Приложение N 4. Правила оформления реквизитов документов

Приложение N 4
к пунктам 2.25, 2.26, 2.29, 2.31, 2.32,
2.33, 3.34, 4.4, 6.2, 6.7, 9.5

Правила
оформления реквизитов документов

1. Герб Хабаровского края (реквизит 01)

Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом Хабаровского края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края", постановлением Губернатора Хабаровского края от 06 июля 2017 г. N 83 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, об электронных шаблонах документов структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Хабаровского края, органов исполнительной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

На бланках документов министерства герб Хабаровского края изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами органа исполнительной власти - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2. Наименование министерства здравоохранения Хабаровского края (реквизит 05)

Наименование министерства здравоохранения Хабаровского края - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о министерстве здравоохранения Хабаровского края. Наименование министерства здравоохранения Хабаровского края оформляется полужирным шрифтом размером N 14.

3. Справочные данные об органе исполнительной власти (реквизит 08)

Справочные данные о министерстве указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес министерства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес.

4. Наименование вида документа (реквизит 09)

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием министерства) и оформляется полужирным шрифтом размером N 14.

5. Дата документа (реквизит 10)

Дата документа соответствует дате подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет) документа или дате события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление).

Документы, изданные двумя или более органами исполнительной власти, организациями, должны иметь одну (единую) дату, соответствующую дате наиболее более поздней подписи.

Способ написания даты зависит от характера документа:

в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется арабскими цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 02 апреля 2020 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;

в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2020.

6. Регистрационный номер документа (реквизит 11)

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента или автора.

На документе, составленном министерством совместно с другими органами исполнительной власти, государственными органами или организациями, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания наименований органов исполнительной власти, государственных органов, организаций в заголовочной части или преамбуле документа.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив министерства и находится под его контролем.

Регистрационный номер документа состоит из знака "N" и порядкового номера, при этом:

- приказы по основной деятельности министерства нумеруются по порядку издания в пределах календарного года: N 21;

- приказы о проверке нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется строчная буква "п": N 45-п;

- приказы по личному составу министерства нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру приказа по личному составу со сроком хранения 50 лет через дефис добавляется строчная буква "к" (N 5-к), со сроком хранения 5 лет - через дефис добавляются строчные буквы "лс" (N 120-лс);

- распоряжения по основной деятельности министерства нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется строчная буква "р": N 155-р;

- поступающие в министерство документы нумеруются по порядку поступления в пределах календарного года: N 10521. После завершения работы с входящим документом в СЭД к входящему номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ: N 10521-05.01-14;

- отправляемые из министерства документы нумеруются в пределах календарного года с указанием индекса по номенклатуре дел и порядкового номера: N 05.01-10-6804;

- протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний и др., например, ПРОТОКОЛ N 4;

- договоры, соглашения, контракты нумеруются по порядку заключения в пределах календарного года, при этом сначала указываются буквы "Д", "С", "К" соответственно, а затем через дефис проставляются порядковые номера;

- внутренние документы (служебные записки) нумеруются в пределах календарного года с указанием индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера: N 01.03-09-45

7. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (реквизит 12)

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

8. Место составления (издания) документа (реквизит 13)

Место составления (издания) документа (г. Хабаровск) указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением и оформляется шрифтом размером N 12.

9. Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14)

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в министерстве грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и закреплены в локальных нормативных актах министерства. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально"), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10. Адресат (реквизит 15)

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений).

Адресатом документа может быть орган исполнительной власти, организация, структурное подразделение органа исполнительной власти или организации, должностное лицо, гражданин, группа организаций или граждан.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов).

Строки реквизита "адресат" центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения, фамилия, инициалы должностного лица, например:

Руководителю (наименование органа исполнительной власти) Фамилия, инициалы

или

Генеральному директору ОАО "Наименование организации" Фамилия, инициалы

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба, после должности указывают воинское или специальное звание, например:

Наименование государственного органа Начальнику Департамента (наименование) Генерал-майору полиции Фамилия, инициалы

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например:

г-ну Фамилия, инициалы

или

г-же Фамилия, инициалы

При адресовании документа органу исполнительной власти, органу местного самоуправления, организации или структурному подразделению (без указания должностного лица) указывается его полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

