Приложение N 1. Порядок приема иностранных делегаций и делегаций субъектов Российской Федерации, прибывающих в Томскую область

Приложение N 1

Порядок
приема иностранных делегаций и делегаций
субъектов Российской Федерации, прибывающих в Томскую область
(утв. постановлением Губернатора Томской области от 28 января 2010 г. N 2)

С изменениями и дополнениями от:

24 января, 19 марта 2013 г.

1. Основанием для организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) является распоряжение Губернатора Томской области.

2. Основанием для подготовки распоряжения Губернатора Томской области, указанного в пункте 1 настоящего Порядка, является:

1) приглашение Губернатора Томской области или начальника Департамента международных и региональных связей Администрации Томской области по поручению Губернатора Томской области;

2) обращение от уполномоченного лица прибывающей стороны на имя Губернатора Томской области о намерении посетить Томскую область с визитом с соответствующей резолюцией Губернатора Томской области или лица, его замещающего.

3. Если обращение о намерении посетить Томскую область с визитом поступило на имя руководителя структурного подразделения Администрации Томской области либо исполнительного органа государственной власти Томской области, данное обращение передается в Департамент международных и региональных связей Администрации Томской области для информирования Губернатора Томской области.

4. Обращение иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) с резолюцией Губернатора Томской области или лица, его замещающего, направляется в Департамент международных и региональных связей Администрации Томской области для организации (в случае необходимости - совместно с участвующими в организации приема структурными подразделениями Администрации Томской области и исполнительными органами государственной власти Томской области) всех мероприятий, связанных с приемом делегации, в соответствии с резолюцией и настоящим Порядком.

5. Функции по организации приема иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации) между структурными подразделениями Администрации Томской области и исполнительными органами государственной власти Томской области распределяются следующим образом:

1) Департамент международных и региональных связей Администрации Томской области:

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Томской области от 19 марта 2013 г. N 28 в подпункт а) подпункта 1) пункта 5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

а) готовит либо согласовывает подготовленные иными структурными подразделениями Администрации Томской области или исполнительными органами государственной власти Томской области проекты распоряжений Губернатора Томской области об организации приема, об оплате расходов, связанных с организацией приема иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации), прибывающих в Томскую область;

б) при необходимости готовит проект поручения Губернатора Томской области, предусматривающего распределение обязанностей между структурными подразделениями Администрации Томской области и исполнительными органами государственной власти Томской области по организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) с определением ответственных лиц (план мероприятий);

в) информирует о готовящемся визите иностранной делегации Министерство иностранных дел Российской Федерации;

г) ведет переписку об организации предстоящего визита с посольством страны, из которой прибывает иностранная делегация, с Министерством иностранных дел Российской Федерации, с соответствующими органами государственной власти субъекта Российской Федерации, из которого прибывает делегация;

д) при необходимости готовит проект распоряжения Губернатора Томской области о создании рабочей группы по организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) и представляет его на согласование в установленном порядке;

е) готовит заседания рабочей группы по организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации);

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Томской области от 24 января 2013 г. N 11 в подпункт ж) подпункта 1) пункта 5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

ж)  разрабатывает совместно с Комитетом организационной работы и протокола Администрации Томской области проект программы пребывания иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) в Томской области, утверждаемой начальником Департамента международных и региональных связей Администрации Томской области, с учетом предложений посольства иностранного государства, из которого прибывает иностранная делегация, иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации), а также участвующих в приеме делегации структурных подразделений Администрации Томской области и исполнительных органов государственной власти Томской области;

з) готовит пресс-релизы, анонсирующие визит иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации), для опубликования в средствах массовой информации;

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Томской области от 24 января 2013 г. N 11 в подпункт и) подпункта 1) пункта 5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

и) принимает совместно с Комитетом организационной работы и протокола Администрации Томской области группы по подготовке визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) от направляющей делегацию стороны и ведет с ними работу по вопросам протокольного обеспечения официальных или рабочих визитов;

к) при необходимости готовит письма-заявки структурным подразделениям Администрации Томской области и исполнительным органам государственной власти Томской области, задействованным в организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации): о размещении членов делегации, бронировании гостиничных номеров и билетов; организации культурной программы; организации сопровождения делегации машинами ГИБДД и обеспечении безопасности членов делегации на территории Томской области; обеспечении делегации автотранспортом; организации питания и обеспечении буфетного обслуживания на приемах; подготовке помещений для переговоров и обеспечении их оргтехникой; подготовке для гостей сувениров и цветов; обеспечении встречи и проводов делегации в залах официальных делегаций аэропорта/вокзала, встречи на автомобиле на территории аэропорта; подготовке и тиражировании материалов
о Томской области, в том числе на иностранных языках;

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Томской области от 19 марта 2013 г. N 28 подпункт л) подпункта 1) пункта 5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

л) при необходимости готовит и вносит на утверждение Финансово-хозяйственного управления Администрации Томской области смету расходов по организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) с указанием источника финансирования по следующим позициям: аренда транспорта; аренда помещений для проведения мероприятий; услуги по организации и проведению мероприятий, в том числе услуги оператора; оплата проживания приглашенных экспертов на территории Томской области; услуги устного последовательного или синхронного перевода, письменного перевода; приобретение сувениров и подарков с символикой Томской области, цветов, канцелярских принадлежностей для членов делегации; официальный прием (обед/ужин), буфетное обслуживание во время проведения мероприятий и питание членов делегации; услуги по организации встреч и проводов делегаций и отдельных лиц в аэропорту; организация культурной программы (экскурсионное обслуживание, посещение театра, концертных программ, выступление творческих коллективов); опубликование в региональных, федеральных или зарубежных средствах массовой информации материалов о Томской области; оплата расходов на проезд приглашенных делегаций; полиграфические и типографские услуги (разработка экспозиций, логотипов, дизайнерских концепций мероприятий, печатных материалов, изданий о Томской области на различных языках, а также их тиражирование), связанные с приемом делегаций;

