Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0: направление подотчетного лица в командировку (подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ, 2023 г.)

Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0: направление подотчетного лица в командировку

Дата публикации: февраль 2023 г., Релиз 1С:БГУ 8: 2.0.88.57

В настоящее время организации бюджетной сферы активно внедряют электронные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета.

Вторая редакция программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" позволяет формировать электронные документы и подписывать их электронными подписями, а также обмениваться электронными документами между участниками электронного взаимодействия (ЭДО). Поэтому пользователям программы 1С:БГУ 8, ред. 2.0 нельзя говорить об отсутствии технической возможности для внедрения ЭДО и распечатывать электронные документы на бумаге. Организации бюджетной сферы, использующие для ведения бухгалтерского учета программу 1С:БГУ 8, ред. 2.0, должны с 2023 года перейти на ЭДО.

В статье мы покажем, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 на примере расчетов с подотчетными лицами при направлении в командировку.

Итак, хозяйственная ситуация следующая.

Описание хозяйственной ситуации

В бюджетном учреждении "Аграрный университет" утвержден План-график командировок на 2023 год. В соответствии с Планом-графиком в командировку на территории РФ для участия в конференции направляется подотчетное лицо - профессор кафедры Кочеткова Е.А. Период командирования с 18.01.2023 по 20.01.2023. Подотчетному лицу на банковскую карту перечислены денежные средства:

- на покупку железнодорожных билетов (туда-обратно) в сумме 6 020, 00 руб.;

- суточные - 300,00 руб.;

- на питание - 2 500,00 руб.;

- на проживание в одноместном номере гостиницы - 4 000, 00 руб.

Учреждение оформило Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512). Согласно графику документооборота учреждения Решение о командировании (ф. 0504512) заполняет уполномоченное лицо (а не подотчетное лицо), и подписывают следующие должностные лица:

- лицо, уполномоченное на заполнение Решения о командировании (ф. 0504512), а также лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами - бухгалтер Еремина Г.А.

- ответственное лицо кадровой службы - кадровик Николаева Н.Н.

- руководитель структурного подразделения, формирующий задание по командировке, - Петров П.И.

- руководитель финансово-экономического подразделения - главный бухгалтер Кузнецов В.В.

- руководитель учреждения - Иванов И.И.

В первый рабочий день после возвращения из командировки подотчетное лицо направляет в бухгалтерию документы (электронные файлы), подтверждающие расходы в командировке:

- 2 электронных билета (туда обратно);

- электронную копию кассового чека, подтверждающего проживание;

- электронную копию кассового чека, подтверждающего питание.

Учреждение оформило Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Согласно графику документооборота учреждения Отчет (ф. 0504520) заполняет уполномоченное лицо, и подписывают следующие должностные лица:

- лицо, уполномоченное на заполнение Отчета (ф. 0504520), а также лицо, ответственное за принятие документов-оснований и проверку на их соответствие прикрепленным скан-копиям, - бухгалтер Еремина Г.А.

- руководитель структурного подразделения - Петров П.И.

- руководитель финансово-экономического подразделения - главный бухгалтер Кузнецов В.В.

- руководитель учреждения - Иванов И.И.

Рассмотрим порядок формирования первичных документов при направлении подотчетного лица в командировку.

Формирование Решения о командировании (ф. 0504512) в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0.

Для формирования электронной формы Решения о командировании (ф. 0504512) в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 используется одноименный учетный документ программы Решение о командировании.

В шапке документа отражается информация о подотчетном лице, а также документ-основание (в примере - План-график командировок). Эта информация используется для формирования заголовочной электронного документа Решение о командировании (ф. 0504512).

Информация, указанная на закладках Место и сроки и Суточные, используется для формирования подраздела 1.1. "Служебное задание на командирование" Решения о командировании (ф. 0504512).

Для формирования подразделов 1.2. "Условия проезда", 1.3. "Условия проживания" Решения о командировании (ф. 0504512) используется информация, указанная на закладках Проезд, Проживание и Прочие расходы.

