Приложение N 2. Положение о проведении конкурса "Лучшая приемная 2002 года"

Приложение N 2

к постановлению Главы города

от 17 июля 2002 N 83

Положение
о проведении конкурса "Лучшая приемная 2002 года"

1. Основные положения

1.1. Цель - выявление уровня профессиональной подготовки и совершенствование деятельности специалистов приемных.

1.2. Участниками конкурса являются специалисты, обеспечивающие работу приемных:

а) первого заместителя Главы города,

б) заместителя Главы города, руководителя аппарата,

в) заместителя Главы города по социальным вопросам,

г) заместителя Главы города, начальника управления жизнеобеспечения городского хозяйства,

д) заместителя Главы города, начальника управления городского развития,

е) председателя комитета по жилищным вопросам,

ж) председателя комитета по управлению муниципальным имуществом,

з) руководителя финансового управления,

и) начальника управления культуры, спорта и молодежной политики,

к) начальника управления образования,

л) начальника муниципального учреждения "Управление здравоохранения",

м) начальника управления социальной защиты населения;

н) начальников территориальных управлений районов и поселков.

1.3. Проведение конкурса и подведение итогов осуществляет комиссия по проведению конкурса.

2. Порядок проведения конкурса

2.1. Комиссия, не позднее 10 календарных дней со дня подписания настоящего постановления, составляет график работы и основные направления каждого члена комиссии, которые утверждаются председателем комиссии.

Заседания комиссии проводятся не реже одного раза в месяц.

2.2. Участники конкурса оповещаются о предстоящей проверке не позднее двух дней до намеченного времени, но не ранее восьми дней.

2.3. Проверка проводится по всем критериям, определенным в разделе 3 настоящего Положения.

Каждый пункт критерия оценивается по десятибалльной шкале. Сумма баллов определяется путем сложения средних показателей по каждому критерию.

По результатам проверки, не позднее 15 дней готовится заключение, содержащее рекомендации по устранению замечаний, выявленных в ходе проверки. Количество набранных баллов в заключении не указывается.

2.4. По окончании проверок работы приемных комиссия анализирует и сравнивает полученные результаты.

Звание "Лучшая приемная 2002 года" присваивается приемной, набравшей наибольшее количество баллов.

3. Критерии оценки деятельности участников конкурса

3.1. Профессиональные качества специалистов.

3.1.1. Знание законов, нормативно-правовых актов, Устава города и других документов.

3.1.2. Знание структуры администрации, схемы управления городом, обстановки в городе в соответствующей отрасли.

3.1.3. Наличие навыков в области стенографии, машинописи, работе со средствами вычислительной и организационной техники.

3.1.4. Умение организовать рабочее место руководителя, рабочий день руководителя.

3.1.5. Наличие высокого уровня самоорганизации и организационных навыков, умение четко и оперативно выполнять свои обязанности и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов.

3.1.6. Эффективность, надежность, готовность принимать на себя ответственность по решению поставленных задач, освобождать руководителя от вспомогательных операций.

3.1.7. Умение обеспечить надежное и эффективное выполнение документационных и организационных функций.

3.1.8. Инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения.

3.1.9. Тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденциальной информации. Специалисты должны быть общительными с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях.

3.1.10. Пунктуальность в предоставлении документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформлении командировок.

3.1.11. Взаимозаменяемость специалистов обеспечивающих работу приемной.

3.2. Выполнение обязанностей по документационному обеспечению деятельности руководителя.

3.2.1. Первичная обработка поступающей корреспонденции и ее регистрация.

3.2.2. Предварительное рассмотрение документов.

3.2.3. Составление проектов резолюций для важнейших документов.

3.2.4. Направление документов, не требующих рассмотрения руководителем, непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

3.2.5. Обработка и отправка корреспонденции.

3.2.6. Организация передачи документов внутри администрации города.

3.2.7. Составление номенклатуры дел.

3.2.8. Формирование дел.

3.2.9. Контроль исполнения документов (постановка на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предварительная проверка и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя).

3.2.10. Составление описей на материалы постоянного, долговременного хранения.

3.2.11. Составление актов на уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

3.2.12. Постоянный контроль за правильным оформлением всей документации.

3.2.13. Оказание методической помощи сотрудникам подразделений, ответственным за ведение делопроизводства.

3.3. Выполнение обязанностей по организационному обеспечению деятельности руководителя.

3.3.1. При проведении плановых совещаний:

а) уточнить дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников и докладчиков;

б) уточнить регламент совещания;

в) обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования;

г) произвести регистрацию участников;

д) обеспечить ведение протокола, его оформление, контроль за ходом выполнения решений.

3.3.2. При организации приема посетителей:

а) иметь график приема посетителей;

б) вести учет посетителей;

в) контролировать принимаемые в ходе приема решения.

3.3.3. При осуществлении работы с информацией для руководителя:

а) поиск и подбор необходимой информации в Интернете или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;

б) ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя;

в) составление информационных обзоров.

3.4. Личные качества специалистов.

3.4.1. Внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки.

3.4.2. Особенности характера: отзывчивость, скромность, добросовестность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведение телефонных разговоров, так и при встрече посетителей.

3.4.3. Умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитать время, необходимое для работы в период больших нагрузок.

3.4.4. Интересы: стремление к пополнению общих знаний, стремление быть в курсе достижений в области деятельности руководителя.

3.5. Оценка работы приемной руководителем.

3.6. Внешняя оценка работы приемной (отзывы посетителей, сотрудников администрации).

4. Заключительные положения

4.1. По итогам конкурса победители награждаются дипломами и сувенирами от Главы города.