Приложение N 1. Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)

Приложение N 1
к приказу
Министерства
имущественных отношений
Омской области
от 17 декабря 2020 N 53-п

Порядок
постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее - документация об объектах учета)

1. Настоящий Порядок регулирует отношения, связанные с осуществлением постоянного хранения и использованием технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), являющихся собственностью Омской области (далее - документация об объектах учета).

2. Постоянное хранение документации об объектах учета осуществляется учреждением, заключившим с Министерством имущественных отношений Омской области (далее - уполномоченный орган) договор хранения указанной документации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - уполномоченная организация).

3. Документация об объектах учета может использоваться уполномоченной организацией в целях предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений (за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральным законом), а также уполномоченным органом для осуществления своих функций.

Уполномоченная организация по запросу представителей уполномоченного органа обеспечивает их доступ к документации об объектах учета и возможность изготовления на безвозмездной основе копий такой документации.

4. В целях обеспечения постоянного хранения документации об объектах учета уполномоченная организация:

1) осуществляет учет и систематизацию документации об объектах учета;

2) обеспечивает сохранность документации об объектах учета;

3) осуществляет проверку наличия и состояния документации об объектах учета.

5. Постоянное хранение документации об объектах учета осуществляется в местах, не доступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи указанной документации, искажения, подделки или утраты содержащихся в ней сведений.

6. Документация об объектах учета подлежит учету.

Сведения о составе документации об объектах учета и ее количестве фиксируются в учетных документах.

Уполномоченная организация может вести учет документации об объектах учета в автоматизированном режиме - в виде учетных баз данных.

7. Сохранность документации об объектах учета обеспечивается комплексом мероприятий по созданию необходимых условий, соблюдению режимов и надлежащей организации хранения указанной документации, исключающих хищение, утрату или порчу документации об объектах учета и обеспечивающих ее поддержание в нормальном физическом состоянии (далее - комплекс мероприятий).

8. Комплекс мероприятий включает в себя:

1) размещение документации об объектах учета в изолированных, вентилируемых помещениях, удаленных от пожароопасных и производственных объектов;

2) оснащение помещений для хранения документации об объектах учета специальными средствами хранения;

3) оборудование помещений для хранения документации об объектах учета средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

4) соблюдение противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового режимов и проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

9. Проверка наличия и состояния документации об объектах учета проводится по решению руководителя уполномоченной организации не реже одного раза в год.

10. В ходе проверки наличия и состояния документации об объектах учета:

1) устанавливается фактическое наличие документации об объектах учета и ее соответствие учетным документам;

2) выявляются и устраняются недостатки в учете документации об объектах учета;

3) выявляется отсутствующая документация об объектах учета;

4) выявляется и учитывается документация об объектах учета, требующая реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

По результатам проверки наличия и состояния документации об объектах учета составляется акт, который утверждается руководителем уполномоченной организации.

11. При выявлении факта отсутствия документации об объектах учета руководителем уполномоченной организации организуется ее поиск (розыск).

В отношении документации об объектах учета, не обнаруженной в ходе проведения поиска (розыска), составляется акт об утрате документации об объектах учета.

Данный акт в течение 3 рабочих дней со дня его утверждения руководителем уполномоченной организации направляется в уполномоченный орган.

12. Ответственность за сохранность документации об объектах учета несет руководитель уполномоченной организации.