Приложение 1. Порядок приема, передачи документов на хранение и выдачи для работы

Приложение 1

к распоряжению МАГТ

от 11 сентября 1997 г. N 240

Порядок приема, передачи документов на хранение и выдачи для работы

1. Прием и учет (регистрация) документов и изданий осуществляется Отделом документационного обеспечения и специальной информации МАГТ, ответственными за делопроизводство, которым поручен учет документов, в том числе и документов оперативного характера.

1.1. Вся поступающая корреспонденция принимается и вскрывается только сотрудниками, которым по приказу МАГТ поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия документа в конвертах (пакетах) составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

1.2. Регистрации подлежат все входящие и исходящие документы согласно приказа ГТК России от 26.02.96 N 102.

1.3. Все поступившие и зарегистрированные документы на таможенные посты и в отделы хранятся в опечатанных шкафах, сейфах, выдаются документы исполнителям только под роспись.

1.4. Формирование исполненных документов в дела предусматривается номенклатурой дел несекретного делопроизводства таможни, таможенного поста (самостоятельного отдела).

1.5. Дела с документами, в которых по мере накопления материалов, сосредотачиваются сведения оперативного характера, не подлежащие оглашению, должны быть отнесены к категории документов ограниченного распространения. На обложках этих дел проставляется гриф "Для служебного пользования". Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.

1.6. Сформированные дела хранятся в металлических шкафах, в отдельной комнате (архиве), оборудованной средствами звуковой, световой, противопожарной сигнализации.

1.7. Дела из архива, документы оперативного характера выдаются под роспись исполнителям только на период работы и должны быть возвращены в архив (делопроизводителю) за час до окончания рабочего времени. С разрешения начальника таможенного поста, отдела дела (документы) могут выдаваться для работы на более длительные сроки, при условии обеспечения их полной сохранности, при наличии у исполнителя сейфа и личной металлической печати для опечатывания помещений и сейфов.

1.8. Исполнителю категорически запрещается оставлять документы оперативного характера, архива открыто на рабочих столах. При убытии к руководству (на обед) документы убираются в сейф, письменный стол и закрываются на замок.

1.9. На входной двери вывешивается распорядок дня работы архива, утвержденный руководством таможни, начальником таможенного поста, самостоятельного отдела. В архив доступ должностных лиц строго ограничен (начальник таможни, его заместители; таможенного поста, его заместители; начальник самостоятельного отдела, руководитель службы собственной безопасности, начальник ОДОиСИ).

2. Документы из архива (подлинники) правоохранительным органам выдаются (пересылаются) только по запросу (на руки в исключительном случае при наличии документов, удостоверяющих личность представителя правоохранительного органа).

2.1. При процедуре выемки подлинных документов правоохранительными органами ими предъявляется постановление (следователя, прокурора) руководству таможни, таможенного поста, отдела о производстве выемки соответствующих документов, и с их разрешения в присутствии понятых (не менее 3-х человек) с соблюдением требований ст.ст.169, 170, 171 УПК РСФСР производится выемка документов, о чем составляется протокол выемки (ст.ст.176, 177 УПК РСФСР). Копия протокола выемки передается в архив или делопроизводителю для отчета.

3. Дела из структурных подразделений в архив возвращаются исполнителем без помарок, подчисток, подчеркиваний, замены подлинников на дубликаты в установленный срок.

4. К работе с делами "Для служебного пользования", документами оперативного характера допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица в соответствии со списками, согласованными с Отделом собственной безопасности МАГТ, а к документам оперативного характера - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей МАГТ, таможенного поста, самостоятельного отдела.

Категории работников допускаемых к работе с изданиями "Для служебного пользования", определяются руководителями структурных подразделений.