещает её в ЕИС и на ЭТП.

5. Подведение итогов закупки

5.1. В случае осуществления закупки у единственного поставщика, после проведения всех необходимых мер, Специалист по закупкам направляет для подписания договор руководителю Заказчика в соответствии с п. 6 раздела IV настоящего Регламента. Руководитель Заказчика вправе делегировать полномочия по подписанию договоров, оформив соответствующую доверенность.

5.2. Специалист по закупкам в сроки, указанные в извещении, готовит материалы для подведения итогов закупки Комиссией по осуществлению закупок. Ответственность за корректность и своевременность подготовки материалов возлагается на Специалиста по закупкам.

5.3. При проведении закупки конкурентными способами Специалист по закупкам проводит всю организационную работу по проведению процедур закупки, в том числе обеспечивает работу Комиссии по осуществлению закупки.

5.4. Специалист по закупкам обеспечивает и контролирует размещение в ЕИС и на ЭТП полного комплекта документов закупочной процедуры.

5.5. Специалист по закупкам осуществляет проверку контрагентов (участников) на соответствие требованиям, предъявляемым к ним документацией и (или) извещением. Результаты проверки доводятся до окончания рассмотрения Комиссией заявок участников. Комиссия по закупкам также проверяет соответствие участников указанным требованиям.

5.6. При необходимости не реже 1 раза в неделю Специалист по закупкам направляет руководителю Заказчика перечень закупок, по которым требуется подведение итогов в следующие 5 рабочих дней.

5.7. Комиссия по закупкам осуществляет оценку и сопоставление поступивших заявок в соответствии с требованиями Положения о закупке, документации о закупке, извещения о закупке и настоящим Регламентом (см. Приложение 3 "Методика оценки заявок участников закупки") в сроки, указанные в извещении, принимает решение об утверждении итогов закупки.

5.8. Специалист по закупкам обеспечивает наличие всех документов, фиксирующих результаты рассмотрения заявок участников (протоколов и приложений к ним). Обеспечивает своевременное размещение в ЕИС и, при необходимости, на ЭТП всех необходимых документов и сведений. Размещение в ЕИС документов и сведений о закупке должно осуществляться с учетом требований ПП РФ N 908. Кроме того, Специалист по закупкам контролирует своевременность, актуальность и полноту передачи сведений между подразделениями Заказчика. Обо всех допущенных нарушениях Специалист по закупкам сообщает руководителю Заказчика для дальнейшего принятия решения о привлечении виновных к ответственности.

5.9. Протоколы Комиссии размещаются Специалистом по закупкам в ЕИС и, при необходимости, на ЭТП в срок, установленный Законом 223-ФЗ - не позднее 3 дней со дня подписания.

6. Подписание договоров

6.1. Заключение договора по итогам конкурентной закупки возможно не ранее чем через 10 дней и не позднее 20 дней с даты размещения в ЕИС итогового протокола, составленного по результатам конкурентной закупки.

6.2. От имени поставщика должно выступать лицо, обладающее полномочиями для подписания договора по итогам закупки. Для подтверждения полномочий Специалист по закупкам в обязательном порядке запрашивает у Поставщика следующие документы (простые копии) и информацию:

1) для юридических лиц:

- приказ и корпоративный документ о назначении руководителя или доверенность на представителя;

2) для индивидуальных предпринимателей и физических лиц:

- паспорт гражданина Российской Федерации или доверенность на представителя.

6.3. Специалист по закупкам обеспечивает получение и несет ответственность за наличие информации о принадлежности поставщика к субъектам малого и среднего предпринимательства (СМСП) из Единого реестра субъектов малого и среднего предпринимательства либо иных официальных источников.

6.4. Специалист по закупкам включает в согласованный проект договора (либо типовую форму договора) утвержденные условия закупки.

6.5. Перед подписанием Специалист по закупкам направляет финальную версию договора (в т.ч. типовую форму) с реквизитами контрагента, утвержденными условиями закупки и другими дополнениями на итоговое параллельное согласование следующим согласующим:

- Инициатор;

- ФЭО;

- ЮО;

- руководитель Заказчика.

