Глава 4. Исполнение запроса

Глава 4. Исполнение запроса

43. Основанием для начала выполнения административной процедуры является принятое решение об исполнении запроса.

44. При получении задания об отказе в предоставлении муниципальной услуги специалист отдела справочной работы Центра не позднее пяти рабочих дней со дня регистрации запроса подготавливает письмо об отказе в предоставлении муниципальной услуги с разъяснением причин отказа, обеспечивает информирование заявителя об отказе способом, выбранным заявителем для получения результата предоставления муниципальной услуги.

45. При получении задания о предоставлении муниципальной услуги специалист отдела справочной работы Центра осуществляет анализ тематики запроса с использованием имеющихся в Центре архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, а также оценивает степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы.

46. При отсутствии в Центре запрашиваемой архивной информации специалист отдела справочной работы Центра не позднее семи календарных дней со дня регистрации запроса:

при отсутствии в Центре сведений о ее возможном местонахождении подготавливает информационное письмо;

при наличии в Центре сведений о ее возможном местонахождении подготавливает письмо о переадресации запроса в другие архивы или организации и одновременно письмо в адрес заявителя о переадресации его запроса в другие архивы или организации.

47. При наличии в Центре запрашиваемой архивной информации специалист отдела справочной работы Центра подготавливает архивную копию документа, архивную выписку или архивную справку.

Архивная копия изготавливается путем копирования оригинала архивного документа с использованием специальных средств множительной техники.

Количество архивных копий определяется исходя из цели и характера запроса в каждом отдельно взятом случае.

На оборотной стороне каждого листа архивной копии проставляется штамп с архивными шифрами и номерами листов единицы хранения архивного документа.

Если архивная копия документа состоит из одного листа, то на оборотной стороне архивной копии проставляется штамп с указанием слова "Верно", указываются наименование должности, инициалы и фамилия директора Центра, который проставляет свою подпись и дату заверения архивной копии.

Если архивная копия состоит из двух и более листов, то все листы архивной копии скрепляются. На месте скрепления листов указывается количество прошитых листов, наименование должности, инициалы, фамилия специалиста отдела справочной работы Центра, подготовившего архивную копию, слово "Верно", наименование должности, инициалы и фамилия директора Центра, который проставляет свою подпись и дату заверения архивной копии.

Архивная копия заверяется круглой печатью Центра.

Одновременно с архивной копией оформляется сопроводительное письмо о предоставлении архивной копии.

48. Архивная выписка оформляется на бланке Центра. На последнем листе архивной выписки указываются архивные шифры и номера листов единицы хранения архивного документа.

Если архивная выписка состоит из двух и более листов, то все листы нумеруются и скрепляются. На месте скрепления листов указывается количество прошитых листов, наименование должности, инициалы, фамилия специалиста отдела справочной работы Центра, подготовившего архивную выписку, слово "Верно", наименование должности, инициалы и фамилия директора Центра, который проставляет свою подпись и дату заверения архивной копии.

Архивная выписка заверяется печатью Центра.

Одновременно с архивной выпиской оформляется сопроводительное письмо о предоставлении архивной выписки.

49. Архивная справка оформляется на бланке Центра. В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшихся для ее составления.

Если архивная справка состоит из двух и более листов, то все листы нумеруются и скрепляются. На месте скрепления листов указывается количество прошитых листов, наименование должности, инициалы, фамилия специалиста отдела справочной работы Центра, подготовившего архивную справку, слово "Верно", наименование должности, инициалы и фамилия директора Центра, который проставляет свою подпись и дату заверения архивной справки.

При необходимости к архивной справке прилагаются архивные копии, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивная справка заверяется печатью Центра.

50. Сопроводительные письма о предоставлении архивной выписки, архивной копии подписываются директором Центра.

51. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 25 календарных дней со дня получения специалистом отдела справочной работы Центра задания в автоматизированной системе документационного обеспечения управления.

52. Результатом выполнения административной процедуры является оформление заверенной архивной копии документа или архивной выписки с сопроводительным письмом, архивной справки, информационного письма, письма о переадресации запроса в другие архивы или организации или отказ в предоставлении муниципальной услуги.

53. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является зарегистрированные в автоматизированной системе документационного обеспечения управления архивная справка, сопроводительное письмо к архивной копии документа, архивная выписка и сопроводительное письмо, информационное письмо, письмо о переадресации запроса в другие архивы или организации или письмо об отказе в предоставлении муниципальной услуги.