Приложение. Положение об архивном отделе администрации города Кемерово

Приложение

к постановлению Главы города

от 7 марта 2008 г. N 37

Положение об архивном отделе администрации города Кемерово

С изменениями и дополнениями от:

5 июня 2014 г., 30 августа 2016 г.

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 в пункт 1.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Архивный отдел администрации города (в дальнейшем - Отдел) является самостоятельным функциональным структурным подразделением администрации города Кемерово и подчиняется заместителю Главы города, руководителю аппарата.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством Российской Федерации, законами и нормативными правовыми актами Кемеровской области, рекомендациями архивного управления Кемеровской области, Уставом города Кемерово, муниципальными правовыми актами города Кемерово и настоящим Положением.

1.3. Отдел имеет бланки со своим наименованием, адресом его местонахождения и контактными телефонами, печать, которой заверяются архивные справки, копии, выписки из документов. Печать хранится в несгораемом сейфе. Доступ к печати имеет начальник отдела, который несет ответственность за ее сохранность.

1.4. Местонахождение Отдела: город Кемерово, проспект Советский, 54.

2. Основные задачи Отдела

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 пункт 2.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, обеспечение прав граждан на архивную информацию.

2.2. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в отделе.

2.3. Комплектование Отдела документами постоянного срока хранения.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 пункт 2.4 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.4. Методическое руководство деятельностью архивов организаций - источников комплектования Отдела и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и организаций - источников комплектования Отдела; содействие организациям, предприятиям и учреждениям в сохранении, комплектовании и использовании документов.

3. Основные функции Отдела

3.1. Разрабатывает основные направления, планы развития архивного дела в городе и обеспечивает их реализацию.

3.2. Организует и осуществляет хранение, учет документов и представляет в архивное управление Кемеровской области по установленным формам сведения о хранящихся фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 в пункт 3.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Вносит на рассмотрение заместителя Главы города, руководителя аппарата предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы архивов организаций - источников комплектования, МБУ "Городской архив", в том числе по личному составу, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 в пункт 3.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4. Разрабатывает и по согласованию с архивным управлением Кемеровской области представляет на утверждение заместителя Главы города, руководителя аппарата список организаций - источников комплектования, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в Отдел; ведет систематическую работу по уточнению этого списка; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

3.5. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе.

3.6. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 в пункт 3.7 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.7. Информирует органы местного самоуправления и другие заинтересованные организации о составе и содержании документов по актуальной тематике, исполняет их запросы.

3.8. Предоставляет в установленном порядке архивные документы учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет запросы, использует документы на выставках, в средствах массовой информации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 пункт 3.9 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.9. Осуществляет методическое руководство в работе архивов организаций - источников комплектования Отдела, МБУ "Городской архив" и организацию документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, организаций - источников комплектования Отдела; ведет пофондовый и статистический учет документов организаций.

3.10. Проверяет выполнение муниципальными организациями требований законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Кемеровской области, местного самоуправления города в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 в пункт 3.11 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного управления Кемеровской области поступившие от организаций описи дел постоянного хранения.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 в пункт 3.12 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.12. Рассматривает и согласовывает положения об архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, описи дел по личному составу, представляемые организациями - источниками комплектования.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 в пункт 3.13 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.13. Изучает и распространяет практику работы архивов организаций - источников комплектования, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации документов в делопроизводстве.

3.14. Рассматривает заявления и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам архивные справки тематического и социально-правового характера, выписки из документов, архивные копии.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 в пункт 3.15 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.15. Информирует заместителя Главы города, руководителя аппарата, архивное управление Кемеровской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 наименование раздела 4 настоящего приложения изложено в новой редакции

См. текст наименования в предыдущей редакции

4. Права и обязанности

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 пункт 4.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Работники Отдела для реализации возложенных на них задач и функций имеют право:

4.1.1. Запрашивать и получать в пределах своих полномочий от организаций - источников комплектования Отдела необходимую информацию о работе и состоянии архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.1.2. Проверять архивы и организацию документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования Отдела.

4.1.3. Давать в пределах своей компетенции организациям, являющимся источниками комплектования Отдела, обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.1.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией города, структурными подразделениями, архивным управлением Кемеровской области по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений.

4.1.5. Ставить перед администрацией города и правоохранительными органами вопросы о привлечении руководителей и других должностных лиц учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, к уголовной, административной и иной, установленной законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кемеровской области, ответственности за нарушение законодательства об архивном деле.

4.1.6. Пользоваться в установленном порядке информационными банками администрации города, компьютерной, копировальной и множительной техникой, использовать муниципальные системы связи и коммуникации.

4.2. Работники Отдела обязаны:

4.2.1. Сохранять конфиденциальность сведений, поступающих в Отдел.

4.2.2. Строго соблюдать правила внутреннего распорядка, постановления и распоряжения главы города.

4.2.3. Осуществлять полномочия в соответствии с должностными инструкциями.

4.2.4. Совершенствовать уровень профессиональной квалификации.

5. Организация деятельности Отдела

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 в пункт 5.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой города по представлению заместителя Главы города, руководителя аппарата в соответствии с действующим трудовым законодательством, законодательством о муниципальной службе.

5.2. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел функций.

5.3. Начальник Отдела:

5.3.1. Обеспечивает организацию работы и руководство деятельностью Отдела.

5.3.2. Определяет полномочия и распределяет обязанности между работниками Отдела, утверждает должностные инструкции.

5.3.3. Осуществляет координацию деятельности работников Отдела в выполнении возложенных на них задач и функций, принимает меры по поддержанию и соблюдению трудовой дисциплины.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 подпункт 5.3.4 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5.3.4. Вносит на рассмотрение заместителя Главы города, руководителя аппарата предложения по структуре и штатной численности Отдела.

5.3.5. Решает в соответствии с действующим законодательством вопросы, связанные с прохождением муниципальной службы работниками Отдела.

5.3.6. Подписывает документы в соответствии с компетенцией Отдела.

5.3.7. Визирует проекты правовых актов по вопросам, касающимся деятельности Отдела.

5.3.8. Обеспечивает подготовку и предоставление отчетов о деятельности Отдела.

5.3.9. Осуществляет иные права и обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Кемеровской области, муниципальными правовыми актами города Кемерово, настоящим Положением, должностной инструкцией.

5.4. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 5.4

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 в пункт 5.5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.5. Назначение на должность и освобождение от должности работников Отдела, применение мер поощрения и дисциплинарных взысканий, предоставление отпусков осуществляется заместителем Главы города, руководителем аппарата по представлению начальника Отдела.

5.6. Отдел взаимодействует в пределах своей компетенции со структурными подразделениями администрации города, органами государственной власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями города, представителями общественности, средствами массовой информации.

6. Ответственность

6.1. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Кемерово от 30 августа 2016 г. N 2215 пункт 6.2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.2. Работники Отдела несут ответственность за неисполнение и ненадлежащее исполнение возложенных на них трудовых обязанностей в соответствии с действующим законодательством.