6.6. Ответственность сотрудников Заказчика при согласовании финальной версии договора распределяется следующим образом:

6.6.1. Инициатор согласует договор на предмет соответствия цели и ожидаемому результату закупки, корректности внесения информации в проект договора, а также соответствия предмета договора заявке на закупку;

6.6.2. ФЭО согласует договор в части корректности заполнения реквизитов и достаточности и корректности отражения сведений с точки зрения бухгалтерского и налогового учета, а также в части графика этапов, сроков исполнения договора и финального графика платежей;

6.6.3. ЮО согласует договор в части соответствия нормам и требованиям законодательства Российской Федерации, осуществляет проверку полномочий подписанта с учетом правоустанавливающих документов, полученных Специалистом по закупкам, а также подтверждает соответствие итоговой версии договора ранее согласованному проекту договора;

6.6.4. Специалист по закупкам согласует договор в части соответствия решению Комиссии по итогам конкурентной процедуры.

6.7. Срок исполнения каждого действия согласующим лицом или инициатором (согласование, отклонение, предоставление комментариев, запрос и предоставление дополнительной информации) не может превышать 1 рабочий день. Окончательное решение по проекту договора должно быть принято согласующим лицом не позднее 2 рабочих дней с момента направления договора на согласование.

6.8. Договор, в случае заключения и оформления на бумажном носителе, должен быть прошит и скреплен печатью с указанием количества скрепленных листов и подписью ответственного лица ЮО на каждой странице. Специалист по закупкам и ответственное лицо ЮО солидарно несут ответственность за соответствие прошитой итоговой версии договора согласованной итоговой версии. Специалист по закупкам также несет ответственность за своевременное размещение информации и документов о заключенном договоре в реестре договоров через ЕИС.

6.9. Специалист по закупкам обеспечивает подготовку договора в соответствии с требованиями пп. 6.8 раздела IV настоящего Регламента, проверку наличия всех необходимых согласований, а также полноту комплекта документов и обеспечивает передачу договора для организации подписания контрагентом не позднее, чем за 5 рабочих дней до истечения срока публикации подписанного Сторонами договора в реестре договоров через ЕИС. В случае заключения договора в электронной форме, все необходимые действия для организации заключения договора осуществляются через ЭТП в соответствии с её регламентом.

6.10. При заключении договора на бумажном носителе, согласованный и оформленный надлежащим образом договор (минимум в двух экземплярах) передается Специалистом по закупкам на подпись руководителю Заказчика. При этом на договоре не проставляются и не включаются какие-либо значения, относящиеся к дате подписания договора.

6.11. Руководитель Заказчика вправе делегировать полномочия по подписанию договоров руководящим сотрудникам Заказчика, оформив соответствующую доверенность.

6.12. С момента подписания проекта договора второй (последней) стороной он считается заключенным, если иное не предусмотрено самим договором. Рекомендуется, чтобы в последнюю очередь договор подписывался со стороны Заказчика.

6.13. Специалист по закупкам несет ответственность за соблюдение сроков подписания договора контрагентом и передачу подписанного договора руководителю Заказчика в срок не позднее 15 календарных дней с момента размещения итогового протокола в ЕИС.

6.14. Специалист по закупкам обеспечивает регистрацию договора, полученного от Инициатора, в соответствии с требованиями п. 2 раздела V настоящего Регламента.

6.15. Специалист по закупкам, при наличии возможности, размещает в день подписания руководителем Заказчика договора в программном обеспечении Заказчика копию заключенного договора и одновременно готовит для дальнейшего размещения в реестре договоров через ЕИС необходимые информацию и документы о заключенном договоре.

