Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Томска

Приложение

к постановлению Мэра г. Томска

от 15 января 2009 г. N 10

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Томска

С изменениями и дополнениями от:

12 февраля 2009 г.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Томска (далее - Инструкция) устанавливает в администрации города Томска и ее отраслевых и территориальных органах единые правила и порядок работы с организационно-распорядительными документами несекретного характера.

Для целей настоящей Инструкции под организационно-распорядительным документом понимается вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Положения настоящей Инструкции распространяются также на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств электронно-вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации в администрации города Томска должны отвечать требованиям Инструкции.

Порядок организации работы с секретными документами, с грифом "Для служебного пользования" устанавливается специальной инструкцией.

Составление, оформление и учет документов по финансово-хозяйственной деятельности администрации города Томска производится в порядке, установленном действующим законодательством.

1.2. Правовой основой Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации и Томской области, а также требования Государственных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", положения "Государственной системы документационного обеспечения управления" (ГСДОУ), Устав города Томска, решения Думы города Томска, Регламент работы администрации г. Томска, а также иные муниципальные правовые акты города Томска.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства в администрации города Томска возлагается на управляющего делами. В отраслевых и территориальных органах и подразделениях администрации - на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства.

Контроль за соблюдением в администрации, ее органах и подразделениях требований делопроизводства, методическое руководство по работе с документами, обучение сотрудников возлагается на комитет по общим вопросам и контрольный комитет администрации города Томска (по своим направлениям деятельности).

1.4. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены руководителем подразделения с настоящей Инструкцией под роспись.

При уходе сотрудника в отпуск, выезде в командировку, увольнении или перемещении по службе имеющиеся у него на исполнении документы, по указанию руководителя соответствующего органа или подразделения, передаются другому сотруднику по акту передачи.

При утрате документа сотрудник обязан немедленно доложить об этом руководителю органа и представить письменное объяснение заместителю Мэра по безопасности и управлению делами администрации.

Передача документов, их копий сотрудникам других организаций, а также передача им какой-либо служебной информации осуществляется в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами города Томска.

1.5. В случаях возникновения вопросов по организации делопроизводства, не предусмотренных настоящей Инструкцией, следует руководствоваться положениями и рекомендациями архивных органов.

II. Документация администрации

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Томска от 12 февраля 2009 г. N 95 пункт 2.1 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. В соответствии с действующим законодательством об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, Уставом города Томска Мэром города и должностными лицами администрации издаются следующие правовые акты:

- Мэром города - постановления и распоряжения администрации города Томска;

- руководителями органов администрации - распоряжения, приказы, иные акты.

2.2. В состав документов также входят:

- документация по личному составу;

- документация по заявлениям и обращениям граждан и организаций;

- другие системы документации (плановая, отчетная, финансовая и т.д.)

В связи с особенностями документации по личному составу и бухгалтерской документации рекомендуется руководителям кадровой службы и бухгалтерии на основе типовой инструкции разрабатывать собственные инструкции по кадровому и бухгалтерскому делопроизводству.

III. Оформление документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы должны оформляться на стандартных бланках, имеющих набор реквизитов, идентифицирующих автора и удостоверяющих подлинность письменного документа.

3.1.2. Состав реквизитов документов и их расположение должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

3.1.3. Бланки документов постоянного срока хранения должны изготавливаться на белой бумаге высших сортов.

Для документов временного срока хранения допускается использование бланков, изготовленных с помощью компьютера или средств оперативной полиграфии (ксерокопии).

3.1.4. Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

3.1.5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

При изготовлении документов на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.

3.1.6. Для Мэра города Томска, администрации города Томска, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

3.1.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

3.1.8. Бланк документа, в зависимости от расположения реквизитов, может иметь два варианта - угловой и продольный. Бланки с угловым расположением реквизитов используются, в основном, для писем.

3.1.9. В бланках органов администрации, имеющих право издавать распорядительные документы (департамент, управление и др.), указывается наименование подразделения, над ним, более мелкими буквами, наименование "Администрация города Томска". Остальные органы используют стандартный бланк администрации.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Томска от 12 февраля 2009 г. N 95 в пункт 3.2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Герб города Томска

Изображение герба города Томска установленного образца помещается на бланках документов администрации города Томска и Мэра города Томска и располагается над серединой реквизита "наименование организации".

3.2.2. Наименование администрации

Наименование администрации указывается в соответствии с Уставом города Томска, а наименование ее органов - согласно положениям о них, утверждаемым в установленном порядке.

3.2.3. Справочные данные об администрации

В состав реквизита входят почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, ИНН, адрес электронной почты и др.). Почтовый и телеграфный адрес указываются в соответствии с требованиями правовых актов, регулирующих вопросы оказания услуг почтовой связи.

3.2.4. Наименование вида документа

Регламентируется статьей 45 Устава города Томска, настоящей Инструкцией и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД.

В письме реквизит "вид документа" не указывается.

3.2.5. Дата документа

3.2.5.1. Является обязательным реквизитом любого вида документов.

Для избежания волокиты и соблюдения установленных сроков датируются все стадии подготовки, согласования, визирования, оформления, принятия и исполнения документа.

3.2.5.2. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Для документов, подготовленных совместно несколькими органами или организациями, дата должна быть единой.

Для правовых актов дата вступления документа в силу определяется в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами города Томска.

3.2.5.3. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 7 сентября 2008 г. следует оформлять 07.09.2008. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например - 7 сентября 2008 г., а также оформление даты в обратной последовательности: год, месяц, день месяца - 2008.09.07.

3.2.6. Регистрационный номер документа

Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Подробнее см. гл. V, пункт 5.3.

3.2.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (на N ______ от ____________). Этот реквизит может размещаться на бланке и должен заполняться при составлении письма-ответа.

3.2.8. Место составления документа

3.2.8.1. Указывается в том случае, если оно отсутствует в реквизитах "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

3.2.9. Адресат

3.2.9.1. Адресование, т.е. указание получателя, производится на всех документах.

В качестве адресата могут выступать учреждения и организации, их органы, должностные и физические лица.

3.2.9.2. Наименование организации и ее органа указывают в именительном падеже, а должность адресата - в дательном. Инициалы получателя указываются перед фамилией.

Пример: Администрация г. Томска

Департамент недвижимости

главному специалисту С.И. Петрову

3.2.9.3. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно:

Бухгалтериям муниципальных учреждений г.Томска.

3.2.9.4. Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Слово "копия" перед обозначением второго, третьего или четвертого адресата не указывается. Каждый экземпляр документа должен быть отпечатан на бланке, подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр документа, должен быть подчеркнут или отмечен "галочкой".

При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем документа составляется список на рассылку.

