Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0: выдача подотчетному лицу денежных документов (подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ, 2023 г.)

Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0:
выдача подотчетному лицу денежных документов

ГАРАНТ: Дата публикации: май 2023 г., Релиз 1С:БГУ 8: 2.0.90.57 Подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ

Электронные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, утвержденные Приказом N 61н, должны применяться организациями бюджетной сферы с 2023 года.

Вторая редакция программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" позволяет формировать электронные документы и подписывать их электронными подписями, а также обмениваться электронными документами между участниками электронного взаимодействия (ЭДО). Поэтому организации бюджетной сферы, использующие для ведения бухгалтерского учета программу 1С:БГУ 8, ред. 2.0, должны с 2023 года перейти на ЭДО.

В статье мы продемонстрируем, как реализовано ЭДО в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 на примере выдачи подотчетному лицу денежных документов.

Итак, хозяйственная ситуация следующая.

Описание хозяйственной ситуации

Бюджетное учреждении "Городская клиническая больница" выдает подотчетному лицу почтовые марки для отправки корреспонденции. Почтовые марки учитываются в составе денежных документов в фондовой кассе.

Выдача денежных документов оформлена Заявкой-обоснованием закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) и Расходным кассовым ордером с пометкой "фондовый".

Заявка-обоснование (ф. 0510521) подписывается следующими должностными лицами:

- ответственным лицом контрактной службы - контрактным управляющим Кочетковой Е.А.;

- ответственным лицом финансово-экономического подразделения, руководителем структурного подразделения - главным бухгалтером Ереминой Г.А.;

- подотчетным лицом, ответственным исполнителем бухгалтерской службы - бухгалтером Николаевой Н.Н.;

Заявка-обоснование (ф. 0510521) утверждается руководителем Ивановым И.И.

Фондовый расходный кассовый ордер подписывается следующими должностными лицами:

- руководителем Ивановым И.И.;

- главным бухгалтером Ереминой Г.А.;

- кассиром Кузнецовым В.В.

Почтовые расходы приняты к учету на основании Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Электронный документ подписывается следующими должностными лицами:

- подотчетным лицом, ответственным исполнителем бухгалтерской службы - бухгалтером Николаевой Н.Н.;

- руководителем структурного подразделения - главным бухгалтером Ереминой Г.А.;

Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) утверждается руководителем Ивановым И.И.

Рассмотрим порядок оформления первичных документов при выдаче денежных документов подотчетному лицу.

Порядок оформления первичных документов

Для выдачи денежных документов подотчетному лицу следует соблюдать определенный порядок оформления первичных документов. Прежде всего нужно оформить Заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521). Далее информация из Заявки-обоснования (ф. 0510521) используется для формирования Фондового расходного кассового ордера, на основании которого денежные документы выдаются подотчетному лицу из кассы. Результат использования денежных документов оформляется Отчетом о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), который формируется на основании Заявки-обоснования (ф. 0510521). Также при оформлении Отчета (ф. 0504520) используется информация о выдаче денежных документов из Расходного кассового ордера с пометкой "фондовый".

Такой порядок оформления первичных электронных документов позволяет соблюсти принцип однократного ввода данных, который является существенным плюсом ЭДО. Наглядно покажем на схеме порядок оформления первичных документов при выдаче денежных документов подотчетному лицу.

+-----------------------------+        +--------------------------+

| Заявка-обоснование закупки  |        |                          |

|товаров, работ, услуг малого |------ | Расходный кассовый ордер |

|  объема через подотчетное   |        |        (фондовый)        |

|     лицо (ф. 0510521)       |        |                          |

+-------------+---------------+        +--------------------------+

              |

  +----------------------------------+

  |   Отчет о расходах подотчетного  |

  |        лица (ф. 0504520)         |

  +----------------------------------+

Формирование Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0510521)

Для оформления выдачи денежных документов подотчетному лицу в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 используется учетный документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В шапке документа Заявка-обоснование указывается Подотчетное лицо, которому выдаются денежные документы, Способ выдачи средств: денежные документы, Документ-основание и Назначение аванса. Реквизит Сумма (эквивалент) заполняется автоматически.

Информация из шапки документа Заявка-обоснование используется для формирования заголовочной части, а также раздела 2 электронного документа Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521).

