Пять шагов сверки расчетов - залог успешного формирования Справок ф. 0503125 (обзор подготовлен экспертами компании "Гарант", 2022 г.)

Шаг 1. Сформируйте Извещения (ф. 0504805) или акты сверок в одностороннем порядке и направьте их контрагентам по консолидируемым расчетам, включая централизованную бухгалтерию.

При заполнении Извещений/актов сверок необходимо использовать системный подход при формировании номеров счетов и указывать в 15 - 17 разрядах соответствующих счетов 401 10 и 401 20 новые КВР группы 800 и подстатьи АнКВД статьи 190. Не следует забывать и о Таблицах соответствия АнКВД, КВР и КОСГУ для безвозмездных передач.

Извещения/акты сверок необходимо сформировать как передающей, так и принимающей стороне - двум участникам расчетов. Такая встречная сверка поможет сократить количество "забытых" передач.

Если полномочия по ведению учета переданы централизованной бухгалтерии, сформировать и направить контрагентам Извещения/акты сверок должна ЦБ. Причем направить такие документы нужно в два адреса - непосредственно контрагенту и в ЦБ, которая осуществляет полномочия по ведению учета за контрагента. А задача субъекта централизованного учета - проконтролировать, что ЦБ направила такую информацию. Конечно, направить документы в ЦБ возможно только в случае, если у формирующего документы участника расчетов или его ЦБ есть информация о том, что контрагент также обслуживается в ЦБ. Поэтому, чтобы Извещения/акты сверок не затерялись, обязательно нужно направить один экземпляр непосредственно в адрес контрагента, а второй экземпляр в ЦБ при наличии такой возможности. А уже задача контрагента - участника расчетов представить полученные Извещения/акты сверок в свою ЦБ или убедиться, что ЦБ также получила такие документы.

Для оперативности сверки рекомендовано направлять документы или их копии по ведомственной электронной почте, факсимильной связи, иным способом, включая системы электронного документооборота, с последующим направлением оригиналов, если нет ЭДО.

Рекомендованный срок формирования Извещений/актов сверок - до 18 ноября 2022 года.

Шаг 2. Сверьте информацию, указанную в полученных Извещениях/актах сверок.

По выявленным расхождениям направьте контрагентам копии документов, на основании которых в вашем бюджетном учете отражены консолидируемые расчеты, например, акты приема-передачи, ранее полученные Извещения, иные документы-основания. Или направьте запрос контрагенту на предоставление недостающих документов-оснований.

Но прежде всего следует убедиться, что уточненных или недостающих документов нет в самом учреждении. Возможно, сотрудники их просто "не донесли" до бухгалтерии/ЦБ. В таком случае обнаруженные в самом учреждении документы незамедлительно нужно представить в бухгалтерию учреждения или в ЦБ, которая ведет бюджетный учет за учреждение.

Выверку информации и обмен документами-основаниями с контрагентом рекомендовано провести до 25 ноября 2022 года.

Шаг 3. Урегулируйте взаимосвязанные показатели с контрагентами по консолидируемым расчетам.

При наличии расхождений после обмена документами-основаниями с контрагентом снова сформируйте скорректированные Извещения/акты сверок и направьте их контрагенту. Если все расчеты удалось согласовать и подтвердить, сформируйте Справки (ф. 0503125).

Главное условие - если согласие достигнуто и расчеты сверены, не следует менять данные в Справках (ф. 0503125) в одностороннем порядке. Если изменить показатели без ведома и согласия второй стороны, расчеты могут и не сойтись, а значит, отчетность не будет принята.

Рекомендованный срок для достижения согласия между участниками консолидируемых расчетов - до 1 декабря 2022 года.

Шаг 4. Направьте информацию по неурегулированным расчетам вышестоящему субъекту консолидированной отчетности - ГРБС в части федеральных межведомственных расчетов или финоргану субъекта РФ/федеральному ГРБС в части межбюджетных расчетов для их урегулирования. Представьте Извещения/акты сверок, по которым не достигнуто согласие, и копии документов-оснований, а также пояснения причин возникновения расхождений.

Если участники расчетов не смогли договориться, в целях устранения выявленных расхождений "подключаются" федеральные ГРБС и финансовые органы субъектов РФ.

Информацию по неурегулированным расчетам финансовое ведомство рекомендует направлять вышестоящим субъектам консолидированной отчетности до 2 декабря 2022 года.

Шаг 5. При условии, что на уровне ГРБС и финорганов субъектов РФ не удалось устранить разногласия и расчеты остаются не подтвержденными, для анализа выявленных расхождений и принятия по ним решений "подключается" Минфин России.

Федеральные ГРБС, финорганы субъектов РФ направляют обобщенную информацию по неурегулированным расчетам в Минфин России. Пакет документов должен содержать Извещения/акты сверок, содержащие расхождения, и копии документов-оснований, а также пояснения причин возникновения неурегулированных расчетов.

Информация о результатах работы по неурегулированным расчетам доводится Минфином России до Федерального казначейства и соответствующих субъектов консолидированной отчетности.