6.16. Специалист по закупкам в течение 3 рабочих дней со дня заключения договора, за исключением договора, заключенного на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), указанной в части 15 статьи 4 Закона 223-ФЗ, вносит информацию и документы, установленные Правительством Российской Федерации, в реестр договоров через ЕИС. Если в договор внесены изменения, Специалист по закупкам вносит в реестр договоров такие информацию и документы, в отношении которых внесены изменения.

6.17. Информация и документы о результатах исполнения договора вносится в реестр договоров Финансовым менеджером, который также осуществляет контроль исполнения договоров со стороны Заказчика в части оплаты. Информация и документы в реестре договоров размещаются Финансовым менеджером в течение 10 дней со дня исполнения, изменения или расторжения договора. За своевременность, достоверность и полноту размещаемых информации и документов в реестре договоров Финансовый менеджер несет персональную ответственность.

7. Изменение и продление договоров. Рамочные договоры

7.1. Если при исполнении договора изменяются объем, цена закупаемых товаров, работ, услуг или сроки исполнения договора по сравнению с указанными в протоколе, составленном по результатам закупки, такие изменения инициируются корректирующей заявкой на закупку, оформляются дополнительным соглашением, которые предварительно согласовываются в соответствии с п. 3 раздела IV настоящего Регламента и утверждаются руководителем Заказчика. Контроль соблюдения данного требования осуществляется Специалистом по закупкам, при этом он своевременно передает соответствующую информацию Финансовому менеджеру, размещающему соответствующую информацию в реестре договоров через ЕИС в соответствии с требованиями Закона 223-ФЗ и ПП РФ N 908.

7.2. При закупках товаров, работ, услуг партиями или в неопределенном объеме Специалист по закупкам (или лицо готовящее проект договора) включает в проекты договоров перечень конкретной закупаемой продукции, а также условия о предельной стоимости и цене за единицу поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг.

7.3. В случае возникновения необходимости изменения ранее заключенного по итогам конкурентной процедуры договора, Инициатор обязан заблаговременно инициировать проведение такого изменения путем направления на согласование корректирующей заявки на закупку в соответствии с п. 2 и 3 раздела IV настоящего Регламента. Контроль за соблюдением данного требования осуществляется Специалистом по закупкам, фиксирующим такие изменения, при этом Специалист по закупкам своевременно передает соответствующую информацию Финансовому менеджеру, размещающему соответствующую информацию в реестре договоров через ЕИС в соответствии с требованиями Закона 223-ФЗ и ПП РФ N 908. Внесение изменений в договор, в таком случае, возможно только в соответствии с Положением о закупке и при условии, что возможность такого изменения заранее предусмотрена в проекте договора и в договоре.

7.4. В случае возникновения необходимости изменения договора заключенного с единственным поставщиком Инициатор обязан заблаговременно инициировать проведение такого изменения путем направления на согласование заявки на закупку в соответствии с п. 2 и 3 раздела IV настоящего Регламента. Контроль соблюдения данного требования осуществляется Специалистом по закупкам. О любых изменениях договоров должен быть своевременно уведомлен Финансовый менеджер.

7.5. Не допускается заключение рамочных договоров с единственным поставщиком, за исключением договоров с регулируемым объемом закупаемой продукции.

7.6. В случае истечения срока действия договора, его досрочного прекращения/расторжения по любым основаниям или необходимости пролонгации Инициатор закупки обязан заблаговременно инициировать проведение необходимой закупки в соответствии с требованиями раздела IV настоящего Регламента.

8. Администрирование и мониторинг исполнения договоров

8.1. Специалист по закупкам несет ответственность за контроль исполнения контрагентом Заказчика своих обязательств по заключенному договору, а также обеспечивает исполнение Заказчиком нефинансовых обязательств по договору. При необходимости руководитель Заказчика может назначить ответственным за контроль исполнения договора иное лицо, которое, в свою очередь, обязано уведомлять о ходе исполнения порученного договора Специалиста по закупкам и Финансового менеджера.

