Приложение. Положение об архивном отделе администрации города

Приложение

к постановлению

администрации города Кемерово

от 23 февраля 2001 г. N 25

Положение
об архивном отделе администрации города

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел (далее по тексту - "Отдел") является структурным подразделением администрации города и непосредственно подчиняется заместителю Главы города, руководителю аппарата.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России, законом Кемеровской области "Об Архивном фонде Кемеровской области и архивах", постановлениями и распоряжениями администрации Кемеровской области, приказами и инструкциями архивного управления администрации Кемеровской области, Уставом города, постановлениями и распоряжениями Главы города, городского Совета народных депутатов, настоящим Положением.

1.3. Отдел осуществляет свою работу в контакте с отделами и управлениями администрации города, учреждениями, представителями общественности, средствами массовой информации.

1.4. Отдел содержится за счет средств городского бюджета; имеет свою печать для заверения архивных справок, копий, выписок из документов.

1.5. При смене заведующего Отделом прием - передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, акт приема - передачи утверждается заместителем Главы города, руководителем аппарата.

1.6. Ликвидация или реорганизация Отдела осуществляется администрацией города по согласованию с архивным управлением администрации Кемеровской области в соответствии с законодательством.

1.7. Положение об Отделе утверждается Главой города по согласованию с архивным управлением администрации Кемеровской области.

2. Основные задачи и функции

2.1. Основные задачи:

2.1.1. Информационное обеспечение администрации города, ее отделов и управлений, организация использования архивных документов.

2.1.2. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда города, хранящихся в отделе.

2.1.3. Комплектование Отдела документами постоянного срока хранения.

2.1.4. Управление и организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных учреждений города; содействие организациям, предприятиям и учреждениям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании документов.

2.1.5. Контроль за соблюдением учреждениями, другими собственниками документов Архивного фонда законодательства Российской Федерации, правовых актов Кемеровской области, органов местного самоуправления в области архивного дела.

2.2. Основные функции:

2.2.1. Разрабатывает основные направления, планы развития архивного дела в городе и обеспечивает их реализацию.

2.2.2. Организует и осуществляет хранение, учет документов и представляет в архивное управление администрации Кемеровской области по установленным формам сведения о хранящихся фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

2.2.3. Вносит на рассмотрение заместителя Главы города, руководителя аппарата предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов, в том числе по личному составу, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов.

2.2.4. Разрабатывает и по согласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области представляет на утверждение заместителя Главы города, руководителя аппарата список организаций, учреждений, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в Отдел; ведет систематическую работу по уточнению этого списка; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

2.2.5. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе.

2.2.6. Создает и совершенствует научно - справочный аппарат к документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

2.2.7. Информирует администрацию города и другие заинтересованные организации о составе и содержании документов по актуальной тематике, выполняет их запросы.

2.2.8. Предоставляет в установленном порядке архивные документы учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет запросы, использует документы на выставках, в средствах массовой информации.

2.2.9. Осуществляет организационно - методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве учреждений, входящих в список организаций - источников комплектования; ведет пофондовый и статистический учет документов учреждений.

2.2.10. Проверяет выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками документов требований законодательства Российской Федерации, законодательных актов области, администрации города в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

2.2.11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного управления администрации Кемеровской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также аудиовизуальную документацию.

2.2.12. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, описи дел по личному составу, представляемых организациями - источниками комплектования.

2.2.13. Изучает и распространяет практику работы ведомственных архивов, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации документов в делопроизводстве.

2.2.14. Рассматривает заявления и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам справки социально-правового характера, выписки из документов, архивные копии.

2.2.15. Информирует заместителя Главы города, руководителя аппарата, архивное управление администрации Кемеровской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах.

3. Структура и организация деятельности

3.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности распоряжением Главы города по представлению заместителя Главы города, руководителя аппарата и по согласованию с архивным управлением администрации Кемеровской области.

3.2. Заведующий Отделом:

3.2.1. Руководит архивным делом на территории города.

3.2.2. Разрабатывает и утверждает должностные инструкции, распределяет обязанности между специалистами Отдела, координирует и контролирует работу специалистов.

3.2.3. Ведет вопросы планирования, отчетности, учета документов архивных фондов.

3.2.4. Осуществляет организационно - методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов.

3.2.5. Ведет прием граждан, рассматривает заявления граждан, принимает меры по их исполнению.

3.2.6. Разрабатывает список учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования Отдела.

3.3. Структура Отдела состоит из двух секторов.

3.3.1. Сектор комплектования и научно - справочного аппарата осуществляет функции:

а) отбор и прием документов от организаций;

б) комплектование архива документами личного происхождения, аудиовизуальными документами;

в) создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным фондам;

г) консультации организациям по вопросам архивного дела;

д) работа по паспортизации ведомственных архивов;

е) оформление выставок;

ж) проведение экскурсий, лекций.

3.3.2. Сектор обеспечения сохранности и справок осуществляет функции:

а) исполнение запросов;

б) проверка наличия и состояния документов;

в) картонирование и обеспыливание дел;

г) проведение технической обработки дел;

д) заполнение листов проверок наличия и состояния дел и карточек фондов;

е) работа по обеспечению сохранности документов и порядка в архивохранилищах.

4. Права и обязанности

4.1. Отделу предоставляются права:

4.1.1. Получать от учреждений и организаций всех форм собственности необходимую информацию о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.1.2. Проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве учреждений независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности.

4.1.3. Давать организациям, учреждениям в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.1.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией города, его структурными подразделениями, архивным управлением администрации Кемеровской области по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений.

4.1.5. Ставить перед администрацией города и правоохранительными органами вопросы о привлечении руководителей и других должностных лиц учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, к уголовной, административной и иной, установленной законодательством Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами области, ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.

4.2. Сотрудники Отдела обязаны:

4.2.1. Строго соблюдать Положение о муниципальной службе в городе Кемерово, утвержденное постановлением Кемеровского городского Совета народных депутатов от 27.12.2000 N 277, правила внутреннего распорядка, приказы и распоряжения Главы города, заместителя Главы города, руководителя аппарата.

4.2.2. Осуществлять полномочия в соответствии с должностными обязанностями.

4.2.3. Совершенствовать уровень квалификации.

5. Ответственность

5.1. Заведующий Отделом несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач.

5.2. Степень ответственности работников Отдела устанавливается должностными обязанностями.

Управляющий делами

Н.А.Патлах