Электронные документы: особенности, нюансы заполнения первичных учетных документов (для бюджетной сферы) (подготовлено экспертами компании "Гарант", 2022 г.)

Электронные документы:
особенности, нюансы заполнения первичных учетных документов

(для бюджетной сферы)

июль 2022 г.

Учреждения бюджетной сферы постепенно переходят на электронный документооборот и знакомятся с новыми электронными первичными документами, утвержденными Приказом N 61н. К нам поступает масса вопросов по заполнению этих форм. Поэтому мы подготовили для вас обзор некоторых особенностей заполнения электронных первичных документов.

Унифицированные формы электронных первичных учетных документов, утвержденные Приказом N 52н, могут применять любые организации бюджетной сферы или только централизованные бухгалтерии?

Формы электронных документов внесены Приказом Минфина России от 15.06.2020 N 103н. Пунктом 2 Приказа N 103н установлено, что электронные документы и регистры применяются организациями согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 1 января 2021 года. Каких либо ограничений в использовании указанных электронных форм учреждениями, не передавшими полномочия по ведению учета, не установлено.

Таким образом, унифицированные формы электронных первичных учетных документов, утвержденные Приказом N 52н, должны применять любые организации бюджетной сферы, а не только централизованные бухгалтерии.

Является ли электронным первичным документом скан-копия бумажной версии первичного учетного документа?

В целях бюджетного (бухгалтерского) учета в качестве электронного документа рассматриваются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, составленные в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, либо, в случаях, предусмотренных законодательством, простой электронной подписью. Это предусмотрено п. 32 Стандарта "Концептуальные основы".

Документ, с которого снимается скан-копия, изначально оформлен на бумаге, а не в форме электронного документа. Он содержит собственноручные подписи, а не электронные подписи. Следовательно, скан-копия первичного документа, составленного в бумажной форме, не является электронным первичным документом.

Вместе с тем такая скан-копия может быть принята для отражения в учете, если нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе, а также при отсутствии у учреждения организационно-технической возможности формировать и хранить документы в электронном виде.

При межведомственном обмене информацией скан-копия принимается к учету при условии ее подписания квалифицированной электронной подписью должностным лицом, отвечающим за соответствие такой скан-копии подлиннику документа (п. 6 Методических указаний, утвержденных Приказом N 61н, п. 1 Методических указаний, утвержденных Приказом N 52н).

Когда к электронному первичному документу нужно оформлять Бухгалтерскую справку (ф. 0504833)?

Бухгалтерская справка (ф. 0504833) может оформляться в виде:

- бухгалтерского документа;

- первичного учетного документа.

Это предусмотрено Методическими указаниями, утвержденными Приказом N 52н.

Ответственное лицо при оформлении электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, не заполняет отметки бухгалтерии о принятии объекта к бухгалтерскому учету или о его выбытии, а также иные поля, предусмотренные для отражения бухгалтерских записей (отметки бухгалтерии). Сделать это может только бухгалтер или иное уполномоченное на ведение бухгалтерского учета лицо. Именно в этом случае, когда оформленный электронный первичный документ не содержит отметок бухгалтерии, к нему оформляется Бухгалтерская справка (ф. 0504833) в виде электронного бухгалтерского документа, в котором отражены проводки. Бухгалтер подписывает Бухгалтерскую справку (ф. 0504833) квалифицированной электронной подписью (п. 6 Методических указаний, утвержденных Приказом N 61н).

Какой документ использовать для списания основных средств, не соответствующих понятию "актив": Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) или Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104)?

Решение (ф. 0510440) не заменяет документы о списании нефинансовых активов.

Дело в том, что факт признания объекта неактивом не говорит о том, что этот объект в обязательном порядке будет списан с учета. К неактивам относятся не только объекты, в отношении которых принято решение о физическом или моральном износе или ремонт которых нецелесообразен, но и готовое к эксплуатации имущество, которое учреждение больше не планирует использовать в своей деятельности.

Кроме того, неактив может быть восстановлен на балансовых счетах для использования этого имущества по иному назначению, для безвозмездной передачи иной организации или реализации.

Таким образом, на основании Решения (ф. 0510440) оформляется выбытие неактивов с балансовых счетов. При этом, если в отношении имущества, являющегося неактивом, принимается решение о списании, акты о списании оформляются дополнительно.

Смотрите подробнее в нашем путеводителе.

Какими документами оформить выбытие нефинансового актива, в отношении которого принято решение о списании (прекращении эксплуатации), с забалансового счета 02 " Материальные ценности на хранении"?

Материальные ценности учитываются на забалансовом счете 02 до момента их демонтажа (утилизации, уничтожения) (п. 335 Инструкции N 157н).

Выбытие материальных ценностей с забалансового счета 02 отражается на основании Актов о списании. При этом в акте должна стоять утверждающая надпись руководителя учреждения и, при необходимости, согласование списания имущества с собственником (учредителем). Это предусмотрено п. 52 Инструкции N 157н.

Кроме того, выбытие материальных ценностей с забалансового счета 02 отражается при условии их утилизации.

При проведении мероприятий по утилизации (уничтожению) имущества, в отношении которого принято решение о списании (прекращении эксплуатации), оформляется Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435). Акт (ф. 0510435) формируется даже в том случае, если учреждение проводит утилизацию самостоятельно.

Таким образом, для уменьшения показателей забалансового счета 02 необходимо оформление и Акта о списании, и Акта об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435).

Какие документы приложить к Отчету о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), чтобы подтвердить расходы на проезд и время нахождения сотрудника в командировке, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет)?

На основании Отчета (ф. 0504520) сотрудник подтверждает не только произведенные им расходы, но и время его нахождения в командировке, необходимое для обоснованного исчисления суточных.

Если проездной документ приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то к Отчету (ф. 0504520) нужно приложить:

- маршрут/квитанцию электронного билета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

- посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в электронном авиабилете маршруту;

- контрольный купон электронного проездного документа (билета) или выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.

Обратите внимание, акт об оказании услуг (агентских услуг) по приобретению, оформлению и выдаче билетов не является документом, подтверждающим получение услуги перевозчика (расходов по перевозке подотчетного лица).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 10.01.2020 N 02-06-10/387.

Какой документ применять для начисления доходов, если учреждение ведет аналитический учет расчетов по поступлениям в разрезе групп плательщиков доходов (населения, студентов и т.п.)?

Вести аналитический учет расчетов по поступлениям в разрезе групп плательщиков доходов допустимо только в том случае, если в управленческом учете организации (вне балансовых счетов) ведется персонифицированный учет расчетов с плательщиками доходов. При этом персонифицированные данные управленческого учета и данные на балансовых счетах по соответствующим группам плательщиков должны регулярно сверяться.

Для начисления доходов по группам плательщиков доходов Методическими указаниями предусмотрена Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431).

Какое значение указать в графе 10 "Дата признания доходов" Извещения о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432)?

Извещение (ф. 0510432) оформляется для начисления и корректировки доходов. Согласно Методическим указаниям в графе 10 "Дата признания доходов" Извещения (ф. 0510432) указывается дата признания дохода согласно документу-основанию начисления доходов. В этой графе может быть указано одно из следующих значений:

- значение при наступлении даты признании доходов (по дате, установленной в договоре);

- значение по графику (по дате, установленной в графике). В этом случае дополнительно заполняется раздел 5 "График исполнения платежей" Извещения (ф. 0510432);

- 31.12.2999, если дату признания доходов определить невозможно (например, при обжаловании). После определения даты признания доходов на основании решения суда последней инстанции, формируется Извещение (ф. 0510432) об уточнении с отражением в графе 10 соответствующей даты признания доходов.