Федеральное архивное агентство

или

Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации, ниже - наименование структурного подразделения, например:

Наименование органа исполнительной власти Отдел (наименование)

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы, например:

Наименование органа исполнительной власти Руководителю отдела (наименование) Фамилия, инициалы

При рассылке документа типового содержания органам исполнительной власти (организациям) или в структурные подразделения органа исполнительной власти (организации), адресат указывается обобщенно, например:

Руководителям территориальных органов (наименование государственного органа) в субъектах Российской Федерации

или

Главам муниципальных районов, городских округов Хабаровского края

При рассылке документа не всем органам исполнительной власти, органам местного самоуправления, организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)", например:

Руководителям органов исполнительной власти края (по списку)

Список рассылки составляется исполнителем.

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Допускается не указывать почтовый адрес в документах, направляемых в федеральные государственные органы, вышестоящие государственные органы, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Хабаровский краевой фонд обязательного медицинского страхования Фрунзе ул., д. 69, г. Хабаровск, 680000

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия в дательном падеже, инициалы лица, почтовый адрес, например:

Фамилия, инициалы Садовая ул., д. 5, кв. 2, с. Богородское, Ульчский район, Хабаровский край, 681264

Строки реквизита "адрес" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно".

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

КГКУ "Наименование организации" электронный адрес

11. Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица в именительном падеже, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ Министр здравоохранения Хабаровского края
	Подпись Дата	Инициалы, фамилия

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), согласованного в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕНО распоряжением министерства здравоохранения Хабаровского края от 15.04.2020 N 65-р

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках), например:

УТВЕРЖДЕНО коллегией министерства здравоохранения Хабаровского края (протокол от 12.06.2020 N 2)

12. Заголовок к тексту (реквизит 17)

Заголовок к тексту - краткое содержание документа.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чем?", он начинается с предлога "О" ("Об"). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?", он составляет одно целое с названием вида документа, например:

приказ (о чем?) О создании аттестационной комиссии

письмо (о чем?) О предоставлении информации

акт (чего?) приема-передачи дел

акт (о чем?) о выделении к уничтожению документов

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно", без кавычек, максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок состоит из пяти и более строк, то он печатается по ширине страницы (от левого до правого поля). Точка в конце заголовка не ставится.

При регистрации заголовок заносится в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

13. Текст документа (реквизит 18)

Тексты документов (бланков, печатей) в министерстве составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

Текст документа излагается официально-деловым стилем с учетом вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения).

В тексте документа не допускается употребление:

просторечной и экспрессивной лексики;

иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование органа исполнительной власти, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование органа исполнительной власти (должности лица), утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

При подготовке текста проекта правового акта, приложения к нему автоматическая нумерация их структурных единиц (разделов, глав, подразделов, статей, пунктов, подпунктов) не используется.

Текст документа излагается:

в постановлениях - от третьего лица единственного числа ("... ПОСТАНОВЛЯЕТ: ...");

в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("... приказываю: ...");

в постановлениях, приказах, изданных совместно двумя или более органами исполнительной власти, - от первого лица множественного числа ("... ПРИКАЗЫВАЕМ: ...") или от третьего лица множественного числа (ПОСТАНОВЛЯЮТ:...";

в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ);

в деловых письмах, оформленных на бланках министерства, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("министерство здравоохранения края не возражает... ", "министерство здравоохранения края считает возможным...");

в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, - от первого лица единственного числа ("прошу...", "предлагаю...") или от третьего лица единственного числа ("... департамент не располагает ...", "... управление готово рассмотреть...");

в докладных и служебных записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, регламентах, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия провела проверку...").

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (например: имеете, были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы могут быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения. В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

- заключительная этикетная фраза:

С уважением, ...

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля с отступом от края листа - 10 мм.

Текст отделяется от заголовка двумя одинарными межстрочными интервалами, выравнивается по ширине листа. Текст печатается через одинарный межстрочный интервал, без использования автоматической расстановки переносов.

Отступ первой строки абзаца от левой границы текстового поля составляет 1,25 см.

Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце (например, 2.3.5.). Допускается обозначение подпунктов следующим образом: 1), 2), 3) или а), б), в).

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинают с прописной буквы и в конце ставят точку.

После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.

Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт.

14. Отметка о приложении (реквизит 19)

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам).

В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля с межстрочным интервалом "точно".