8.2. Специалист по закупкам (или назначенное лицо) обязан лично или с привлечением иных работников (Инициаторов и пр.) либо третьих лиц (экспертов, консультантов) обеспечивать исполнение контрагентом своих обязательств по договору:

1) находиться в постоянном контакте с представителем контрагента;

2) контролировать исполнение контрагентом заключенного договора;

3) своевременно напоминать о необходимости соблюдения установленных договором сроков исполнения обязательств;

4) проверять качество поставленных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

5) при выявлении недостатков поставленных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) предпринимать все доступные действия, направленные на исправление недостатков либо компенсацию причиненных Заказчику убытков;

6) инициировать применение мер ответственности к контрагенту;

7) инициировать внесение изменений в договорные документы при изменении сроков исполнения обязательств без применения мер ответственности к контрагенту.

8.3. В момент поставки товаров по результатам осуществления работ (оказания услуг) либо завершения этапов Специалист по закупкам (или назначенное лицо) обязан обеспечить предоставление контрагентом договорной документации в сроки и в количестве, предусмотренном договором.

8.4. Специалист по закупкам (или назначенное лицо) обязан проверить соответствие данных, указанных в договорных документах, существенным условиям подписанного договора (спецификации, техническому заданию) и при отсутствии расхождений направить их на согласование уполномоченному лицу или приемочной комиссии в соответствии с требованиями п. 9 раздела IV настоящего Регламента.

8.5. Специалист по закупкам (или назначенное лицо) осуществляет контроль сроков исполнения обязательств по договорам, заключение которых было им инициировано, и заблаговременно инициирует все необходимые внутренние процедуры для соблюдения сроков, предусмотренных настоящим Регламентом, Положением о закупке и законодательством Российской Федерации.

8.6. Специалист по закупкам (или назначенное лицо) осуществляет контроль сроков исполнения обязательств по административно-хозяйственным договорам в целях соблюдения сроков публикации информации (размещения в реестре договоров через ЕИС), установленных Положением о закупке и законодательством Российской Федерации. С этой целью Специалист по закупкам (или назначенное лицо) обязан уведомлять Финансового менеджера, в том числе посредством программного обеспечения (при наличии), о подписании сторонами договора закрывающих документов (актов о приемке товаров, работ, услуг и пр.) в день подписания или не позднее следующего дня.

8.7. Специалист по закупкам и ЮО обязаны своевременно информировать друг друга и Финансового менеджера, в том числе посредством программного обеспечения (при наличии), о факте истечения срока/прекращения действия договора для переноса договора из оперативного в архивное хранение.

9. Приемка товаров, работ, услуг

9.1. Приемка товаров, работ, услуг осуществляется после исполнения поставщиком (исполнителем, подрядчиком) своих обязательств по договору, а также после исполнения каждого этапа поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг.

9.2. При осуществлении приемки товаров, работ, услуг работники Заказчика руководствуются следующими принципами:

- добросовестности;

- объективности и беспристрастности;

- ответственности сторон;

- полноты и всесторонности;

- законности;

- обоснованности результатов;

- оценкой качества и объема результатов;

- разумности сроков проведения приемки товаров, работ, услуг.

9.3. Если по решению руководителя Заказчика приемка товаров, работ, услуг осуществляется без привлечения Приемочной комиссии, уполномоченное (назначенное) лицо при приемке несет персональную ответственность за соответствие закрывающих и отчетных документов требованиям договора к результату, объему и качеству поставленных товаров, работ, услуг. При этом уполномоченное лицо осуществляет функции Приемочной комиссии.

9.4. Приемочная комиссия создается по решению руководителя Заказчика, при необходимости, при подведении итогов закупочной процедуры и приступает к работе по получении Специалистом по закупкам (назначенным лицом) извещения от поставщика (исполнителя, подрядчика) об исполнении в целом или в части договора, о готовности представить для приемки товары, работы, услуги.

9.5. Приемочная комиссия устанавливает и документально подтверждает соответствие поставленных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) требованиям заключенного договора и предусмотренной им нормативной и технической документации.