3.2.9.5. Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в органы местного самоуправления города Томска и Томской области. В этих случаях почтовый адрес проставляется на конвертах в канцелярии.

3.2.9.6. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если письмо адресуется организации, то указывается ее наименование, затем почтовый адрес:

Редакция журнала "Отечественные архивы"

Б. Пироговская ул., д. 17,

Москва, Г-435, 119817

При адресовании документа физическому лицу вначале указывается фамилия и инициалы получателя, затем его почтовый адрес:

Сидорову Г.К

ул. Строителей, д.10, кв.2,

пос. Филипповка, Бакчарский район,

Томская обл., 634056

3.2.9.7. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Председателю садового товарищества

"Можайские дали"

В.А.Бунееву

3.2.10. Резолюция

3.2.10.1. Резолюция - это надпись на документе или отдельном листке, сделанная должностным лицом и дающая указания по исполнению документа.

3.2.10.2. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, лицо, названное в резолюции первым). Он организует работу соисполнителей, определяет сроки представления соисполнителями ответов и предложений, готовит итоговый проект документа (завизированный остальными соисполнителями) и представляет его на подпись лицу, давшему поручение.

3.2.10.3. Резолюция переносится в регистрационную форму и может являться основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа определяется резолюцией.

3.2.11. Отметка о контроле

Если документ берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слово "Контроль" на правом верхнем поле документа на уровне грифа утверждения. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым цветом.

3.2.12. Заголовок к тексту

3.2.12.1. Кратко, четко отражает основное содержание документа и согласуется с наименованием вида документов. Располагается в левом верхнем углу под датой и номером документа. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем? (о ком?): постановление о проведении комплексной проверки.

Чего (кого?): протокол заседания расширенной комиссии, должностная инструкция специалиста.

3.2.12.2. Заголовок составляется тем, кто готовит документ. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

3.2.13. Текст документа

3.2.13.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований, и может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

3.2.13.2. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты или события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в преамбуле указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула завершается словами:

П О С Т А Н О В Л Я Ю, П Р И К А З Ы В А Ю, П Р О Ш У (в зависимости от вида документа).

3.2.13.3. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков их исполнения. Она может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

3.2.13.4. В качестве исполнителей указываются органы или конкретные должностные лица.

3.2.13.5. Последний пункт распорядительной части должен содержать сведения о подразделении и должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

3.2.13.6. Если документ изменяет, отменяет, дополняет ранее изданный документ или какие-либо его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (или пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка "Признать утратившим силу:"

3.2.13.7. В организационно-распорядительных документах изложение идет от первого лица единственного числа (постановляю, приказываю).

В документах коллегиально-совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (решила, решил).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).

В документах, устанавливающих права и обязанности органов (положение, инструкция), а также содержащих оценку фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав комитета входят, комиссия установила).

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу рассмотреть);

- от третьего лица единственного числа (департамент не возражает).

3.2.14. Отметка о наличии приложения

Реквизит "приложение" отделяется от текста одним-двумя межстрочными интервалами и располагается перед реквизитом "подпись".

Слово "приложение" печатается с абзаца, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

3.2.14.1. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров. Например:

Приложение: на 10 л. в 1 экз.

3.2.14.2. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывается их наименование с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Проект постановления администрации г. Томска на 1 л. в 1 экз.

2. Проект концепции реформы ЖКХ г. Томска на 100 л. в 1 экз.

3.2.14.3. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме:

Приложение: письмо Губернатора Томской области от 11.05.2008 N 243 и приложение к нему, всего на 5 л.

3.2.14.4. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

3.2.14.5. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложения указывается конкретно в какой адрес оно направлено. Например:

Приложение: на 3 л. в 2экз. в первый адрес.

3.2.14.6. Если в тексте организационно-распорядительного документа дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу первого листа пишется слово "Приложение", с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

Приложение N 4

к постановлению администрации г. Томска

от 10.01.2008 N 38

Если приложений несколько, то они нумеруются по порядку их упоминания в тексте.

В соответствии с Регламентом администрации каждое приложение к проекту постановления или распоряжения администрации города Томска визируется на оборотной стороне последнего листа приложения руководителем органа администрации, подготовившего документ, при этом указывается фактическая должность руководителя, фамилия и его личная подпись. Указанное требование не распространяется на являющиеся приложениями к постановлениям и распоряжениям администрации города Томска сметы и иные финансовые документы, которые визируются на лицевой стороне последнего листа приложения уполномоченными лицами.

3.2.14.7. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые реквизиты.

3.2.15. Подпись документа.

3.2.15.1. Право подписи документов определяется Регламентом работы администрации города Томска, положениями об органах администрации и должностными инструкциями.

3.2.15.2. В состав подписи входят: наименование должности подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка.

Подпись отделяется от текста 3 интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Например:

Мэр города Томска личная подпись ИОФ

3.2.15.3. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на бланке документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления можно внести от руки или машинописным способом.

Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

3.2.15.4. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности по субординации. Например:

Губернатор Томской области личная подпись ИОФ

Мэр города Томска личная подпись ИОФ

3.2.15.5. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Мэр города Томска Мэр города Владивостока

Личная подпись ИОФ личная подпись ИОФ

3.2.15.6. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии: личная подпись В.А.Петров

Члены комиссии: личная подпись Р.Х.Гришин

личная подпись И.П.Дуб

Секретарь комиссии: личная подпись В.А.Ветрова

3.2.16. Печать

3.2.16.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права должностного лица, фиксирующих факт расходования финансовых средств и материальных ценностей, а также в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами.

3.2.16.2. Печать кадровой службы ставится на справках, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника, командировочных удостоверениях, копиях распоряжений администрации по личному составу и о награждениях.

Печать архивного отдела ставится на выдаваемые им архивные справки и копии документов.

Печать протокольного отдела ставится на копиях постановлений и распоряжений, направляемых исполнителям.

3.2.16.3. Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личную подпись.

3.2.16.4. Печати хранятся в сейфах или металлических шкафах.

Ответственность за хранение и использование печатей несут руководители, в ведении которых они находятся.

3.2.17. Отметка о заверении копии

3.2.17.1. Заверение копии документа производится в целях удостоверения ее соответствия подлиннику.

3.2.17.2. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.

Например:

Верно

Начальник отдела кадров личная подпись П.А.Иванов

20.06.2003

3.2.17.3. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию.

3.2.17.4. При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

3.2.18. Отметка об исполнителе

Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

В.И.Петров

23 54 96

3.2.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Включает краткие сведения об исполнении или ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Данная отметка должна быть подписана и датирована исполнителем или руководителем органа, в котором исполнен документ.