Если приложение названо в тексте, в отметке о наличии приложения указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько в отметке о наличии приложения они нумеруются, указываются названия документов-приложений, количество листов и количество экземпляров:

Приложения: 1. Заключение на проект ... ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке... ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы в отметке о наличии приложения указывается количество экземпляров, например:

Приложение: Государственный контракт от 12 мая 2020 г. N 65 в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства края от 05.06.2020 N 1-43/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах (мегабайты, килобайты).

На приложениях справочного характера к постановлениям, распоряжениям, приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: (Приложение N 1).

На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о приложении. Если приложений несколько, они нумеруются (например, Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о наличии приложения указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение N 2
к приказу министерства
здравоохранения
Хабаровского края
от 15.03.2020 N 35

15. Гриф согласования документа (реквизит 20)

Грифом согласования оформляется внешнее согласование документа.

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, их должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа исполнительной власти, организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Руководитель правового департамента Губернатора края
Подпись	Инициалы, фамилия
Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, например:

СОГЛАСОВАНО ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства края (протокол от _____ N ____)

Если согласование оформляется письмом, протоколом и др., указывают вид документа, наименование органа исполнительной власти, организации - автора документа, дату и номер письма, например:

СОГЛАСОВАНО письмом министерства социальной защиты населения Хабаровского края от 26.09.2012 N 01-18/115

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

В зависимости от содержания документа согласование документа осуществляется с:

должностными лицами Правительства края в случаях, предусмотренных законами и нормативными правовыми актами;

государственными органами, интересы которых затрагиваются в документе;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области;

вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

подведомственными организациями (при необходимости);

общественными организациями (при необходимости).

16. Виза (реквизит 21)

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица министерства, в котором создается документ, с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, указанную в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:

Начальник управления лицензирования и лекарственного обеспечения министерства здравоохранения края
Подпись	Инициалы, фамилия
Дата

В документах, подлинники которых хранятся в министерстве, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

При необходимости может применяться полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания прилагаются Начальник отдела организации ведомственного контроля качества и работы с обращениями граждан
Подпись	Инициалы, фамилия
Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Согласование (визирование) проекта документа может проводиться в электронной форме в СЭД.

17. Подпись (реквизит 22)

Подпись является обязательным реквизитом документа. Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), например:

не на бланке:

Министр здравоохранения Хабаровского края

Подпись

Инициалы, фамилия

на бланке:

Министр

Подпись

Инициалы, фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом, например:

И.о. заместителя министра здравоохранения Хабаровского края - начальника управления организации медицинской помощи населению

Подпись

Инициалы, фамилия

или

Исполняющий обязанности заместителя министра здравоохранения Хабаровского края - начальника управления организации медицинской помощи населению

Подпись

Инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:

Министр здравоохранения Хабаровского края			Министр социальной защиты населения Хабаровского края
Подпись	Инициалы, фамилия		Подпись	Инициалы, фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии, например:

Председатель комиссии	Подпись	Инициалы, фамилия
Члены комиссии:	Подпись	Инициалы, фамилия
	Подпись	Инициалы, фамилия
	Подпись	Инициалы, фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Подпись отделяется от последней строки текста 3 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно".

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

18. Отметка об электронной подписи (реквизит 23)

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи, например:

Министр	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	Инициалы, фамилия
	Сертификат 1а222ррр000000000011 Владелец Фамилия Имя Отчество Действителен с 01.10.2019 по 01.10.2020

19. Печать (реквизит 24)

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью министерства. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати"). Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов министерства определяется положением, разрабатываемым министерством в соответствии с распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края" и постановлением Губернатора Хабаровского края от 06 июля 2017 г. N 83 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках, об электронных шаблонах документов структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Хабаровского края, органов исполнительной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в положении о министерстве.

Гербовой печатью заверяются подписи должностных лиц на документах, если тексты напечатаны не на бланках или требуют особого удостоверения: почетные грамоты, представления, ходатайства о награждении орденами и медалями Российской Федерации и т.д., на документах, удостоверяющих факты, вызывающие расходование денежных средств и материальных ценностей; подтверждающих права лиц: на уставах, положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах, наличие печати на которых предусмотрено соответствующими нормативными актами.

Перечень документов, подлежащих заверению гербовой печатью:

АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

АРХИВНЫЕ КОПИИ.