9.6. Состав Приемочной комиссии определяется руководителем Заказчика и утверждается решением руководителя Заказчика, при этом в состав Комиссии в обязательном порядке входят:

a) представитель Инициатора;

b) представитель ФЭО;

c) представители иных структурных подразделений, обладающие соответствующими компетенциями в отношении предмета приемки ТМЦ/услуг/работ.

9.7. Возглавляет Приемочную комиссию и организует ее работу председатель указанной комиссии, а в период его отсутствия - член комиссии, на которого руководителем Заказчика возложены соответствующие обязанности.

9.8. Количественный состав Приемочной комиссии определяется с учетом места приемки и предстоящего объема работ по приемке товаров, работ, услуг по конкретному договору.

9.9. Членами Приемочной комиссии не могут быть работники, лично заинтересованные в приемке результатов отдельного этапа исполнения договора либо поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги.

9.10. Специалист по закупкам вправе инициировать привлечение перед приемкой продукции третьих лиц (экспертов, консультантов). Решение о привлечении третьих лиц утверждается решением руководителя Заказчика.

9.11. Приемочная комиссия реализует следующие функции:

9.11.1. проводит анализ документов, подтверждающих факт поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг, на предмет соответствия указанных товаров, работ, услуг количеству и качеству, ассортименту, годности, утвержденным образцам и формам изготовления, а также другим требованиям, предусмотренным договором и технической документацией;

9.11.2. проводит анализ представленных поставщиком (исполнителем, подрядчиком) отчетных документов и материалов на предмет их соответствия требованиям законодательства Российской Федерации и договора, а также устанавливает наличие предусмотренного условиями договора количества экземпляров и копий отчетных документов и материалов;

9.11.3. при необходимости запрашивает у поставщика (исполнителя, подрядчика) недостающие отчетные документы и материалы, а также получает разъяснения по представленным документам и материалам;

9.11.4. выносит заключение по результатам проведенной приемки товаров, работ, услуг.

9.12. Приемочная комиссия принимает решения открытым голосованием простым большинством голосов от числа присутствующих членов комиссии. В случае равенства голосов председатель Приемочной комиссии имеет решающий голос.

9.13. Заключение подписывается каждым членом Приемочной комиссии.

9.14. Члены Приемочной комиссии несут ответственность за обоснованность принятого решения о приемке поставленных товаров, работ, услуг, комплектности, полноты и соответствия представленного пакета документов требованиям договора.

9.15. Заседания могут проводиться как в очной, так и в заочной формах. Решение о форме проведения заседания принимает Председатель Приемочной комиссии.

9.16. Заключение Приемочной комиссии передается Председателем Приемочной комиссии Специалисту по закупкам (назначенному лицу) в течение 1 рабочего дня после заседания либо в день заседания.

9.17. Специалист по закупкам обеспечивает размещение заключения Приемочной комиссии в программном обеспечении (при наличии) в течение 1 рабочего дня после заседания и одновременно направляет указанное заключение Финансовому менеджеру для дальнейшего размещения в реестре договоров через ЕИС. В случае осуществления контроля исполнения договора уполномоченным (назначенным) лицом, указанное лицо обеспечивает своевременную передачу заключения Приемочной комиссии Специалисту по закупкам в день его получения от Председателя или не позднее следующего дня.

9.18. Руководитель Заказчика (или уполномоченное им лицо на основании доверенности) подписывает акт приемки-передачи товара (партии товара) либо акт сдачи-приемки этапа выполненных работ (оказанных услуг) только на основании положительного заключения Приемочной комиссии.

V. Документальное оформление закупки

1. Общие требования к документальному оформлению закупки

1.1. Документальное оформление закупки состоит в надлежащем оформлении отношений по закупке товаров, работ, услуг между Заказчиком и поставщиком (исполнителем, подрядчиком), минимизирующим возможные риски Заказчика, связанные с закупкой.

1.2. Отношения с одним контрагентом должны быть оформлены исключительно посредством составления договора (соглашения).