3.2.20. Отметка о поступлении документов в организацию

Проставляется в нижнем правом углу документа в виде штампа, в котором указываются очередной порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

IV. Подготовка и оформление основных служебных документов

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Томска от 12 февраля 2009 г. N 95 в пункт 4.1 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Постановления и распоряжения

4.1.1. Мэр города Томска издает муниципальные правовые акты администрации города Томска в форме:

постановлений - по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации,

распоряжений - по вопросам организации работы администрации города Томска.

В форме постановлений администрации города издаются:

- нормативные правовые акты, устанавливающие, изменяющие, прекращающие правовые отношения, содержащие правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом;

- правовые акты индивидуального характера, устанавливающие, изменяющие или прекращающие права и обязанности конкретных лиц.

В форме распоряжений администрации города издаются правовые акты по трудовым, оперативным и иным вопросам внутриорганизационной деятельности администрации города Томска и ее органов.

Правовые акты по вопросам, входящим в компетенцию администрации города Томска, принимаются в форме постановлений и распоряжений администрации города Томска и оформляются на специальных бланках по форме согласно приложениям 15 и 16 к настоящей Инструкции за исключением случаев, предусмотренных настоящим пунктом.

Правовые акты по вопросам, входящим в компетенцию местной администрации городского округа в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 13.11.2006 N 174-ФЗ "Об автономных учреждениях" оформляются на специальных бланках по форме согласно приложениям 17 и 18 к настоящей Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату Федерального закона N 174-ФЗ следует читать как "от 03.11.2006"

Распоряжения по личному составу печатаются на бланках унифицированных форм Т-1 - Т-11а.

4.1.2. Подготовка документов осуществляется в следующем порядке: составление проекта документа, согласование и визирование, печатание, подписание, регистрация и рассылка адресатам.

4.1.3. Проекты постановлений и распоряжений по поручению Мэра и его заместителей, управляющего делами администрации, заявлениям граждан или организаций, а также по собственной инициативе готовят руководители органов администрации или подчиненные им исполнители.

По указанию заместителя Мэра по безопасности и управлению делами может назначаться экспертиза проекта документа.

4.1.4. Текст проекта документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. Текст, как правило, содержит констатирующую и постановляющую части. В преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки проекта акта, а также содержатся ссылки на законы или иные акты, в соответствии с которыми он принимается. Постановляющая часть может состоять из пунктов. Каждый пункт должен содержать предписываемое действие, выраженное глаголом неопределенной формы (утвердить, поручить, обязать, указать и т.д.) и указание на исполнителя. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты.

Пункты постановления (распоряжения) группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа.

В тексте проектов постановлений (распоряжений) необходимо указывать конкретных исполнителей, срок исполнения и порядок контроля за его исполнением.

В проекте нормативно-правового акта необходимо указывать, что документ подлежит направлению в исполнительный орган государственной власти Томской области, уполномоченный Губернатором Томской области на организацию и ведение Регистра муниципальных нормативных правовых актов в Томской области.

См. также п. 3.2.13.

4.1.5. Подготовленный проект постановления в обязательном порядке должен содержать фамилию, инициалы, рабочий телефон исполнителя и его подпись. В правом верхнем углу документа должно стоять слово "проект".

4.1.6. Ответственность за содержание проектов постановлений и распоряжений администрации города Томска и соответствие их требованиям настоящей Инструкции несут исполнитель и руководители органов администрации, в которых подготовлен документ, а также заместители Мэра, в чьей компетенции находится решение данного вопроса.

4.1.7. Проекты постановлений и распоряжений после визирования их в порядке, установленном п. 4.1.10 настоящей Инструкции, передаются исполнителем по реестру начальнику протокольного отдела для проверки соответствия данных документов требованиям настоящей Инструкции, перепечатываются в машинописном бюро (без слова проект) и передаются на подпись Мэру города.

Ответственность за согласование и визирование документа несет исполнитель.

4.1.8. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов: о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, экономической и научно-технической обоснованности его содержания; соответствии документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию органа (учреждения), издающего документ.

Согласование проектов документов производится с учреждениями, предприятиями, организациями, органами и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может производиться как внутри органа или учреждения (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными органами).

4.1.9. Формой внутреннего согласования проекта документа является визирование проекта.

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Начальник планового отдела (подпись) А.М.Иванов

10.02.2003

Виза проставляется на оборотной стороне первого листа проекта документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Иванов

28.10.2003

4.1.10. Проект постановления или распоряжения администрации города подлежит визированию в следующем порядке:

- ответственным (ми) за исполнение документа органом(-ми) или должностным(-ми) лицом(-ми). В случае, если ответственным за подготовку проекта правового акта является орган администрации города Томска, проект в обязательном порядке визируется непосредственным исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения органа администрации (при наличии), сотрудником юридической службы органа администрации (при наличии), руководителем органа администрации;

- заместителем (заместителями) Мэра, курирующим (курирующими) соответствующую отрасль городского хозяйства, по проблеме и в интересах которой принимается данный правовой акт;

- начальником департамента экономики администрации города в части вопросов, касающихся экономики;

- начальником департамента финансов администрации города либо лицом, его замещающим, в части вопросов формирования и исполнения бюджета города;

- председателем правового комитета администрации города;

- заместителем Мэра по безопасности и управлению делами администрации города или управляющим делами администрации города.

Виза заместителя Мэра по безопасности и управлению делами проставляется на документе последней.

4.1.11. Проекты нормативных муниципальных правовых актов администрации города Томска, после согласования (визирования) проекта председателем правового комитета администрации и (или) уполномоченным им сотрудником правового комитета администрации города Томска, направляются в органы прокуратуры, осуществляющие надзор за соблюдением администрацией и Мэром города Томска Конституции Российской Федерации и исполнением законов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствии с установленным распределением полномочий для заключения в порядке, установленном Регламентом работы администрации города Томска.

4.1.12. Согласование проекта документов проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор АО "Поиск"

________________ _________________________

личная подпись инициалы, фамилия

07.10.2003

Если согласование осуществляется документом (письмо, протокол, решение и т.д.), гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 30.09.2003 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Все замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

4.1.13. Должностные лица обязаны визировать проекты постановлений и распоряжений, как правило, в день поступления документов на согласование, но не более, чем в течение 3-х рабочих дней. Проекты положений, проекты тарифов подлежат визированию в срок не более 10 рабочих дней. В исключительных случаях срок визирования проектов правовых актов администарции# города председателем правового комитета администрации города, начальниками департаментов финансов и экономики может составлять не более 14-ти рабочих дней.

