Приложение 2.1. Примерная должностная инструкция начальнику отдела документационного обеспечения и специальной информации таможни

Информация об изменениях:

Приказом ГТК РФ от 29 января 1997 г. N 33 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 2.1

к п.1.11

Примерная должностная инструкция
начальнику отдела документационного обеспечения и специальной информации таможни
(утв. приказом ГТК РФ 12 февраля 1996 г. N 78)

С изменениями и дополнениями от:

29 января 1997 г.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей начальника отдела является обеспечение организации делопроизводства в таможне в соответствии с требованиями нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления.

2.2. Для выполнения указанной задачи начальник отдела:

- обязан знать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации, нормативно-методических документов в области делопроизводства вышестоящих таможенный органов, типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), положения об отделе документационного обеспечения и специальной информации, нормативно-методических документов Государственной архивной службы России, основ трудового законодательства, основ научной организации труда;

- обеспечивает подготовку нормативной базы делопроизводственной службы таможни (инструкции по делопроизводству и работе архива, положения об отделе, положения об архиве таможни, положения о постоянно действующей экспертной комиссии таможни, должностных инструкций сотрудникам отдела, сводной номенклатуры дел таможни, методических документов по делопроизводству) и внедрение в практику работы соответствующих нормативных и методических документов;

- организует общее делопроизводство в таможне;

- обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможни;

- организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможни и их учет, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

- проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможни;

- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

- организует делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в соответствии с положениями Таможенного кодекса Российской Федерации и требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);

- организует работу с секретными документами, документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в часта информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенных органах;

- осуществляет методическое руководство и контроль за правильной организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможни;

- организует техническое обслуживание созываемых руководством таможни совещаний и заседаний;

- организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможни;

- организует работу по подготовке документов отдела к сдаче в архив таможни;

- организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности таможни.

2.3. Начальник отдела осуществляет предварительное рассмотрение и визирование документов и на основе установленного в таможне распределения обязанностей формирует почту начальника таможни и его заместителей.

2.4. Начальник отдела обязан контролировать и требовать выполнения установленных правил работы с документами в таможне и подведомственной сети.

2.5. Начальник отдела периодически обобщает данные проверок состояния делопроизводства, составляет информационные и аналитические справки и вносит предложения по улучшению работы с документами.

2.6. Начальник отдела должен знать оргтехнику и другие средства делопроизводственных процессов.

2.7. Начальник отдела должен выполнять правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

3. Права и ответственность

3.1. Начальник отдела имеет право:

- знакомиться с корреспонденцией, поступающей в таможню, и нормативно-распорядительными документами ГТК России, регионального таможенного управления;

- запрашивать лично или по поручению руководства таможни от структурных подразделений документы, необходимые для выполнения возложенных на отдел функций и задач;

- вносить предложения по улучшению работы отдела руководству таможни;

- действовать от имени отдела и представлять его интересы во взаимоотношениях со структурными подразделениями таможни и другими организациями в пределах своей компетенции;

- вносить на рассмотрение руководству таможни представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников отдела документационного обеспечения и специальной информации, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;

- привлекать специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

- запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами;

- принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной документной информации в таможне;

- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

- вносить предложения о наложении взысканий во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

- возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных требований;

- участвовать в заседаниях , совещаниях, проводимых руководством таможни.

3.2. Начальник отдела несет персональную ответственность перед начальником таможни за:

- осуществление задач и функций, предусмотренных положением об отделе документационного обеспечения и специальной информации;

- невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией;

- обеспечение установленного порядка работы с документами в таможне;

- выполнение указаний и поручений руководства, плана работы и соблюдение необходимых условий труда сотрудников отдела;

- соблюдение трудовой и производственной дисциплины сотрудниками отдела.

4. Взаимоотношения по службе

Начальник отдела в процессе работы взаимодействует:

- со всеми руководителями структурных подразделений таможни - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству материалов; использования служебной информации;

- с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и других документов;

- с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела;

- со службой материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

- со службами АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.