1.3. В исключительных случаях отношения с одним контрагентом, при которых сумма денежных обязательств Заказчика составит менее (либо будет равна) 100 000 (сто тысяч) рублей с учетом налогов или эквивалент этой суммы в иностранной валюте за одну операцию (платеж), могут быть оформлены посредством договора-оферты (договора в устной форме), подтверждающегося наличием совокупности документов (например, счет-фактура и фискальный чек и пр.):

1.3.1. при наличии срочной и документально подтвержденной необходимости в закупке товаров, работ и услуг;

1.3.2. закупка услуг и работ, если существует документально подтвержденная невозможность заключения договора с контрагентом.

1.4. В любом случае не могут быть оформлены в виде договора-оферты (устного договора) следующие закупки:

1.4.1. аренды помещений и оборудования;

1.4.2. услуг по обучению по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональной подготовки и переподготовки работников на территории Российской Федерации;

1.4.3. приобретение исключительных и неисключительных лицензий;

1.4.4. привлечение контрагента, являющегося индивидуальным предпринимателем или физическим лицом.

1.5. Инициатор такой закупки несет персональную ответственность за обоснованность оформления отношений с контрагентом посредством договора-оферты.

1.6. В соответствии с настоящим Регламентом согласовываются, заключаются, регистрируются и хранятся договоры (соглашения, контракты), включая договоры-оферты, а также дополнительные соглашения к ним (приложения, дополнения, спецификации). Договорные документы (отчеты, акты и иные документы), составляемые и подписываемые сторонами в ходе исполнения договоров, согласовываются в соответствии с процедурой, установленной п. 9 раздела IV настоящего Регламента.

1.7. ЮО обеспечивает разработку рекомендуемых условий договоров и типовые формы договоров, включая формы закрывающих и отчетных документов, которые должны использоваться работниками в преимущественном и приоритетном порядке.

1.8. При составлении проекта договора должны быть соблюдены следующие обязательные условия:

1.8.1. договор должен содержать следующую информацию: стороны договора, лиц, уполномоченных на его подписание, предмет договора, права и обязанности сторон, сроки исполнения обязательства, цену договора (либо предельную сумму договора и единичные расценки - для рамочных договоров и договоров с регулируемым объемом поставки продукции), взаимную ответственность сторон, порядок и объем удержания обеспечения исполнения договора (если договором предусмотрено обеспечение), порядок рассмотрения споров, место нахождения и банковские реквизиты сторон;

1.8.2. договору должна быть придана одна из следующих форм:

1.8.2.1. на одном листе (в конце документа ставятся подписи и печати сторон);

1.8.2.2. на нескольких листах (на каждом листе договора должны быть помещены графы для подписей сторон, или договор должен быть прошит для последующего скрепления всего документа подписями и печатями сторон).

1.8.3. Договор-оферта - адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение (в т.ч. в виде счета), содержащее все существенные условия договора, которое достаточно и определенно выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение. При этом заключение договора осуществляется посредством акцепта оферты в установленный ею срок, например: отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.;

1.8.4. договор, за исключением договора-оферты и договора, заключенного в электронной форме, заключается минимум в двух оригинальных экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

2. Регистрация и хранение договоров

2.1. Все договоры, заключаемые Заказчиком, подлежат обязательной регистрации, предусматривающей присвоение договору соответствующего регистрационного номера и проставление даты заключения договора, которая не должна быть ранее даты согласования, а также даты протокола заседания Комиссии, утвердившей существенные условия договора.

2.2. Специалист по закупкам обеспечивает регистрацию административно-хозяйственных договоров посредством программного обеспечения (при наличии). На ежемесячной основе Специалист по закупкам передает оригиналы зарегистрированных договоров по описи в ЮО на оперативное хранение.

2.3. Специалист по закупкам обеспечивает своевременную, в течение 1 рабочего дня, передачу Финансовому менеджеру сведений и информации о заключении договора, его изменении, расторжении и исполнении (в том числе, исполнении этапа договора).