4.1.14. Проекты постановлений и распоряжений на подпись Мэра не представляются и возвращаются на доработку в случаях:

- низкого качества проекта;

- отсутствия необходимых и обязательных согласований и виз должностных лиц;

- отсутствия заключения органов прокуратуры на проект нормативного муниципального правового акта администрации города Томска (кроме случаев, когда заключение органов прокуратуры не было получено в сроки, указанные в сопроводительном письме - в этом случае к проекту муниципального правового акта должна быть приложена копия сопроводительного письма о направлении проекта в органы прокуратуры);

- не устраненных принципиальных разногласий по содержанию проектов;

- нарушения порядка визирования.

В случаях неустранения органами разногласий по проекту документа в течение 3-х дней, решение по его окончательному варианту принимает заместитель Мэра по безопасности и управлению делами либо первый заместитель Мэра.

4.1.15. Подготовленный исполнителями и согласованный в установленном порядке проект правового акта (со словом проект) поступает в протокольный отдел в бумажном и электронном вариантах для проверки и распечатки на бланке утвержденного образца (без слова проект). Подготовленные таким образом постановления и распоряжения на оборотной стороне листа визируются начальником протокольного отдела и только после этого передаются протокольным отделом на подпись Мэру города.

Подлинники правовых актов подписываются и регистрируются ручкой-роллером (в том числе шариковой) с пастой или гелем синего или фиолетового цвета.

4.1.16. Подписанные Мэром постановления и распоряжения возвращаются в протокольный отдел для регистрации, ввода в базу данных и размножения в бумажном варианте, после чего через канцелярию направляются исполнителям и в другие инстанции.

Принятые муниципальные правовые акты на электронном и бумажном носителях и иные дополнительных сведения, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации и Томской области, в установленном порядке направляются в исполнительный орган государственной власти Томской области, уполномоченный Губернатором Томской области на организацию и ведение Регистра муниципальных нормативных правовых актов в Томской области.

4.1.17. Нумерация принятых постановлений и распоряжений ведется с начала и до конца календарного года. Регистрация осуществляется в журналах регистрации постановлений и распоряжений.

4.1.18. Рассылка принятых постановлений и распоряжений производится на основании списка рассылки, составленного протокольным отделом.

4.1.19. Подлинники постановлений и распоряжений вместе с подлинниками приложений и листами согласований или визами формируются в дела, которые хранятся в протокольном отделе администрации в течение 3 лет, после чего по акту сдаются на хранение в архивный отдел.

Документы, послужившие основанием для подготовки постановления или распоряжения администрации города Томска, хранятся в подразделении или органе администрации, подготовившем соответствующий акт. Указанные документы формируются в дела, имеющие срок хранения "постоянно". Документы подлежат передаче на муниципальное хранение только в случае ликвидации (упразднения) органа или подразделения администрации города Томска.

4.1.20. Подлинники распоряжений по личному составу формируются в дела, которые хранятся в кадровой службе в течение 3 лет, после чего по акту сдаются в архивный отдел.

4.1.21. В отдельных случаях заместителем Мэра по безопасности и управлению делами по поручению Мэра города Томска могут готовиться проекты постановлений и распоряжений, не прошедшие процедуру согласования, определенную настоящей Инструкцией, которые после подписания подлежат неукоснительному исполнению должностными лицами администрации города Томска и ее органов.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Томска от 12 февраля 2009 г. N 95 в пункт 4.2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2. Положение, правила, инструкция

4.2.1. Положение - нормативный документ, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы органа или организации в целом или их структурных подразделений.

4.2.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

4.2.3. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

4.2.4. Констатирующей частью этих документов служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения.

4.2.5. Основной текст может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими цифрами.

4.2.6. Положения, правила, инструкции вводятся в действие путем утверждения.

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

4.2.7. Утверждение документа производится двумя способами: должностным лицом или изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, решения, приказа) в соответствии с требованиями действующего законодательства.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Мэр г. Томска

________________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

дата

Если документ утверждается организационно-распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом), то гриф утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер, например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

г.Томска

от 25.03.2003 N 42

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА и т.д.

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек.

4.2.8. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

4.3. Служебные письма

4.3.1. Служебные письма готовятся как:

- ответы о выполнении поручений Мэра или его заместителей;

- сопроводительные письма к проектам постановлений и распоряжений;

- ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- инициативные письма.

4.3.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

4.3.3. Служебные письма печатаются на бланках организации формата А4 и А5.

4.3.4. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях и должностных инструкциях. Там же должен быть оговорен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

4.4. Протокол

4.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, конференциях и т.д.

Протоколы оформляются на основании стенограмм или звукозаписей хода заседаний, а также других материалов (справок, проектов, решений и т.д.). В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится звукозапись, содержание выступлений в протокол не включается. Стенограмма прилагается к протоколу.

4.4.2. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату проведения заседания (совещания), номер, список присутствующих с указанием фамилий участников и их должностей. В отдельных случаях к протоколу прилагается список участников заседания с указанием места их работы и занимаемой должности.

4.4.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты:

Председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня.

На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть протокола подразделяется на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Заголовки разделов нумеруются.

Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Особое мнение, высказанное участниками, записывается в протоколе после соответствующего решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Датой протокола является дата проведения заседания

4.5. В администрации могут создаваться и другие документы, не предусмотренные настоящей Инструкцией. Их оформление должно соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 и ГСДОУ.

V. Организация документооборота

5.1. Документооборот

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации, регламентируются данной Инструкцией, положениями об органах и должностными инструкциями их работников.

5.2. Прием корреспонденции

5.2.1. Прием корреспонденции в администрации ведется децентрализовано:

- корреспонденция, поступающая на имя Мэра и его заместителей, принимается в отделе канцелярии;

- копии федеральных законов Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора Томской области, постановлений Государственной Думы Томской области и решений Думы города Томска - в контрольном комитете;

- письма и коллективные заявления граждан и организаций - в приемной по личным вопросам;

- корреспонденция, адресованная органам администрации, - в этих подразделениях;

- секретная корреспонденция и корреспонденция с грифом "Для служебного пользования" - в комитете мобилизационной работы и защиты информации администрации города Томска.

5.2.2. При приеме корреспонденции (до ее вскрытия) проверяется возможное наличие посторонних вложений, представляющих какую-либо опасность. Порядок приема и действия лиц, принимающих такую корреспонденцию, определяется специальной инструкцией.

5.2.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, целостность упаковки, комплектность документов и приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным (исходящим) номерам, указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый (входящий регистрационный) номер и дата поступления. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.

5.2.4. При отсутствии документов или некоторых из них, а также при наличии у них повреждений составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии администрации, второй приобщается к поступившему документу, третий (или письмо с сопроводительной запиской) направляется отправителю.

Конверты от поступивших документов сохраняются лишь в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки документа.

5.2.5. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы, а также документы, чьи учетные (исходящие) номера не соответствуют указанным на конверте, возвращаются отправителю с соответствующими пояснениями.

