Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0: прекращение признания основного средства активом (подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ, 2023 г.)

Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0:
прекращение признания основного средства активом

ГАРАНТ: Дата публикации: апрель 2023 г., Релиз 1С:БГУ 8: 2.0.90.57 Подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ

Электронные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, утвержденные Приказом N 61н, должны применяться организациями бюджетной сферы с 2023 года.

Вторая редакция программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" позволяет формировать электронные документы и подписывать их электронными подписями, а также обмениваться электронными документами между участниками электронного взаимодействия (ЭДО). Поэтому организации бюджетной сферы, использующие для ведения бухгалтерского учета программу 1С:БГУ 8, ред. 2.0, должны с 2023 года перейти на ЭДО.

В статье мы покажем, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 на примере прекращения признания основного средства активом.

Итак, хозяйственная ситуация следующая.

Описание хозяйственной ситуации

В бюджетном учреждении "Городская клиническая больница" проведена плановая инвентаризация. В ходе инвентаризации обнаружен объект, не соответствующий критериям актива - принтер, стоимостью 8 500,00 руб. Принтер был введен в эксплуатацию и учитывается на забалансовом счете 21.

Инвентаризационной комиссией принято решение списать и утилизировать объект. Принтер относится к IV классу опасности и будет утилизирован специализированной организацией ООО "Вторчермет".

Решение о прекращении признания активом объекта нефинансовых активов оформлено инвентаризационной комиссией по ф. 0510440.

Решение (ф. 0510440) подписывается должностными лицами инвентаризационной комиссии:

- председателем комиссии -системным администратором Петровым П.И.;

- членом комиссии - специалистом Ереминой Г.А.;

- членом комиссии - бухгалтером Николаевой Н.Н.;

Решение (ф. 0510440) утверждено руководителем Ивановым И.И.

Списание объекта не требует согласования с учредителем. Списание объекта оформлено Актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454). Использование Акта о списании (ф. 0510454) в 2023 году предусмотрено учетной политикой учреждения. Акт о списании (ф. 0510454) оформлен на основании Решения (ф. 0510440).

Утилизация принтера оформлена Актом об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435).

Рассмотрим порядок формирования первичных документов при прекращении признания основного средства активом.

Порядок оформления первичных документов

Для принятия решения о прекращении признания активом объекта нефинансовых активов с последующим его списанием и утилизацией следует соблюдать определенный порядок оформления первичных документов. Каждый документ формируется на основании предыдущего. Это позволяет соблюсти принцип однократного ввода данных, который является существенным плюсом ЭДО. Наглядно покажем на схеме порядок оформления первичных документов при принятии решения о прекращении признания активом.

               +------------------------------------------------+

               |Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)|

               +------------------------+-----------------------+

              +----------------------------------------------------+

              | Инвентаризационная опись (сличительная ведомость)  |

              |  по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087)     |

              +------------------------+---------------------------+

             +------------------------------------------------------+

             | Решение о прекращении признания активами объектов    |

             |        нефинансовых активов (ф. 0510440)             |

             +-------------------------+----------------------------+

                 +----------------------------------------------+

                 |Акт о списании объектов нефинансовых активов  |

                 |  (кроме транспортных средств) (ф. 0510454)   |

                 +--------------------+-------------------------+

                  +--------------------------------------------+

                  |Акт об утилизации (уничтожении) материальных|

                  |          ценностей (ф. 0510435)            |

                  +--------------------------------------------+

Формирование документов инвентаризации

Для формирования документов инвентаризации в целях принятия решения о прекращении признания основного средства активом используется два учетных документа программы:

- Решение о проведении инвентаризации;

- Инвентаризация ОС, НМА, НПА.

Основные моменты при заполнении документа Решение о проведении инвентаризации

В шапке документа Решение о проведении инвентаризации указывается информация об основании проведения инвентаризации.