2.4. ФЭО обеспечивает своевременную, в течение 1 рабочего дня, передачу Финансовому менеджеру сведений и информации об оплате договора (этапа договора), в том числе договора-оферты (договора в устной форме).

2.5. Специалист по закупкам вносит информацию и документы о заключенном договоре в реестр договоров через ЕИС в сроки, установленные Законом 223-ФЗ.

2.6. Финансовый менеджер вносит информацию об изменении, расторжении и исполнении договоров в реестр договоров через ЕИС в сроки, установленные Законом 223-ФЗ.

3. Досье закупки, досье договора и досье поставщика

3.1. При согласовании и проведении закупочной процедуры формируется досье Закупки (при наличии возможности досье Закупки формируется посредством программного обеспечения), содержащее следующие документы:

1) документы, обосновывающие необходимость закупки;

2) документы, на основании которых была сформирована Документация о закупке;

3) документацию о закупке;

4) заявки/документы, поступившие от участников закупки в ходе закупочной процедуры;

5) сведения из реестра СМСП или декларации о принадлежности к СМСП, подписанные участниками;

6) чек-лист проверки поставщиков;

7) чек-лист результатов торгов;

8) документы Специалиста по закупкам и Комиссии, имеющие отношение к закупке, включая протоколы опросные листы, протоколы экспертной оценки и др.

3.2. Специалист по закупкам не позднее истечения 1 рабочего дня с даты поступления документа обеспечивает наличие таких документов в программном обеспечении (при наличии).

3.3. Специалист по закупкам несет ответственность за полноту сформированного досье и, при необходимости, обращается к работникам, ответственным за предоставление данных документов, для обеспечения формирования полноценного досье.

3.4. До заключения договора с поставщиком Специалистом по закупкам обеспечивается формирование досье поставщика (по возможности в электронном виде в программном обеспечении), которое включает в себя следующие документы:

1) документы, подтверждающие анализ рынка, в случае если начальная (максимальная) цена договора рассчитывалась методом сопоставимых рыночных цен. Данные документы предоставляются в отношении конкретной закупки, по итогам которой планируется заключение договора с поставщиком;

2) скан-копию учредительных документов;

3) скан-копию протокола (решения) о назначении единоличного исполнительного органа;

4) скан-копию доверенности на представителя, подписавшего договор от имени поставщика (если применимо);

5) выписку из ЕГРЮЛ в форме электронного документа;

6) скан-копию уведомления о возможности применения УСН (если применимо);

7) скан-копию лицензии либо иного разрешения (например, выписка, подтверждающая членство в СРО), если Заказчиком закупаются (закуплены) работы (слуги), подлежащие лицензированию либо требующие получения каких-либо разрешений;

8) результаты проверки поставщика на соответствие обязательным требованиям в форме электронного документа;

9) деловую переписку с поставщиком по вопросу заключения договора;

10) скан-копии документов, полученных от поставщика при проведении Закупки.

3.5. При заключении и исполнении договора Специалистом по закупке формируется досье договора, которое состоит из договорных документов и формируется в соответствии с правилами, предусмотренными настоящим разделом Регламента.

3.6. Специалист по закупкам не позднее истечения 1 рабочего дня с даты поступления документа загружает посредством программного обеспечения (или сохраняет у себя) скан-копии следующих документов:

a) документов, касающихся результатов исполнения договора (документы, подтверждающие полную или частичную оплату договора, о поступлении которых Специалист по закупкам незамедлительно сообщает Финансовому менеджеру);

b) документов, содержащих информацию о расторжении договора с указанием оснований его расторжения, а также документов, подтверждающих такое расторжение;

c) деловой переписки с поставщиком по вопросу заключения и исполнения договора.

Оригиналы счетов-фактур и иных бухгалтерских документов передаются Специалистом по закупкам в ФЭО.

3.7. Специалист по закупкам осуществляет мониторинг корректности оформления, полноты и достаточности документов.