Полный расчет обязательств по командировке формируется в подразделе 2.1 Решения о командировании (ф. 0504512).

На закладке Дополнительно указывается способ выдачи денежных средств и автоматически заполняется информация о задолженности по выданным авансам. Эти данные используются при заполнении раздела 2 "Обоснование командировочных расходов" Решения о командировании (ф. 0504512).

Также на этой закладке указываются должностные лица учреждения, подписывающие документ, и дата утверждения решения о командировании руководителем. Дата утверждения решения не может быть меньше даты составления документа.

Информация на закладке Финансовое обеспечение используется для формирования раздела 3 "Финансовое обеспечение" электронного документа Решение о командировании (ф. 0504512).

На закладке Бухгалтерская операция указывается типовая операция: Принятие обязательств по выплате подотчетному лицу для формирования проводок по принятию обязательств.

Подписать электронную форму Решения о командировании (ф. 0504512) возможно по кнопке Внутр.ЭДО - Просмотреть электронный документ в шапке учетного документа. Должностные лица подписывают электронную форму Решения о командировании (ф. 0504512) в информационной базе под соответствующим пользователем. Вид электронной подписи должностного лица (Простая или Усиленная) может быть настроен в Маршруте подписания.

В примере документ подписан простыми электронными подписями должностных лиц, а также усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя. Состояние электронного документа - Завершен.

Копию электронного документа, подписанного электронными подписями, можно распечатать

Формирование Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0.

Для формирования электронного документа Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) используется одноименный учетный документ программы Отчет о расходах подотчетного лица.

В шапке документа отражается информация о подотчетном лице, а также документ-основание - ранее оформленный учетный документ программы Решение о командировании. На основании Решения о командировании большинство реквизитов документа Отчет о расходах подотчетного лица будет заполнено автоматически.

Информация из шапки документа используется для формирования заголовочной части Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Информация на закладке Аванс используется для формирования раздела 1 "Авансовый отчет".

Для формирования подраздела 1.1 "Отчет о расходах по командировке (по компенсационным расходам)" Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) заполняются закладки Суточные, Проезд, Проживание и Прочие расходы.

Информация на закладке Отчет о выполненной работе используется для формирования раздела 2 "Отчет о выполненной работе в командировке" Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

На закладке Дополнительно указывается способ выдачи денежных средств, а также должностные лица учреждения, подписывающие документ.

Информация из закладки Денежные обязательства используется для формирования раздела 4 "Обязательства" электронного документа Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

На закладке Бухгалтерская операция указывается типовая операция: Расходы подотчетного лица для формирования проводок.

Подписать электронную форму Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) возможно по кнопке Внутр.ЭДО - Просмотреть электронный документ в шапке учетного документа программы. В примере документ подписан простыми электронными подписями должностных лиц, а также усиленной квалифицированной подписью руководителя. Состояние электронного документа - Завершен.

Поскольку операции по выдаче денежных средств под отчет не связаны с закупкой товаров, работ, услуг малого объема, подраздел 1.2 "Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема" в электронной форме не отображается.

Аналогично с подразделом 3 "Обоснование расходов, отличных от установленных нормативов": он формируется только при наличии отклонения расходов, фактически произведенных подотчетным лицом в командировке, от расходов, предусмотренных в соответствующем решении о командировании.

Копию электронного документа, подписанного электронными подписями, можно распечатать

Электронные документы (их электронные копии), подтверждающие расходы подотчетного лица, можно прикрепить к учетному документу программы по ссылке Файлы. Прикрепленные скан-копии подписываются ответственным лицом усиленной квалифицированной электронной подписью.

Итак, мы показали, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 на примере расчетов с подотчетными лицами при направлении в командировку.

"У страха глаза велики". Бесспорно, переход на ЭДО вызывает много вопросов, требует настройки программного обеспечения, а также корректировки локальных актов организации. Но без сомнений, что эффективность ведения учета с применением ЭДО перекроет все неудобства, связанные с его внедрением.

Эксперты компании "Учет в БГУ"
(1С:Франчайзи с 1996 года)