Приложение N 3. Положение о канцелярии администрации города

Приложение N 3

к постановлению администрации

города Кемерово

от 21 января 1997 г. N 18

Положение
о канцелярии администрации города

1. Общие положения

1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением управления делами и осуществляет работу с документами в администрации города.

1.2. Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией, подчиненный заместителю Главы города.

1.3. Положение, структура и штатное расписание утверждаются заместителем Главы города.

1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется распоряжениями и указаниями Главы города, заместителя Главы города.

2. Основные задачи и функции канцелярии

2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации работы с документами в администрации в соответствии с распоряжениями Главы города.

Канцелярия в соответствии с возложенной задачей осуществляет следующие функции:

- обеспечивает регистрацию и своевременное представление на рассмотрение входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой для доклада руководству администрации;

- осуществляет прием, регистрацию, хранение, учет, доставку, рассылку и отправку по подразделениям и службам исходящей и внутренней корреспонденции.

Получает:

- Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ, постановления, распоряжения и другие документы администрации области;

- документы Законодательного Собрания;

- документы предприятий и организаций города, территориальных управлений, поселков;

- заявления, жалобы граждан;

- осуществляет систематический контроль за всеми передвижениями документов от регистрации, рассмотрения, исполнения, до снятия с контроля и занесения в архив;

- занимается поисково - справочной и аналитической работой;

- отмечает командировочные удостоверения;

- ведет табель учета рабочего времени руководства аппарата;

- получает всю поступающую корреспонденцию, в том числе журналы, газеты и другие специальные издания;

- отвечает за хранение и использование по назначению гербовой печати;

- проводит рассылку и отправку всех распорядительных документов (постановлений, распоряжений).

3. Права и ответственность канцелярии

Для обеспечения выполнения функций отделу предоставляется право:

3.1. Запрашивать и получать информацию от всех подразделений администрации в соответствии с задачами и функциями канцелярии.

3.2. Знакомить со служебными документами и выдавать их копии с разрешения заместителя Главы города.

3.3. Канцелярия несет ответственность за своевременное рассмотрение и прохождение служебной корреспонденции, ее доставку.

4. Организация работы канцелярии

4.1. Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией, назначаемый и освобождаемый от должности распоряжением Главы города.

4.2. Заведующий канцелярией руководит всей деятельностью отдела в пределах прав и обязанностей, определенных настоящим положением, несет персональную ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций отдела.

4.3. Совершенствует методы работы, внедряет современные технические средства для улучшения деятельности отдела, принимает меры к соблюдению служебной дисциплины и высокой организованности труда.

4.4. Координирует взаимодействие с другими подразделениями администрации.

4.5. Распределяет обязанности в отделе.

4.6. Контролирует соблюдение работниками отдела установленных правил внутреннего распорядка.

4.7. Вносит на рассмотрение руководства вопросы для поощрения и наложения взысканий.

4.8. Канцелярия имеет круглую печать для оформления командировочных удостоверений, удостоверения подписей.

4.9. В состав отдела входит заведующий отделом - главный специалист, специалист 2 категории.

4.10. Работники канцелярии выполняют обязанности в соответствии с должностными инструкциями и несут ответственность за выполнение возложенных на них задач и обязанностей.

Управляющий делами

Г.Г.Перекрестов