Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0: списание задолженности, невостребованной кредиторами (подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ, 2023 г.)

Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0:
списание задолженности, невостребованной кредиторами

ГАРАНТ: Дата публикации: июль 2023 г., Релиз 1С:БГУ 8: 2.0.92.40 Подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ

Электронные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, утвержденные Приказом N 61н, должны применяться организациями бюджетной сферы с 2023 года.

Вторая редакция программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" позволяет формировать электронные документы и подписывать их электронными подписями, а также обмениваться электронными документами между участниками электронного взаимодействия (ЭДО). Поэтому организации бюджетной сферы, использующие для ведения бухгалтерского учета программу 1С:БГУ 8, ред. 2.0, должны с 2023 года перейти на ЭДО.

Унифицированные документы из Приказа N 61н, аналогов которым ранее не существовало, и организации самостоятельно придумывали и утверждали их формы в составе учетной политики, должны были применяться еще раньше, до 2023 года. Именно об одном из таких документов пойдет речь в нашей статье.

В статье мы покажем, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 на примере списания задолженности, невостребованной кредиторами, на основании Решения о списании задолженности, невостребованной кредиторами (ф. 0510437).

Итак, хозяйственная ситуация следующая.

Описание хозяйственной ситуации

В учете бюджетного учреждения "Аграрный университет" на счете 302 26 "Расчеты по прочим работам, услугам" числится просроченная кредиторская задолженность перед ООО "Дизайн-проект" в сумме 8 000,00 руб. Контрагент не отвечает и не ведет работу по взысканию задолженности. Комиссией учреждения принято решение о ее списании с балансового учета на забалансовый счет 20 для наблюдения в течение срока исковой давности.

Списание невостребованной задолженности со счета 302 26 на забалансовый счет 20 оформлено Решением о списании задолженности, невостребованной кредиторами (ф. 0510437).

Решение (ф. 0510437) подписывается членами комиссии:

- председателем комиссии - Петровым П.И.;

- членами комиссии - Ереминой Г. А., Николаевой Н.Н., Ефимовой Е.И., Кочетковой Е.А.

Решение (ф. 0510437) утверждается руководителем Барановым Ф.П.

Рассмотрим порядок формирования первичных документов при списании невостребованной задолженности.

Порядок оформления первичных документов

Для принятия решения о списании задолженности, невостребованной кредиторами, следует соблюдать определенный порядок оформления первичных документов.

Для начала учреждению следует провести инвентаризацию и уже на основании ее данных оформлять решение о списании задолженности. Каждый документ формируется на основании предыдущего. Это позволяет соблюсти принцип однократного ввода данных, который является существенным плюсом ЭДО. Наглядно покажем на схеме порядок оформления первичных документов при принятии решения о списании невостребованной кредиторской задолженности.

 /---------------------------\

 |    Решение о проведении   |

 |инвентаризации (ф. 0510439)|

 \---------------------------/

 /-----------------------------------\    /---------------------------------\

 | Инвентаризационная опись расчетов |    | Акт о результатах инвентаризации|

 |    с покупателями, поставщиками   |-- |    (ф. 0504835 или ф. 0510463)  |

 | и прочими дебиторами и кредиторами|    \---------------------------------/

 |          (ф. 0504089)             |                   |

 \-----------------------------------/                   |

       /----------------------------------------------------------------\

       | Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами |

       |           со счета_________ (ф. 0510437)                       |

       \----------------------------------------------------------------/

Формирование документов инвентаризации

Для формирования документов инвентаризации в целях принятия решения о списании невостребованной кредиторской задолженности используется два учетных документа программы:

- Решение о проведении инвентаризации;

- Инвентаризация расчетов с контрагентами.

Основные моменты при заполнении документа Решение о проведении инвентаризации

В шапке документа Решение о проведении инвентаризации указывается информация об основании проведения инвентаризации.

На закладке Объекты инвентаризации указываются счет инвентаризации, сроки и место инвентаризации. Эти данные используются для формирования раздела 1 электронного документа Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439).

На закладке Инвентаризационные комиссии из справочника Комиссии подбирается постоянно действующая комиссия учреждения для проведения инвентаризации. Эта информация используется для заполнения раздела 2 электронного документа Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439).

Ознакомление членов инвентаризационной комиссии с Решением (ф. 0510439) указывается на закладке Лист ознакомления.

Если локальным актом учреждения предусмотрено согласование Решения (ф. 0510439), заполняется закладка Лист согласования.

Учетный документ программы Решение о проведении инвентаризации не формирует проводок.