5.3. Регистрация документов

5.3.1. Все поступившие документы подлежат регистрации путем записи учетных данных о документе, фиксирующих факт его создания, отправления или получения.

5.3.2. Регистрируются документы, поступающие из других организаций, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

5.3.3. Ряд документов может не регистрироваться.

5.3.4. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

5.3.5. Регистрация документов проводится децентрализовано (см. п. 5.2.1.).

5.3.6. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах - журналах, традиционных или электронных карточках. При электронной регистрации необходимо иметь распечатку на бумажном носителе.

5.3.7. Входящие и исходящие документы регистрируются раздельно.

Телеграммы и телефонограммы регистрируются в отдельном журнале.

5.3.8. На каждом регистрируемом документе на первом листе в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, в котором указано название организации, регистрационный номер и дата.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре.

5.4. Прием и обработка документов, поступивших по каналам факсимильной связи

5.4.1. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

5.4.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.5. Работа с обращениями и запросами депутатов всех уровней и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

5.5.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Томской области о статусе депутата.

5.5.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата (члена Совета Федерации), имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в администрацию города Томска должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

5.5.3. Должностное лицо, которому направлен запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

При обращении члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, в администрацию города Томска (ее органы) или к Мэру города Томска, соответствующие должностные лица безотлагательно (при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. Если обращение требует дополнительной проверки или истребования каких-либо дополнительных материалов, должностные лица обязаны проинформировать об этом обратившегося члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы.

На запрос депутата Государственной Думы Томской области, если иное не установлено действующим законодательством, ответ должен быть дан должностным лицом в письменной форме не позднее 15 дней со дня его получения.

На обращение депутата Государственной Думы Томской области, если иное не установлено действующим законодательством, должностное лицо, которому оно адресовано, обязано дать ответ в письменной форме не позднее 20 дней со дня получения обращения, либо в иной срок, согласованный с инициатором обращения.

Порядок и сроки предоставления ответов на запросы и обращения депутатов Думы города Томска определяются в соответствии с действующим законодательством.

5.5.4. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.5.5. В администрации города Томска анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом руководство органа местного самоуправления.

5.6. Организация приема граждан, рассмотрение их предложений, заявлений и жалоб

5.6.1. Личный прием граждан Мэром осуществляется в соответствии с графиком приема. На двери приемной по личным вопросам помещается информация о времени и месте приема.

Прием посетителей заместителями Мэра ведется согласно расписанию по предварительной записи в приемной по личным вопросам граждан.

Запись осуществляется в течение недели в рабочее время, кроме выходных и праздничных дней. Письменные заявления, переданные на приеме, учитываются и рассматриваются в установленном порядке. Делопроизводство по заявлениям и жалобам граждан ведется в приемной по личным вопросам граждан.

5.6.2. Руководители отраслевых и территориальных органов администрации несут персональную ответственность за оперативное рассмотрение обращений, организацию приема граждан и принятие соответствующих решений.

5.6.3. Все поступившие обращения граждан проверяются на повторность. Если это имеет место или ведется переписка, то новое обращение приобщается к уже имеющимся.

5.6.4. Если решение вопросов, поставленных в обращении гражданина, не относится к компетенции администрации города Томска, оно в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с письменным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации, кроме случаев, предусмотренных федеральным законом.

В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

5.6.5. Письменные обращения регистрируются в течение трех дней со дня их поступления в орган местного самоуправления или должностному лицу, устные обращения - в день проведения личного приема. По требованию гражданина ему выдается документ, подтверждающий принятие обращения, с указанием даты принятия и входящего номера документа, либо ставится отметка о принятии обращения на втором экземпляре обращения, который остается у гражданина, либо на копии обращения.

На правом поле первого листа обращения проставляется штамп регистрации с указанием даты поступления и регистрационного номера. Регистрационный номер состоит из порядкового номера поступления, начальной буквы фамилии автора и даты регистрации, например, Д-555. Регистрация обращений ведется в электронном виде и на карточках. Карточки в картотеке располагаются в алфавитном порядке.

Зарегистрированные обращения в тот же день направляются для принятия решения и наложения соответствующих резолюций Мэру города или его заместителям.

5.6.6. Запрещается направлять жалобы на рассмотрение тем должностным лицам, решение или действия (бездействие) которых обжалуются. Не разрешается передавать письма из одного органа в другой, минуя приемную по личным вопросам граждан.

5.6.7. Поступившие предложения, заявления и жалобы граждан должны быть рассмотрены и исполнены в течение 30 дней со дня их регистрации в приемной по личным вопросам граждан.

В тех случаях, когда для рассмотрения обращения требуется провести специальную проверку, запросить дополнительную информацию, а также в исключительных случаях, сроки рассмотрения обращения могут быть продлены руководителем органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Продление оформляется до истечения срока рассмотрения обращения.

В случаях, когда последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

5.6.8. Контроль за соблюдением сроков исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан возлагается на приемную по личным вопросам. На заявление, поставленное на контроль по поручению Мэра или его заместителей, заполняется второй экземпляр регистрационной карточки для контрольной картотеки.

5.6.9. Проекты ответов (ответы) о рассмотрении писем граждан передаются исполнителями в приемную по личным вопросам граждан для доклада руководству администрации. Ответ на обращение подписывается руководителем органа местного самоуправления, должностным лицом или уполномоченным на то лицом.

Обращение гражданина считается рассмотренным после направления ему мотивированного письменного ответа в пределах установленных сроков, при условии, что рассмотрены по существу все вопросы, поставленные в обращении.

Ответы на устные обращения, если изложенные в них факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительного изучения и проверки, с согласия гражданина, могут быть даны в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Исполненные обращения граждан снимаются с контроля, о чем делается отметка в регистрационной карточке. На каждом обращении граждан должна быть отметка "В дело", личная подпись лица, принявшего решение, и дата. Если по результатам рассмотрения в ответе даны обещания о выполнении просьбы заявителя, то такое обращение берется на дополнительный контроль.

5.6.10. С целью своевременного устранения причин, порождающих обращения граждан, устные и письменные обращения анализируются. Приемная по личным вопросам граждан ежеквартально представляет Мэру обобщенные сведения о поступивших письмах и жалобах.

5.6.11. Законченные рассмотрением предложения, заявления и жалобы граждан и относящиеся к ним документы систематизируются в хронологическом порядке, при большом объеме можно использовать тематическое хранение. Нерешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также относящиеся к ним и неправильно оформленные документы в дело помещать запрещается.

