Раздел VII. Вопросы отдела документационного обеспечения и архива

Раздел VII. Вопросы отдела документационного обеспечения и архива

41. Отдел документационного обеспечения и архива Управления обеспечивает реализацию задач и функций, возложенных на Управление в сфере организации документационного обеспечения деятельности мэра города Иркутска, администрации города Иркутска:

1) осуществление проверки проектов постановлений, распоряжений мэра города Иркутска, администрации города Иркутска, представленных для внесения на рассмотрение ВАК или для передачи на подпись мэру города Иркутска, проектов распоряжений вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска на предмет надлежащего оформления и наличия необходимых согласований;

2) осуществление регистрации:

а) постановлений, распоряжений мэра города Иркутска, администрации города Иркутска, распоряжений вице-мэра города Иркутска, распоряжений первого заместителя мэра города Иркутска, распоряжений заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска, их тиражирование и рассылка;

б) исходящих документов за подписью мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска, заместителя руководителя аппарата администрации города Иркутска;

в) договоров (соглашений), подписанных мэром города Иркутска, вице-мэром города Иркутска, первым заместителем мэра города Иркутска;

г) поручений, служебных записок мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

д) поручений, данных на заседаниях ВАК;

3) подготовка перечня муниципальных правовых актов города Иркутска, подлежащих включению в Ведомости органов местного самоуправления города Иркутска; обеспечение предоставления Ведомостей органов местного самоуправления города Иркутска получателям;

4) внесение информационных справок в оригиналы правовых актов мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска, администрации города Иркутска об их официальном опубликовании, о внесении в них изменений, дополнений, признании их утратившими силу;

5) в установленном порядке обеспечение представления мэром города Иркутска муниципальных нормативных правовых актов города Иркутска в орган государственной власти Иркутской области, уполномоченный Правительством Иркутской области на ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области;

6) обеспечение размещения на официальном портале администрации города Иркутска в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в установленном порядке нормативных правовых актов мэра города Иркутска, администрации города Иркутска, за исключением муниципальных правовых актов об утверждении положений об органах администрации города Иркутска, структурных подразделениях органов администрации города Иркутска и муниципальных правовых актов, касающихся условий и охраны труда (в том числе информации о внесении в нормативные правовые акты администрации города Иркутска изменений, их отмене, признании их судом недействующими), муниципальных правовых актов вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителей мэра города Иркутска, представленных для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области;

7) обеспечение исполнения соглашений (договоров) об информационном сотрудничестве (носящих безвозмездный характер) в сфере обмена правовой информацией;

8) обеспечение исполнения соглашения о порядке взаимодействия между администрацией города Иркутска и прокуратурой города Иркутска в сфере нормотворчества от 4 марта 2016 года N 010-64-334/16 в части обязанностей администрации города Иркутска, предусмотренных пунктами 2.2.1, 2.2.2 указанного соглашения;

9) размещение документов, поступающих от некоммерческой организации "Ассоциация сибирских и дальневосточных городов" (анонсы нормативных правовых и распорядительных актов органов местного самоуправления Российской Федерации, перечни нормативных правовых и распорядительных актов "Материалы местного самоуправления Российской Федерации", информационные бюллетени местного самоуправления), Корпоративной некоммерческой организации "Союз российских городов", Некоммерческой организации "Общероссийский Конгресс муниципальных образований", на сетевом диске администрации города Иркутска.

42. Отдел документационного обеспечения и архива Управления обеспечивает реализацию задач и функций, возложенных на Управление в сфере организации контроля за исполнительской дисциплиной в администрации города Иркутска в соответствии с муниципальными правовыми актами города Иркутска:

1) осуществление контроля за исполнением постановлений, распоряжений мэра города Иркутска, администрации города Иркутска, договоров (соглашений), подписанных мэром города Иркутска, вице-мэром города Иркутска, поручений, служебных записок мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска, поручений, данных на заседаниях ВАК;

2) анализ состояния исполнительской дисциплины в администрации города Иркутска по контролируемым документам.

43. Отдел документационного обеспечения и архива Управления обеспечивает реализацию задач и функций, возложенных на Управление в сфере формирования и содержания архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления (муниципального органа) города Иркутска, органов администрации города Иркутска, структурных подразделений органов администрации города Иркутска, муниципальных организаций, являющихся источниками комплектования архива:

1) обеспечение учета и сохранности:

а) архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью города Иркутска, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления (муниципальном органе) города Иркутска, органов администрации города Иркутска, структурных подразделений органов администрации города Иркутска, деятельности муниципальных организаций, являющихся источниками комплектования архива;

б) архивных документов юридических лиц всех форм собственности и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность города Иркутска, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;

2) создание и ведение научно-справочного аппарата к архивным документам;

3) ведение автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании архивных документов;

4) комплектация архива документами постоянного хранения, в том числе имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Иркутска, в том числе:

а) ведение списка организаций, являющихся источниками комплектования архива, утверждаемого постановлением администрации города Иркутска и согласуемого с экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области;

б) проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов для определения состава архивных документов, подлежащих государственному хранению;

5) отбор и принятие документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления (муниципального органа) города Иркутска, органов администрации города Иркутска, структурных подразделений органов администрации города Иркутска, муниципальных организаций, являющихся источниками комплектования архива, на постоянное хранение;

6) использование архивных документов:

а) оказание информационного сопровождения органам администрации города Иркутска, структурным подразделениям органов администрации города Иркутска;

б) организация использования архивных документов, обеспечение осуществления прав граждан и организаций на архивную информацию, в том числе: изготовление копий документов, выписок из документов, архивных справок по их запросам;

7) осуществление организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией делопроизводства в организациях, являющихся источниками комплектования архива, в том числе:

а) по формированию дел, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение, по упорядочению документов по личному составу;

б) рассмотрение и согласование положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству;

в) рассмотрение и представление в архивное агентство Иркутской области на утверждение экспертно-проверочной комиссии описей документов постоянного хранения, которые подлежат приему в архив в установленном порядке;

г) рассмотрение и представление описей дел по личному составу от организаций, являющихся источниками комплектования архива, на согласование экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области;

д) прием документов по личному составу от ликвидированных муниципальных организаций города Иркутска;

8) подготовка предложений по улучшению работы ведомственных архивов.