После проведения документа Решение о проведении инвентаризации можно сформировать электронный документ Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439), Лист ознакомления и Лист согласования (при необходимости).

Подписать электронные документы можно по кнопке Внутр.ЭДО.

Копию Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и Листа ознакомления, подписанного электронными подписями, можно распечатать.

Основные моменты при формировании документа Инвентаризация расчетов с контрагентами

В шапке документа Инвентаризация расчетов с контрагентами указывается Решение о проведении инвентаризации.

Заполнить табличные части можно с помощью кнопки Заполнить по данным учета командной панели документа или кнопки Заполнить закладок Дебиторская задолженность и Кредиторская задолженность.

При автозаполнении графа Подтверждено заполняется теми же значениями, что и в графе Всего. При необходимости значения граф Подтверждено, Не подтверждено и Истек срок исковой давности следует изменить. При этом показатели должны стоять только в одной из этих граф.

Графы Долгосрочная и Просроченная заполняются автоматически, если для договоров введены планы-графики реализации (закупок), планы-графики платежей. Доступна также ручная корректировка этих граф.

Значение графы Дата возникновения следует ввести вручную.

На закладке Настройки заполнения возможно настроить отбор счетов, остатками по которым заполняется документ при автозаполнении.

На закладке Комиссия заполняется информация об инвентаризационной комиссии, а также Сведения о проводимой операции и Дата подписания описи.

Объяснение причин расхождений и заключение комиссии заполняются вручную на закладке Заключение комиссии.

Учетный документ программы Инвентаризация расчетов с контрагентами не формирует проводок. После проведения документа можно сформировать Инвентаризационную опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089).

Подписать электронный документ можно по кнопке Внутр.ЭДО.

Формирование документа Списание кредиторской задолженности

Для создания электронной формы Решения о списании задолженности, невостребованной кредиторами (ф. 0510437) в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 используется учетный документ программы Списание кредиторской задолженности.

Документ Списание кредиторской задолженности удобно создать на основании документа Инвентаризация расчетов с контрагентами. По кнопке Списать закладки Кредиторская задолженность необходимо выбрать один из вариантов операций:

- Списать без последующего наблюдения - если невостребованная задолженность списывается с балансового учета без дальнейшего наблюдения;

- Списать с последующим наблюдением - если невостребованная задолженность списывается с балансового учета для наблюдения в течение срока исковой давности на забалансовом счете 20;

- Прекратить наблюдение задолженности - если невостребованная задолженность списывается с забалансового счета 20.

В нашем примере используется вариант Списать с последующим наблюдением.

Если документ Списание кредиторской задолженности формируется на основании Инвентаризации расчетов с контрагентами, реквизиты закладки Кредиторская задолженность заполняются автоматически.

Информация, указанная на закладке Кредиторская задолженность, используется для формирования раздела 1 "Сведения о кредиторской задолженности по выплатам расходов (источников финансирования дефицита)" содержательной части электронного документа Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами (ф. 0510437).

На закладке Комиссия выбирается комиссия, которая принимает решение о списании невостребованной задолженности, и Акт, которым установлен порядок принятия решения.

Если кто-либо из членов комиссии отсутствует, устанавливается флаг Отсутствует и указывается Причина отсутствия.

Для формирования проводок на закладке Бухгалтерская операция автоматически проставляется типовая операция: Списание кредиторской задолженности с последующим наблюдением, КПС счета 401 10.

После записи документа на закладке Кредиторская задолженность указываются результаты голосования членов комиссии. Если решение членов комиссии единогласное, можно использовать кнопку Единогласное решение.

При необходимости по ссылке Файл: Нажмите для выбора члены комиссии могут прикреплять файлы с особым мнением. Они отразятся в реквизите "Особые отметки имя файла.pdf" оформляющей части электронного документа Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами (ф. 0510437).

После проведения документа Списание кредиторской задолженности формируются проводки по списанию невостребованной кредиторской задолженности с балансового учета на забалансовый счет 20.

Подписать электронный документ можно по кнопке Внутр.ЭДО.

Копию Решения о списании задолженности, невостребованной кредиторами (ф. 0510437), подписанного электронными подписями, можно распечатать.

Также после проведения документа можно сформировать Лист голосования и Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

Копию Листа голосования, подписанного электронными подписями, можно распечатать.

Копию Бухгалтерской справки (ф. 0504833), подписанной электронными подписями, можно распечатать.

Итак, мы показали, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 на примере списания невостребованной кредиторской задолженности.

Не забывайте, что, если у организации нет технической возможности формировать и хранить документы в электронном виде, формы из Приказа N 61н должны оформляться на бумаге.