На закладке Товары, работы, услуги указывается Объект (предмет) закупки, Количество, Сумма, КФО, КПС, КЭК. В графе Дополнительная информация указывается значение "денежные документы". Информация закладки Товары, работы, услуги используется для заполнения раздела 1 "Расчет (обоснование) размера аванса" электронного документа Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521).

На закладке Дополнительно в табличной части указывается информация о ранее выданных суммах аванса, в том числе по просроченным суммам аванса. Она используется для заполнения раздела СПРАВОЧНО электронного документа Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521).

В нижней части закладки указываются должностные лица, подписывающие электронный документ.

На закладке Бухгалтерская операция автоматически установлена типовая операция: Принятие обязательств по выплате подотчетному лицу. Поскольку подотчетному лицу выдаются денежные документы, Заявка-обоснование не формирует проводок по принятию обязательств.

Подписать электронный документ электронными подписями можно по кнопке Внутр.ЭДО.

При оформлении выдачи под отчет подотчетному лицу денежных документов раздел "СПРАВОЧНО. Сведения о малой закупке" не заполняется и в электронной форме не отображается.

Печатная форма Заявки-обоснования товаров, работ, услуг (ф. 0510521)

Копию Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521), подписанного электронными подписями, можно распечатать.

Формирование Расходного кассового ордера (фондовый)

Для отражения выдачи денежных документов из фондовой кассы в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 используется учетный документ Расходный кассовый ордер (фондовый). Его можно создать на основании документа Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

На закладке Ордер выбирается Кор.счет: 208.21, Сумма, Целевое назначение, группа реквизитов Выдать, Основание и Подписи.

Если Расходный кассовый ордер (фондовый) формируется на основании Заявки-обоснования, на закладке Расшифровка реквизиты КФО, КПС, Количество и Сумма заполнятся автоматически. Значения реквизитов Вид денежного документа и Денежный документ нужно выбрать из соответствующих справочников.

На закладке Бухгалтерская операция автоматически проставляется типовая операция: Выдача денежных документов подотчетным лицам (208).

Расходный кассовый ордер (фондовый) проводится после установки флага Исполнен в шапке документа.

Подписать электронный документ электронными подписями можно по кнопке Внутр.ЭДО.

Печатная форма Заявки-обоснования товаров, работ, услуг (ф. 0510521)

Копию Расходного кассового ордера с пометкой "фондовый", подписанного электронными подписями, можно распечатать.

Формирование Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)

Для формирования электронного документа Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) используется одноименный учетный документ программы Отчет о расходах подотчетного лица. Этот документ можно создать на основании Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В шапке документа отражается информация о подотчетном лице, а также документ-основание - ранее оформленный учетный документ программы Заявка-обоснование. На основании Заявки-обоснования большинство реквизитов документа Отчет о расходах подотчетного лица будет заполнено автоматически.

Информация из шапки документа используется для формирования заголовочной части Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Информация на закладке Аванс используется для формирования раздела 1 "Авансовый отчет".

Для отражения информации о принятых к учету расходах заполняется закладка Товары, работы, услуги. Эти данные используются для формирования подраздела 1.2 "Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема" Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

На закладке Дополнительно указываются должностные лица учреждения, подписывающие документ.

Закладка Денежные обязательства в рассматриваемом примере не заполняется.

На закладке Бухгалтерская операция указывается типовая операция: Расходы подотчетного лица для формирования проводок.

По гиперссылке Файлы в шапке документа Отчет о расходах подотчетного лица возможно прикрепить электронные или скан-копии подтверждающих документов.

После проведения документа можно сформировать электронную форму Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) и Бухгалтерской справки (ф. 0504833).

Подписать электронный документ можно по кнопке Внутр.ЭДО.

При формировании Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) в части расходов на закупку товаров, работ, услуг малого объема подраздел 1.1. "Отчет о расходах по командировке (по компенсационным расходам)", а также разделы 2 "Отчет о выполненной работе в командировке", 3 "Обоснование расходов, отличных от установленных нормативов" и 4 "Обязательства" не заполняются и в электронной форме не отображаются.

Печатная форма Заявки-обоснования товаров, работ, услуг (ф. 0510521)

Копию Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), подписанного электронными подписями, можно распечатать.

Печатная форма Бухгалтерской справки (ф. 0504833)

Копию Бухгалтерской справки (ф. 0504833), подписанной электронными подписями, можно распечатать.

Итак, мы показали, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 на примере выдачи денежных документов подотчетному лицу.