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.).

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.).

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ.

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ.

НОРМЫ РАСХОДА.

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право свершения финансово-хозяйственных операций.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении).

ПИСЬМА (гарантийные, об изготовлении печатей и штампов).

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные).

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.

РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк).

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).

СОГЛАШЕНИЯ.

СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

УДОСТОВЕРЕНИЯ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.

Простую печать ставят на копиях документов, выходящих за пределы министерства, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, справках о месте работы и т.д.

Перечень документов, подлежащих заверению простой печатью:

ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛОВ.

ДОКУМЕНТЫ и их копии для формирования личных дел работников министерства в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе и Трудовым кодексом Российской Федерации (анкеты, послужные списки, копии документов об образовании и др.).

ДОКУМЕНТЫ и их копии кандидатов на участие в конкурсах на замещение вакантных должностей и для включения в кадровый резерв на гражданской службе Хабаровского края.

ДОКУМЕНТЫ по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации, оформляемые в соответствии с требованиями федерального и краевого законодательства (наградные листы, учетные карточки награжденных, запросы и т.д.).

ДОКУМЕНТЫ по вопросам прохождения государственной гражданской службы работников министерства (аттестационные листы, экзаменационные листы и т.д.).

ДОКУМЕНТЫ работников министерства для оформления загранпаспорта.

КОПИИ ДОКУМЕНТОВ для удостоверения их соответствия с подлинником.

КОПИИ приказов, распоряжений министра (министерства) здравоохранения Хабаровского края (выписки из них), выдаваемые учреждениям и гражданам.

СПРАВКИ о налоге на доходы физических лиц.

СПРАВКИ (с места работы, о прохождении государственной службы).

ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ и их копии, требующие удостоверения их подлинности

20. Отметка об исполнителе (реквизит 25)

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне листа внизу слева.

Отметка об исполнителе документа включает фамилию, имя, отчество (при наличии) (полностью) исполнителя, номер его телефона, а при необходимости - адрес электронной почты; в письмах иногородним адресатам указывается код города автора документа, например:

Иванов Петр Олегович,

(4212) 32 56 88; Ivanov_PO@adm.khv.ru

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности, структурного подразделения.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе печатается шрифтом N 12, допускается оформлять как нижний колонтитул.

21. Отметка о заверении копии (реквизит 26)

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью министерства, например:

Подлинник документа находится в деле министерства здравоохранения Хабаровского края N _______ за ____ год.

Верно Заведующий отделом документационного обеспечения управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства здравоохранения Хабаровского края		Подпись	Инициалы, фамилия
Дата	Печать

Копии документов объемом более одного листа прошиваются нитками, концы которых выводятся на оборотной стороне последнего листа. Листы нумеруются в правом верхнем углу. Место прошивания заклеивается ярлыком (длина выступающих концов нитей составляет 2 - 2,5 см) с надписью:

Прошито, пронумеровано, скреплено печатью	________		(_________)	листов.
	(цифрами)		(прописью)
Заведующий отделом документационного обеспечения управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства здравоохранения Хабаровского края	Подпись	Инициалы, фамилия

Отметка о заверении копии удостоверяется печатью министерства.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью министра или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от _______ N ______".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

22. Отметка о поступлении документа (реквизит 27)

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в министерство и включает дату поступления и входящий регистрационный номер. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

23. Резолюция (реквизит 28)

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в СЭД.

Резолюция включает: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции, например:

Морозову Н.В., Федоровой Н.А.

Прошу подготовить проект распоряжения к 05.08.2020

Подпись

12.07.2020

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата A5 или A6.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в СЭД должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

24. Отметка о контроле (реквизит 29)

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, поставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

При постановке на контроль документа в СЭД в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка СЭД производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

25. Отметка о направлении документа в дело (реквизит 30)

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты, например:

В дело N 02.03-09 за 2020 год

Начальник отдела

Подпись

Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: "Направлен ответ (дата, N)", "Учтено при разработке проекта". Сведения указываются в начале отметки, например:

Ответ направлен 04.05.2020 N 02.03-09-9575

В дело N 02.03-09 за 2020 год

Начальник отдела

Подпись

Дата

При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

26. Схемы расположения реквизитов на документе

Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 углового бланка

Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 продольного бланка