На закладке Объекты инвентаризации указываются счет инвентаризации, сотрудник, в отношении объектов учета которого проводится инвентаризация, сроки и место инвентаризации. Эти данные используются для формирования раздела 1 электронного документа Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439).

На закладке Инвентаризационные комиссии из справочника Комиссии подбирается постоянно действующая комиссия учреждения для проведения инвентаризации. Эта информация используется для заполнения раздела 2 электронного документа Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439).

Ознакомление членов инвентаризационной комиссии с Решением (ф. 0510439) указывается на закладке Лист ознакомления.

Если локальным актом учреждения предусмотрено согласование Решения (ф. 0510439), заполняется закладка Лист согласования.

Учетный документ программы Решение о проведении инвентаризации не формирует проводок.

После проведения документа Решение о проведении инвентаризации можно сформировать электронный документ Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439), Лист ознакомления и Лист согласования (при необходимости).

Подписать электронные документы можно по кнопке Внутр.ЭДО.

Основные моменты при формировании документа Инвентаризация ОС, НМА, НПА

В шапке документа Инвентаризация ОС, НМА, НПА указывается Решение о проведении инвентаризации. После указания Решения реквизиты шапки документа Инвентаризация ОС, НМА, НПА и закладки Комиссия заполнятся автоматически.

На закладке Инвентаризация табличная часть заполняется автоматически по кнопке Заполнить. В отношении объектов, по которым комиссией принято решение о несоответствии критериям актива, обязательно должна быть заполнена графа Не соответствует условиям актива.

Учетный документ программы Инвентаризация ОС, НМА, НПА не формирует проводок. После проведения документа можно сформировать Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087).

Подписать электронный документ можно по кнопке Внутр.ЭДО.

Формирование документа Решение о прекращении признании активом

Для формирования электронной формы Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 используется одноименный учетный документ программы Решение о прекращении признания активом.

В шапке документа в реквизите Формирование указывается тип объекта (инвентарный или неинвентарный), в отношении которого принимается решение о прекращении признания активом. Документ инвентаризации Инвентаризация ОС, НМА, НПА, на основании которого сформировано Решение о прекращении признания активом, подбирается на закладке Основание. Информация об инвентаризационных описях указывается в заголовочной части электронного документа Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440).

На закладке Основные средства, НМА, НПА по кнопке Заполнить табличная часть документа заполняется автоматически на основании данных документа Инвентаризация ОС, НМА, НПА, указанного за закладке Основание.

В графе Резолюция комиссии указывается причина прекращения признания активом объекта нефинансового актива с указанием определенной комиссией дальнейшей функции объекта.

Если основное средство содержит драг.металлы, эта информация указывается на закладке Драгоценные материалы.

Указанная информация используется при формировании содержательной части электронного документа Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440).

На закладке Комиссия указывается комиссия учреждения, принимающая решение о прекращении признания основного средства активом.

Информация из справочника Комиссии используется для заполнения реквизита "Документ-основание о создании комиссии" заголовочной части с указанием в кодовой зоне номера и даты приказа, а также оформляющей части электронного документа Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440).

Если член комиссии отсутствует, в табличной части закладки Комиссия устанавливается соответствующий флаг и указывается Причина отсутствия.

Для формирования проводок на закладке Бухгалтерская операция автоматически проставляется типовая операция: Списание объектов ОС, НМА, НПА, выбирается Счет для списания остаточной стоимости, Счет и ЦМО для оприходования на забалансовый счет.

После записи документа на закладке Основные средства, НМА, НПА указываются результаты голосования членов комиссии. Если решение членов комиссии единогласное, можно использовать кнопку Единогласное решение.

При необходимости по ссылке Файл: Нажмите для выбора члены комиссии могут прикреплять файлы с особым мнением. Они отразятся в реквизите "Особые отметки имя файла.pdf" оформляющей части электронного документа Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440).

После проведения документа Решение о прекращении признания активом формируются проводки по выбытию основного средства на забалансовый счет 02.

Подписать электронный документ можно по кнопке Внутр.ЭДО.