3.8. Досье актуализируется Специалистом по закупкам в случае, если по истечении года с момента заключения договора и формирования досье с поставщиком снова заключается договор.

3.9. Оригиналы документов, составляющих досье договора, хранятся в ЮО вместе с договорами, за исключением счетов-фактур и иных бухгалтерских документов, которые хранятся в ФЭО.

3.10. Срок хранения досье составляет не менее 3-х лет. В случае если Заказчиком будут получены переносимые налоговые убытки, срок хранения продлевается до 10 лет.

VI. Отчетность о закупках

1. Специалист по закупкам обеспечивает подготовку и размещение в ЕИС отчетов, предусмотренных требованиями Положения о закупке и Законом 223-ФЗ в установленные сроки.

2. Ежемесячная отчетность составляется и размещается в ЕИС Финансовым менеджером по договорам, заключенным в отчетном периоде (в том числе в устной форме).

3. ФЭО на ежедневной основе передает Финансовому менеджеру информацию о платежах по договорам (в том числе по договорам в устной форме).

4. Информация о закупках у единственного источника формируется, в том числе, на основе Плана закупок, размещенного в ЕИС, сведениях из программного обеспечения Заказчика (при наличии).

5. Информация о договорах, заключенных Заказчиком по результатам закупки, сведения о которой составляют государственную тайну или в отношении которой приняты решения Правительства Российской Федерации в соответствии с п. 16 статьи 4 Федерального закона N 223-ФЗ, формируется на основе протоколов (служебных записок и пр.) Специалиста по закупкам. Указанная информация не размещается в ЕИС.

6. Информация о субъектах малого и среднего предпринимательства формируется из реестра договоров через ЕИС посредством контроля отметки о соответствующем статусе контрагента и сведений из ЕИС.

7. Финансовый менеджер при формировании ежемесячного отчета суммирует количество договоров и количество договоров-оферт, и полученную сумму отражает в качестве количества договоров за отчетный период.

8. Финансовый менеджер при формировании ежемесячного отчета суммирует цены договоров, заключенных в отчетном периоде, и суммы по оплаченным в отчетном периоде договорам-офертам и получившуюся сумму отражает в качестве общей стоимости заключенных договоров.

9. Особенности отражения информации в отчетах по некоторым видам договоров.

9.1. Договор включается в отчет за тот месяц, в котором он был заключен.

9.2. Датой заключения договора является дата, проставленная на первой или последней странице договора. В том случае, если в качестве даты договора указано несколько различных дат, то в качестве даты заключения договора признается наиболее поздняя дата.

9.3. Договор-оферта признается отдельным договором и включается в отчетность в том месяце, в котором он был оплачен (акцептован).

9.4. Под общей стоимостью договора понимается общий объем денежных средств, которые будут потрачены в течение срока действия договора.

9.5. Общая стоимость договора, заключенного на определенный срок и предусматривающего периодические платежи, представляет собой сумму всех периодических платежей.

9.6. Договор, предусматривающий поставку товаров (оказание услуг, выполнение работ) партиями, должен содержать предельную стоимость договора, которая учитывается как общая стоимость договора.

10. Отчеты подписываются Специалистом по закупкам.

11. В ЕИС размещаются отчеты:

- ежемесячный - не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем (Финансовым менеджером);

- ежегодный о закупках среди СМСП - не позднее 1-го февраля каждого года (Специалистом по закупкам в случае, если Заказчик подпадает под действие ПП РФ N 1352).

12. Для наглядности см. схему 2 "ПРОЦЕССЫ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ".

VII. Приложения (представлены отдельными документами)

1. Приложение 1 "Методика обоснования (расчёта) начальной (максимальной) цены закупки"

2. Приложение 2 "Порядок работы Комиссии по закупкам"

3. Приложение 3 "Методика оценки заявок участников закупки"

Иные приложения:

Схема 1 "ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК"

Схема 2 "ПРОЦЕССЫ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ"

Схема 1

Планирование закупок

Схема 2

Процессы закупочной деятельности