Приложение. Положение об архивном отделе администрации города Кемерово

Приложение

к постановлению Главы города

от 7 марта 2008 г. N 37

Положение об архивном отделе администрации города Кемерово

С изменениями и дополнениями от:

5 июня 2014 г.

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Кемерово от 5 июня 2014 г. N 1395 в пункт 1.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Архивный отдел администрации города (в дальнейшем - Отдел) является самостоятельным функциональным структурным подразделением администрации города Кемерово и подчиняется первому заместителю Главы города.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством Российской Федерации, законами и нормативными правовыми актами Кемеровской области, рекомендациями архивного управления Кемеровской области, Уставом города Кемерово, муниципальными правовыми актами города Кемерово и настоящим Положением.

1.3. Отдел имеет бланки со своим наименованием, адресом его местонахождения и контактными телефонами, печать, которой заверяются архивные справки, копии, выписки из документов. Печать хранится в несгораемом сейфе. Доступ к печати имеет начальник отдела, который несет ответственность за ее сохранность.

1.4. Местонахождение Отдела: город Кемерово, проспект Советский, 54.

2. Основные задачи Отдела

2.1. Информационное обеспечение администрации города, ее структурных подразделений, организация использования архивных документов.

2.2. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в отделе.

2.3. Комплектование Отдела документами постоянного срока хранения.

2.4. Управление и организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных учреждений города; содействие организациям, предприятиям и учреждениям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании документов.

3. Основные функции Отдела

3.1. Разрабатывает основные направления, планы развития архивного дела в городе и обеспечивает их реализацию.

3.2. Организует и осуществляет хранение, учет документов и представляет в архивное управление Кемеровской области по установленным формам сведения о хранящихся фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Кемерово от 5 июня 2014 г. N 1395 в пункт 3.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Вносит на рассмотрение первого заместителя Главы города предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов, МУ "Городской архив", в том числе по личному составу, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Кемерово от 5 июня 2014 г. N 1395 в пункт 3.4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4. Разрабатывает и по согласованию с архивным управлением Кемеровской области представляет на утверждение первого заместителя Главы города список организаций - источников комплектования, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в Отдел; ведет систематическую работу по уточнению этого списка; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

3.5. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе.

3.6. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

3.7. Информирует администрацию города и другие заинтересованные организации о составе и содержании документов по актуальной тематике, исполняет их запросы.

3.8. Предоставляет в установленном порядке архивные документы учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет запросы, использует документы на выставках, в средствах массовой информации.

3.9. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, МУ "Городской архив", в том числе по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве учреждений, входящих в список организаций - источников комплектования; ведет пофондовый и статистический учет документов организаций.

3.10. Проверяет выполнение муниципальными организациями требований законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Кемеровской области, местного самоуправления города в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии архивного управления Кемеровской области поступившие от организаций описи дел постоянного хранения.

3.12. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, описи дел по личному составу, представляемые организациями - источниками комплектования.

3.13. Изучает и распространяет практику работы ведомственных архивов, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации документов в делопроизводстве.

3.14. Рассматривает заявления и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам архивные справки тематического и социально-правового характера, выписки из документов, архивные копии.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Кемерово от 5 июня 2014 г. N 1395 в пункт 3.15 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.15. Информирует первого заместителя Главы города, архивное управление Кемеровской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".

4. Права и обязанности Отдела

4.1. Отдел для реализации возложенных на него задач и функций имеет право:

4.1.1. Запрашивать и получать в пределах своих полномочий от учреждений и организаций всех форм собственности необходимую информацию о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.1.2. Проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве муниципальных организаций.

4.1.3. Давать организациям, учреждениям в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.1.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией города, структурными подразделениями, архивным управлением Кемеровской области по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений.

4.1.5. Ставить перед администрацией города и правоохранительными органами вопросы о привлечении руководителей и других должностных лиц учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, к уголовной, административной и иной, установленной законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кемеровской области, ответственности за нарушение законодательства об архивном деле.

4.1.6. Пользоваться в установленном порядке информационными банками администрации города, компьютерной, копировальной и множительной техникой, использовать муниципальные системы связи и коммуникации.

4.2. Работники Отдела обязаны:

4.2.1. Сохранять конфиденциальность сведений, поступающих в Отдел.

4.2.2. Строго соблюдать правила внутреннего распорядка, постановления и распоряжения главы города.

4.2.3. Осуществлять полномочия в соответствии с должностными инструкциями.

4.2.4. Совершенствовать уровень профессиональной квалификации.

5. Организация деятельности Отдела

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Кемерово от 5 июня 2014 г. N 1395 в пункт 5.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой города по представлению первого заместителя Главы города в соответствии с действующим трудовым законодательством, законодательством о муниципальной службе.

5.2. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел функций.

5.3. Начальник Отдела:

5.3.1. Обеспечивает организацию работы и руководство деятельностью Отдела.

5.3.2. Определяет полномочия и распределяет обязанности между работниками Отдела, утверждает должностные инструкции.

5.3.3. Осуществляет координацию деятельности работников Отдела в выполнении возложенных на них задач и функций, принимает меры по поддержанию и соблюдению трудовой дисциплины.

5.3.4. Вносит на рассмотрение главе города предложения о численности и категориях должностей Отдела.

5.3.5. Решает в соответствии с действующим законодательством вопросы, связанные с прохождением муниципальной службы работниками Отдела.

5.3.6. Подписывает документы в соответствии с компетенцией Отдела.

5.3.7. Визирует проекты правовых актов по вопросам, касающимся деятельности Отдела.

5.3.8. Обеспечивает подготовку и предоставление отчетов о деятельности Отдела.

5.3.9. Осуществляет иные права и обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Кемеровской области, муниципальными правовыми актами города Кемерово, настоящим Положением, должностной инструкцией.

5.4. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 5.4

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Кемерово от 5 июня 2014 г. N 1395 в пункт 5.5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.5. Назначение на должность и освобождение от должности работников Отдела, применение мер поощрения и дисциплинарных взысканий, предоставление отпусков осуществляется первым заместителем Главы города по представлению начальника Отдела.

5.6. Отдел взаимодействует в пределах своей компетенции со структурными подразделениями администрации города, органами государственной власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями города, представителями общественности, средствами массовой информации.

6. Ответственность

6.1. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач.

6.2. Степень ответственности работников Отдела устанавливается их должностными инструкциями.