5.7. Работа с исходящими документами

5.7.1. Подписанные исходящие документы регистрируются в отделе канцелярии администрации и отправляются, как правило, в день их подписания. Перечень документов, отправляемых спецсвязью, определяет заместитель Мэра по безопасности и управлению делами.

5.7.2. Принимая документы на отправку, работник канцелярии должен проверить правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. Кроме того, исполнителям возвращаются приложения или иные вложения, не указанные в основном документе.

5.7.3. В обязанности работника отдела канцелярии не входит проверка текста документа на предмет выявления стилистических, лексических и грамматических ошибок. Ответственность за правильное и грамотное оформление документа возлагается на исполнителя.

5.7.4. Для регистрации исходящих документов применяются журналы регистрации исходящих документов установленной формы. Исходящие документы регистрируются в день их подписания с отметкой о направлении копии в соответствующее дело.

5.7.5. Регистрационный индекс исходящего документа состоит из номера дела по номенклатуре дел, в которое будет помещена копия отправленного документа, и порядкового номера отправления.

При ответах на обращения граждан делается ссылка на регистрационный входящий номер запроса, письма, заявления.

5.7.6. Оформление документов в виде почтовых отправлений осуществляется в соответствии с государственной системой делопроизводства и требованиями почтовых правил.

Документы, отправляемые адресату по одному и тому же вопросу, должны быть вложены в один конверт.

Адресатам в пределах города Томска документы могут вручаться под расписку в разносной книге.

5.7.7. Отправка секретных документов и документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется комитетом мобилизационной работы и защиты информации администрации города Томска в порядке, определенном соответствующими инструкциями.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Томска от 12 февраля 2009 г. N 95 в пункт 5.8 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.8. Порядок прохождения документа

5.8.1. Зарегистрированные документы передаются руководителю, который определяет порядок их исполнения. Указания по исполнению даются в форме резолюции.

5.8.2. Если документ направляется на исполнение в другую организацию по принадлежности поставленного вопроса, то об этом ставится в известность автор данного документа.

5.8.3. Все зарегистрированные в канцелярии документы (с резолюциями) направляются на исполнение и возвращаются (с отметками об исполнении) только через канцелярию для фиксации информации, содержащейся в резолюции, и контроля за их исполнением. Незарегистрированные документы исполнению не подлежат.

5.8.4. Подготовленные по заданиям Мэра или его заместителей документы (кроме постановлений и распоряжений администрации города Томска) представляются в отдел канцелярии в 2-х экземплярах. Второй экземпляр визируется исполнителем документа ниже реквизита "исполнитель".

5.8.5. Начальник отдела канцелярии осуществляет контроль за сроками прохождения документов, зарегистрированных на имя Мэра и его заместителей.

5.8.6. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается в нижнем левом углу первого листа документа и включает в себя слово "В дело", дату и подпись руководителя. Можно также указать о принятых мерах, например: "Вопрос обсужден: дано разъяснение в личной беседе" и т.д.

5.9. Подсчет объема документооборота

5.9.1. Подсчет количества документов, полученных и созданных в администрации (объем документооборота), производится ежеквартально с нарастающим итогом.

5.9.2. За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по указателям на рассылку документов.

5.9.3. Поступающие и созданные в администрации документы также подсчитываются отдельно.

5.9.4. Подсчет объема документооборота осуществляется в органах администрации, сведения передаются ежеквартально в комитет по общим вопросам для обобщения и доклада руководству.

Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

5.10. Порядок регистрации и прохождения заявлений граждан и юридических лиц по вопросам предоставления земельных участков для строительства.

5.10.1. Все заявления граждан и юридических лиц о предоставлении земельных участков под строительство объектов недвижимости, о проектировании объектов недвижимости, принимаются в отделе канцелярии администрации города Томска и регистрируются установленным порядком в день поступления.

5.10.2. К заявлению о выборе земельного участка для строительства прилагаются:

- декларация о намерениях с необходимыми расчетами;

- учредительные документы (для юридических лиц);

- копия паспорта (для физических лиц);

- документы, подтверждающие полномочия представителя заявителя (в случае обращения с заявлением представителя заявителя);

- справка из налоговой инспекции о постановке на учет (для юридических лиц).

К заявлению может прилагаться технико-экономическое и предпроектное обоснование места размещения объекта.

При необходимости сотрудники администрации города Томска вправе рекомендовать заявителю с целью уточнения места, предполагаемого для строительства объекта, предоставить схему размещения объекта с учетом организации строительной площадки на выкопировке из плана М 1:500.

5.10.3. После регистрации документы направляются для рассмотрения на заседание Комиссии по вопросам земельных отношений и застройки на территории города Томска (далее Комиссия). Срок рассмотрения заявлений Комиссией не может превышать десяти дней.

В отдельных случаях, при необходимости получения предварительных согласований от уполномоченных органов государственной власти и местного самоуправления (их структурных подразделений), уполномоченных государственных и муниципальных органов и организаций, срок рассмотрения заявления может быть продлен с соблюдением требований действующего законодательства до одного месяца.

5.10.4. Рассмотренные заявления с решением Комиссии возвращаются в отдел канцелярии для передачи в департамент строительства и архитектуры.

5.10.5. Департаментом строительства и архитектуры администрации города Томска поступившие заявления рассматриваются в сроки и в порядке, установленном действующим законодательством.

5.10.6. По истечении установленного срока департамент строительства и архитектуры обязан проинформировать заявителя и отдел канцелярии о результатах рассмотрения каждого заявления.

VI. Контроль исполнения документов

6.1. Общие положения

6.1.1. Система контроля исполнения включает в себя: постановку документов (поручений) на контроль, контроль за порядком и соблюдением установленных сроков исполнения документов (поручений), снятие исполненных документов (поручений) с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, по которым даны конкретные поручения руководством администрации.

Постановку документов (поручений) на контроль и снятие их с контроля осуществляют: Мэр города Томска, первый заместитель Мэра города Томска, заместитель Мэра по безопасности и управлению делами, управляющий делами администрации города Томска и председатель контрольного комитета администрации города Томска. В органах администрации города Томска - руководители соответствующих органов

6.1.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют: Мэр города Томска, его заместители, руководители органов администрации города Томска, должностные лица, которым поручено осуществление контроля за исполнением документов (поручений).

Кроме того, в установленном порядке контроль за исполнением правовых актов и поручений осуществляет контрольный комитет администрации города Томска.

6.2. Организация контроля прохождения документов и сроков их исполнения

6.2.1. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль", на документ заводится контрольная карточка.

6.2.2 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: внутренних - с даты подписания (утверждения) документа или опубликования в СМИ, а поступивших из органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок,

- остальные - в срок не более месяца;

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

6.2.3. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 2-х дней до истечения этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

6.2.4. Приостановить исполнение документов, а также отменить их имеют право только должностные лица - авторы документа.