м) утверждает дизайнерское оформление и организует приобретение сувениров для вручения иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации);

н) представляет Губернатору Томской области информационную папку, включающую следующие информационные материалы: программу пребывания делегации в Томской области; список участников приема у Губернатора Томской области с указанием занимаемых должностей; биографические данные руководителя делегации; краткую справку об иностранном государстве (субъекте Российской Федерации), из которого прибывает делегация; справку о внешнеэкономических и международных связях, состоянии сотрудничества Томской области с иностранным государством (субъектом Российской Федерации), в том числе в сферах, представляющих интерес для иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации); тему и перечень вопросов, предлагаемых для обсуждения во время официальных переговоров; материалы для выступлений; проекты документов для подписания;

о) обеспечивает официальную встречу и проводы иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) в аэропорту или на железнодорожном вокзале, сопровождение делегации в соответствии с утвержденной программой пребывания делегации в Томской области согласно государственной протокольной практике;

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Томской области от 24 января 2013 г. N 11 в подпункт п) подпункта 1) пункта 5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

п) осуществляет совместно с Комитетом организационной работы и протокола Администрации Томской области протокольно-организационное обеспечение мероприятий, предусмотренных программой пребывания иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) в Томской области;

р) обеспечивает организации, расположенные на территории Томской области, информацией о деловых интересах и направлениях деятельности членов делегации, представляющих зарубежные (региональные) фирмы, фонды и организации, заинтересованные в сотрудничестве;

с) при наличии договоренности с иностранными (региональными) партнерами организует проведение запланированных встреч делегации с представителями бизнеса, науки, образования, общественных организаций Томской области, привлекая при необходимости в установленном законодательством порядке для оказания соответствующих услуг организации и физических лиц;

т) готовит окончательную редакцию пресс-релизов по итогам визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) для опубликования в средствах массовой информации;

у) при необходимости готовит проект итогового документа по результатам визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) в Томскую область, проведенных встреч, достигнутых договоренностей (проекты соглашений, меморандумов, протоколов);

ф) готовит проекты поручений Губернатора Томской области, предусматривающих распределение обязанностей между структурными подразделениями Администрации Томской области и исполнительными органами государственной власти Томской области по реализации договоренностей, достигнутых в ходе визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) с определением ответственных лиц;

х) координирует работу всех структурных подразделений Администрации Томской области и исполнительных органов государственной власти Томской области в части организации приема иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации), прибывающих в Томскую область с официальным или рабочим визитом и исполнения поручений Губернатора Томской области по итогам их визитов;

2) Финансово-хозяйственное управление Администрации Томской области:

а) утверждает сметы расходов по организации приема иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации);

б) оплачивает расходы, утвержденные распоряжением Губернатора Томской области и предусмотренные сметой расходов по организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации);

в) на основании распоряжения Губернатора Томской области осуществляет в установленном законодательством порядке единовременные закупки сувенирной и канцелярской продукции для организации последующих приемов иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации);

г) обеспечивает иностранные делегации (делегации субъектов Российской Федерации) транспортом;

д) организует приобретение сувениров и цветов для вручения руководству иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации);

е) обеспечивает подготовку помещений для переговоров;

ж) в установленном законодательством порядке осуществляет заказ на типографские работы, связанные с приемом иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации);

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Томской области от 24 января 2013 г. N 11 в подпункт з) подпункта 2) пункта 5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

з) организует совместно с Комитетом организационной работы и протокола Администрации Томской области подготовку официального обеда (ужина) от имени Губернатора Томской области и питание членов иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации);

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Томской области от 24 января 2013 г. N 11 в подпункт 3) пункта 5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3) Департамент по информационной политике Администрации Томской области:

а) обеспечивает освещение визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) в российских и зарубежных средствах массовой информации;

б) готовит и проводит пресс-конференции в соответствии с программой пребывания иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) в Томской области;

в) готовит необходимые материалы для выступлений Губернатора Томской области и первых заместителей Губернатора Томской области;

4) Комитет общественной безопасности Администрации Томской области:

а) организует взаимодействие Администрации Томской области с правоохранительными органами по обеспечению безопасности пребывания иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) в Томской области;

б) оказывает содействие в выделении автотранспорта ГИБДД для сопровождения кортежа;

5) другие структурные подразделения Администрации Томской области и исполнительные органы государственной власти Томской области, участвующие в приеме иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации):

а) готовят для Департамента международных и региональных связей Администрации Томской области по его запросу информацию о предварительной работе с организациями, представленными в составе прибывающей делегации, о целях и задачах визита, а также обоснование необходимости развития данных отношений для Томской области в дальнейшем;

б) вносят предложения в программу визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации) по запросу Департамента международных и региональных связей Администрации Томской области;

в) по поручению Губернатора Томской области участвуют в организации официальных встреч и переговоров;

г) готовят проекты пресс-релизов и отчеты по итогам визита с дальнейшим представлением в Департамент международных и региональных связей Администрации Томской области.