Печатная форма решения (ф.0510440)

Копию Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440), подписанного электронными подписями, можно распечатать.

Также после проведения документа можно сформировать Лист голосования и Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

Печатная форма Листа голосования

Копию Листа голосования, подписанного электронными подписями, можно распечатать.

Печатная форма Бухгалтерской справки (ф. 0504833)

Копию Бухгалтерской справки (ф. 0504833), подписанной электронными подписями, можно распечатать.

Формирование документа Списание объектов ОС, НМА, НПА

Для формирования электронной формы Акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454) в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 используется учетный документ программы Списание объектов ОС, НМА, НПА.

В шапке документа указывается Вид списания. Решение о прекращении признания активом, на основании которого сформировано Списание объектов ОС, НМА, НПА, подбирается на закладке Общие сведения. Информация о документе-основании указывается в заголовочной части электронного документа Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454).

На закладке Основные средства, НМА, НПА по кнопке Подобрать в табличную часть добавляется объект, в отношении которого принято решение о списании.

Если основное средство содержит драг.металлы, эта информация указывается на закладке Драгоценные материалы.

Указанная информация используется для формирования раздела 1 электронного документа Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454).

На закладке Комиссия указывается комиссия учреждения, принимающая решение о списании основного средства.

В графе Резолюция комиссии указывается решение комиссии, принятое в отношении списания нефинансовых активов.

На закладке Бухгалтерская операция автоматически проставляется типовая операция: Списание ОС (пользование, хранение, не активы).

Если Акт о списании (ф. 0510454) формируется на основании Решения о прекращении признания активами (ф. 0510440), при формировании Акта о списании (ф. 0510454) голосование не проводится и графа 5 электронного документа не заполняется. Следовательно, реквизит Голосование документа Списание объектов ОС, НМА, НПА заполнять не требуется.

Поскольку выбытие объекта на забалансовый счет 02 оформлено документом Решение о прекращении признания активом, документ Списание объектов ОС, НМА, НПА не должен формировать проводок, т. е. проводить его не нужно (!).

После записи документа по кнопке Записать можно сформировать электронную форму Акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454). Подписать электронный документ можно по кнопке Внутр.ЭДО.

Печатная форма Акта о списании (ф. 0510454)

Копию Акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454), подписанного электронными подписями, можно распечатать.

Формирование документа Акт об утилизации

Для формирования электронной формы Акта об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435) в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 используется учетный документ программы Акт об утилизации ОС.

На закладке Основные средства подбираются основные средства, подлежащие утилизации, указывается Класс опасности, Способ утилизации, Документ-основание. Указанная информация используется для заполнения раздела 1 электронного документа Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435).

Если основное средство содержит драг.металлы, эта информация указывается на закладке Драгоценные материалы. Эта информация используется для формирования справки о содержании драг.материалов и раздела СПРАВОЧНО электронного документа Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435).

На закладке Выполненные работы указывается Контрагент, Идентификатор контрагента, Документ выполненных работ и выполненные Работы.

Если в результате утилизации (уничтожения) имущества получены материальные ценности, заполняется закладка Полученные материалы.

Эта информация используется для заполнения раздела 2 электронного документа Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435).

На закладке Комиссия указывается комиссия учреждения, принимающая решение об утилизации основного средства.

На закладке Бухгалтерская операция автоматически проставляется типовая операция: Утилизация.

После проведения документа можно сформировать электронную форму Акта об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435). Подписать электронный документ можно по кнопке Внутр.ЭДО.

Печатная форма Акта об утилизации (ф. 0510435)

Копию Акта об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435), подписанного электронными подписями, можно распечатать.

Также после проведения документа можно сформировать Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

Печатная форма Бухгалтерской справки (ф. 0504833)

Копию Бухгалтерской справки (ф. 0504833), подписанной электронными подписями, можно распечатать.

Итак, мы показали, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 на примере прекращения признания основного средства активом.