6.2.5. В случае исполнения документа несколькими органами подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

6.2.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые им документы.

6.2.7. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в контрольной карточке.

6.2.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если по представленным по нему материалам о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе и в карточке проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

6.2.9. Документы в аппарате администрации снимаются с контроля Мэром города, первым заместителем Мэра, заместителем Мэра по безопасности и управлению делами, управляющим делами администрации и председателем контрольного комитета.

6.2.10. Контрольный комитет ежеквартально готовит Мэру города Томска информацию о состоянии исполнительской дисциплины.

VII. Организация документов в делопроизводстве

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Томска от 12 февраля 2009 г. N 95 в пункт 7.1 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

7.1.2. Номенклатура дел предназначена для:

- классификации документов;

- порядка формирования дел в делопроизводстве;

- определения сроков хранения документов;

- группировки исполненных документов в дела;

- систематизации и учета дел;

- индексации дел;

- использования, в качестве основы, для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения;

- использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

7.1.3. Номенклатура дел разрабатывается на основе состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности администрации, и должна охватывать весь объем служебной документации, различного рода картотеки и базы данных. Не включаются в номенклатуру дел документы, не подлежащие регистрации и учету.

7.1.4. Номенклатура дел составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в своем подразделении, и не позднее ноября текущего года представляется в отдел канцелярии.

Отдел канцелярии совместно с архивным отделом на их основе составляют сводную номенклатуру дел администрации. После утверждения экспертной комиссией (ЭК) организации и согласования с ЭК архивного органа номенклатуру утверждает руководитель организации.

Выписки из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры отдел канцелярии направляет в подразделения администрации.

7.1.5. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать и согласовать с архивным отделом и отделом канцелярии свою номенклатуру дел.

7.1.6. В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают с ЭК архивного органа независимо от срока ее предыдущего согласования.

7.1.7. Отдел канцелярии и архивный отдел проводят регулярные проверки правильности помещения исполненных документов в соответствующие дела по номенклатуре.

7.1.8. Составляют номенклатуру по единой для всех организаций форме, установленной "Основными правилами работы ведомственных архивов". Она содержит 5 граф.

7.1.9. Графа первая "Индекс дела".

Состоит из двух частей - цифрового обозначения подразделения и порядкового номера дела. Номера подразделениям присваивают составители сводной номенклатуры, начиная ее, как правило, с комитета по общим вопросам, куда входят отдел канцелярии, протокольный отдел и архивный отдел, или контрольного комитета, как имеющих наибольший документооборот. Индексы обозначаются арабскими цифрами 01,02,03 и т.д.

Подразделения, имеющие многоступенчатую структуру (департамент - комитет - отдел), будут иметь и многоступенчатое цифровое обозначение. Так, отдел муниципального заказа комитета по экономическому анализу департамента экономики в номенклатуре будет обозначен 04-01-05 (где 04 - обозначение департамента, 04-01 - комитета в департаменте, 04-01-05 - отдела в комитете департамента).

Вторая часть "индекса дела" - порядковый номер дела, под которым оно включено в номенклатуру, также обозначается арабскими цифрами.

Таким образом, дела с заголовком "отчеты о работе" в разных органах будет иметь разный индекс:

Годовой отчет о работе бухгалтерии: 03-05 (где 03 - обозначение бухгалтерии, 05 - порядковый номер дела);

Годовой отчет архивного отдела комитета по общим вопросам: 02-03-05(где 02 - комитет по общим вопросам, 02-03 - архивный отдел в составе комитета, 05 - порядковый номер дела);

Годовой отчет отдела муниципального заказа комитета по экономическому анализу департамента экономики: 04-01-05-05 (04 - департамент экономики, 04-01 - комитет в департаменте, 04-01-05 - отдел в составе этого комитета, 05 - порядковый номер дела).

7.1.10. Графа вторая "Заголовок дела (тома, части)".

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Например: "Постановления администрации г.Томска N 1 - N 250"

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующем порядке: название вида дела (переписка, документы к заседаниям комиссии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.), название администрации или подразделения; краткое содержание документов дела, название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); название территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологической рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела (если в дело подшиты копии) и т.д.

Термин "документы" применяют в тех случаях, когда они (документы) связаны между собой процессом решения одного или нескольких взаимосвязанных вопросов, но не связаны последовательностью делопроизводства. При употреблении этого термина обязательно указывается, какие именно документы включены в дело.

Например: "Документы о состоянии жилого фонда города Томска (аналитические справки, обзоры, протоколы совещаний)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Если корреспондентов несколько, можно указать только одного или двух основных:

"Переписка с департаментом финансов об исполнении доходной части бюджета".

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разное", "срочные материалы", "общая переписка", а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

Если в заголовках дел употребляются сокращенные названия учреждений, организаций и др. (ЖКХ, МТР и т.д.), к номенклатуре дел прилагают список сокращений с их расшифровкой.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационно-распорядительной документацией, затем - планово-отчетные и переписка. В конце разделов помещаются регистрационные и учетные журналы, картотеки и базы данных.

7.1.11. В графе 3 указывается количество дел или томов; она заполняется по окончании календарного года.

7.1.12. В графе 4 указывается срок хранения дела и номера статей по "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" М., 2000.

7.1.13. В графе 5 "Примечание" указываются название других перечней документов, использованных при определении сроков хранения документов, проставляются отметки о заведении дел, выделении дел к уничтожению, переходящих делах и др.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Томска от 12 февраля 2009 г. N 95 в пункт 7.2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.2. Формирование дел

7.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.2. Дела формируются лицами, ответственными за делопроизводство в подразделениях.

7.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственного, отраслевого стандартов и других нормативных актов;

- подшивать в дела только исполненные документы;

- подшивать документы в дело по одному вопросу в хронологической последовательности вместе с приложениями;

- приложения большого объема могут составлять отдельные тома дела;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих, а также личных дел сотрудников;

- группировать раздельно дела с постоянным и временным сроками хранения;

- подшивать в дело не более 250 листов, при большем количестве листов дело разделять на тома;

- запрещается подшивать лишние экземпляры и черновики.

7.2.4. Постановления и распоряжения администрации города Томска группируются в дела по видам документов и их номерам.

7.2.5. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами, а утвержденные в качестве самостоятельного документа - группируются в самостоятельные дела по хронологии.

7.2.6. Распоряжения по личному составу группируются отдельно от распоряжений по основным вопросам. Распоряжения о командировках, отпусках, формируются в отдельные дела.

7.2.7. Предложения граждан по вопросам работы администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению формируются отдельно от обращения граждан по личным вопросам.

7.2.8. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела прошедшего года. Документ, зарегистрированный в конце года, но исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.

