Новая инструкция по персонифицированному учету - 2023 (подготовлено экспертами компании "Гарант", 2023 г.)

Новая инструкция по персонифицированному учету

июнь 2023 г.

С 02.06.2023 действует новая инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах, утв. приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н.

Изменилось ли что-нибудь в порядке ведения персонифицированного учета в связи с объединением 2-х структур (ФСС и ПФР) или новации заключаются только в технических правках в связи с этим объединением, обо всем этом вы узнаете из нашей статьи.

Установлен срок, в течение которого, страхователь должен оформить СНИЛС на нового работника

СНИЛС - один из обязательных документов, который должен представить любой человек при трудоустройстве или при заключении гражданско-правового договора.

Однако СНИЛС может отсутствовать, к примеру, у иностранных граждан, впервые прибывших на работу в Россию.

В этом случае сведения, необходимые для регистрации указанных лиц, как правило, представляются в СФР работодателем (часть четвертая ст. 65 ТК РФ).

С 02.06.2023 оформить СНИЛС на нового сотрудника (если на него еще не открыт ИЛС) страхователь должен не позднее рабочего дня, следующего за днем приема гражданина на работу или заключения с ним гражданско-правового договора (п. 10 Инструкции N 256н). В прежней Инструкции срок не был установлен.

Для оформления СНИЛС необходимо направить в СФР анкету, правильность указанных в ней сведений, как и ранее, заверяется личной подписью гражданина. Возможность заверить анкету подписью страхователя, если гражданин не может лично заверить анкету по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине, осталась.

Порядок представления страхователями сведений для индивидуального (персонифицированного) учета

Указанный Раздел Инструкции N 256н приведен в соответствие с положениями Закона N 27-ФЗ, т. е. фактически можно говорить только о технических правках, внесенных в указанный раздел.

Так, в Инструкции "обновлены" категории страхователей, которые должны представлять персонифицированные сведения в составе формы ЕФС-1, а также определено, что работодатель должен включить в отчетность сведения о всех работающих у него лицах, включая лиц, заключивших:

- договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;

- договоры авторского заказа;

- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;

- издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе, в порядке и сроки, установленные Законом N 27-ФЗ.

Пунктом 39 Инструкции N 256н уточнены сроки, в течение которых территориальный орган Фонда проверяет индивидуальные сведения и вносит их в индивидуальные лицевые счета застрахованных (зарегистрированных) лиц. В частности, сведения о трудовой деятельности (в частности, даты заключения, прекращения трудового или гражданско-правового договора должны быть внесены в ИЛС в течение 3-х рабочих дней со дня получения сведений, представленных страхователем.

Сохранен порядок контроля за полнотой, достоверностью и своевременностью представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета

Как и ранее, при обнаружении ошибок и (или) несоответствия сведений, представленных страхователем, тем сведениям, которые есть у Фонда, а также несоответствия их формам и форматам, установленным Фондом, страхователю вручается уведомление об устранении ошибок и несоответствий.

Уведомление может быть:

- вручено лично под расписку;

- направлено по почте заказным письмом;

- или передано в электронном виде по ТКС.

Срок, в течение которого эти ошибки должны быть устранены, не изменился и составляет по-прежнему 5 рабочих дней со дня получения указанного уведомления. При устранении ошибок в установленный срок финансовые санкции к страхователю не применяются, так же как и в случае, если ошибки в представленных в СФР сведениях будут обнаружены страхователем самостоятельно и исправлены им до момента обнаружения этих ошибок сотрудниками Фонда.

Заключение: Таким образом, можно сказать, что новая Инструкция содержит в основном технические правки, не представляющие для страхователей серьезных изменений, которые необходимо учитывать при формировании и представлении отчетности в СФР.

Титова Елена

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ,

член Палаты налоговых консультантов