7.2.9. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

7.2.10. Лицевые счета на выдачу заработной платы сотрудникам администрации группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

7.3. Оформление дел

7.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершению года.

7.3.2. При заведении дела оформляется его обложка. На ней должно быть указано название органа, заголовок дела и его номер по номенклатуре, дата, срок хранения документов.

7.3.3. По окончании календарного года сотрудниками, ответственными за делопроизводство в своих подразделениях, при методической помощи архивного отдела, проводится полное или частичное оформление дел.

7.3.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

- систематизацию или пересистематизацию документов в деле и расположение их в хронологической последовательности в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве (т.е. в начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний);

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи в деле;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (в личных делах - обязательно);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия подразделения, индекса и заголовка дела, даты дела и т.д.).

7.3.5. Документы прошиваются в четыре прокола в твердые обложки с учетом возможности свободного чтения текста, виз и резолюций к ним. При этом все металлические скрепки удаляются.

7.3.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы, кроме бланков внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу простым графическим карандашом, не задевая текста документа. Употребление чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно римскими цифрами.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в деле допускается употребление литерных номеров листов. Например: 1,1а,1б.

7.3.7. Для учета количества листов в деле оформляется лист-заверитель. Количество листов дела (тома) должно соответствовать заверительной надписи в деле (томе).

7.3.8. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях без нумерации и составления заверительной надписи. У них уточняется только обложка дела.

7.4. Оперативное хранение документов

7.4.1. В течение 3-х лет с момента создания дела хранятся по месту их формирования.

Руководители органов и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

7.4.2. Документы в подразделениях должны храниться в запирающихся шкафах, в вертикальном положении корешками наружу. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, выписка из которой прикрепляется к дверце шкафа.

7.4.3. Запрещается выносить дела из здания администрации.

7.4.4. Отдельные документы из дел выдаются в исключительных случаях с разрешения руководителя органа. При этом в дело, из которого взят документ, помещается лист - заместитель с указанием: какой документ, когда и кем взят. На листе расписывается сотрудник, получивший документ. Контроль за возвратом документа возлагается на лицо, ответственное за ведение делопроизводства в подразделении.

VIII. Порядок передачи документов в архив

Сдача документов в архив предусматривает проведение ряда последовательных операций: экспертизы ценности, составление описей, составление актов на дела, не подлежащие дальнейшему хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов - определение их ценности с целью отбора на муниципальное хранение и установления сроков хранения.

8.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности в администрации создается экспертная комиссия (ЭК), члены которой назначаются Мэром города Томска.

Функции и права ЭК, а также порядок ее работы определяется положением, утвержденным Мэром города.

8.1.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

8.1.5. Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Например, дела с 5-ти летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005г., можно включать в акт не ранее 2011 года.

8.2. Составление описей

8.2.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" и требованиями настоящей Инструкции, составляются описи.

8.2.2. Описи составляются сотрудниками, ответственными за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством архивного отдела.

8.2.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

8.2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при включении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.д.

8.2.5. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем и передается вместе с описью в архив.

8.2.6. В конце описи, вслед за последним заголовком, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

8.2.7. Описи подписываются сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовываются с архивным отделом и утверждаются руководителем органа.

8.3. Передача дел на архивное хранение

8.3.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится по акту или описям через три года после завершения дел в делопроизводстве и по утвержденному графику.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив не подлежат, они хранятся в подразделениях и по истечении срока подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.3.2. Передача дел в архив производится сотрудником, ответственным за делопроизводство. При этом на каждом экземпляре описи против дела, включенного в опись, делается отметка о его наличии. Вместе с делами передаются регистрационные журналы и регистрационные карточки.

8.3.3. Если отдельные дела необходимо оставить в органе для текущей работы, то после внесения их в опись и передачи на хранение оформляется выдача этих дел во временное пользование.

8.3.4. В случае ликвидации или реорганизации сотрудник, ответственный за делопроизводство, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и передает их в архив. Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаются по акту в подразделение, являющееся преемником данного органа, в случае отсутствия преемника - в архив.

В случае ликвидации или реорганизации администрации в обязанность ликвидационной комиссии, образованной для передачи дел и имущества, входит организация подготовки и передачи на муниципальное хранение дел постоянного хранения и по личному составу, а незавершенных делопроизводством дел - организации-правопреемнику.

8.4. Использование архивных материалов

8.4.1. Документы, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются сотрудникам для работы в помещении архива или во временное (не более 1 месяца) пользование под расписку в журнале.

8.4.2. Сотрудники несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов. Изымать документы из архивных дел, делать на них пометки, подчеркивать, загибать листы категорически запрещается.

8.4.3. Архивные копии документов или архивные справки выдаются организациям и гражданам в части, касающейся их социально-правовых интересов, по их письменным запросам.

IX. Ознакомление с документами администрации контролирующих
и правоохранительных органов, организаций и представителей
средств массовой информации

9.1. Граждане, учреждения и организации могут быть ознакомлены с документами в части, их касающейся, в отделе канцелярии, контрольном комитете, протокольном и архивном отделах с разрешения руководителя соответствующего подразделения.

9.2. Представители контролирующих и правоохранительных органов знакомятся с интересующими их документами в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

9.3. Представители средств массовой информации получают документы или интересующие их сведения у руководителя комитета по информационной политике.

X. Машинописные и копировально-множительные работы

10.1. Документы должны печататься с соблюдением требований государственных стандартов; текст печатается через 1 межстрочный интервал, а для издания типографским способом - через 2 интервала. Название вида документа (акт, устав, справка и т.д.) печатается прописными буквами.

10.2. При подготовке документов рекомендуется применять пакеты офисных приложений Microsoft Office (версии от 2000 и выше), OpenOffice.org (версия 2.0 и выше) или совместимые аналоги с использованием шрифтов Times New Roman размером 12-16 пунктов. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров. Расстояние между словами составляет 1 интервал.

10.3. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди на основании визы заместителя Мэра по безопасности и управлению делами, лица, его заменяющего, или председателя комитета по общим вопросам.

10.4. Передаваемые для печати документы должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа. Особое внимание следует обращать на написание фамилий, специальных терминов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. На проекте документа должны быть указаны фамилия исполнителя и его рабочий телефон.

10.5. При печатании документов должны быть соблюдены следующие размеры полей: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля.

10.6. При наличии копировально-множительной техники осуществляется размножение служебной документации. Разрешение на размножение документов дается руководителем подразделения, где готовился этот документ или в чьем ведении он находится.

10.7. На копирование и размножение передаются, как правило, первые экземпляры или рукописные тексты, отвечающие техническим требованиям.

Заместитель Мэра по безопасности и управлению делами

А.А. Мельников